Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
În temeiul art. 3 alin. (1) pct. I lit. a), h), r) şi s) şi al art. 5 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 7/2013 privind organizarea şi funcţionarea Departamentului pentru proiecte de infrastructură şi investiţii străine, ministrul delegat pentru proiecte de infrastructură de interes naţional şi investiţii străine emite următorul ordin: ART. 1 Se aprobă următoarele acte, prevăzute în anexele nr. 1-3*), care fac parte integrantă din prezentul ordin, ce se constituie drept anexe la regulamentul de organizare şi funcţionare al Companiei Naţionale de Autostrăzi şi Drumuri Naţionale din România - S.A.:--------- *) Anexele nr. 1-3 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 715 bis, care se poate achiziţiona de la Centrul pentru relaţii cu publicul al Regiei Autonome "Monitorul Oficial", Bucureşti, şos. Panduri nr. 1. a) Regulamentul de organizare şi funcţionare privind procedurile de atribuire a contractelor de achiziţie publică, prevăzut în anexa nr. 1; b) Regulamentul de organizare şi funcţionare privind monitorizarea şi execuţia contractelor de asistenţă tehnică, servicii de consultanţă şi contracte de lucrări în baza Condiţiilor generale de contract de construcţie de lucrări de inginerie şi clădiri proiectate de către beneficiar (FIDIC roşu - ed. 1999), prevăzut în anexa nr. 2; c) Regulamentul de organizare şi funcţionare privind monitorizarea şi execuţia contractelor de asistenţă tehnică, servicii de consultanţă şi contracte de lucrări în baza Condiţiilor generale de contract de construcţie-proiectare şi echipamente (FIDIC galben - ed. 1999), prevăzut în anexa nr. 3. ART. 2 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul delegat pentru proiecte de infrastructură de interes naţional şi investiţii străine, Dan-Coman Şova Bucureşti, 14 noiembrie 2013. Nr. 460. ANEXA 1 REGULAMENT de organizare şi funcţionare privind procedurile de atribuire a contractelor de achiziţie publică A. SCOP Regulamentul îşi propune să prezinte etapele şi documentele necesare pentru derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi etapele, activităţile şi documentele necesare pentru organizarea şi coordonarea procesului întocmirii şi semnării contractelor din cadrul C.N.A.D.N.R. - S.A. precum şi a actelor adiţionale aferente, de către Serviciile de Contractare/Compartimentele de achiziţii, în conformitate cu aceleaşi reglementări anterior menţionate. Regulamentul stabileşte şi metodologia de lucru şi comunicare între serviciile funcţionale ale Direcţiilor de Achiziţii/Compartimentelor interne specializate de Achiziţii - serviciile de licitaţii - serviciile de contractare - compartimentele de pregătire contracte indiferent de sursa de finanţare Buget de Stat, Coeziune/IFI, FEDR/IFI precum şi comunicarea cu direcţii/departamente/servicii/birouri implicate în elaborarea unei Documentaţii de Atribuire şi/sau direct sau indirect în achiziţia publică propriu-zisă. De asemenea, prezentul regulament stabileşte şi metodologia de comunicare între serviciile funcţionale ale Direcţiilor de Achiziţii/Compartimentelor interne specializate de achiziţii şi organismele de control ex-ante şi ex-post al derulării procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică cu sursă de finanţare externă. Scopul acestui regulament îl reprezintă transpunerea prevederilor legislative în vigoare în linii directoare pentru Direcţiile/Serviciile/Compartimentele de achiziţii din cadrul C.N.A.D.N.R. - S.A. cât şi pentru membrii Comisiilor de Evaluare, pentru derularea eficientă şi corectă a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, fiind completat de alte Proceduri interne specifice. B. DOMENIUL DE APLICARE Prezentul regulament se aplică asupra tuturor procedurilor de atribuire pentru proiectele ce urmează a fi lansate de către C.N.A.D.N.R. - S.A., prin Direcţiile de Achiziţii/Compartimentele interne specializate de achiziţii, finanţate din Bugetul de Stat, fonduri externe (Comunitare/EX-ISPA/POS-T, IFI) sau alte surse de finanţare atunci când se solicită prin Decizia Directorului General al C.N.A.D.N.R. - S.A. Prezentul regulament se aplică pentru procedurile de atribuire a contractelor cu finanţare de la Bugetul de Stat/fonduri externe: - ce urmează a fi lansate; - ce urmează fi semnate; - aflate in curs de implementare (respectiv pentru actele adiţionale). C. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ/LEGISLAŢIE APLICABILĂ - O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prevăzute de O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordin nr. 122 din 14 august 2009 pentru modificarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobat prin Ordinul preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice nr. 107/2009; - Ordinul nr. 51 din 13 martie 2009 (Ordin nr. 51/2009) privind accelerarea procedurilor de licitaţie restrânsă şi negociere cu publicare prealabilă a unui Anunţ de Participare; - Ordinul nr. 1517 din 27 mai 2009 privind aprobarea Ghidului pentru implementarea proiectelor de concesiune de lucrări publice şi servicii în România; - Ordinul nr. 107 din 6 iulie 2009 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordinul nr. 314 din 12 octombrie 2010 privind punerea în aplicare a certificatului de participare la licitaţii cu oferta independentă; - Interpretarea Ordinului nr. 314 din 12 octombrie 2010 privind punerea în aplicare a certificatului de participare la licitaţii cu oferta independentă; - Ordinul nr. 312 din 29 iunie 2011 pentru abrogarea Ordinului preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice nr. 301/2011 privind aprobarea Metodologiei de analiză a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii finanţate din instrumente structurale; - Hotărârea Guvernului nr. 801 din 4 august 2011 pentru modificarea şi completarea H.G. nr. 525/2007 privind organizarea şi funcţionarea A.N.R.M.A.P.; - Ordinul nr. 509 din 14.09.2011, al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice privind formularea criteriilor de calificare şi selecţie; - Ordinul nr. 302 din 01.06.2011, al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice, privind aprobarea formularelor standard ale Procesului-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor şi Raportului procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordinul nr. 313 din 29.06.2011, al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice cu privire la interpretarea anumitor dispoziţii privind procedurile de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordinul nr. 138 din 9 aprilie 2012 al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice privind aprobarea modelelor de documentaţii standardizate pentru atribuirea contractelor de lucrări pentru proiectele de investiţii din domeniul de transport rutier care utilizează condiţiile contractuale ale Federaţiei Internaţionale a Inginerilor Consultanţi în Domeniul Construcţiilor (FIDIC) CARTE ROŞIE şi CARTE GALBENĂ; - Ordinul nr. 171 din 15 mai 2012 al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice cu privire la clarificările ce vizează conţinutul documentaţiei de atribuire; - Ordinul nr. 170 din 15 mai 2012 al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice privind interpretarea art. 69 indice 1 din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordinul nr. 136 din 6 aprilie 2012 al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice, privind notificarea cu privire la încheierea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru; - O.U.G. nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contratelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii cu modificările si completările ulterioare, inclusiv O.U.G. nr. 52/2011; - Normele de aplicare a O.U.G. nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii cu modificările şi completările ulterioare; - O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora; - H.G. nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora; - Instrucţiuni ale Ministerului Transporturilor şi Infrastructurii - Autoritatea de Management POS Transport referitoare la achiziţia publică; - Ordinul nr. 565/27.04.2009 pentru modificarea Procedurii de organizare, desfăşurare, evaluare, atribuire şi monitorizare privind achiziţiile publice de produse, servicii şi lucrări în cadrul Ministerului Transporturilor şi a unităţilor aflate în subordinea, sub autoritatea sau în coordonarea sa, aprobată prin Ordin al ministrului transporturilor nr. 563/2007, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordinul nr. 563/02.07.2007 şi Ordinul nr. 1505/09.12.2008 emise de Ministerul Transporturilor, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 500 din 11 iulie 2002 privind finanţele publice cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea nr. 264 din 13 martie 2003 privind stabilirea acţiunilor şi categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor şi limitelor pentru efectuarea de plăti în avans din fonduri publice republicată, cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 1.405/2010 privind aprobarea utilizării unor condiţii contractuale ale Federaţiei Internaţionale a Inginerilor Consultanţi în Domeniul Construcţiilor (FIDIC) pentru obiective de investiţii din domeniul infrastructurii de transport de interes naţional, finanţate din fonduri publice: Anexa 1 Condiţii de Contract pentru Echipamente si Construcţii inclusiv Proiectare pentru echipamente electrice şi mecanice, şi pentru clădiri şi lucrări inginereşti proiectate de către Antreprenor şi Anexa 2 Condiţii de Contract pentru Construcţii pentru clădiri şi lucrări inginereşti proiectate de către Beneficiar - Ordinul Ministrului Transporturilor şi Infrastructurii nr. 146/2011 privind aprobarea condiţiilor contractuale speciale ale contractelor pentru echipamente şi construcţii, inclusiv proiectare, şi ale contractelor pentru construcţii clădiri şi lucrări inginereşti proiectate de către beneficiar ale Federaţiei Internaţionale a Inginerilor Consultanţi în Domeniul Construcţiilor (FIDIC), pentru obiective de investiţii din domeniul infrastructurii rutiere de transport de interes naţional, finanţate din fonduri publice: Anexa 1 - condiţiile speciale ale contractului pentru echipamente şi construcţii, inclusiv proiectare, cu modificările şi completările ulterioare, şi Anexa 2 - condiţiile speciale ale contractului pentru construcţii, clădiri şi lucrări inginereşti proiectate de către, beneficiar, cu modificările şi completările ulterioare; - O.U.G. nr. 135 din 28/11/2007 privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea măsurilor ex-ISPA, cu modificările şi completările ulterioare; - Norme din 16 martie 2011 de aplicare a art. 1 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 135/2007 privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea măsurilor ex-ISPA, pentru sectorul MEDIU; Norme din 16 martie 2011 de aplicare a art. 1 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 135/2007, privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea măsurilor ex-ISPA, pentru sectorul TRANSPORTURI; - Instrucţiuni pentru stabilirea procedurii privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea măsurilor ex-ISPA elaborate de către Ministerul Finanţelor Publice; - Acordul inter-instituţional pentru implementarea măsurilor ex-ISPA în domeniul transporturilor; - Contractele de finanţare pentru proiectele POS-T; - Hotărârea nr. 1037 din 12 octombrie 2011 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare al Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor; - O.U.G. nr. 74 din 29 iunie 2005 privind înfiinţarea Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice cu modificările ulterioare; - Legea nr. 554/2004 a contenciosului administrativ cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 215/2001, Legea administraţiei publice locale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcţii, cu modificările ulterioare; - H.G. nr. 766/1997 privind obligativitatea utilizării de materiale agrementate la execuţia lucrărilor; - H.G. nr. 28/2008 din 9 ianuarie 2008 privind aprobarea conţinutului-cadru al documentaţiei tehnico-economice aferente investiţiilor publice, precum şi a structurii şi metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiţii şi lucrări de intervenţii; - H.G. nr. 1072/2003 privind avizarea de către I.S.C. a documentaţiilor tehnico-economice pentru obiectivele de investiţii finanţate din fonduri publice; - Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr. 925/1995 de aprobare a regulamentului de verificare şi expertizare tehnică de calitate a proiectelor, a execuţiei lucrărilor şi a construcţiilor; - Legea nr. 265/2006 privind aprobarea O.U.G. nr. 195/2005 privind protecţia mediului; - Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executării construcţiilor şi unele măsuri pentru realizarea locuinţelor, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordinul Ministerului Dezvoltării, Lucrărilor Publice şi Locuinţelor nr. 863/2008 pentru aprobarea "Instrucţiunilor de aplicare a unor prevederi din Hotărârea Guvernului nr. 28/2008 privind aprobarea conţinutului-cadru al documentaţiei tehnico-economice aferente investiţiilor publice, precum şi a structurii şi metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiţii şi lucrări de intervenţii", cu modificările ulterioare; - H.G. nr. 273/1994 privind aprobarea Regulamentului de recepţie a lucrărilor de construcţii şi instalaţii aferente acestora, cu modificările şi completările ulterioare; - Standarde naţionale şi reglementări tehnice în domeniu; - Acordurile de finanţare încheiate cu Instituţiile Financiare Internaţionale: EBRD 333.91, EIB 22.417, EIB 23.370, EIB VI, EIB 21.489, EIB 20.781, JBIC ROMP2; - Notificări şi instrucţiuni publicate de către ANRMAP pe site-ul acesteia cu privire la modalitatea de interpretare şi aplicare a prevederilor legale în materia achiziţiilor publice. D. PREGĂTIREA ŞI DERULAREA PROCEDURII DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ 1. PREAMBUL: TERMENE INTERNE PREVĂZUTE ÎN REGULAMENT 1.1. Etape premergătoare iniţierii unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziţie publică În vederea iniţierii procedurii de atribuire a unui contract de achiziţie publică, Direcţiile de Achiziţii/Compartimentele interne specializate de achiziţii vor primi o solicitare din partea unei Direcţii (Direcţia Iniţiatoare)/compartiment funcţional din cadrul C.N.A.D.N.R. - S.A., însoţită de următoarele documente transmise în original:
