Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro

Trimite prin Yahoo Messenger pagina: ORDIN nr. 493 din 15 iunie 2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica

Cautare document

Termen: Tipul actului: Anul publicarii actului:

Cautare document

Termen: Tipul actului: Anul publicarii actului:

Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!

ORDIN nr. 493 din 15 iunie 2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica

EMITENT: MINISTERUL COMUNICATIILOR SI SOCIETATII INFORMATIONALE
PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 432 din 24 iunie 2009

Comenteaza legea

În temeiul art. 4 alin. (1) pct. 58 şi al <>art. 6 alin. (6) din Hotãrârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Societãţii Informaţionale, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi al <>art. 27 din Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã,

ministrul comunicaţiilor şi societãţii informaţionale emite prezentul ordin.

CAP. I
Dispoziţii generale

ART. 1
Prezentele norme tehnice şi metodologice se aplicã activitãţii de arhivare electronicã a documentelor efectuate în condiţiile <>Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã şi stabilesc procedura privind acordarea, suspendarea sau retragerea acreditãrii administratorilor de arhive electronice de cãtre Ministerul Comunicaţiilor şi Societãţii Informaţionale, denumit în continuare MCSI, precum şi condiţiile privind desfãşurarea acestei activitãţi.
ART. 2
(1) În înţelesul prezentului ordin, urmãtorii termeni se definesc astfel:
a) beneficiar - persoana fizicã sau juridicã ce depune spre pãstrare documente în formã electronicã în cadrul unei arhive electronice;
b) acreditare - constatarea de cãtre MCSI a îndeplinirii condiţiilor legale pentru dobândirea calitãţii de administrator al arhivei electronice;
c) sistem de administrare a documentelor electronice - aplicaţie informaticã destinatã recepţiei, clasãrii, utilizãrii şi selecţionãrii documentelor în formã electronicã;
d) evidenţã de auditare - ansamblu de informaţii privind operaţiuni sau orice alte activitãţi care au afectat sau au modificat documentul, culese cu suficiente detalii astfel încât sã permitã reconstituirea unei activitãţi anterioare;
e) nomenclator arhivistic - listã structuratã alcãtuitã din schema de clasare, termenele de pãstrare corespunzãtoare categoriilor de documente din schema de clasare şi acţiunile de dispoziţie asupra documentelor dintr-un sistem de administrare a documentelor electronice.
(2) În cuprinsul prezentului ordin sunt, de asemenea, aplicabile definiţiile prevãzute la <>art. 15 lit. b) din Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, şi la art. 237 prima liniuţã din Standardele naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, aprobate prin <>Hotãrârea Guvernului nr. 585/2002 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare.

CAP. II
Autoritatea de reglementare şi supraveghere

ART. 3
(1) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializatã în domeniul arhivãrii electronice este MCSI.
(2) MCSI gestioneazã Registrul administratorilor de arhive electronice, denumit în continuare registru, care va fi actualizat permanent şi va fi disponibil spre consultare pe pagina sa de internet.
(3) Conţinutul şi structura registrului sunt prevãzute în anexa nr. 1.
(4) MCSI face publice, spre consultare, urmãtoarele date din registru:
a) tipul administratorului de arhive electronice, denumit în continuare administrator - persoanã fizicã sau juridicã;
b) numele şi prenumele sau denumirea administratorului, dupã caz;
c) data la care şi-a început activitatea;
d) descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronicã;
e) domiciliul sau sediul - ţarã, oraş, judeţ/sector, stradã, numãr, bloc, scarã, etaj, apartament, cod poştal, telefon, fax, e-mail, paginã de internet;
f) cetãţenia, pentru persoana fizicã, sau naţionalitatea, pentru persoana juridicã;
g) situaţia activitãţii administratorului: operaţionalã, suspendatã, încetatã, în curs de transferare.
ART. 4
(1) Controlul respectãrii dispoziţiilor <>Legii nr. 135/2007 , precum şi ale prezentului ordin revine MCSI, care acţioneazã prin personalul de control împuternicit în acest scop.
(2) MCSI are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la solicitarea oricãrei persoane interesate, motivatã corespunzãtor. Persoana interesatã este acea persoanã care ar putea suferi un prejudiciu în urma deteriorãrii, divulgãrii neautorizate, pierderii sau distrugerii documentelor aflate în arhiva electronicã.
(3) Controalele din oficiu vor fi realizate periodic, la intervale care nu pot depãşi un an.
(4) În vederea exercitãrii atribuţiilor de control, personalul împuternicit în acest scop este autorizat, în limitele legii:
a) sã verifice conformitatea dintre informaţiile declarate în cursul procesului de acreditare şi realitate;
b) sã solicite orice document sau informaţie necesar/necesarã în vederea verificãrii respectãrii obligaţiilor ce incumbã administratorului;
c) sã verifice punerea în aplicare a oricãror proceduri utilizate de cãtre administratorul supus controlului.

