Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 65 din 7 mai 2020 privind unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare şi gestionare a fondurilor europene structurale şi de investiţii pentru perioada de programare 2014-2020
EMITENT: Guvernul PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 381 din 12 mai 2020
Ţinând cont de prevederile Regulamentului (UE) nr. 1.303/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziţii comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală şi Fondul european pentru pescuit şi afaceri maritime, precum şi de stabilire a unor dispoziţii generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune şi Fondul european pentru pescuit şi afaceri maritime şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului, în special cele referitoare la asigurarea colectării, înregistrării şi stocării, în formă electronică, a datelor referitoare la fiecare operaţiune,
având în vedere necesitatea ca documentele din relaţia beneficiar - organisme intermediare - autorităţi de management aferente contractelor de finanţare/ordinelor/deciziilor de finanţare, actelor adiţionale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de plată, cererilor de prefinanţare, rapoartelor de progres, dosarelor achiziţiilor publice să fie depuse şi prelucrate în format electronic,
văzând recomandările Autorităţii de Audit ca toate activităţile desfăşurate în cadrul proiectelor cu finanţare din fonduri europene să fie prelucrate şi monitorizate în format electronic prin Sistemul unic de management al informaţiei (SMIS2014+), alături de aplicaţia MySMIS2014,
deoarece întârzierea prelucrării documentelor aferente etapelor din ciclul de viaţă al unui proiect (evaluare, contractare, monitorizare, autorizare cheltuieli, rapoarte de progres) poate conduce la întârzierea implementării proiectelor cu impact asupra riscului de dezangajare a programelor operaţionale evaluat la nivelul anului 2020 la suma de 2,15 mld. euro,
întrucât în această perioadă, din cauza crizei generate de răspândirea virusului COVID-19, o serie de activităţi destinate proiectelor nu se mai pot desfăşura în conformitate cu graficele asumate anterior, cum ar fi vizitele de monitorizare în teren,
văzând că sistemul informatic SMIS2014+/MySMIS2014 este operaţional la nivelul modulelor dedicate ciclului de viaţă al unui proiect şi permite schimbul electronic de date între beneficiari şi autorităţile de management în vederea colectării, prelucrării şi stocării informaţiilor utilizate în cadrul sistemului de management şi control,
având în vedere necesitatea asigurării unei reglementări legale, unitare, uniforme şi funcţionale, care să instituie norme clare, previzibile şi accesibile referitoare la digitalizarea sistemului de coordonare şi gestionare a fondurilor europene structurale şi de investiţii pentru perioada de programare 2014-2020, precum şi obligativitatea utilizării sistemul informatic SMIS2014+/MySMIS2014,
neadoptarea acestor măsuri ar întârzia implementarea proiectelor cu finanţare din fonduri europene, cu impact direct asupra pierderii de sume alocate României şi riscul recuperării sau aplicării de corecţii financiare de către Comisia Europeană.
Deoarece elementele sus-menţionate vizează interesul public şi strategic al României pentru gestionarea fondurilor europene şi reprezintă o prioritate a Programului de guvernare şi constituie o situaţie de urgenţă, a cărei reglementare nu poate fi amânată, se impune adoptarea de măsuri imediate pe calea ordonanţei de urgenţă.
În temeiul art. 115 alin. (4) din Constituţia României, republicată,
Guvernul României adoptă prezenta ordonanţă de urgenţă.