┌─────┬───────────────────────┬────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────┐
│Nr. │ │ │ │ │
│crt. │ EMITENT │ CĂTRE │ DOCUMENT │ APROBARE │
├─────┼───────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│1.1.1│Direcţia iniţiatoare/ │Direcţia de Achiziţii/ │Nota de fundamentare privind oportunitatea şi│Director │
│ │compartiment funcţional│Compartimentul intern │necesitatea demarării procedurii de atribuire│Direcţia Iniţiatoare, │
│ │ │specializat de achiziţii│a contractului de achiziţie publică │Directorul General/ │
│ │ │ │ │Director General Adjunct │
│ │ │ │ │(în funcţie de competenţele│
│ │ │ │ │delegate în acest sens) şi │
│ │ │ │ │Directorul General Adjunct │
│ │ │ │ │Economic │
├─────┼───────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│1.1.2│Direcţia iniţiatoare/ │Direcţia de Achiziţii/ │Nota privind justificarea valorii estimate │Director │
│ │compartiment funcţional│Compartimentul intern │ │Direcţia Iniţiatoare, │
│ │ │specializat de achiziţii│ │Directorul General/Director│
│ │ │ │ │General Adjunct (în funcţie│
│ │ │ │ │de competenţele delegate în│
│ │ │ │ │acest sens) şi Directorul │
│ │ │ │ │General Adjunct Economic │
├─────┼───────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│1.1.3│Direcţia iniţiatoare/ │Direcţia de Achiziţii/ │Caiet de sarcini/documentaţie descriptivă/ │Director │
│ │compartiment funcţional│Compartimentul intern │documentaţia tehnică │Direcţia Iniţiatoare şi │
│ │ │specializat de achiziţii│ │Directorul General/Director│
│ │ │ │ │General Adjunct (în funcţie│
│ │ │ │ │de competenţele delegate în│
│ │ │ │ │acest sens) │
└─────┴───────────────────────┴────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────┘
1.1.1. Nota privind necesitatea şi oportunitatea lansării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică Indiferent de tipul contractului, această notă va fi întocmită de către Direcţia Iniţiatoare/compartiment funcţional, care solicită demararea procedurii de atribuire şi va cuprinde în mod obligatoriu următoarele elemente: a. Necesitatea şi oportunitatea investiţiei în contextul actual de dezvoltare, cu motivarea susţinerii acesteia prin memorandum aprobat de Guvern, includerea în Masterplanul de Transport ca investiţie prioritară sau în coridoare paneuropene prioritare, etc; b. Data estimată pentru iniţierea procedurii de atribuire şi durata contractului; c. Sursa de finanţare a contractului cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind investiţiile din fonduri publice şi încadrarea în Buget, precum şi concordanţa cu prevederile Cererilor de Finanţare transmise spre aprobare instituţiilor abilitate şi cu Contractul de Finanţare sau acordul de finanţare (în cazul contractelor cu finanţare externă); d. Persoana responsabilă pentru atribuirea contractului; e. Elementele şi documentele justificative necesare încadrării achiziţiei în cazurile permise de lege, respectiv elementele de fundamentare necesare întocmirii de către Direcţia de Achiziţii/compartimentul intern specializat de achiziţii a notei justificative privind alegerea procedurii. 1.1.2. Nota privind determinarea valorii estimate a contractului de achiziţie publică Indiferent de tipul contractului (lucrări şi/sau servicii şi/sau produse), această notă va fi întocmită de către Direcţia Iniţiatoare/compartiment funcţional care solicită demararea procedurii de atribuire fiind elaborată în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare (art. 25 - art. 32 - Reguli de estimare a valorii contractului de achiziţie publică). Valoarea estimată va conţine şi secţiunea de "Cheltuieli Diverse şi Neprevăzute" iar în nota de estimare a valorii se va menţiona, dacă este cazul, în mod distinct şi achiziţionarea ulterioară de produse/servicii/lucrări similare conform prevederile art. 122 litera j din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, pentru a fi specificate în conţinutul Anunţului/Invitaţiei de Participare. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică, fără TVA, în lei şi/sau euro, va fi determinată în conformitate cu prevederile legale în vigoare. În conformitate cu art. 26 din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, valoarea estimată a contractului de achiziţie publică trebuie să fie determinată înainte de iniţierea procedurii de atribuire a contractului respectiv, fiind valabilă la momentul transmiterii anunţului de participare/invitaţiei de participare. 1.1.3. Caietul de Sarcini/Cerinţele Beneficiarului/Documentaţia Descriptivă/Documentaţia Tehnică Direcţiile de Proiecte/Implementare/compartimente funcţionale - Direcţiile Iniţiatoare, au obligaţia transmiterii Caietului de Sarcini/Cerinţelor Beneficiarului/Documentaţiei Descriptive şi a Documentaţiei Tehnice, acolo unde este cazul. Documentaţia Tehnică va cuprinde, dar nu se limitează doar la acestea, specificaţiile tehnice necesare elaborării ofertelor de către posibilii participanţi (liste de cantităţi, avize şi acorduri, descrieri de preţuri, planşe şi piese desenate, proiecte tehnice sau studii de fezabilitate, şi alte asemenea). Documentele transmise de către Direcţiile de Proiecte/Implementare - Direcţiile Iniţiatoare care, după semnare vor implementa contractul, vor fi însoţite de liste de verificare ce conţin observaţii/comentarii/recomandări (dacă este cazul) şi prin care se confirmă faptul că Documentaţia tehnică/Caietul de Sarcini a fost verificată atât de către persoanele responsabile de implementarea contractului cât şi de cele care desfăşoară activităţi conexe asimilate acestor proiecte/contracte (modalităţi de plată, avize şi acorduri, exproprieri terenuri, mediu, relocări utilităţi etc). Direcţiile de Proiecte/de Implementare vor elabora Caietul de Sarcini/Cerinţele Beneficiarului/Documentaţia Descriptivă astfel încât să se asigure tratamentul egal, nediscriminatoriu şi competitiv pentru posibilii ofertanţi şi în strictă concordanţă cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare (art. 35 - 38). 1.2. Etapa de verificare/solicitare de corecţii cu privire la documentele primite de către Direcţia de Achiziţii În această etapă Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii vor verifica: - Existenţa tuturor documentelor de la punctul 1.1; - Respectarea în conţinutul documentelor a condiţiilor obligatorii cerute atât de lege cât şi de regulamente/proceduri interne; - Furnizarea tuturor informaţiilor necesare în vederea lansării procedurilor de atribuire. Termen de realizare a verificărilor: 5 zile de la data primirii documentelor în forma completă, termen care se poate prelungi în condiţiile în care sunt necesare clarificări/solicitări de corecţii formulate către Direcţia Iniţiatoare/compartimente funcţionale. 1.3. Etapa de completare de către Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii a documentaţiei, în vederea demarării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică În completarea documentelor de la punctul 1.1, în vederea iniţierii procedurii de atribuire a unui contract de achiziţie publică, Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii publice vor elabora/verifica următoarele documente:
┌──────┬────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────────┬─────────────────────────────┬─────────────────────┐
│Nr. │ │ │ │ │ │
│crt. │ EMITENT │ CĂTRE │ DOCUMENT │ APROBARE │ Termen │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┼─────────────────────┤
│1.3.1.│Direcţia de Achiziţii/ │Departamentul de│Planul Achiziţiilor Publice (PAP)│Director General/Director │ │
│ │Compartimentul intern │Achiziţii Buget │a obiectivul de investiţii propus│General Adjunct (în funcţie │ │
│ │specializat de achiziţii│de Stat │a fi achiziţionat - verificarea │de competenţele delegate în │ │
│ │ │ │alocărilor necesare în PAP │acest sens), Director General│ │
│ │ │ │ │Adjunct Economic şi Director │ │
│ │ │ │ │Achiziţii Buget de Stat │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤ │
│1.3.2.│Direcţia de Achiziţii/ │Document suport │Nota justificativă privind │Director Direcţia Achiziţii, │ │
│ │Compartimentul intern │în vederea │alegerea procedurii de atribuire,│Director General/Director │ │
│ │specializat de achiziţii│iniţierii │în cazul în care procedura aleasă│General Adjunct (în funcţie │ │
│ │ │procedurii de │nu a fost licitaţie deschisă sau │de competenţele delegate în │ │
│ │ │atribuire │licitaţie restrânsă │acest sens) şi Director │ │
│ │ │ │ │Direcţia Juridică │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤ │
│1.3.3.│Direcţia de Achiziţii/ │Document suport │Nota justificativă privind │Director Direcţia Achiziţii │ │
│ │Compartimentul intern │în vederea │cerinţele/criteriile minime de │şi Directorul General/ │ │
│ │specializat de achiziţii│iniţierii │calificare/selecţie │Director General Adjunct (în │ │
│ │ │procedurii de │ │funcţie de competenţele │ │
│ │ │atribuire │ │delegate în acest sens) │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤20 de zile de la │
│1.3.4.│Direcţia de Achiziţii/ │Document suport │Nota justificativă privind │Director Direcţia Achiziţii │încheierea termenului│
│ │Compartimentul intern │în vederea │criteriul de atribuire şi │şi Directorul General/ │de la punctul 1.2 de │
│ │specializat de achiziţii│iniţierii │stabilirea factorilor de evaluare│Director General Adjunct (în │mai sus │
│ │ │procedurii de │şi ponderii acestora în │funcţie de competenţele │ │
│ │ │atribuire │condiţiile în care este utilizat │delegate în acest sens) │ │
│ │ │ │criteriul "oferta cea mai │ │ │
│ │ │ │avantajoasă din punct de vedere │ │ │
│ │ │ │economic" │ │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤ │
│1.3.5.│Direcţia de Achiziţii/ │Document suport │Nota justificativă privind │Director Directia Achiziţii, │ │
│ │Compartimentul intern │în vederea │accelerarea procedurii de │Directorul General/Director │ │
│ │specializat de achiziţii│iniţierii │atribuire (dacă este cazul) │General Adjunct (în funcţie │ │
│ │ │procedurii de │ │de competenţele delegate în │ │
│ │ │atribuire │ │acest sens) şi Director │ │
│ │ │ │ │Direcţia Juridică │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤ │
│1.3.6.│Direcţia de Achiziţii/ │ │Documentaţia de atribuire │Detaliat în tabelul de la │ │
│ │Compartimentul intern │ │ │punctul 1.3.6 │ │
│ │specializat de achiziţii│ │ │ │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤ │
│1.3.7.│Direcţia de Achiziţii/ │Document suport │Declaraţia de conformitate │Directorul General │ │
│ │Compartimentul intern │în vederea │ │ │ │
│ │specializat de achiziţii│iniţierii │ │ │ │
│ │ │procedurii de │ │ │ │
│ │ │atribuire │ │ │ │
├──────┼────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤ │
│1.3.8.│Direcţia de Achiziţii/ │Document suport │Declaraţie conform art. 33 indice│Directorul General │ │
│ │Compartimentul intern │în vederea │1 alin. (4) din O.U.G. nr. │ │ │
│ │specializat de achiziţii│iniţierii │34/2006 - cuprinde date de │ │ │
│ │ │procedurii de │identificare ale persoanelor cu │ │ │
│ │ │atribuire │funcţii de decizie în cadrul │ │ │
│ │ │ │Autorităţii Contractante │ │ │
└──────┴────────────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────────┴─────────────────────────────┴─────────────────────┘