CAP. III
Acreditarea administratorului

ART. 5
(1) Administratorul este persoana fizicã ce are rolul de supervizare şi implementare a activitãţii de management al unei arhive electronice pentru terţi, respectiv persoana juridicã ce are rolul de supervizare şi implementare a activitãţii de management al unei arhive electronice în nume propriu sau pentru terţi şi este responsabilã cu activitatea de administrare a sistemului electronic de arhivare şi a documentelor arhivate electronic.
(2) Orice persoanã care intenţioneazã sã devinã administrator, denumitã în continuare solicitant, are obligaţia sã transmitã MCSI o notificare în acest sens cu 30 de zile înainte de începerea activitãţii.
(3) Notificarea se va realiza în mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevãzut în anexa nr. 2.
(4) Odatã cu efectuarea notificãrii prevãzute la alin. (2), solicitantul are obligaţia de a transmite MCSI urmãtoarele documente, care fac parte integrantã din notificare:
a) atestãri pentru persoana fizicã sau pentru angajatul/angajaţii persoanei juridice care intenţioneazã sã devinã administrator ori al persoanei juridice subcontractate în acest scop (atestãrile pot fi deţinute cumulativ de mai mulţi angajaţi ai persoanei juridice):
1. diplomã de absolvent de studii superioare în domeniul tehnologiei informaţiei;
2. calificãri/atestãri care sã certifice cunoaşterea standardelor ISO/IEC 27001 sau a standardelor echivalente şi a versiunilor ulterioare ale acestora;
3. certificãri/atestãri în domeniul administrãrii bazelor de date şi a sistemelor de operare;
4. calificãri/atestãri în domeniul arhivistic;
b) documente din care sã rezulte cã sistemul electronic de arhivare îndeplineşte urmãtoarele cerinţe funcţionale:
1. asigurã mijloacele de control şi de securitate a documentelor şi a bazei de date;
2. menţine integritatea internã, funcţionarea şi coerenţa sistemului şi a bazei de date;
3. asigurã conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent şi eliminarea definitivã a celor cu termen de pãstrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excepţia situaţiilor prevãzute de lege;
4. asigurã procesele de introducere a documentelor în sistemul de administrare;
5. asigurã funcţia de cãutare a documentelor;
6. asigurã accesul la documentele stocate în arhivã, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum şi prezentarea indiferent de formã (afişare, printare etc.) a documentelor;
7. asigurã funcţiile de administrare şi ştergere a documentelor, garantându-se controlul operaţiunilor în vederea înlãturãrii riscului accesului neautorizat la documente şi al distrugerii necorespunzãtoare de documente;
c) datele de identificare a centrului de date care gãzduieşte arhiva electronicã;
d) politica şi procedurile referitoare la securitatea şi conservarea datelor, inclusiv politica de protecţie a datelor cu caracter personal;
e) copie legalizatã de pe înscrisul doveditor al calitãţii de operator de date cu caracter personal, eliberat în conformitate cu prevederile <>Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
f) în cazul în care solicitantul intenţioneazã sã ofere servicii de arhivare electronicã pentru terţi, va prezenta, pe lângã documentele prevãzute la lit. a)-e), o scrisoare de garanţie din partea unei instituţii financiare de specialitate sau o poliţã de asigurare de rãspundere civilã generalã la o societate de asigurãri, în valoare cel puţin egalã cu echivalentul în lei al sumei de 300.000 euro, prin care sã acopere prejudiciile pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfãşurãrii activitãţilor de arhivare electronicã.
ART. 6
(1) Notificarea şi documentele anexate se transmit la sediul MCSI în unul dintre urmãtoarele moduri:
a) prin depunere, personal sau de cãtre reprezentantul legal, cu luare de numãr de înregistrare;
b) printr-un serviciu poştal;
