Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
1. Comisia de autorizare a laboratoarelor de mediu (CA) functioneaza in cadrul Ministerului Apelor si Protectiei Mediului (MAPM).
2. Cheltuielile materiale ale CA si ale Secretariatului tehnic (ST) al acesteia sunt suportate din bugetul MAPM, iar cheltuielile pentru activitatea consultantilor, auditorilor si a laboratoarelor de referinta sunt suportate de laboratorul de mediu (LM) autorizat, pe baza de contracte, conform prevederilor legale.
3. Activitatea CA se desfasoara in sedinte lunare si ori de cate ori este necesar. Inregistrarile si activitatile curente sunt efectuate de ST care functioneaza in cadrul Directiei de autorizare si atestare.
4. CA are in principal urmatoarele atributii:
a) stabileste sistemul propriu de functionare prin intocmirea unor proceduri si instructiuni de lucru;
b) face propuneri pentru revizuirea procedurii de autorizare, a regulamentelor de functionare, a listelor de colaboratori si a laboratoarelor de referinta;
c) asigura functionarea corecta si eficienta a sistemului de autorizare si de supraveghere a LM autorizate, prin respectarea procedurii de autorizare, a regulamentului si a instructiunilor proprii;
d) aproba, pe baza criteriilor inscrise in sectiunea A din anexa nr. 6 la ordin, solicitarile privind admiterea in corpul de auditori ai LM;
e) stabileste conducatorul echipelor de audit de evaluare si de supraveghere;
f) urmareste efectuarea si, daca este cazul, participa la auditurile de evaluare sau de supraveghere;
g) verifica si aproba criteriile de evaluare a LM si documentele intocmite de echipele de auditori;
h) analizeaza si decide acordarea sau respingerea autorizarii;
i) emite certificate de autorizare;
j) analizeaza si decide suspendarea sau retragerea autorizarii;
k) primeste si transmite spre analiza sesizarile si observatiile cu privire la activitatea LM;
l) face anual o analiza a activitatii sale si un raport catre conducerea MAPM.
5. Atributiile ST al CA sunt:
a) inregistreaza si pastreaza documentatia intocmita in cursul procedurii de autorizare;
b) mentine la zi lista consultantilor tehnici, a auditorilor si a laboratoarelor de referinta;
c) mentine la zi Lista laboratoarelor de mediu autorizate pe care o face publica pe site-ul MAPM, informandu-i pe toti factorii interesati despre stadiul autorizarii fiecarui LM.
6. Sedintele CA se desfasoara in urmatoarele conditii:
6.1. Sedintele CA au loc lunar la sediul MAPM; data sedintei se stabileste la sedinta precedenta in una din zilele primei saptamani ale fiecarei luni.
6.2. ST stabileste programul fiecarei sedinte si il aduce la cunostinta fiecarui membru printr-o adresa de convocare, cu cel putin 7 zile inainte de data adunarii.
6.3. Sedintele CA au loc in prezenta a trei patrimi din numarul membrilor. Hotararile in cadrul sedintelor se iau cu majoritate de voturi.
6.4. Un membru al ST participa la sedintele CA si intocmeste procesul-verbal al sedintei.
6.5. La sedintele la care se analizeaza acordarea autorizarii pot fi invitati sa participe un reprezentant al LM si seful echipei de evaluare.
7. Instructiuni de lucru pentru Secretariatul tehnic
7.1. ST este responsabil de:
a) organizarea sedintelor CA;
b) pastrarea intregii documentatii cu privire la LM autorizate;
c) efectuarea tuturor inregistrarilor referitoare la activitatea de autorizare;
d) stabilirea si mentinerea legaturii cu LM, cu echipa de evaluare si echipa de supraveghere;
e) furnizarea de informatii privind procedura, conditiile si tarifele de autorizare;
f) verificarea efectuarii de catre LM a platii tarifelor de autorizare.
7.2. In cadrul procedurii de autorizare ST al CA intreprinde urmatoarele actiuni:
7.2.1. In vederea initierii procedurii de autorizare, ST urmareste inscrierea pe site-ul MAPM a modelelor de formulare necesare pentru inscriere (cerere de autorizare, fisa de prezentare, lista masurarilor) si furnizeaza LM interesate informatii privind procedura, tarifele si conditiile de autorizare.
7.2.2. Dupa intocmirea documentatiei, ST primeste de la LM solicitant documentele necesare autorizarii, le verifica si face inregistrarile in Registrul de evidenta a cererilor de autorizare si in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii. Daca documentatia nu este corect sau complet intocmita, ea este returnata in intregime pentru completari.