ART. 1
(1) Începând cu data de 1 iunie 2020, autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiarii proiectelor cu finanţare din fonduri europene structurale şi de investiţii ale Programului operaţional Infrastructură mare, Programului operaţional Capital uman, Programului operaţional Competitivitate, Programului operaţional regional, Programului operaţional Capacitate administrativă, Programului operaţional Pescuit şi afaceri maritime, Programului operaţional Asistenţă tehnică, precum şi Autoritatea de management şi beneficiarii proiectelor cu finanţare din Programul operaţional Ajutorarea persoanelor dezavantajate sunt obligate să emită, să primească şi să prelucreze documentele aferente apelurilor de proiecte, contractelor de finanţare/ordinelor/deciziilor de finanţare, actelor adiţionale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de prefinanţare, cererilor de plată, dosarele achiziţiilor publice, rapoartelor de progres, precum şi alte categorii de documente care stau la baza implementării proiectelor numai prin intermediul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
(2) Emiterea, transmiterea şi prelucrarea documentelor în format letric sunt permise numai pentru circuitul intern al acestora şi numai pentru situaţiile în care există obligativitatea legală a arhivării acestora în format letric. Autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiarii proiectelor cu finanţare din fonduri europene structurale şi de investiţii ale programelor prevăzute la alin. (1) vor asigura această arhivare prin şi la nivelul structurilor interne specifice. Pentru toate celelalte situaţii, emiterea, prelucrarea şi transmiterea documentelor din cadrul circuitului intern de la nivelul fiecărei/fiecărui instituţii/beneficiar se vor face în format electronic şi urmând paşii şi fluxul de proces pe care fiecare instituţie/beneficiar îl va întocmi şi aproba prin procedură internă.
(3) Începând cu data de 1 iunie 2020, corespondenţa între autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiari se va derula numai în format electronic, fiecare dintre părţi fiind obligată să îşi organizeze Registrul de evidenţă electronică a corespondenţei, denumit în continuare R.E.E.C., dar şi organizarea electronică a arhivei pentru acestea a acestor documente.
(4) Se consideră corespondenţă între părţi: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum şi orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.
ART. 2
(1) Autorităţile de management, organismele intermediare, precum şi beneficiarii care au încheiat contracte de finanţare/ordine/decizii de finanţare au obligaţia de a utiliza semnătura electronică potrivit prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice.
(2) Contractele de finanţare/Ordinele/Deciziile de finanţare, actele adiţionale aferente contractelor de finanţare/ ordinelor/deciziilor de finanţare, cererile de rambursare, cererile de prefinanţare, cererile de plată, rapoartele de progres, dosarele achiziţiilor publice, precum şi orice alte documente emise şi semnate cu semnătură electronică calificată conform prevederilor legale în vigoare sunt asimilate înscrisurilor autentice.
(3) Autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiarii au obligaţia de a organiza şi înregistra documentele prevăzute la alin. (2) în R.E.E.C., dar şi de a asigura organizarea electronică a arhivei pentru acestea.
(4) Documentele-suport în format electronic sunt utilizate de către instituţiile/organismele cu rol de audit, verificare şi control pentru organizarea misiunilor de audit de sistem, de operaţiuni şi auditului de follow-up potrivit normelor de audit în vigoare, precum şi pentru organizarea misiunilor de verificare sau control.
ART. 3
(1) Organizarea electronică a arhivei prevăzute la art. 2 alin. (3) se poate realiza la nivel de proiect sau pe categorii de documente, în funcţie de specificul proiectelor, cu condiţia ca documentele arhivate să fie uşor identificabile de către părţile interesate, inclusiv pentru organizarea misiunilor de audit/verificare/control.
(2) Perioada de păstrare a documentelor din arhiva electronică este cea prevăzută de normele legale în vigoare şi de prevederile contractelor de finanţare/ordinelor/deciziilor de finanţare.
ART. 4
(1) Începând cu verificările demarate în data de 1 iunie 2020, pentru procedurile de achiziţii publice/sectoriale aferente proiectelor cu finanţare din fonduri europene structurale şi de investiţii şi din Fondul de ajutor european pentru cele mai defavorizate persoane, denumit în continuare FEAD, se asigură accesul la documente în format electronic, astfel:
a) beneficiarii proiectelor transmit către autorităţile de management sau, după caz, către organismele intermediare, prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014+/ MySMIS2014 o notificare privind finalizarea procedurii de achiziţie publică/sectorială;
b) în vederea asigurării exercitării atribuţiilor de management, control şi audit, în ceea ce priveşte achiziţiile publice, Autoritatea pentru Digitalizarea României, denumită în continuare A.D.R., asigură autorităţilor de management şi, după caz, organismelor intermediare, precum şi organismelor cu rol de audit, verificare şi control accesul în Sistemul electronic de achiziţii publice, denumit în continuare S.E.A.P., pe bază de solicitare;
c) în cazul documentelor incluse în dosarul achiziţiei, care nu se regăsesc în S.E.A.P., precum şi al documentelor aferente achiziţiilor pentru care nu există obligativitatea publicării în S.E.A.P., beneficiarii proiectelor au obligaţia de a le semna electronic cu semnătură electronică calificată şi de a le încărca în modulul Achiziţii al sistemului informatic SMIS2014+/ MySMIS2014.