c) ca înscris în formã electronicã, cãruia i s-a încorporat, i s-a ataşat sau i s-a asociat logic o semnãturã electronicã extinsã, bazatã pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generatã cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnãturii electronice.
(2) Este consideratã datã a transmiterii, dupã caz, data înregistrãrii în registrul general de intrare-ieşire a corespondenţei al MCSI, data confirmãrii primirii documentelor la sediul MCSI printr-un serviciu poştal cu confirmare de primire sau data confirmãrii primirii înscrisului în formã electronicã.
ART. 7
(1) Solicitantul care a realizat notificarea în termenul şi în condiţiile prevãzute de prezentul ordin dobândeşte calitatea de administrator de la data indicatã în formularul-tip al notificãrii ca fiind data estimativã a începerii activitãţii, însã nu mai devreme de 30 de zile de la data realizãrii notificãrii în condiţiile alin. (2) sau (3), dupã caz.
(2) Notificarea este consideratã realizatã dacã au fost îndeplinite toate cerinţele legale privind transmiterea, forma şi conţinutul sãu.
(3) În cazul în care notificarea nu îndeplineşte condiţiile prevãzute de prezentul ordin, MCSI va solicita completarea documentaţiei. În acest caz, notificarea este consideratã realizatã la data transmiterii cãtre MCSI a documentelor care atestã îndeplinirea condiţiilor.
(4) În cazul în care constatã îndeplinirea tuturor condiţiilor legale pentru dobândirea calitãţii de administrator, MCSI emite şi comunicã solicitantului ordinul de acreditare, înscrie administratorul în registru şi emite codul de identificare a acestuia.
ART. 8
(1) Orice modificare a datelor cuprinse în notificare va fi comunicatã MCSI în termen de 15 zile, prin transmiterea unei informãri însoţite, acolo unde este cazul, de actele doveditoare, în copie.
(2) Administratorul are obligaţia de a comunica MCSI, cu cel puţin 10 zile în avans, orice intenţie de modificare a procedurilor de securitate şi de conservare, cu precizarea datei şi a orei la care modificarea intrã în vigoare, precum şi obligaţia de a confirma, în termen de 24 de ore, modificarea efectuatã.
(3) În cazurile urgente în care securitatea serviciilor de arhivare este afectatã, administratorul poate efectua modificãri ale procedurilor de securitate şi de conservare, urmând sã comunice MCSI în termen de 24 de ore modificãrile efectuate şi justificarea deciziei luate.
ART. 9
(1) În situaţia în care MCSI constatã cã administratorul nu mai îndeplineşte una sau mai multe dintre condiţiile prevãzute la art. 5, acreditarea va fi suspendatã. În acest caz, MCSI transmite administratorului o notificare, stabilind un termen de maximum 30 de zile în care acesta trebuie sã remedieze deficienţele semnalate.
(2) Pe perioada suspendãrii acreditãrii, administratorul nu poate primi în arhiva electronicã documente noi, dar are obligaţia de a asigura operaţiunile de conservare a documentelor existente.
(3) MCSI poate retrage acreditarea în urmãtoarele cazuri:
a) dacã administratorul nu remediazã deficienţele constatate în termenul prevãzut la alin. (1);
b) la data dizolvãrii sau a intrãrii în faliment a administratorului persoanã juridicã, în condiţiile prevãzute de lege.
ART. 10
(1) Administratorul care intenţioneazã sã îşi înceteze activitatea are obligaţia de a informa MCSI, cu cel puţin 60 de zile în avans, despre intenţia sa, respectiv despre existenţa şi natura împrejurãrii care justificã imposibilitatea de continuare a activitãţii, completând formularul prevãzut în anexa nr. 3.
(2) Administratorul este obligat sã transfere activitãţile sale unui alt administrator de arhive electronice, cu respectarea urmãtoarelor condiţii:
a) va înştiinţa fiecare beneficiar, cu cel puţin 30 de zile în avans, despre intenţia sa de transferare a activitãţilor legate de arhivarea electronicã unui alt administrator, menţionând şi identitatea administratorului cãruia intenţioneazã sã îi transfere activitãţile sale;
b) va face cunoscutã beneficiarilor sãi posibilitatea de a refuza acest transfer, precum şi termenul şi condiţiile în care refuzul poate fi exercitat.