7.2.3. ST programeaza analiza cererii in prima sedinta a CA si in urma luarii deciziei comunica LM hotararea CA si efectueaza urmatoarele activitati pentru indeplinirea ei:
● in cazul inceperii procedurii de evaluare:
a) ST ia legatura cu auditorul desemnat ca sef al echipei de evaluare si ii comunica numirea sa de catre CA;
b) ST primeste de la auditorul-sef componenta echipei de audit si perioada programata pentru efectuarea auditului de evaluare, convenita cu LM, si face inregistrarile in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii;
c) ST preda intreaga documentatie primita de la LM auditorului-sef, pe baza unei note de predare a documentatiei;
d) dupa efectuarea auditului de evaluare, ST primeste de la auditorul-sef urmatoarele documente:
- documentatia tehnica a LM;
- Raportul de audit;
- Raportul de neconformitati;
- Planul de actiuni corective (PAC);
- Fisa de evaluare a LM
si programeaza analiza LM in vederea autorizarii in urmatoarea sedinta a CA;
● in cazul acordarii autorizarii:
a) ST intocmeste certificatul de autorizare, il transmite spre semnare presedintelui CA si il inregistreaza in Registrul laboratoarelor de mediu autorizate. Certificatul are stampila CA;
b) ST elibereaza certificatul de autorizare sub semnatura unui reprezentant al LM, dupa ce acesta a facut dovada achitarii catre laboratorul de referinta a tarifului de asistenta tehnica pentru primul an;
c) rezultatele auditurilor de supraveghere programate si ale altor verificari ale echipei de supraveghere, materializate in rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate, situatia indeplinirii PAC, fisele de evaluare si alte documente rezultate in timpul supravegherii sunt transmise de catre auditorul-sef ST, care face inregistrarile in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii si, daca este necesar, le programeaza pentru analiza la urmatoarea sedinta a CA;
● in cazul respingerii autorizarii:
a) ST intocmeste o nota scrisa prin care comunica LM decizia CA si termenul de contestatie;
b) in cazul existentei unor contestatii, acestea sunt inregistrate si transmise pentru analiza Comisiei de apel;
c) dupa rezolvarea eventualelor contestatii, ST face inregistrarile in Registrul de evidenta a cererilor de autorizare si in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii, preda LM documentatia proprie si inchide dosarul de autorizare pe care il pastreaza timp de un an in arhiva proprie;
● in cazul mentinerii, suspendarii sau ridicarii suspendarii autorizarii, ST intocmeste o nota scrisa prin care comunica LM decizia de mentinere, respectiv de suspendare sau de ridicare a suspendarii, si face inregistrarile in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii si in Registrul laboratoarelor de mediu autorizate;
● in cazul retragerii autorizarii:
a) ST va actiona conform unei proceduri similare celei efectuate in cazul respingerii autorizarii, descrisa mai sus, dar va urmari sa primeasca de la LM certificatul de autorizare;
b) in cazul retragerii autorizarii numai pentru unele incercari, ST va retine vechiul certificat si va intocmi un altul corespunzator domeniilor pentru care LM isi pastreaza autorizarea si il preda unui reprezentant al LM;
c) in cazul retragerii totale a autorizarii, ST va retine certificatul de autorizare si va face inregistrarile in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii si in Registrul laboratoarelor de mediu autorizate, va inchide si va arhiva dosarul de autorizare; dosarul se va pastra in arhiva proprie timp de 2 ani;
● in cazul in care in cursul procesului de autorizare se constata ca datele necesare luarii deciziei sunt insuficiente, ST comunica auditorului-sef si LM, prin nota scrisa, amanarea deciziei, cu mentionarea informatiilor suplimentare solicitate de CA.
7.2.4. La modificarea statutului juridic al unui LM fara sa intervina modificari in organizare, sistemul calitatii, echipamente sau personal, LM va informa ST, care va informa CA si va elibera un nou certificat de autorizare corespunzator noului statut.
7.2.5. ST va informa toti clientii si colaboratorii LM beneficiari ai analizelor de control al calitatii mediului despre acordarea, mentinerea, suspendarea sau retragerea autorizarii, atat la data obtinerii certificatului de autorizare, cat si anual prin inscrierea pe pagina de web a MAPM a Listei laboratoarelor de mediu autorizate.
7.2.6. Daca LM renunta la obtinerea autorizarii, poate solicita in scris CA intreruperea procedurii de autorizare. ST inregistreaza cererea in Registrul de evidenta a cererilor de autorizare si in Fisa de urmarire a stadiului autorizarii. Documentele intocmite in cursul procesului de autorizare raman in arhiva CA timp de un an. Platile efectuate pana la data retragerii nu se restituie LM.
7.3. In cursul activitatii sale ST trebuie sa intocmeasca, sa actualizeze si sa pastreze urmatoarele documente cu inregistrari:
a) Registrul de evidenta a cererilor de autorizare;
b) fise de urmarire a stadiului autorizarii;
c) procese-verbale ale sedintelor CA;
d) rapoarte de audit, fise de evaluare;
e) Registrul laboratoarelor de mediu autorizate.
7.4. ST urmareste arhivarea si pastrarea urmatoarelor documente:
7.4.1. documentatii de autorizare (cererea si documentatia LM, documentele de audit si fisele de urmarire a stadiului autorizarii) pentru solicitarile respinse - 1 an;
7.4.2. documentatii de autorizare (cererea si documentatia LM, documentele de audit si fisele de urmarire a stadiului autorizarii) anulate - 2 ani;
7.4.3. documentatii de autorizare (cererea si documentatia LM, documentele de audit si fisele de urmarire a stadiului autorizarii) dupa data expirarii valabilitatii certificatului - 2 ani;
7.4.4. procese-verbale ale sedintelor CA - 8 ani;
7.4.5. Registrul de evidenta a cererilor de autorizare - 8 ani;
7.4.6. Registrul laboratoarelor de mediu autorizate - 10 ani.
---
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