1.3.1. Planul Achiziţiilor Publice (PAP) Programul/Planul anual al achiziţiilor publice pentru lucrările/serviciile/bunurile achiziţionate cu finanţare de la Bugetul de Stat sau din FC, FEDR, măsuri ex-ISPA, Acorduri de Finanţare/Împrumut BEI, BERD, BIRD, JBIC, venituri proprii sau orice alte surse se va elabora în conformitate cu alocările bugetare existente ale C.N.A.D.N.R. - S.A. dar şi în conformitate cu prevederile Cererilor de Finanţare transmise spre aprobare instituţiilor abilitate sau a Contractului de Finanţare sau a acordurilor de finanţare, ţinând cont ca valoarea estimată a procedurii de atribuire să se încadreze în valoarea estimată menţionată în cererea/contractul de finanţare (în cazul contractelor cu finanţare externă). Programul/Planul Anual al Achiziţiilor Publice este aprobat de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A., cu avizul Direcţiei Financiare/Economice. Direcţia/Departamentul Achiziţii Publice Buget de Stat, va solicita tuturor Compartimentelor funcţionale informaţiile necesare a fi cuprinse în acest Plan de achiziţii la sfârşitul fiecărui an calendaristic. În cazul în care, pe parcursul anului în curs apar noi necesităţi, modificări sau completări ulterioare, acestea vor fi efectuate de către Direcţia/Departamentul Achiziţii Publice Buget de Stat în Planul de Achiziţii în urma solicitării scrise a respectivelor Compartimente şi/sau a Direcţiilor de Achiziţii. Orientativ, principalele categorii de informaţii care trebuie verificate dacă sunt incluse în Programul Anual al Achiziţiilor Publice, pentru anul în curs sunt: - denumirea/obiectul procedurii/contractului - codul/codurile CPV - valoarea estimată a contractului în LEI fără TVA, - valoarea estimată a contractului în EURO fără TVA, - valoarea estimată a fi decontată pentru anul în curs inclusiv TVA, atât în EURO cât şi în LEI - sursa de finanţare, - persoana responsabilă de atribuirea contractului, - tipul procedurii aplicate. După primirea tuturor informaţiilor de la compartimentele interne, Serviciile Licitaţii şi/sau Serviciile Contractare/alte servicii cu atribuţii în acest sens, centralizează şi elaborează/completează/modifică Planul de Achiziţii cu avizul Direcţiei/Serviciilor Financiare/Economice şi promovează documentul către Direcţia/Departamentul Achiziţii Publice Buget de Stat pentru obţinerea semnăturilor necesare în conformitate cu prevederile legale în vigoare. Dacă este cazul, Planul Anual al Achiziţiilor Publice se va publica şi va fi trimis, după aprobarea sa de către conducerea C.N.A.D.N.R. - S.A., si către AM ex-ISPA (pentru proiectele finanţate prin ex-ISPA) şi, după caz, către AM POS T (pentru proiectele finanţate prin POST) în vederea aprobării ex-ante, în conformitate cu instrucţiunile în vigoare. 1.3.2. Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau restrânsă În conformitate cu prevederile art. 5 alin. (2) din cadrul H.G. nr. 925/2006, Autoritatea Contractantă are obligaţia de a elabora o notă justificativă în toate situaţiile în care procedura de atribuire propusă pentru a fi aplicată este alta decât una dintre cele prevăzute la art. 20 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă sau, în cazul atribuirii unui contract sectorial, la art. 251 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă. Totodată, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (2) din cadrul H.G. nr. 925/2006, Nota justificativă se aprobă de conducătorul autorităţii contractante, conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul Direcţiei Juridice, şi constituie parte din Dosarul Achiziţiei Publice. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii, indiferent de tipul contractului (lucrări şi/sau servicii şi/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau restrânsă care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R - S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situaţia în care acesta are delegate competenţe în acest sens, de către conducătorii ierarhici superiori ai Direcţiilor de Achiziţii şi de către Directorul Direcţiei Juridice a C.N.AD.N.R. - S.A. Notă justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau restrânsă se va elabora în original în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare şi va preciza în mod obligatoriu motivele alegerii procedurii de atribuire, temeiul şi încadrarea legală. 1.3.3. Nota justificativă privind cerinţele/criteriile minime de calificare/selecţie Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii, indiferent de tipul contractului (lucrări şi/sau servicii şi/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind cerinţele/criteriile minime de calificare/selecţie care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situaţia în care acesta are delegate competenţe în acest sens, şi de către conducătorii ierarhici superiori din cadrul Direcţiilor de Achiziţii/compartimentelor interne specializate de achiziţii. Nota justificativă privind cerinţele/criteriile minime de calificare/selecţie va cuprinde, în detaliu: - Denumirea/identificare criteriului menţionat în Fişa de Date a Achiziţiei, - Modalitatea de îndeplinire a criteriului menţionat în Fişa de Date a Achiziţiei, - Justificarea introducerii fiecărui criteriu/cerinţe minime de calificare/selecţie, - Justificarea corespunzătoare a nivelului minim stabilit pentru fiecare criteriu minim de calificare, - Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. - S.A prin utilizarea acestor criterii/cerinţe, - Demonstrarea încadrării criteriilor/cerinţelor minime de calificare în prevederile legale în vigoare în materia achiziţiilor publice, - Baza legală ce a fost folosită la introducerea acestora în condiţiile în care există normative tehnice/ordine, hotărâri de guvern, legislaţie în construcţie sau alte asemenea (legislaţie suplimentară O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006). Nota justificativă privind cerinţele/criteriile minime de calificare/selecţie se va elabora în original şi în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare. 1.3.4. Nota justificativă privind criteriul de atribuire şi stabilirea factorilor de evaluare şi ponderii acestora în condiţiile în care este utilizat criteriul "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii, indiferent de tipul contractului (lucrări şi/sau servicii şi/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind criteriul de atribuire şi stabilirea factorilor de evaluare şi ponderii acestora în condiţiile în care este utilizat criteriul "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situaţia în care acesta are delegate competenţe în acest sens, şi de către conducătorii ierarhici superiori din cadrul Direcţiilor de Achiziţii/compartimentelor interne specializate de achiziţii. Nota justificativă privind criteriul de atribuire şi stabilire a factorilor de evaluare şi ponderii acestora în condiţiile în care este utilizat criteriul "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" va cuprinde, în detaliu: a) Denumirea/identificarea criteriului de atribuire menţionat în Fişa de Date a Achiziţiei, b) Modalitatea de aplicare a criteriului de atribuire menţionat în Fişa de Date a Achiziţiei, c) Justificarea alegerii criteriului de atribuire preţul cel mai scăzut sau, după caz, Justificarea corespunzătoare a alegerii criteriului de atribuire "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", d) Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. - S.A. prin utilizarea criteriului de atribuire preţul cel mai scăzut sau, după caz, Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. - S.A. prin utilizarea criteriului de atribuire "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", e) Denumirea/identificarea factorilor de evaluare menţionaţi în Fişa de Date a Achiziţiei, f) Justificarea corespunzătoare a alegerii fiecărui factor de evaluare menţionat în Fişa de Date a Achiziţiei, g) Ponderea fiecărui factor de evaluare (propunere tehnică; propunere financiară), h) Justificarea corespunzătoare a ponderii şi a nivelului fiecărui factor de evaluare, i) Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. - S.A. prin utilizarea acestor factori de evaluare, j) Definirea algoritmului de calcul sau metodologia concretă de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice şi financiare, k) Justificarea alegerii algoritmului de calcul sau justificarea avantajelor obţinute, l) Modalitatea de cuantificare, m) Explicitarea algoritmului de calcul - modalitatea de acordare a punctajelor pentru factorii de evaluare cu respectarea principiului proporţionalităţii, n) Demonstrarea încadrării factorilor de evaluare în prevederile legale în vigoare în materia achiziţiilor publice. Nota justificativă privind criteriul de atribuire şi stabilirea factorilor de evaluare şi ponderii acestora în condiţiile în care este utilizat criteriul "preţul cel mai scăzut" sau "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" se va elabora în original în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare. Nota justificativă privind criteriul de atribuire şi stabilirea factorilor de evaluare şi ponderii acestora în condiţiile în care este utilizat criteriul "preţul cel mai scăzut" sau "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" va face parte integrantă a Dosarului Achiziţiei Publice. 1.3.5. Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire (dacă este cazul) În conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 în situaţia în care se aplică procedura accelerată, Autoritatea Contractantă are obligaţia de elabora nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, care se aprobă de conducătorul autorităţii contractante conform atribuţiilor legale ce îi revin, cu avizul compartimentului juridic şi constituie parte din Dosarul Achiziţiei Publice. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii, indiferent de tipul contractului (lucrări şi/sau servicii şi/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situaţia în care acesta are delegate competenţe în acest sens, de către conducătorii ierarhici superiori ai Direcţiilor de Achiziţii/compartimentelor interne specializate şi de către Directorul Compartimentului/Departamentului Juridic al C.N.A.D.N.R. - S.A. Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire se va elabora în original în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare şi va preciza în mod obligatoriu motivele de urgenţă care impun accelerarea procedurii de atribuire precum şi justificarea imposibilităţii Autorităţii Contractante de a respecta termenele prevăzute la art. 83 alin. (1); art. 89 alin. (1); art. 113 alin. (1) din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare. 1.3.6. Documentaţia de Atribuire Documentaţia de atribuire, elaborată în conformitate atât cu prevederile legale în vigoare (Secţiunea 3, art. 33 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare), cât şi cu ordinele, instrucţiunile şi notificările emise de către Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice, conţine minim următoarele documente/capitole/secţiuni: 1. Fişa de Date a Achiziţiei, 2. Formularele. 3. Caietul de Sarcini/Cerinţele Beneficiarului/Documentaţia Descriptivă, 4. Contractul, 5. Documentaţia Tehnică (dacă este cazul).
┌──────┬─────────────────────────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│Nr. │ EMITENT │ DOCUMENT │ APROBARE │
│crt. │ │ │ │
├──────┼─────────────────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│1 şi 2│Direcţiile de Achiziţii/ │Fişa de date a achiziţiei şi│Director Direcţia Achiziţii/ │
│ │compartimentele interne │formularele aferente │compartiment intern specializat│
│ │specializate de achiziţii│ │şi Directorul General/Director │
│ │ │ │General Adjunct (în funcţie de │
│ │ │ │competenţele delegate în acest │
│ │ │ │sens) │
├──────┼─────────────────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 3 │Direcţie Iniţiatoare/ │Caiet de Sarcini/Cerinţele │Director Direcţie Iniţiatoare │
│ │compartiment funcţional │Beneficiarului/Documentaţia │şi Directorul General/Director │
│ │ │Descriptivă/Documentaţia │General Adjunct (în funcţie de │
│ │ │Tehnică (dacă este cazul) │competenţele delegate în acest │
│ │ │ │sens) │
├──────┼─────────────────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 4 │Direcţiile de Achiziţii/ │Informaţii referitoare la │Director Direcţia Achiziţii/ │
│ │compartimentele interne │clauzele contractuale │compartiment intern specializat│
│ │specializate de achiziţii│obligatorii/contractul │Directorul General/Director │
│ │ │ │General Adjunct (în funcţie de │
│ │ │ │competenţele delegate în acest │
│ │ │ │sens) şi Director Direcţia │
│ │ │ │Juridică │
└──────┴─────────────────────────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────┘
1. Fişa de Date a Achiziţiei este întocmită de Direcţiile Achiziţii şi cuprinde în mod obligatoriu: - criterii/cerinţe minime de calificare care nu vor excede prevederilor legale în vigoare şi care nu vor conduce la restricţionarea participării ofertanţilor la procedura de atribuire. În stabilirea criteriilor minime de calificare se va lua în calcul atât experienţa anterioară a C.N.A.D.N.R. - S.A. cât şi, pe cât posibil, evitarea depunerii de contestaţii care să conducă la o eventuală anulare de procedură de atribuire. - informaţii privind conflictul de interese pentru a se evita concurenţa neloială şi/sau apariţia unor nereguli şi/sau apariţia unor posibili indicatori de fraudă. - informaţii cu privire la documentele necesare pentru îndeplinirea criteriilor/cerinţelor minime de calificare prin care să nu fie alterate principiile de achiziţie publică prevăzute la art. 2 din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare. În conformitate cu art. 6 din H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare, Autoritatea Contractantă are dreptul de a iniţia aplicarea unei procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică numai după ce a fost elaborată documentaţia de atribuire sau, după caz documentaţia de concurs. 1.3.7. Declaraţie de conformitate Documentaţia de atribuire va fi însoţită de o declaraţie pe propria răspundere a reprezentantului legal al Autorităţii Contractante care atestă faptul ca documentaţia de atribuire este în conformitate cu legislaţia în vigoare cu privire la materia achiziţiilor publice. 1.3.8. Declaraţie conform art. 33^1 din O.U.G. nr. 34/2006 Documentaţia de Atribuire se transmite spre publicare împreună cu o declaraţie pe propria răspundere a reprezentantului legal al Autorităţii Contractante, elaborată în conformitate cu prevederile art. 33 (indice 1), alin. (4) din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare. Declaraţia pe propria răspundere va conţine datele de identificare ale persoanelor ce deţin funcţii de deciziei în cadrul Autorităţii Contractante şi va fi semnată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A. 2. ETAPELE DERULĂRII PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ Cronologic, etapele principale în ceea ce priveşte derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică sunt următoarele:
┌──────┬──────────────────────┬──────────────────┬─────────────────────────────────┬────────────────────────┬─────────────────────────────┐
│Nr. │ │ │ │ │ │