CAP. IV
Administrarea arhivei electronice

ART. 11
(1) Administratorul are obligaţia de a crea şi de a opera un registru în formã electronicã.
(2) Referinţa în registrul arhivei electronice la un document care nu este public sau care face parte din categoria documentelor clasificate în conformitate cu <>Legea nr. 182/2002 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, poate fi obţinutã în funcţie de drepturile de acces ale solicitantului.
(3) Conţinutul minimal şi structura acestui registru sunt prevãzute în anexa nr. 4.
ART. 12
Arhivarea electronicã a documentelor este guvernatã de aceleaşi reguli ca şi în cazul documentelor pe suport hârtie şi se supune prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare, cu urmãtoarele precizãri:
a) înregistrarea documentelor în formã electronicã de cãtre sistemul electronic de arhivare atestã existenţa oficialã a documentelor respective. Numãrul de înregistrare identificã în mod unic documentul în cadrul sistemului. Odatã înregistrat, documentul nu mai poate suferi niciun fel de modificãri de conţinut. Concomitent cu înregistrarea se completeazã fişa electronicã a documentului, în condiţiile <>art. 8 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 135/2007 ;
b) în cazul în care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul iniţial, evidenţa documentelor pe noile suporturi va include evidenţa suporturilor externe şi evidenţa conţinutului documentelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate documentele cu acelaşi termen de pãstrare;
c) sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie sã genereze automat o evidenţã de auditare, în care sunt înregistrate, fãrã posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile şi acţiunile care se produc asupra unui document din momentul înregistrãrii şi pânã la distrugerea sau transferul acestuia cãtre Arhivele Naţionale;
d) documentele şi dosarele arhivate în formã electronicã vor fi cuprinse în nomenclatorul arhivistic al organizaţiei, precizându-se la rubrica "Observaţii": "în formã electronicã".
ART. 13
(1) Arhivarea electronicã a documentelor clasificate şi accesul la acestea se vor realiza cu respectarea dispoziţiilor <>Legii nr. 182/2002 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi ale Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România.
(2) Administratorul sau persoana împuternicitã de acesta sã realizeze şi sã implementeze politica de securitate a informaţiilor clasificate arhivate trebuie sã deţinã un certificat de securitate pentru cel mai înalt nivel de clasificare a informaţiilor stocate, procesate sau transmise prin aceste sisteme.
(3) Modalitãţile şi mãsurile de protecţie a informaţiilor clasificate în formã electronicã sunt similare celor aplicate pentru informaţiile clasificate pe suport hârtie.
(4) Mãsurile INFOSEC acoperã securitatea calculatoarelor, a transmisiilor, securitatea criptograficã, precum şi depistarea şi prevenirea ameninţãrilor la care sunt expuse datele şi sistemele.
(5) Sistemele de arhivare pot fi utilizate în vederea stocãrii, procesãrii sau transmiterii de informaţii clasificate numai dacã sunt autorizate în condiţiile Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România.
ART. 14
Activitatea de arhivare electronicã se realizeazã cu respectarea dispoziţiilor <>Legii nr. 677/2001 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
ART. 15
Administratorii care oferã servicii de arhivare electronicã pentru terţi au obligaţia de a face publice, prin intermediul paginii proprii de internet, cel puţin urmãtoarele informaţii:
a) datele de contact ale administratorului;
b) descrierea generalã a politicilor, procedurilor şi tehnologiilor utilizate în activitatea de arhivare electronicã;
c) limitãri ale dreptului de acces la documentele arhivate;
d) obligaţiile beneficiarilor;
e) disponibilitatea serviciilor.