(2) Autoritatea de Audit, organismele cu rol de verificare sau control, autorităţile de management, organismele intermediare şi beneficiarii proiectelor cu finanţare din fonduri europene structurale şi de investiţii au dreptul de a organiza arhivarea electronică a documentelor existente în S.E.A.P. pentru fundamentarea constatărilor referitoare la suspiciuni de nereguli sau de fraude sau pentru orice alte situaţii în care este necesară utilizarea de documente care fac parte din procedura de achiziţie publică/sectorială.
(3) Preşedintele A.D.R. emite norme de acces în S.E.A.P. pentru efectuarea controlului procedurilor de achiziţie publică, în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei ordonanţe de urgenţă.
ART. 5
(1) Procedurile de modificare a contractelor de finanţare/ordinelor/deciziilor de finanţare de către autorităţile de management/organismele intermediare/beneficiari, prin act adiţional/notificare care necesită avizul autorităţii de management/organismului intermediar, se derulează doar în cadrul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014 în format electronic, astfel:
a) beneficiarul proiectului transmite, prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014, o solicitare de modificare a contractului/ordinului/deciziei de finanţare, în acord cu clauzele contractuale existente, încărcând în acest modul atât solicitarea, cât şi documentele justificative aferente;
b) solicitarea de modificare a contractului de finanţare/ ordinului/deciziei de finanţare împreună cu documentele transmise se analizează şi se avizează/respinge de către autoritatea de management/organismul intermediar în conformitate şi în termenele prevăzute în procedurile aplicabile;
c) decizia de avizare/respingere a modificării propuse se comunică beneficiarului prin modulul Comunicare al sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014;
d) după transmiterea avizării solicitării de modificare de către autoritatea de management/organismul intermediar, beneficiarul iniţiază în modulul Contractare fluxul aferent modificării, conform prevederilor contractuale (act adiţional/notificare care necesită avizul autorităţii de management/organismului intermediar);
e) termenul maxim pentru încheierea unui act adiţional în format electronic este de 60 de zile de la data înregistrării la autoritatea de management/organismul intermediar a solicitării de modificare a contractului/ordinului/deciziei de finanţare, transmise prin intermediul modulului Comunicare din sistemul informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
(2) În cazul notificărilor care nu necesită avizul autorităţii de management/organismului intermediar, procedurile de modificare prin notificare a contractelor/ordinelor/deciziilor de finanţare se realizează doar în cadrul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014 în format electronic, prin iniţierea de către beneficiar în modulul Contractare a fluxului aferent modificării, conform prevederilor contractuale.
ART. 6
(1) Autorităţile competente în domeniul eliberării acordurilor/avizelor/certificatelor pentru proiectele cu finanţare din fonduri europene organizează primirea documentaţiilor aferente şi emiterea acordurilor/avizelor/certificatelor în format electronic.
(2) Acordurile/Avizele/Certificatele necesare proiectelor cu finanţare din fonduri europene se semnează în format electronic prin utilizarea semnăturii electronice calificate.
(3) Solicitările de clarificări sau, după caz, completarea de documente ori solicitarea de orice alte informaţii necesare eliberării acordurilor/avizelor/certificatelor se pot face, prin grija autorităţii emitente, în format electronic şi prin utilizarea semnăturii electronice calificate.
PRIM-MINISTRU
LUDOVIC ORBAN
Contrasemnează:
Ministrul fondurilor europene,
Ioan Marcel Boloş
Ministrul transporturilor, infrastructurii şi comunicaţiilor,
Lucian Nicolae Bode
Preşedintele Autorităţii pentru Digitalizarea României,
Ioan-Sabin Sărmaş
p. Ministrul agriculturii şi dezvoltării rurale,
Florian-Emil Dumitru,
secretar de stat
Ministrul lucrărilor publice, dezvoltării şi administraţiei,
Ion Ştefan
Bucureşti, 7 mai 2020.
Nr. 65.
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