│crt. │ EMITENT │ CĂTRE │ DOCUMENT │ APROBARE │ Termen │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.1. │Direcţia Achiziţii/ │SEAP/eventual JOUE│Publicarea Anunţului de Intenţie │ │Cât mai curând posibil după │
│ │compartiment intern │ │(dacă este cazul) │ │data începerii anului bugetar│
│ │specializat │ │ │ │ │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.2. │Direcţia Achiziţii/ │SEAP/JOUE │Publicarea Documentaţiei de │ANRMAP │Maxim 21 zile de la data │
│ │compartiment intern │ │Atribuire şi publicarea Anunţului│ │primirii documentaţiei în │
│ │specializat │ │de Participare/Invitaţiei de │ │SEAP (conform explicaţiilor │
│ │ │ │participare │ │de la punctul 2.2 de mai jos)│ │ │ │ │ │ │ │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.3. │Agenţi economici │C.N.A.D.N.R. S.A. │Depunerea/ Deschiderea ofertelor │ - │Minim 52 zile de la data │
│ │interesaţi (ofertanţi)│ │ │ │publicării anunţului de │
│ │ │ │ │ │participare în SEAP/JOUE până│
│ │ │ │ │ │la data depunerii ofertelor, │
│ │ │ │ │ │cu posibilitatea prelungirii │
│ │ │ │ │ │acestuia în funcţie de │
│ │ │ │ │ │clarificările primite, de │
│ │ │ │ │ │complexitatea procedurii şi │
│ │ │ │ │ │de eventualele contestaţii/ │
│ │ │ │ │ │măsuri de remediere sau │
│ │ │ │ │ │modificări ale Documentaţiei │
│ │ │ │ │ │de Atribuire │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.4. │Direcţia Achiziţii/ │Direcţia │Răspunsuri la eventualele │Director Direcţia │Maxim 3 zile de la │
│ │compartiment intern │Iniţiatoare, │clarificări transmise de către │Iniţiatoare/Director │solicitarea de clarificare │
│ │specializat │Direcţia Juridică,│operatorii economici interesaţi │General/Director General│transmisă de operatorul │
│ │ │Direcţia Tehnică │să participe la procedura de │Adjunct (în funcţie de │economic │
│ │ │sau alte comparti-│atribuire (Perioada de la │competenţele delegate în│ │
│ │ │mente ale │publicarea în SEAP a Anunţului/ │acest sens) │ │
│ │ │C.N.A.D.N.R.-S.A. │Invitaţiei de Participare până la│ │ │
│ │ │ │termenul limită de depunere al │ │ │
│ │ │ │ofertelor) │ │ │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.5. │Comisia de Evaluare │Ofertanţi dacă │Evaluarea Ofertelor, solicitări │Comisia de Evaluare, │Maxim 25 de zile de la │
│ │ │este cazul │de clarificări către ofertanţi │Preşedintele Comisiei de│deschiderea/depunerea │
│ │ │ │ │Evaluare │ofertelor, cu posibilitatea │
│ │ │ │ │ │prelungirii acestuia o │
│ │ │ │ │ │singură dată cu maxim 25 de │
│ │ │ │ │ │zile, în funcţie de complexi-│
│ │ │ │ │ │tatea procedurii, numărul │
│ │ │ │ │ │ridicat de ofertanţi, cereri-│
│ │ │ │ │ │le ofertanţilor de prelungire│
│ │ │ │ │ │a termenului de răspuns la │
│ │ │ │ │ │solicitările de clarificări │
│ │ │ │ │ │ale Comisie de Evaluare │
│ │ │ │ │ │precum şi de eventualele │
│ │ │ │ │ │contestaţii/decizii C.N.S.C./│
│ │ │ │ │ │Instanţa de re-evaluare. │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.6. │Comisia de Evaluare │Director General/ │Aprobarea Raportului de │Director General/ │Maxim 10 zile de la evaluarea│
│ │ │U.C.V.A.P. în │Atribuire/Evaluare │Director General Adjunct│ofertelor, cu posibilitatea │
│ │ │vederea aprobării/│ │(în funcţie de competen-│prelungirii acestuia în │
│ │ │observaţii │ │ţele delegate în acest │funcţie de eventuală respin- │
│ │ │ │ │sens)/U.C.V.A.P. │gere a acestuia de către │
│ │ │ │ │ │U.C.V.A.P./Conducătorul │
│ │ │ │ │ │Autorităţii contractante │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.7. │Comisia de Evaluare │Ofertanţii │Comunicarea rezultatului către │Directorul General/ │Maxim 3 zile de la aprobarea │
│ │ │participanţi │ofertanţii participanţi la proce-│Director General Adjunct│raportului de Atribuire/ │
│ │ │ │dura de atribuire a contractului │(în funcţie de competen-│Evaluare │
│ │ │ │de achiziţie publică │ţele delegate în acest │ │
│ │ │ │ │sens) │ │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.8. │Ofertanţii │C.N.S.C./Instanţe │Perioada de contestaţii │ │Minim 10 zile de la comunica-│
│ │ │ │ │ │rea rezultatelor către │
│ │ │ │ │ │ofertanţii participanţi la │
│ │ │ │ │ │procedura de atribuire │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2.9. │Direcţia Achiziţii/ │Direcţiile din │Semnarea contractului │Director General, │11 zile de la data transmite-│
│ │compartiment intern │cadrul │ │Director General Adjunct│rii comunicării rezultatelor │
│ │specializat │C.N.A.D.N.R.-S.A. │ │Director General Adjunct│către ofertanţii participanţi│
│ │ │ │ │Economic, Director │cu posibilitatea prelungirii │
│ │ │ │ │Juridic, Şef Serviciu │acestuia în funcţie de depu- │
│ │ │ │ │Juridic Contracte, Şef │nerea de contestaţii şi de │
│ │ │ │ │Serviciu CFP, Director │soluţionarea acestora la │
│ │ │ │ │Direcţie Iniţiatoare, │C.N.S.C./Instanţele superioa-│
│ │ │ │ │Şef Proiect Direcţie │re, sau în funcţie de prezen-│
│ │ │ │ │Iniţiatoare, Şef │tarea cu întârziere a │
│ │ │ │ │serviciu contracte, etc.│documentelor în vederea │
│ │ │ │ │ │semnării contractului de │
│ │ │ │ │ │către ofertantul câştigător │
│ │ │ │ │ │şi/sau de neprezentarea │
│ │ │ │ │ │acestuia la semnare │
│ │ │ │ │ │contractului │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│2.10. │Direcţia Achiziţii/ │SEAP/JOUE │Elaborarea şi Publicarea │ - │48 de zile după finalizarea │
│ │compartiment intern │ │Anunţului de Atribuire │ │ procedurii de atribuire │
│ │specializat │ │ │ │ │
├──────┼──────────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│2.11. │Direcţia Achiziţii/ │ │Întocmirea Dosarului de Achiziţie│ │ │
│ │compartiment intern │ │Publică şi transmiterea către │ │ │
│ │specializat │ │MTI - AM POST │ │ │
└──────┴──────────────────────┴──────────────────┴─────────────────────────────────┴────────────────────────┴─────────────────────────────┘
2.1. ELABORAREA ANUNŢULUI DE INTENŢIE (DACĂ ESTE CAZUL) ÎN CONFORMITATE CU PREVEDERILE ORDINULUI NR. 509/2011 AL A.N.R.M.A.P. Publicarea Anunţului de intenţie în SEAP (dacă este cazul) şi dovada publicării; Anunţul de intenţie va fi elaborat numai în baza unei solicitări scrise a Compartimentelor funcţionale care doresc lansarea unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziţie publică. Solicitarea va conţine cel puţin următoarele elemente: - Tipul de contract (lucrări/servicii/produse), - Denumirea contractului, - Obiectul şi descrierea contractului, - Valoarea estimată, fără TVA (dacă se cunoaşte) sau Interval de valori, - Sursa de finanţare (dacă se cunoaşte), - Durata contractului, - Data estimativă de publicare a anunţului de participare. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate elaborează Anunţul de Intenţie, în conformitate cu prevederile Ordinului nr. 509/2011 al A.N.R.M.A.P. şi cu prevederile legale în vigoare O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, care va conţine cel puţin următoarele informaţii (în condiţiile în care aplicaţia SEAP permite introducerea lor): - Tipul de contract (lucrări/servicii/produse), - Tipul de procedura de atribuire, - Datele de contact ale Autorităţii Contractante, - Dacă se doreşte publicarea în JOUE, - Denumirea contractului, - Obiectul şi descrierea contractului, - Valoarea estimată, fără TVA (dacă se cunoaşte) sau Interval de valori, - Sursa de finanţare (dacă se cunoaşte), - Durata contractului, - Data estimativă de publicare a anunţului de participare, - Criteriile minime de calificare sau selecţie, - Criteriul de atribuire, - Factorii de evaluare în condiţiile în care se utilizează criteriul de atribuire "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" în măsura în care aceştia se cunosc la momentul elaborării anunţului de intenţie şi pe care îl transmite spre aprobare Directorului General al C.N.A.D.N.R. - S.A. Pentru a beneficia de reducerea termenului limită pentru depunerea ofertelor se vor menţiona în conţinutul Anunţului de Intenţie elementele care vor trebui să se regăsească şi în Anunţul de Participare şi anume: criteriile minime de calificare sau de selecţie şi criteriul de atribuire. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate vor transmite spre publicare Anunţul de Intenţie în SEAP, iar documentul va fi parte integrantă a Dosarului Achiziţiei Publice. 2.2. PUBLICAREA DOCUMENTAŢIEI DE ATRIBUIRE ŞI PUBLICAREA ANUNŢULUI DE PARTICIPARE/INVITAŢIEI DE PARTICIPARE Documentaţia de Atribuire şi notele justificative întocmite de serviciile de specialitate din cadrul Direcţiilor de Achiziţii/compartimentelor interne specializate de achiziţii sunt supuse aprobării conducătorilor ierarhici superiori şi Directorului General, în vederea transmiterii la A.N.R.M.A.P. pentru evaluarea conformităţii cu legislaţia aplicabilă în domeniul achiziţiilor publice. Documentaţia de Atribuire şi celelalte documente - anexa sunt încărcate în SEAP şi sunt transmise pentru validare de către A.N.R.M.A.P. În cazul respingerii Documentaţiei de Atribuire de către A.N.R.M.A.P., sunt implementate recomandările/măsurile dispuse de către A.N.R.M.A.P., după o analiză prealabilă. Documentaţia de Atribuire modificată conform recomandărilor A.N.R.M.A.P. este retransmisă către validare după obţinerea tuturor aprobărilor de la conducătorii ierarhici superiori şi de la Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A. Documentaţia de Atribuire, în special Fişa de date a achiziţiei, în cazul contractelor cu finanţare externă va fi transmisă Autorităţii de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Transport pentru verificarea ex-ante şi eventuala aprobare a criteriilor de calificare şi/sau selecţie, precum şi a factorilor de evaluare, dacă este cazul. Transmitere spre aprobare la A.N.R.M.A.P. a Documentaţiei de Atribuire - maxim 2 zile. Aprobarea şi publicarea Documentaţiei de Atribuire în SEAP - maxim 14 zile, cu posibilitatea prelungirii acestui interval în funcţie de respingerea sau nu a documentaţiei de către A.N.R.M.A.P. Elaborarea şi publicarea Anunţului de Participare/Invitaţiei de participare - maxim 5 zile, cu posibilitatea prelungirii acestui interval în funcţie de respingerea sau nu a Anunţului de Participare de către A.N.R.M.A.P. Publicarea Anunţului de Participare/Invitaţiei de participare Anunţul de participare/invitaţia de participare este elaborat/ă ulterior obţinerii aprobării A.N.R.M.A.P. cu privire la Documentaţia de Atribuire, utilizând şablonul pus la dispoziţie de Sistemul Electronic al Achiziţiilor Publice. Anunţul de participare/invitaţia de participare se transmite spre validare A.N.R.M.A.P., operând, dacă este cazul, modificările/recomandările comunicate de A.N.R.M.A.P. Anunţul de participare/Invitaţia de participare va fi verificat/ă, aprobat/ă şi ulterior publicat/ă în SEAP şi JOUE (dacă este cazul) pentru proiectele a căror achiziţie este reglementată de O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii vor efectua demersurile necesare pentru publicarea anunţurilor/invitaţiilor de participare în publicaţiile specifice instituţiilor financiare internaţionale şi în publicaţii naţionale de largă circulaţie pentru procedurile derulate în conformitate cu ghidurile băncilor finanţatoare. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii vor face demersurile necesare pentru publicarea anunţurilor/invitaţiilor de participare şi a Documentaţiilor de Atribuire pe pagina de web a C.N.A.D.N.R. (www.cnadnr. ro). Informarea Unităţii de Coordonare şi Verificare a Achiziţiilor Publice (UCVAP) cu privire la demararea procedurilor de atribuire a contractului de achiziţie publică în vederea desemnării de observatori. 2.3. DEPUNEREA/DESCHIDEREA OFERTELOR În conformitate cu O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare Autoritatea Contractantă deschide ofertele la data, ora şi adresa indicate în anunţul de participare sau în erată. 2.4. RĂSPUNSURI LA EVENTUALELE CLARIFICĂRI TRANSMISE DE CĂTRE OPERATORII ECONOMICI INTERESAŢI SĂ PARTICIPE LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ (PERIOADA DE LA PUBLICAREA ÎN SEAP A ANUNŢULUI/INVITAŢIEI DE PARTICIPARE PÂNĂ LA TERMENUL LIMITĂ DE DEPUNERE AL OFERTELOR) În perioada cuprinsă între publicarea Anunţului de Participare/Invitaţiei de Participare în SEAP şi data depunerii/deschiderii ofertelor, serviciile de specialitate din cadrul Direcţiilor de Achiziţii/compartimentelor interne specializate de achiziţii care derulează procedurile de atribuire au următoarele atribuţii: - Întocmirea completărilor/lămuririlor la documentaţia de atribuire şi emiterea Scrisorilor de clarificare ce vor fi publicate, ţinând cont de respectarea termenului specificat în legislaţia achiziţiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare sau ghidurile de achiziţii ale instituţiilor finanţatoare internaţionale) şi anume, de regulă 3 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea operatorilor economici. Se va urmări optimizarea timpului de răspuns la clarificări în special în situaţia în care solicitările de clarificare ale operatorilor economici vizează documentaţia tehnică şi presupun răspunsuri complexe şi elaborate, asociate cu completări ale Caietului de Sarcini sau ale Documentaţiei tehnice. - Elaborarea şi transmiterea spre publicare a eratelor la Anunţurile de participare/Invitaţiile de Participare, atunci când este necesar. - Stabilirea componenţei Comisiei de Evaluare în baza deciziei aprobată de Directorul General al C.N.A.D.N.R. sau de Directorii Generali Adjuncţi, în situaţia în care aceştia au delegate competenţe în acest sens şi care va include reprezentaţi ai C.N.A.D.N.R. şi dacă este cazul experţi cooptaţi independenţi. La numirea membrilor Comisiei de Evaluare, Autoritatea Contractantă va acorda o atenţie deosebită unor aspecte precum: i) cunoaşterea legislaţiei; ii) lipsa conflictului de interese al membrilor Comisiei atât iniţial, în raport cu Autoritatea Contractantă, cât şi pe durata derulării procedurii, în raport cu ofertanţii ale căror oferte au fost deschise şi reţinute pentru evaluare; iii) disponibilitatea fiecărui membru al Comisiei de Evaluare de a începe, continuă fără întreruperi nejustificate şi finaliza procesul de evaluare; iv) pregătirea şi experienţa; v) confidenţialitatea informaţiilor referitoare la procedura de atribuire, inclusiv a celor obţinute de către membrii Comisiei pe durata derulării procedurii; vi) în derularea procesului de verificare/evaluare Comisia de Evaluare va asigura respectarea principiilor de bază ale achiziţiilor publice: nediscriminarea, tratamentul egal, recunoaşterea reciprocă, proporţionalitate, eficienta utilizării fondurilor, asumarea răspunderii. - Primirea ofertelor depuse pentru procedurile de licitaţii şi înregistrarea acestora. - Organizarea şedinţei pregătitoarea cu membrii Comisiei de Evaluare pentru punerea la dispoziţie a tuturor documentelor şi informaţiilor necesare evaluării. 