CAP. V
Drepturile şi obligaţiile beneficiarilor

ART. 16
(1) Orice persoanã fizicã sau juridicã poate beneficia de servicii de arhivare electronicã a documentelor.
(2) Pentru depunerea unui document în arhiva electronicã, beneficiarul trebuie sã îndeplineascã atât condiţiile stabilite de prevederile <>art. 7 din Legea nr. 135/2007 , cât şi urmãtoarele condiţii:
a) sã posede un certificat digital calificat pentru semnãtura electronicã;
b) certificatul digital calificat sã fie valabil;
c) sã comunice administratorului informaţiile necesare verificãrii valabilitãţii certificatului folosit pentru semnarea electronicã a documentelor stocate în arhiva electronicã.
(3) Beneficiarul are urmãtoarele drepturi:
a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum şi modificarea acestuia, în condiţiile <>art. 14 din Legea nr. 135/2007 ;
b) atestarea valorii de original sau de copie a documentului arhivat;
c) accesul on-line la registrul în formã electronicã al arhivei electronice;
d) accesul on-line la fişa electronicã ataşatã în mod obligatoriu fiecãrui document intrat în arhiva electronicã, conform regimului de acces stabilit;
e) accesul la programele utilizate de administrator în cadrul activitãţii de arhivare, necesare pentru accesul la documentele personale care au fost arhivate.
(4) Accesul on-line la documentele arhivate care nu au regim de acces public şi la fişele electronice ale acestora se considerã asigurat atunci când persoanele care au drept de acces la documente şi la fişele electronice ale acestora le pot consulta printr-o reţea care nu este conectatã la internet. Este necesar acordul scris al beneficiarului în ceea ce priveşte utilizarea respectivei reţele.

CAP. VI
Dispoziţii finale

ART. 17
Anexele nr. 1-4 fac parte integrantã din prezentul ordin.
ART. 18
(1) La data intrãrii în vigoare a prezentului ordin se abrogã <>Decizia preşedintelui Autoritãţii Naţionale pentru Comunicaţii nr. 1.130/2008 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea <>Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã, publicatã în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 831 din 10 decembrie 2008.
(2) Prezentul ordin se publicã în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul comunicaţiilor
şi societãţii informaţionale,
Gabriel Sandu

Bucureşti, 15 iunie 2009.
Nr. 493.

ANEXA 1

CONŢINUTUL ŞI STRUCTURA
Registrului administratorilor de arhive electronice


┌─────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  1. │Numãrul de ordine al înregistrãrii, generat automat                     │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  2. │Codul de identificare a administratorului                               │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  3. │Tipul administratorului: persoanã fizicã/juridicã                       │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  4. │Numele şi prenumele (pentru persoana fizicã)/Denumirea (pentru persoana │
│     │juridicã)                                                               │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  5. │Naţionalitatea/Cetãţenia                                                │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  6. │Adresa (ţarã, oraş, judeţ/sector, stradã, numãr, bloc, scarã, etaj,     │
│     │apartament, cod poştal, telefon, fax, e-mail, adresã paginã de internet)│
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  7. │Cod unic de înregistrare/Cod de identificare fiscalã (pentru persoana   │
│     │juridicã)                                                               │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  8. │Data la care a început activitatea                                      │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  9. │Tipul garanţiei administratorului                                       │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 10. │Societatea de asigurãri/Instituţia financiarã care garanteazã           │
│     │capacitatea financiarã a administratorului                              │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 11. │Suma asiguratã/Suma acoperitã prin scrisoarea de garanţie               │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 12. │Descrierea politicii generale a administratorului                       │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 13. │Situaţii critice: câmp ce poate conţine referiri la ultima situaţie     │
│     │criticã (de exemplu, întreruperea temporarã a activitãţii din cauza unor│
│     │probleme tehnice, modificarea procedurilor, sancţiuni etc.)             │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 14. │Data şi ora ultimei actualizãri                                         │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 15. │Data şi ora ultimei verificãri                                          │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 16. │Situaţia activitãţii administratorului (operaţionalã, suspendatã,       │
│     │încetatã, în curs de transferare)                                       │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 17. │Motivul suspendãrii/reluãrii/încetãrii activitãţii (dacã este cazul)    │
├─────┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 18. │Administratorul care preia activitatea                                  │
└─────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ANEXA 2

