Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ORDIN nr. 75 din 13 aprilie 2011 privind implementarea Sistemului informatic de management electronic al documentelor in Ministerul Administratiei si Internelor
EMITENT: MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 276 din 20 aprilie 2011
Având în vedere dinamica organizatoricã şi instituţionalã la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor,
ţinând cont de dezideratul diminuãrii timpilor de reacţie şi de luare a deciziilor la nivel managerial, de necesitatea asigurãrii caracterului unitar al integrãrii şi standardizãrii circuitului documentelor în format electronic, elaborate sau gestionate de structurile ce intrã în compunerea aparatului central ori de cele aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi de obiectivul descentralizãrii activitãţii şi asigurãrii calitãţii şi eficienţei serviciilor publice,
în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţã a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobatã cu modificãri prin Legea nr. 15/2008, cu modificãrile şi completãrile ulterioare,
ministrul administraţiei şi internelor emite urmãtorul ordin:
ART. 1
Implementarea şi dezvoltarea Sistemului informatic de management electronic al documentelor
(1) În Ministerul Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare MAI, la nivelul aparatului central al MAI şi al structurilor şi instituţiilor aflate în subordinea sau coordonarea MAI, se implementeazã Sistemul informatic de management electronic al documentelor în MAI, denumit în continuare SIMED.
(2) Dezvoltarea SIMED se realizeazã de cãtre Direcţia generalã pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei din cadrul MAI.
(3) Coordonarea activitãţilor care privesc managementul electronic al documentelor se asigurã de cãtre Secretariatul general din cadrul MAI.
ART. 2
Funcţii principale
(1) Prin SIMED se asigurã gestiunea electronicã a documentelor, pe întreg circuitul parcurs de acestea de la intrarea în sistem şi pânã la arhivare, semnarea electronicã a documentelor, precum şi conectarea şi autentificarea utilizatorilor.
(2) Semnarea electronicã a documentelor în SIMED se realizeazã în baza unor certificate digitale, stocate pe dispozitive criptografice de tip smartcard/token USB.
ART. 3
Accesarea SIMED
(1) SIMED se acceseazã printr-o aplicaţie orientatã web, disponibilã prin intermediul paginii de intranet a aparatului central al MAI.
(2) Accesul la SIMED al utilizatorilor şi administratorilor de structurã se realizeazã dupã înregistrarea în sistem şi este limitat strict la rolul pe care aceştia îl îndeplinesc în cadrul fluxurilor de lucru sau al sistemului.
ART. 4
Condiţii de acces
(1) Conectarea şi autentificarea la SIMED se realizeazã prin introducerea datelor cerute de câmpurile specifice afişate de aplicaţia orientatã web sau prin intermediul dispozitivelor criptografice deţinute.
(2) Autentificarea în SIMED a persoanelor care au drept de semnãturã electronicã se realizeazã exclusiv cu ajutorul certificatelor digitale, prin intermediul dispozitivelor criptografice.
(3) Condiţiile tehnice şi de securitate privind accesul la SIMED se stabilesc prin dispoziţie a secretarului general al MAI.
ART. 5
Administratorul de structurã
(1) La nivelul fiecãrei structuri a aparatului central şi al structurilor şi instituţiilor aflate în subordinea sau coordonarea MAI se desemneazã, prin dispoziţie a conducãtorului respectivei structuri/instituţii, un administrator de structurã, care este responsabil de:
a) elaborarea şabloanelor de activitate pentru fluxurile de lucru;
b) crearea şi administrarea fluxurilor de lucru pentru documentele gestionate de structura/instituţia în cauzã;
c) cooperarea cu ceilalţi administratori de structurã pentru crearea şi administrarea fluxurilor de lucru ce implicã documente gestionate de mai multe structuri care utilizeazã SIMED;
d) administrarea utilizatorilor din structura/instituţia în cauzã şi crearea rolurilor pentru aceştia;
e) realizarea altor activitãţi pe care le presupune administrarea SIMED, potrivit competenţelor.
(2) Fluxurile de lucru corespunzãtoare documentelor adresate conducerii MAI se definesc de administratorul de structurã din cadrul Secretariatului general sau în cooperare cu acesta.
(3) Crearea rolurilor se realizeazã în conformitate cu atribuţiile prevãzute în fişa postului fiecãrui utilizator.
(4) Atribuţiile administratorului de structurã se înscriu în fişa postului personalului desemnat.
ART. 6
Introducerea datelor în SIMED
(1) Introducerea datelor în SIMED se realizeazã de utilizatori, potrivit:
a) competenţelor asociate activitãţilor de secretariat, stabilite de reglementãrile în vigoare, şi
b) rolului în cadrul sistemului, definit pentru fiecare dintre aceştia.
(2) Documentele tipãrite pe suport hârtie, transmise cãtre MAI de colaboratorii externi, se introduc în SIMED de utilizatorii care realizeazã, potrivit competenţelor, activitãţi de secretariat.
(3) La introducerea în SIMED, documentelor li se alocã un numãr de înregistrare, potrivit reglementãrilor în vigoare referitoare la evidenţa acestora şi, dupã caz, protecţia informaţiilor clasificate.
(4) În SIMED se pot introduce doar documente ale cãror clasã şi nivel de secretizare corespund acreditãrii reţelei prin intermediul cãreia este implementatã aplicaţia orientatã web.
(5) Pentru introducerea în SIMED a documentelor prevãzute la alin. (2), se utilizeazã unitãţi de tip scanner, fax sau alte echipamente de calcul cu destinaţie similarã.
ART. 7
Registrul unic de evidenţã
(1) În cadrul SIMED se utilizeazã un registru unic de evidenţã, care asigurã înregistrarea şi evidenţa tuturor documentelor elaborate în cadrul MAI sau remise cãtre acesta de diferiţi colaboratori externi.
(2) Disponibilitatea conţinutului registrului unic de evidenţã se asigurã prin proiectarea, dezvoltarea şi realizarea unei proceduri corespunzãtoare de back-up.
ART. 8
Arhivarea documentelor
(1) Arhivarea documentelor se efectueazã potrivit prevederilor legale în vigoare.
(2) În cadrul SIMED, arhivarea se realizeazã prin stocarea documentelor pe suport extern şi pe server, în funcţie de politica stabilitã de administratorul de structurã, sub îndrumarea Secretariatului general, a structurilor de secretariat sau a persoanelor desemnate, cu atribuţii pe aceastã linie.
ART. 9
Utilizarea dispozitivelor criptografice
Dispozitivele criptografice se elibereazã prin grija Direcţiei generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei, în conformitate cu prevederile normelor privind utilizarea certificatelor digitale în MAI.
ART. 10
Publicarea
Prezentul ordin se publicã în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul administraţiei şi internelor,
Constantin-Traian Igaş
Bucureşti, 13 aprilie 2011.
Nr. 75.
----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