2.5. EVALUAREA OFERTELOR 2.5.1. Şedinţa de deschidere a ofertelor Ofertele sunt deschise la data, ora şi locul indicate în Anunţul de Participare/Invitaţia de Participare, cu respectarea următorilor paşi: - verificarea condiţiilor care determină admiterea sau respingerea ofertelor: - depunerea ofertelor în termenul specificat în Documentaţia de Atribuire, şi - existenţa Garanţiei de Participare în cuantumul, forma şi având perioada de valabilitate solicitate în Documentaţia de Atribuire, - înregistrarea informaţiilor de bază ale ofertanţilor şi ofertelor într-un proces-verbal al şedinţei de deschidere elaborat în conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302 al A.N.R.M.A.P. - Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor va fi semnat de toţi membrii comisiei de evaluare, de observatorii desemnaţi de U.C.V.A.P., dacă este cazul, precum şi de reprezentaţii ofertanţilor împuterniciţi să participe la şedinţa de deschidere a ofertelor, urmând a fi transmis şi tuturor acelor ofertanţi care nu au fost prezenţi la şedinţa. - Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor în cazul procedurilor de atribuire a unui contract de achiziţie publică care are finanţare externă, este transmis către Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Transport, conform Instrucţiunii nr. 2/21.02.2013. - Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor este publicat în SEAP în conformitate cu prevederile legale în vigoare [art. 69 (indice 2) alin. 2 din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare]. 2.5.2. Procesul de evaluare a ofertelor depuse Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii, organizează din punct de vedere administrativ procesul de evaluare a ofertelor în conformitate cu procedurile impuse de instituţiile finanţatoare internaţionale sau în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare. Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii vor face demersurile necesare pentru a pune la dispoziţia Comisiei de Evaluare documentele şi logistică de care are nevoie pe parcursul evaluării ofertelor (documentaţie de atribuire, grile de evaluare, Decizie Comisie de Evaluare, spaţiu, echipament de calcul, facilitate de comunicare: telefon, fax). 2.5.3. Modul de lucru al Comisiei de Evaluare Modalitatea practică de lucru a Comisiei de Evaluare este stabilită de către comisia însăşi şi anume de către preşedinte şi membrii comisiei (H.G. nr. 925/2006, art. 76 alin. (1)). La Şedinţele Comisiei de Evaluare participă numai membrii şi preşedintele Comisiei de Evaluare, iar dacă este cazul experţii cooptaţi şi observatorii desemnaţi de către U.C.V.A.P. Deşi în acelaşi spaţiu, membrii Comisiei de Evaluare vor lucra independent. Înainte de şedinţa de deschidere a ofertelor şi la încheierea fiecărei etape a procesului de evaluare, precum şi oricând este considerat necesar de către preşedintele Comisiei sau la solicitarea majorităţii membrilor, Comisia se va întruni în plen (în integralitate) pentru analizarea unor aspecte critice sau pentru luarea unor decizii. În urma fiecărei întruniri în plen, prin grija preşedintelui se va încheia un Proces-Verbal în care vor fi consemnate minim următoarele informaţii: - subiectele discutate, - clarificarea solicitată/primită - dacă este cazul, - decizia luată - daca este cazul. Comisia de Evaluare va analiza în plen discrepanţele/neconcordanţele constatate în documentele prezentate în oferte şi va decide clarificările care trebuie solicitate. Similar, Comisia de Evaluare va analiza în comun răspunsurile primite de la ofertanţi şi va decide asupra consecinţelor pe care aceste răspunsuri le au asupra ofertelor respective. Membrii Comisiei de Evaluare vor depune toate eforturile să ajungă la consens în luarea deciziilor, în special al celor referitoare la respingerea unor oferte şi la stabilirea ofertei câştigătoare. În cazul în care, în pofida eforturilor, unii membri ai Comisiei îşi păstrează opinia divergentă, acesta/aceştia va/vor întocmi o notă în care explică punctul de vedere propriu, cu argumente detaliate. Aceste note vor fi incluse în raportul procedurii. În cazul în care majoritatea membrilor Comisiei de Evaluare consideră necesar, Comisia poate solicita: - suport tehnic - din partea Autorităţii Contractante - pentru clarificarea unor aspecte tehnice, juridice sau economice, sau dacă este cazul, - punct de vedere/îndrumări - din partea A.N.R.M.A.P. - asupra unor aspecte specifice legate de prevederile legislaţiei pentru achiziţii publice. Orice decizie a Comisiei de Evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 din membrii săi. În cazul în care se ajunge în situaţia de a nu se întruni majoritatea de 2/3 datorită unor eventuale divergenţe de păreri între membrii comisiei de evaluare, conducătorul autorităţii contractante sau, după caz preşedintele comisiei de evaluare va solicita reanalizarea punctelor de divergenţă. În cazul în care comisia va ajunge la un nou acord, decizia finală se adopta cu votul majorităţii membrilor săi. Durata procesului de verificare/evaluare se va stabili în aşa fel încât să permită Autorităţii Contractante să stabilească oferta câştigătoare în cel mult 25 zile de la deschiderea ofertelor, cu posibilitatea prelungirii acestei perioade, o singură dată, cu cel mult 25 de zile, în condiţiile prevăzute de lege. Autoritatea Contractantă va aloca Comisiei de Evaluare un spaţiu adecvat, securizat şi privat, astfel încât membrii Comisiei să nu fie deranjaţi de factori externi. Solicitările de clarificări vor fi emise în numele Comisiei şi vor fi semnate de către Preşedintele Comisiei de Evaluare, iar în condiţiile în care acest lucru nu este posibil, solicitările de clarificări vor fi semnate de către toţi membrii evaluatori (să fie minim 2/3 din membrii evaluatori). De asemenea, în cadrul acelor proceduri de atribuire pentru care Ministerul de Finanţe Publice, prin intermediul Unităţii de Coordonare şi Verificare a Achiziţiilor Publice, a desemnat observatori care să monitorizeze şi să verifice procesul de atribuire a contractului ce face obiectul achiziţiei, Comisia de Evaluare are responsabilitatea punerii la dispoziţia verificatorilor documentele solicitate de aceştia şi emise în perioada evaluării, precum şi de a le comunica observatorilor calendarul şedinţelor de evaluare şi eventualele modificări ale datelor/orelor de întrunire. În plus, înainte de transmiterea spre aprobare a Raportului Procedurii de Atribuire, daca legea prevede acest lucru, Comisia de Evaluare are obligaţia transmiterii acestuia pentru observaţii către U.C.V.A.P. şi de a implementa, dacă este cazul, observaţiile specificate de către aceştia, in măsura in care acest lucru este necesar. 2.5.4. Evaluarea ofertelor Procesul de evaluare al ofertelor începe după finalizarea şedinţei de deschidere a ofertelor şi se termină odată cu aprobarea raportului de atribuire/evaluare de către conducătorul autorităţii contractante (Directorul General sau persoanele împuternicite de acesta). Evaluarea ofertelor constă în parcurgerea următoarelor ETAPE: a. verificarea îndeplinirii cerinţelor pentru întocmirea şi prezentarea documentelor/formularelor şi evaluarea documentelor de calificare - verificarea îndeplinirii criteriilor/cerinţelor minime de calificare, b. Evaluarea Propunerilor Tehnice - verificarea ofertelor din punct de vedere tehnic, dacă acestea îndeplinesc în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini şi a documentaţiei tehnice, c. Evaluarea Propunerilor Financiare - verificarea ofertelor din punct de vedere financiar (preţ aparent neobişnuit de scăzut, erori aritmetice, vicii de formă); În urma parcurgerii fiecărei etape, Comisia de Evaluare va întocmi lista ofertelor excluse/acceptabile/conforme/admisibile pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare. În fiecare etapă, procedura de verificare/evaluare se va aplica ofertelor care nu au fost excluse şi care sunt considerate acceptabile/conforme/admisibile în etapa anterioară. După parcurgerea tuturor etapelor, în condiţiile în care au mai rămas ofertanţi în competiţie, Comisia de Evaluare va aplica criteriul de atribuire. Determinarea de către Comisia de Evaluare a conformităţii/acceptabilităţii/admisibilităţii ofertelor se va baza pe conţinutul acestora, aşa cum este specificat în secţiunea "Documente care trebuie incluse în Ofertă" a Fişei de Date a Achiziţiei. O ofertă conformă/admisibilă/acceptabilă îndeplineşte toate cerinţele/criteriile specificate în Documentaţia de Atribuire fără nici o neconformitate sau omisiune. Neconformitate sau omisiune reprezintă o abatere de la prevederile Documentaţiei de Atribuire care, dacă ar fi acceptată: a) ar afecta scopul, calitatea, sau funcţionarea obiectului Contractului, sau b) ar limita, drepturile Autorităţii Contractante sau obligaţiile contractantului în Contractul propus. Dacă o ofertă nu este conformă/acceptabilă/admisibilă cu cerinţele/criteriile/specificaţiile Documentaţiei de Atribuire, va fi respinsă în conformitate cu prevederile legale în materia achiziţiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare). La sfârşitul fiecărei etape de evaluare, membrii comisiei de evaluare vor elabora şi semna un proces verbal de şedinţă, indiferent dacă au întocmit sau nu procese verbale anterioare (solicitări de clarificări/răspunsuri) în care se va menţiona decizia luată cu privire la ofertele depuse. 2.5.5. Solicitările de clarificare Comisia de Evaluare are obligaţia de a stabili care sunt clarificările şi completările formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea fiecărei oferte. În solicitarea de clarificări adresată ofertanţilor, Comisia de Evaluare va asigura: (i) tratamentul egal al tuturor ofertanţilor (rămaşi în competiţie după fiecare etapă) şi (ii) timpul suficient pentru răspuns din partea ofertantului/ofertanţilor în cauză. Termenul acordat ofertanţilor pentru a răspunde la clarificări nu va fi mai mic de 3 zile lucrătoare, iar pentru acelaşi tip de clarificări va acorda acelaşi termen tuturor ofertanţilor. Tuturor ofertanţilor li se acordă acelaşi termen de depunere a răspunsurilor la clarificări. Răspunsurile la clarificări trebuie să fie trimise numai în original, la sediul Autorităţii Contractante - Registratura pentru a evita eventualele probleme (disfuncţionalităţi ale aparatelor de fax, ale conexiunii internet etc). În situaţia în care se solicită din partea ofertanţilor un timp mai mare pentru transmiterea răspunsurilor la solicitările de clarificări, comisia de evaluare trebuie să acorde aceste extensii de timp numai în condiţiile următoare: 1. dacă extensia a fost solicitată doar de către un ofertant, trebuie ca termenul să fie extins la toţi (şi la cei care nu au solicitat) tocmai pentru a se asigura neîncălcarea principiului tratamentului egal; 2. se va face numai în baza unei solicitări scrise din partea ofertantului; 3. trebuie analizate motivele pentru care acesta solicită extensie de timp (dacă în prezentarea răspunsului acesta trebuie să îşi obţină documente justificative de la terţe instituţii sau alte asemenea). Extensia este acordată numai în cazuri bine justificate; 4. trebuie să fie elaborat un proces verbal prin care să se decidă dacă se acordă sau nu extensia de timp semnat de Comisia de Evaluare; 5. Răspunsul Comisiei de Evaluare prin care aprobă extensia de termen trebuie să fie făcute cunoscute tuturor ofertanţilor care au beneficiat de solicitări de clarificare. În condiţiile în care motivele transmise de către cel care a solicitat extinderea termenului de răspuns la clarificări nu sunt bine justificate, Comisia de Evaluare nu are obligaţia de a extinde termenul şi nici nu trebuie să facă vreun demers în acest sens de a le aduce la cunoştinţă ofertanţilor această decizie, termenul curgând normal iar ofertanţii vor trebui să transmită răspunsurile în conformitate cu termenul iniţial din clarificare. Solicitările de clarificare către ofertanţi vor fi formulate în termeni clari, precişi iar Comisia de Evaluare va prezenta în mod explicit şi suficient de detaliat solicitarea. În formularea solicitărilor, Comisia de Evaluare se va asigura că acestea să reprezinte în mod efectiv solicitări de clarificare şi nu întrebări "capcană", nici întrebări "închise", care să ghideze ofertantul către un răspuns anume. Comisia de Evaluare va solicita clarificări numai atunci când este strict necesar. Comisia de Evaluare nu va solicita clarificări inutile ofertanţilor. Comisia de Evaluare nu va respinge/exclude niciun ofertant fără ca acesta să beneficieze de solicitare/solicitări de