NOTIFICARE
în vederea dobândirii calitãţii
de administrator al arhivei electronice


    Cãtre:
    MINISTERUL COMUNICAŢIILOR ŞI SOCIETĂŢII INFORMAŢIONALE

┌──────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐
│                                                          │Loc rezervat MCSI │
├──────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┤
│Denumire/Nume şi prenume:                                                    │
├──────────────────┬────────────────────────────┬─────────────────────────────┤
│Statut:           │|_| persoanã fizicã         │|_| persoanã juridicã        │
├──────────────────┼────────────────────────────┼───────┬───────┬───────┬─────┤
│Sediu/Domiciliu:  │Stradã:                     │Nr.    │Bl.    │Sc.    │Ap.  │
│                  ├────────────────────────────┼───────┴───────┴───────┴─────┤
│                  │Localitate:                 │Cod poştal:                  │
│                  ├────────────────────────────┴─────────────────────────────┤
│                  │Judeţ/Sector:                                             │
│                  ├────────────────────────┬─────────────────────────────────┤
│                  │Telefon:                │Fax:                             │
│                  ├────────────────────────┼─────────────────────────────────┤
│                  │E-mail:                 │Paginã de internet:              │
├──────────────────┴────────────────────────┴─────────┬───────────────────────┤
│Cod de identificare fiscalã/Cod unic de înregistrare │                       │
│(pentru persoane juridice):                          │                       │
├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────┤
│CNP (pentru persoane fizice):                        │                       │
├─────────────────────┬───────────────────────────────┼───────────────────────┤
│Reprezentant legal:  │Nume:                          │Funcţia:               │
│                     ├────────────────────┬──────────┼───────────────────────┤
│                     │Telefon:            │Fax:      │E-mail:                │
├─────────────────────┼────────────────────┴──────────┼───────────────────────┤
│Persoanã de contact: │Nume:                          │Funcţia:               │
│                     ├────────────────────┬──────────┼───────────────────────┤
│                     │Telefon:            │Fax:      │E-mail:                │
└─────────────────────┴────────────────────┴──────────┴───────────────────────┘

Solicit acreditarea ca administrator de arhive electronice şi mã angajez sã îmi desfãşor activitatea în conformitate cu prevederile <>Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã şi ale reglementãrilor emise în aplicarea acesteia de cãtre Ministerul Comunicaţiilor şi Societãţii Informaţionale, în calitate de autoritate de reglementare şi supraveghere specializatã în domeniul furnizãrii serviciilor de arhivare electronicã.
Solicit acreditarea în scopul prestãrii de servicii de arhivare electronicã:
|_| în nume propriu;
|_| pentru terţi.
Anexez prezentei cereri urmãtoarele documente:
- diplomã de absolvent de studii superioare în domeniul tehnologiei informaţiei;
- calificãri/atestãri care sã certifice cunoaşterea standardelor ISO/IEC 27001 sau a standardelor echivalente şi a versiunilor ulterioare ale acestora;
- certificãri/atestãri în domeniul administrãrii bazelor de date şi a sistemelor de operare;
- calificãri/atestãri în domeniul arhivistic;
- documente din care rezultã cã sistemul de administrare a arhivei electronice îndeplineşte urmãtoarele cerinţe funcţionale:
a) asigurã mijloacele de control şi de securitate a documentelor şi a bazei de date;
b) menţine integritatea internã, funcţionarea şi coerenţa sistemului şi a bazei de date;
c) asigurã conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent şi eliminarea definitivã a celor cu termen de pãstrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excepţia situaţiilor prevãzute de lege;
d) asigurã procesele de introducere a documentelor în sistemul de administrare;
e) asigurã funcţia de cãutare a documentelor;
f) asigurã accesul la documentele stocate în arhivã, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum şi prezentarea indiferent de formã (afişare, printare etc.) a documentelor;
g) asigurã funcţiile de administrare şi ştergere a documentelor, garantându-se controlul operaţiunilor, în vederea înlãturãrii riscului accesului neautorizat la documente şi al distrugerii necorespunzãtoare de documente;
- datele de identificare a centrului de date care gãzduieşte arhiva electronicã;
- politica şi procedurile referitoare la securitatea şi conservarea datelor, inclusiv politica de protecţie a datelor cu caracter personal;
- copie legalizatã de pe înscrisul doveditor al calitãţii de operator de date cu caracter personal, eliberat în conformitate cu prevederile <>Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
Ca modalitate asiguratorie pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-aş putea cauza cu prilejul desfãşurãrii activitãţii, anexez (se va preciza una dintre urmãtoarele variante)*):
------------
*) Se va completa în cazul în care solicitantul va oferi servicii de arhivare electronicã pentru terţi şi se va anexa dovada mãsurii asiguratorii pentru care administratorul a optat.