clarificare/clarificări. Comisia va evita ca prin clarificările solicitate să determine apariţia unui avantaj evident pentru un ofertant. Toate solicitările de clarificare elaborate vor fi menţionate în cadrul unui proces verbal întocmit de membrii comisiei de evaluare, şi în care se analizează în mod detaliat motivele pentru care au fost solicitate clarificări, precum şi termenul de răspuns oferit. De asemenea, răspunsurile transmise de ofertanţi vor fi menţionate într-un proces verbal distinct întocmit la data primirii răspunsurilor la solicitările de clarificare, în care se consemnează data şi ora răspunsurilor, numerele de depunere, dacă au fost depuse în termen şi faptul că urmează a se analiza aceste răspunsuri. În situaţia în care ofertantul nu răspunde în termen la solicitarea de clarificare a comisiei de evaluare sau în situaţia în care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta va fi respinsă ca neconformă, în temeiul art. 79 din H.G. 925/2006. În cazul în care, prin răspunsurile pe care le prezintă, ofertantul modifică propunerea tehnică sau financiară, oferta sa va fi considerată neconformă. Se acceptă modificări ale propunerii tehnice şi/sau financiare numai în cazul viciilor de formă, corectării unor abateri tehnice minore sau erorilor aritmetice sau corectării unor abateri tehnice minore. Definire Erori aritmetice: a) dacă există o discrepanţă între preţul unitar şi preţul total, trebuie luat în considerare preţul unitar, iar preţul total va fi corectat corespunzător; b) dacă există o discrepanţă între litere şi cifre, trebuie luată în considerare valoarea exprimată în litere, iar valoarea exprimată în cifre va fi corectată corespunzător. Definire Vicii de Formă: Viciile de formă reprezintă acele erori sau omisiuni din cadrul unui document a căror corectare/completare este susţinută în mod neechivoc de sensul şi de conţinutul altor informaţii existente iniţial în alte documente prezentate de ofertant sau a căror corectare/completare are rol de clarificare sau de confirmare, nefiind susceptibile de a produce un avantaj incorect în raport cu ceilalţi participanţi la procedura de atribuire. 2.5.6. Verificarea ofertelor Verificarea ofertelor se va face în conformitate cu prevederile legale în vigoare în materia achiziţiilor publice şi anume: (i) O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare; (ii) H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare; (iii) Ordinul nr. 509/2011 al A.N.R.M.A.P.; (iv) Orice alte notificări, instrucţiuni, puncte de vedere/îndrumări publicate de către A.N.R.M.A.P.; (v) Documentaţia de Atribuire; (vi) Respectarea principiilor de achiziţie publică (nediscriminarea, tratamentul egal, recunoaşterea reciprocă, proporţionalitate, eficienţă utilizării fondurilor, asumarea răspunderii); (vii) Respectarea principiilor prevăzute la art. 3 alin. (3) din O.U.G. nr. 66/2011 şi anume buna gestiune financiară (economicitate, eficacitate şi eficienţă) şi libera concurenţă; Membrii Comisiei de Evaluare vor analiza în mod individual conţinutul ofertelor iar fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală (Anexa nr. 2 - 5) în care să se regăsească modul concret de îndeplinire a cerinţelor/criteriilor minime de calificare pentru fiecare ofertant. În şedinţă comună, comisia de evaluare va analiza discrepanţele constatate în oferte de fiecare membru evaluator şi va decide clarificările care trebuie solicitate. Similar, Comisia de Evaluare va analiza în comun răspunsurile primite de la ofertanţi şi va decide consecinţa răspunsurilor asupra ofertelor respective. 2.5.7. Verificarea îndeplinirii cerinţelor pentru întocmirea şi prezentarea documentelor În această etapă membrii Comisiei de Evaluare vor verifica corectitudinea prezentării ofertelor şi anume: (i) existenţa tuturor documentelor solicitate, (ii) respectarea formatului solicitat pentru fiecare document, (iii) existenţa formularelor sau a declaraţiei pe propria răspundere, (iv) furnizarea informaţiilor solicitate, (v) existenţa traducerilor corespunzătoare, acolo unde este cazul. În această etapă nu se vor analiza documentele din punct de vedere al conţinutului acestora. Cu excepţia cazului în care ofertantul a depus o declaraţie pe proprie răspundere că îndeplineşte cerinţele minime de calificare, în cazul în care un document solicitat nu poate fi identificat în ofertă (de exemplu nu este în limba română), ofertantului i se va solicita să indice numărul paginii/paginilor relevante unde acesta se regăseşte. Comisia de Evaluare, în condiţiile în care se constată lipsa unui document din ofertă, va solicita clarificări ofertantului astfel încât prin transmiterea acestui document să nu se încalce principiile de achiziţie publică şi să nu se creeze un avantaj ofertantului/ofertanţilor în cauză. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. 2.5.8. Verificarea îndeplinirii criteriilor/cerinţelor minime de calificare/selecţie În această etapă membrii Comisiei de Evaluare vor verifica îndeplinirea criteriilor/cerinţelor minime de calificare specificate în Fişa de Date a Achiziţiei. Procesul de evaluare se bazează pe criteriile de calificare aşa cum acestea au fost publicate. Nu sunt admise "interpretări" ale criteriilor existente sau introducerea de criterii suplimentare de către Comisia de Evaluare. Stabilirea acceptabilităţii ofertelor din punct de vedere al criteriilor/cerinţelor de calificare se va face în condiţiile legii, aşa cum se stipulează în art. 36, alin. (1) din H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Ofertele care nu îndeplinesc unul sau mai multe dintre criteriile/cerinţele minime de calificare prevăzute în Fişa de date a achiziţiei vor fi considerate inacceptabile şi prin urmare vor fi respinse în conformitate cu prevederile art. 81 din H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Vor fi respinse ca inacceptabile ofertele depuse de ofertanţi care au optat pentru prezentarea unei declaraţii pe proprie răspundere pentru demonstrarea îndeplinirii cerinţelor de calificare din Fişa de date a achiziţiei şi care, la solicitarea comisiei de evaluare, nu au prezentat/completat certificatele/documentele edificatoare care probează/confirmă îndeplinirea cerinţelor de calificare în termenul stabilit de membrii comisiei de evaluare. A) Situaţia personală a ofertantului Documentele prezentate trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite şi după caz legalizate notarial. În funcţie de valoarea contractului, pot fi cerute documente suport. Se vor verifica şi situaţiile privind conflictul de interese. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. B) Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale Se vor verifica Certificatul de Înregistrare, Certificatul Constatator, Statutul, sau documente similare care pot demonstra înregistrarea şi domeniul de activitate. Domeniul de activitate trebuie să fie relevant pentru obiectul contractului. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. C) Capacitatea economică şi financiară Membrii Comisiei de Evaluare vor verifica şi dacă ofertantul a respectat cerinţele privind modalitatea de îndeplinire a criteriilor (documentele suport care atestă îndeplinirea criteriului minim). De asemenea se acceptă demonstrarea criteriilor şi prin terţi susţinători, conform Ordinului nr. 509/2011 al A.N.R.M.A.P. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. D) Capacitatea tehnică şi profesională - experienţa similară Membrii Comisiei de Evaluare vor verifica şi dacă ofertantul a respectat cerinţele privind modalitatea de îndeplinire a criteriilor (documentele suport care atestă îndeplinirea criteriului minim). Se vor verifica proiectele de referinţă pe care Ofertanţii le-au indicat în ofertele depuse pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi profesionale. Comisia de Evaluare va analiza sarcinile efectiv îndeplinite de ofertant în proiectele respective, mai ales în cazul proiectelor executate în asociere. Dacă informaţiile furnizate nu sunt suficient de clare sau din documentele depuse reiese cu certitudine îndeplinirea criteriului, ofertantului i se va solicita să furnizeze clarificările necesare/documentele suport. Să permită luarea în considerare a contractelor aflate în derulare dar pentru care serviciile/lucrările/produsele au fost prestate/executate/furnizate. În cazul asocierilor, capacitatea tehnică se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor partenerilor. De asemenea se acceptă demonstrarea criteriilor şi prin terţi susţinători conform Ordinului nr. 509/2011 al A.N.R.M.A.P. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. E) Capacitatea tehnică şi profesională - experţi cheie Membrii Comisiei de Evaluare vor verifica şi dacă ofertantul a respectat cerinţele privind modalitatea de îndeplinire a criteriilor (documentele suport care atestă îndeplinirea criteriului minim). Se vor verifica informaţiile privind calificarea şi experienţa experţilor cheie propuşi în cadrul ofertelor. În condiţiile în care se solicită număr de ani, experienţa profesionala se determină prin însumarea perioadelor de participare în proiectele de referinţă indicate în C.V. Pentru aceasta este important ca Curriculum Vitae să fie prezentat în format "lună-an". Este de asemenea important să se analizeze cu acurateţe cerinţa aşa cum a fost formulată în Documentaţia de Atribuire, uneori ea reprezentând o însumare a mai multor cerinţe care trebuie îndeplinite simultan. Certificatele/referinţele furnizate pentru susţinerea experienţei profesionale trebuie verificate în raport cu perioadele de participare în proiectele specificate în CV. În formularea cerinţei privind experienţa profesională, Autoritatea Contractantă trebuie să ia în considerare relevanţa sporită a experienţei practice acumulate în faţa tipului studiilor. În cazul asocierilor, capacitatea profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor partenerilor. De asemenea se acceptă demonstrarea criteriilor şi prin terţi susţinători conform Ordinului nr. 509/2011 al A.N.R.M.A.P. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. F) Analiza documentelor pentru terţul susţinător În cazul în care ofertantul apelează la susţinerea acordată de către o altă persoană în demonstrarea situaţiei economice şi financiare sau pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi profesionale, membrii Comisiei de Evaluare vor verifica minim următoarele elemente: a. terţul susţinător să nu se afle în situaţia care determină excluderea din procedura de atribuire; b. a prezentat declaraţia 180; c. a prezentat declaraţia 181 pentru punctele a, c1 şi d; d. angajamentul ferm este în forma autentică; e. documentele care atestă demonstrarea îndeplinirii cerinţelor/criteriilor pentru care se acordă susţinerea. f. a prezentat declaraţia privind neîncadrarea în prevederile art. 69 (indice 1) din O.U.G. nr. 34/2006; Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. În urma finalizării etape de calificare, Comisia de Evaluare va întocmi lista ofertelor excluse/acceptabile/conforme pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare. 2.5.9. Evaluarea Propunerilor Tehnice Procedura de verificare/evaluare se va aplica ofertelor care nu au fost excluse şi care sunt considerate acceptabile/conforme/admisibile în etapa anterioară. Etapa de evaluare a propunerilor tehnice se referă la verificarea ofertelor din punct de vedere tehnic şi dacă acestea îndeplinesc în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini şi a documentaţiei tehnice. Ofertele care nu îndeplinesc aceste cerinţe vor fi considerate neconforme şi prin urmare vor fi respinse potrivit prevederilor art. 81 din H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Evaluarea tehnică priveşte evaluarea informaţiilor incluse în ofertă, referitoare la modul în care ofertantul înţelege proiectul, sarcinile pe care le are de îndeplinit şi riscurile care pot afecta buna derulare a contractului, respectiv modul în care propune să abordeze aceste aspecte şi activităţile pe care le propune pentru finalizarea cu succes a contractului în durata şi la parametrii specificaţi în Documentaţia de Atribuire. Evaluarea tehnică se va face numai pentru ofertele acceptabile şi care îndeplinesc criteriile de calificare. În această etapă, Comisia de Evaluare va analiza minim următoarele aspecte: - fiecare Propunere Tehnică va fi evaluată de către Comisia de Evaluare pentru a determina dacă răspunde cerinţelor specificate în Documentaţia de Atribuire. Oferta răspunde cerinţelor dacă este în conformitate cu termenii, condiţiile şi specificaţiile Documentaţiei de Atribuire. - În evaluarea Propunerilor Tehnice, Comisia de Evaluare va lua în considerare şi cerinţele tehnice ale echipamentelor propuse. - Modalitatea de implementare/realizare a contractului în perioada propusă prin Documentaţia de Atribuire. - Încadrarea ofertelor în cerinţele Caietului de Sarcini. În cazul în care, prin răspunsurile la clarificări, ofertantul modifică Propunerea tehnică, oferta sa va fi respinsă ca neconformă, cu următoarele excepţii: a) Modificările se încadrează în categoria viciilor de formă sau erorilor aritmetice sau b) Reprezintă corectări ale unor abateri tehnice minore, iar o eventuală modificare a preţului, indusă de aceste corectări, nu ar conduce la modificarea clasamentului; Oferta va fi respinsă ca inacceptabilă în situaţia în care oferta constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, care nu poate fi luată în considerare deoarece: a) Nu este precizată posibilitatea de a prezenta oferta alternativă în anunţul de participare; b) Respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute de caietul de sarcini. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grila de evaluare individuală. În urma finalizării acestei etape, Comisia de Evaluare va întocmi lista ofertelor conforme/admisibile pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare. 2.5.10. Evaluarea Propunerilor Financiare Etapa de evaluare a propunerilor financiare se referă la verificarea ofertelor din punct de vedere financiar (preţ aparent neobişnuit de scăzut, erori aritmetice, vicii de formă). Procedura de verificare/evaluare se va aplica ofertelor care nu au fost excluse şi care sunt considerate acceptabile/conforme/admisibile în etapa anterioară. Comisia de Evaluare va verifica încadrarea în valoarea estimată a contractului, acordându-se o atenţie deosebită preţurilor aparent neobişnuit de scăzute, aşa cum sunt acestea interpretate în legislaţia privind achiziţiile publice, respectiv Comisia de Evaluare va solicita clarificarea preţului neobişnuit de scăzut atunci când se află într-una dintre următoarele situaţii: a. preţul ofertat, fără TVA, reprezintă mai puţin de 70% din valoarea estimată a contractului respectiv; b. în cazul în care în procedura de atribuire sunt cel puţin 5 oferte care nu sunt considerate inacceptabile şi/sau neconforme, atunci când preţul ofertat reprezintă mai puţin de 85% din media aritmetică a ofertelor calculată fără a se avea în vedere propunerea financiară cea mai mică şi propunerea financiară cea mai mare; Pentru solicitarea de clarificări privind preţul aparent neobişnuit de scăzut, membrii Comisiei de Evaluare vor respecta normele interne care li s-au pus la dispoziţie în cadrul şedinţei pregătitoare. Dacă urmare a verificărilor şi clarificărilor efectuate de comisia de evaluare se constată că preţurile aparent neobişnuit de scăzute nu sunt rezultatul liberei concurenţe, neputându-se asigura îndeplinirea contractului la parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini, ofertele cu preţ neobişnuit de scăzut vor fi respinse ca neconforme. În situaţia în care preţul ofertat, fără TVA, este mai mare decât valoarea estimată a contractului şi nu există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului, oferta va fi respinsă ca inacceptabilă/neconformă. De asemenea, o ofertă va fi respinsă ca inacceptabilă de către membrii comisiei de evaluare în situaţia în care preţul ofertat fără TVA depăşeşte valoarea estimată a contractului, şi deşi există fonduri suplimentare care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului, se constată existenţa a cel puţin uneia dintre următoarele situaţii: a. preţul este cu mai mult de 10% mai mare decât valoarea estimată a contractului; b. încheierea contractului la preţul respectiv ar conduce la eludarea aplicării prevederilor O.U.G. nr. 34/2006, referitoare la obligaţia autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice. Comisia de Evaluare are obligaţia de a identifica erorile aritmetice şi/sau viciile de formă ale propunerilor financiare şi de a solicita ofertanţilor acceptul în privinţa corectării celor constatate. În condiţiile în care ofertanţii nu vor accepta aceste corecturi, oferta va fi considerată neconformă şi va fi respinsă. Erorile aritmetice şi viciile de formă sunt definite/enunţate în articolul 80 din H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare. A) Contract pentru execuţia Lucrărilor Partea substanţială a evaluării financiare constă în verificarea listelor de cantităţi/graficului de preţuri, conform procedurii descrise în Documentaţia de Atribuire. Pentru facilitarea şi scurtarea duratei de verificare, este de preferat ca listele de cantităţi să fie furnizate în cadrul ofertei şi în format electronic, prin completarea electronică a formatului pus la dispoziţie de către Autoritatea Contractantă. Odată cu verificarea aritmetică a listelor de cantităţi/graficului de preturi, membrii Comisiei de Evaluare vor acorda atenţie identificării indiciilor de distorsionare a preţului ofertelor şi a rezultatelor procedurii în ansamblu, prin analiză comparativă a ofertelor cu informaţii din piaţă şi din experienţa anterioară, urmărind printre altele, fără a se limita la acestea: 1. preţuri neobişnuit şi nejustificat de mici, 2. "corelări" între oferte, 3. diferenţe foarte mari între preţurile aceloraşi articole, 4. diferenţe foarte mari în analizele de preţ, etc, Comisia are dreptul de a corecta erorile aritmetice sau viciile de formă numai cu acceptul ofertantului. În cazul în care ofertantul nu acceptă corecţia propusă, oferta sa va fi considerată neconformă. În corectarea erorilor aritmetice identificate în listele de cantităţi, se va ţine seama că (i) preţul unitar prevalează în faţa valorii articolului, şi (ii) valoarea scrisă în litere prevalează în faţa valorii scrise în cifre. B) Contract pentru furnizare de Servicii sau de Bunuri Se va verifica gradul în care propunerea financiară a fiecărei oferte corespunde cu propunerea tehnică a acelei oferte. Se va verifica corectitudinea preţului ofertei în raport cu elementele componente ale acesteia. Atât pentru contractele de Lucrări cât şi pentru cele de Servicii şi Bunuri, ofertele ale căror propuneri financiare depăşesc limita fondurilor pentru execuţia contractului specificate în Documentaţia de Atribuire, vor fi considerate neadmisibile, chiar dacă au fost considerate acceptabile şi conforme, din punct de vedere al criteriilor de calificare şi al cerinţelor tehnice. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală. În urma finalizării acestei etape, Comisia de Evaluare va întocmi lista ofertelor conforme/admisibile pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare. 2.5.11. Aplicarea criteriului de atribuire După ce s-a finalizat evaluarea tehnică şi financiară, Comisia de Evaluare va aplica criteriul de atribuire asupra ofertelor rămase în competiţie, oferte care sunt considerate admisibile. În cazul aplicării criteriului de atribuire "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" - Contract pentru execuţia Lucrărilor şi/sau furnizare şi/sau Servicii Scorul financiar al fiecărei oferte evaluate, se calculează în raport de valoarea ofertei fără TVA. În stabilirea scorului financiar al ofertelor se va proceda după cum urmează: Ofertei cu cel mai mic preţ i se vor atribui 100 de puncte. Pentru celelalte oferte, Scorul financiar al ofertei "X" = (Valoarea ofertei "X"/Valoarea ofertei cu cel mai mic preţ) x 100; Acestui scor i se va aplica ponderea menţionată în Documentaţia de Atribuire la Factorul de Evaluare PREŢ; În stabilirea scorului tehnic al ofertelor se va proceda după cum urmează: Ofertei tehnice celei mai bune i se va acorda punctaj maxim. Pentru restul ofertelor se va acorda punctaj în funcţie de algoritmul/metodologia descrisă în Documentaţia de Atribuire. Acestui scor i se va aplica ponderea menţionată în Documentaţia de Atribuire la Factorul de Evaluare TEHNIC; Scorul total al fiecărei oferte se obţine prin însumarea scorurilor - tehnic şi financiar - ponderate. Comisia de Evaluare va întocmi clasamentul punctajelor/scorurilor totale obţinute de ofertanţi în ordine descrescătoare. Va fi declarată câştigătoare oferta care obţine scorul total cel mai mare. Fiecare membru îşi va completa şi semna propria grilă de evaluare individuală atât pentru calculul scorului financiar cât şi pentru calculul punctajului privind propunerea tehnică. În acest din urmă caz, membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a menţiona modalitatea de acordare a punctajului pentru fiecare ofertant în parte, detaliind motivele care au condus la acordarea unui anumit punctaj. În cazul aplicării criteriului de atribuire "preţul cel mai scăzut" - Contract pentru execuţia Lucrărilor şi/sau furnizare şi/sau Servicii Dacă atribuirea se face pe baza criteriului preţul cel mai scăzut, desemnarea ofertei câştigătoare se realizează numai prin compararea preţurilor fiecărei oferte admisibile în parte şi prin întocmirea, în ordine crescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare, fără să fie cuantificate alte elemente de natură tehnică sau alte avantaje care rezultă din modul de îndeplinire a contractului de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire. Compararea preţurilor prevăzute în propunerile financiare ale ofertanţilor se realizează la valoarea fără TVA. Va fi declarată câştigătoare oferta care are preţul cel mai scăzut. În conformitate cu Manualul operaţional pentru atribuirea contractelor de achiziţie al A.N.R.M.A.P., în cazul în care două sau mai multe oferte ocupă primul loc cu acelaşi preţ, modalitatea de departajare este următoarea: Ofertanţilor care au prezentat acelaşi preţ li se va solicita transmiterea unei noi propuneri financiare în plic închis. Contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă Propunere Financiara are preţul cel mai scăzut. Oferta cu preţul cel mai scăzut va fi desemnată câştigătoare, cu condiţia ca aceasta să îndeplinească specificaţiile tehnice solicitate în Documentaţia de Atribuire. 2.5.12. Desemnarea câştigătorului Pentru desemnarea câştigătorului, în conformitate cu modalitatea prezentată mai sus, membrii comisiei de evaluare au obligaţia de a redacta şi semna procesul verbal final în care aceştia hotărăsc cui i se atribuie contractual. 2.6. RAPORTUL DE EVALUARE/RAPORTUL PROCEDURII DE ATRIBUIRE După finalizarea evaluării şi desemnarea ofertantului câştigător, sub coordonarea preşedintelui, membrii Comisiei de Evaluare vor întocmi Raportul Procedurii de Atribuire pe baza modelului anexat la Ordinul ANRMAP nr. 302/2011. Raportul va descrie în mod sintetic - informaţiile de identificare a procedurii, - informaţiile relevante ale obiectului procedurii, - desfăşurarea procesului de evaluare, cu trimiteri la documentele care au stat la baza procedurii şi la cele emise şi/sau primite în cursul desfăşurării procedurii, - rezultatele fiecărei etape a procedurii, cu prezentarea detaliată a argumentelor care au stat la baza deciziilor luate cu privire la respingerea, descalificarea şi stabilirea ofertei câştigătoare; Raportul va avea anexat următoarele documente: 1. Declaraţiile de confidenţialitate ale membrilor evaluatori, preşedintelui, personalului suport, experţilor cooptaţi (dacă este cazul); 2. Declaraţiile privind conflictul de interese conform Instrucţiunii nr. 6 a AM POST; 3. Scrisorile de înaintare a ofertelor; 4. Împuternicirile de participare la şedinţa de deschidere a ofertelor şi actele de identitate; 5. Tabelul cu datele de contact ale ofertanţilor/subcontractanţilor/terţilor susţinători; 6. Decizia de numire a comisiei de evaluare; 7. Decizia de numire a experţilor cooptaţi (dacă este cazul); 8. Tabelul cu înregistrarea ofertelor - numele ofertanţilor, numărul de înregistrare, data şi ora depunerii ofertei; 9. Procesul verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor plus anexele acestuia; 10. Garanţiile de participare în copie plus procesul verbal de predare primire la casierie a garanţiilor în original; 11. Evaluarea administrativă şi a criteriilor minime de calificare; 11.1. Procese verbale şedinţă de evaluare; 11.2. Solicitările de clarificare; 11.3. Răspunsurile ofertanţilor la solicitările de clarificare; 11.4. Eventualele extensii de timp acordate (proces verbal, solicitare, răspuns); 11.5. Procesul verbal final pentru etapa administrativă şi de calificare şi în care să se regăsească decizia finală care să cuprindă obligatoriu: 11.5.1. Grilele pentru partea administrativă/calificare per ofertant şi per membru evaluator (grile individuale); 11.5.2. Grilele pentru capacitatea economico-financiară per ofertant şi per membru evaluator (grile individuale); 11.5.3. Grilele pentru criteriul capacitatea tehnică per ofertant şi per membru evaluator (grile individuale); 11.5.4. Grilele pentru criteriul capacitatea profesională per ofertant şi per membru evaluator şi per fiecare expert cheie evaluat (grile individuale). 12. Evaluarea propunerii tehnice 12.2. Procese-verbale şedinţe de evaluare; 12.3. Solicitările de clarificare; 12.4. Răspunsurile ofertanţilor la solicitările de clarificare; 12.5. Eventualele extensii de timp acordate (proces-verbal, solicitare, răspuns); 12.6. Procesul-verbal final al evaluării propunerilor tehnice şi în care să se regăsească decizia finală şi care cuprinde în mod obligatoriu anexat grilele de evaluare pentru Propunerile Tehnice, semnate de fiecare membru evaluator în parte şi întocmite pentru fiecare ofertant în parte; 13. Evaluarea propunerii financiare 13.1. Procese-verbale şedinţe de evaluare; 13.2. Solicitările de clarificare; 13.2.1. pentru eventualele corecţii (erori/vicii de formă); 13.2.2. pentru preţ aparent neobişnuit de scăzut; 13.3. Răspunsurile ofertanţilor la solicitările de clarificare; 13.4. Eventualele extensii de timp acordate (proces-verbal, solicitare, răspuns); 13.5. Procesul-verbal final al evaluării propunerilor financiare şi în care să se regăsească decizia finală şi care cuprinde în mod obligatoriu anexat grilele de evaluare pentru Propunerile Financiare semnate de fiecare membru evaluator în parte şi întocmite pentru fiecare ofertant în parte. 14. Procesul-verbal final prin care se aplică criteriul de atribuire şi care cuprinde anexat, numai în condiţiile în care se utilizează "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" grilele care atestă modalitatea de acordare a punctajului semnate de fiecare membru evaluator în parte şi întocmite pentru fiecare ofertant în parte. 15. Procesul-verbal final prin care se desemnează ofertantul câştigător. 16. Raportul de specialitate al experţilor cooptaţi dacă aceştia au fost desemnaţi în cadrul procedurii. 