|_| o scrisoare de garanţie în valoare de ........... (cel puţin 300.000 euro) din partea .................. (denumirea instituţiei financiare);
|_| o poliţã de asigurare în valoare de ............ (cel puţin 300.000 euro) la .................. (denumirea societãţii de asigurare).

Data estimativã a începerii activitãţii .................

Semnãtura reprezentantului legal şi ştampila solicitantului ...................

ANEXA 3

NOTIFICARE
în vederea încetãrii activitãţii
de administrator al arhivei electronice



    Cãtre:
    MINISTERUL COMUNICAŢIILOR ŞI SOCIETĂŢII INFORMAŢIONALE

┌──────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐
│                                                          │Loc rezervat MCSI │
├──────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┤
│Nume şi prenume/Denumirea administratorului ...............................  │
│                                                                             │
│Numãrul din Registrul administratorilor de arhive electronice                │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Data încetãrii activitãţii: ...../...../......... (zi/luna/an)               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Motivele încetãrii activitãţii                                               │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Numele şi prenumele/Denumirea administratorului care va prelua activitatea ..│
│.....................                                                        │
│                                                                             │
│Numãrul din Registrul administratorilor de arhive electronice .............. │
│                                                                             │
│Documente anexate privitoare la preluarea activitãţii                        │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Mãsuri luate referitoare la beneficiari                                      │
│                                                                             │
│Semnãtura reprezentantului legal şi ştampila administratorului care îşi      │
│înceteazã activitatea                                                        │
│                                                                             │
│Semnãtura reprezentantului legal şi ştampila administratorului care preia    │
│activitatea                                                                  │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ANEXA 4

CONŢINUTUL MINIMAL ŞI STRUCTURA
registrului arhivei electronice

A. Date privind beneficiarul:
- nume şi prenume/denumire;
- adresã;
- cod.

B. Date privind documentele stocate de cãtre beneficiar:
- forma utilizatã;
- cuvinte-cheie necesare identificãrii documentului în formã electronicã (taguri);
- politica de acces la documentele arhivate;
- dimensiunea documentului arhivat;
- data introducerii în arhivã;
- data expirãrii perioadei de arhivare.

-------

Newsletter GRATUIT

Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email

Tags: Monitorul Oficial, Acte Monitorul Oficial, Ordin, Alte Institutii, ORDIN nr. 493 din 15 iunie 2009

Comentarii

Fii primul care comenteaza.

MonitorulJuridic.ro este un proiect:

Atentie, Juristi!

5 Modele de Contracte Civile si Acte Comerciale conforme cu Noul Cod civil si GDPR

Legea GDPR a modificat Contractele, Cererile sau Notificarile obligatorii

Va oferim Modele de Documente conform GDPR + Clauze speciale

Descarcati GRATUIT Raportul Special "5 Modele de Contracte Civile si Acte Comerciale conforme cu Noul Cod civil si GDPR"