17. Raport de prelungire a duratei procesului de evaluare al ofertelor (peste cele 25 de zile). 18. Solicitările comisiei de evaluare pentru prelungirea valabilităţii ofertelor în cazul în care se depăşeşte termenul de 90 de zile. 19. Răspunsurile ofertanţilor cu privire la prelungirea valabilităţii ofertelor. 20. Solicitările comisiei de evaluare la diferite instituţii sau la diferite departamente/servicii din cadrul Autorităţii Contractante. 21. Răspunsurile instituţiilor şi departamentelor/serviciilor. 22. Corespondenţa cu U.C.V.A.P. - Ministerul Finanţelor Publice. 23. Corespondenţa cu A.N.R.M.A.P. (dacă este cazul). 24. Altă corespondenţa (de exemplu, există ofertanţi care îşi schimbă datele de contact sau numărul de fax şi trimit adresa de notificare în acest sens). Raportul de evaluare/raportul procedurii de atribuire, în forma în care a fost prezentat mai sus este predat spre aprobare de către Preşedintele Comisiei de Evaluare conducătorului Autorităţii Contractante, dar nu înainte de a fi transmis pentru observaţii către U.C.V.A.P., în cazul în care procedura beneficiază de verificare din partea MFP/U.C.V.A.P. Finalizarea activităţii comisie de evaluare Activitatea Comisiei de Evaluare încetează în momentul aprobării raportului de evaluare/atribuire de către conducătorul Autorităţii Contractante (Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A.) şi transmiterii acestuia împreună cu documentele/anexele mai sus menţionate la punctele 1-24 către Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii din cadrul C.N.AD.N.R. - S.A. De asemenea, în situaţia în care prin Decizii ale Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor sau prin hotărâri/sentinţe ale instanţei de judecată competentă, ca urmare a contestaţiilor formulate de ofertanţi cu privire la rezultatul procedurii de atribuire, se dispune re-evaluarea uneia, mai multor sau a tuturor ofertelor, ori modificarea în parte/totalitate a unuia sau a mai multor documente emise pe parcursul procesului de evaluare, membrii evaluatori îşi vor relua activitatea în cadrul comisiei pentru punerea în aplicare a dispoziţiilor C.N.S.C./instanţei de judecată. În plus, în situaţia contestării rezultatului procedurii de atribuire în condiţiile prevăzute de O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare, la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor sau, mai departe la instanţa de judecată competentă, comisia de evaluare va acorda asistenţa serviciilor interne de achiziţii publice în formularea de puncte de vedere pentru soluţionarea litigiilor. Alte informaţii În situaţii excepţionale/cazuri temeinic motivate în care evaluarea ofertelor nu se pot realiza/finaliza în termenul de 25 de zile prevăzut de art. 200, alin (1), Comisia de Evaluare va elabora o Nota de prelungire a perioadei de evaluare, conform art. 200, alin (3). În situaţia în care este prelungită perioada de evaluare a ofertelor, Comisia de evaluare trebuie să aibă în vedere şi prelungirea valabilităţii ofertelor şi, după caz, a garanţiilor de participare, în conformitate cu art. 6 alin. (2) din H.G. nr. 925/2006. În cazuri justificate, conform prevederilor art. 209 din O.U.G. nr. 34/2006, şi anume: ● toate ofertele sunt considerate neconforme/inacceptabile; ● nu s-au depus deloc oferte pentru procedura de atribuire; ● au fost depuse oferte care nu pot fi comparate din cauza modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice/financiare; ● au fost constatate, pe parcursul evaluării, abateri grave de la prevederile legislative, care afectează procedura de atribuire, Comisia de Evaluare propune anularea procedurii de atribuire şi elaborează un raport de anulare a procedurii pe care îl supune aprobării Directorului General/Conducătorului Autorităţii Contractante. Aprobarea Raportului de Atribuire/Evaluare Primirea, în baza unui proces-verbal de predare - primire, de la Comisia de Evaluare a Rapoartelor de recalificare şi/sau Evaluare şi/sau Atribuire (în integralitate) împreună cu toate documentele relevante (candidaturi/oferte depuse în format hârtie şi electronic, copii ale garanţiilor de participare predate în casierie etc.) pentru toate categoriile de licitaţii, are loc ulterior aprobării rapoartelor de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. S.A., incluzând viza U.C.V.A.P. în cazul în care pentru procedura de atribuire au fost desemnaţi observatori U.C.V.A.P.; 2.7. COMUNICAREA REZULTATULUI CĂTRE OFERTANŢII PARTICIPANŢI LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ După aprobarea Rapoartelor Procedurii de Atribuire de către conducătorii ierarhici superiori, şi transmiterea acestora către Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii, acestea sunt responsabile de a transmite comunicările privind rezultatul procedurii de atribuire către ofertanţi/aplicanţi, după obţinerea aprobării acestora de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. sau Directorul General Adjunct, în situaţia în care acesta are delegate competenţe în acest sens. 2.8. PERIOADA DE CONTESTAŢII (DOCUMENTAŢIA DE ATRIBUIRE/CLARIFICĂRI/PROCESUL DE EVALUARE) În cazul formulării de contestaţii, Direcţiile de Achiziţii/compartimentele interne specializate de achiziţii vor asigura informarea, atât a ofertanţilor, în vederea respectării principiului transparenţei şi a legislaţiei în vigoare, cât şi a instituţiilor abilitate cu verificarea achiziţiilor publice. Elaborarea răspunsurilor la eventualele contestaţii formulate în cadrul procedurii de atribuire, dacă este cazul, cu sprijinul membrilor comisiei de evaluare, a departamentelor tehnice şi de implementare şi a Departamentului Juridic din cadrul C.N.A.D.N.R. În cazul formulării de contestaţii, asigură transmiterea punctelor de vedere ale C.N.A.D.N.R. cu privire la contestaţie către ofertantul/candidatul care a formulat contestaţia şi/sau către instituţiile abilitate în acest sens (C.N.S.C. sau instanţa de judecată). Publicarea Deciziei C.N.S.C. sau a instanţei de judecată în SEAP şi transmiterea acesteia către A.N.R.M.A.P. 2.9. ELABORAREA ŞI SEMNAREA CONTRACTULUI 2.9.1. Întocmirea condiţiilor contractuale din documentaţia de atribuire La solicitarea serviciului/departamentului care iniţiază procedura de licitaţie şi în baza documentelor relevante, Compartimentele Pregătire Contracte din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor elabora Condiţiile contractuale care urmează a fi incluse în Documentaţia de Atribuire (Acordul Contractual/Condiţiile Particulare/Condiţiile Generale de Contract), în colaborare cu unitatea de implementare a contractului care iniţiază procedura de licitaţie. Condiţiile contractuale vor fi transmise spre avizare către: - Direcţia Juridică; - Unitatea de Implementare/Departament Concesiuni; - Serviciul Control Financiar Preventiv şi Avizare Contracte. După obţinerea vizei de la Direcţia Juridică, Unitatea de Implementare, Serviciul Control Financiar Preventiv şi Avizare Contracte, Compartimentele Pregătire Contracte vor asigura transmiterea condiţiilor contractuale cu Nota de Transmitere şi/sau prin email, Serviciilor de Licitaţii din cadrul Direcţiilor de Achiziţii, care vor derula procedura de atribuire, în vederea includerii acestora în Documentaţia de Atribuire. 2.9.2. Pregătirea semnării contractului a) După aprobarea Raportului de Evaluare de către persoanele autorizate din cadrul C.N.A.D.N.R. (Directorul General, respectiv persoana împuternicită de către acesta), Serviciile de Licitaţii care au derulat procedura de atribuire vor transmite către Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii, după expirarea perioadei de contestaţie (sau după finalizarea contestaţiei), cu adresa de înaintare/proces verbal, următoarele documente: ● Raportul de Evaluare aprobat de către persoanele autorizate din cadrul C.N.A.D.N.R. - original; ● Oferta declarată câştigătoare - în original; ● Scrisorile de comunicare a rezultatului procedurii - copie; ● Decizia Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor/Decizia Curţii de Apel/Certificatul de grefă cu soluţia pronunţată (după caz); ● Documente justificative privind valabilitatea ofertei. b) Contractul de achiziţie publică se va semna după o perioada de aşteptare, aşa cum este prevăzut la art. 205 din O.U.G. nr. 34/2006. c) În conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare (respectiv art. 93 alin. (2) din H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare), Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor finaliza procesul de semnare a contractului de achiziţie publică. În cazul în care, din motive neimputabile Autorităţii Contractante (contestaţii, fonduri bugetare indisponibile, transmiterea cu întârziere de către ofertantul câştigător a documentelor solicitate în vederea încheierii contractului etc.), termenul prevăzut la art. 93 alin. (2) din H.G. nr. 925/2006 nu poate fi respectat, Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor elabora şi transmite spre aprobare Directorului General, un raport pentru justificarea depăşirii termenului legal. d) În cazul depunerii de contestaţii de către ofertanţi, semnarea contractului va fi amânată până la soluţionarea contestaţiilor, conform prevederilor legale. După primirea Raportului de Evaluare şi până la semnarea contractului, Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor colabora, cu Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare, în vederea extinderii valabilităţii ofertelor, extinderii Garanţiilor de participare la licitaţie etc. e) Dacă sunt îndeplinite condiţiile pentru semnarea contractului, Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor iniţia o scrisoare către ofertantul desemnat câştigător, prin care se solicită documentele/informaţiile necesare elaborării contractului. f) Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii nu vor modifica clauzele contractuale între data aprobării Raportului de atribuire a procedurii şi data semnării contractului de achiziţie publică. 2.9.3. Structura contractelor Structura contractelor de execuţie lucrări/servicii este prezentată detaliat în Manualul privind derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, în conformitate cu O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. 2.9.4. Pregătirea documentelor din structura contractului Modalitatea de pregătire a documentelor din structura contractului de către salariaţii Serviciilor de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii este prezentată detaliat în Manualul privind derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, în conformitate cu O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare. 2.9.5. Avizarea şi semnarea contractului 2.9.5.1. La nivelul serviciilor/structurilor C.N.A.D.N.R. Ulterior pregătirii documentelor din structura contractului, responsabilul de contract din cadrul Serviciilor de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii va transmite cele 3 exemplare originale ale Acordului Contractul către: - Şeful Serviciului de contractare din cadrul Direcţiei de Achiziţii; - Directorul Adjunct al Direcţiei Achiziţii; - Directorul Direcţiei Achiziţii; - Directorul General Adjunct. Toate cele 3 exemplare în original, semnate conform alineatului anterior, sunt înaintate cu Notă de Transmitere către Directia Juridică (sau către oricare altă persoană desemnată prin Decizie a Directorului General al C.N.A.D.N.R.), în scopul acordării vizei de legalitate. Viza se aplică pe "pagina cu semnături" a fiecăruia dintre cele 3 exemplare ale Acordului contractual. În cazul în care Direcţia Juridică nu acordă viză de legalitate, se va solicita decizia Directorului General al C.N.A.D.N.R. cu privire la continuarea procesului de semnare a contractului. Urmare obţinerii vizei de legalitate, contractul se înaintează, cu Notă de Transmitere, către Directorul Unităţii de Implementare Proiecte aferente, către Controlorul Financiar Preventiv Propriu şi Avizare Contracte, în vederea verificării şi acordării vizei pe "pagina cu semnături" a contractului, precum şi către Directorul General Adjunct Economic. După obţinerea semnăturilor şi vizelor anterioare, contractul este înaintat Directorului General al C.N.A.D.N.R. în vederea semnării. După semnarea de către Directorul General al C.N.A.D.N.R., salariatul din cadrul Serviciilor de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii va înregistra contractul în Registrul de evidenţă a contractelor. 2.9.5.2. Semnarea contractului de către ofertantul declarat câştigător După obţinerea tuturor vizelor necesare şi semnarea de către Directorul General al C.N.A.D.N.R., ofertantul declarat câştigător va fi invitat pentru semnarea contractului. După semnarea de către ofertantul declarat câştigător, exemplarul nr. 3 va fi înmânat Contractantului, iar exemplarele nr. 1 si 2 sunt păstrate de C.N.A.D.N.R., astfel: - Exemplarul 1 de către Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii, prin grija salariatului din cadrul serviciului în vederea arhivării; - Exemplarul 2 de către Direcţia care a iniţiat procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică în vederea implementării. 2.9.6. Activităţi post-contractuale 2.9.6.1. Transmitere exemplare contract După semnare, responsabilul de contract va transmite, prin adresa/PV de predare primire, un exemplar al contractului către: - Direcţia Proiecte (Managerul de Proiect) - exemplarul original nr. 2; - serviciul responsabil cu gestionarea fondurilor (ex: Serviciul Gestionare Fonduri Nerambursabile/Rambursabile/Autostrăzi) - acordul contractual (copie); - Serviciul de licitaţii care a derulat procedura de atribuire - 1 copie ştampilată "conform cu originalul" (exemplarul va fi transmis la Ministerul Transporturilor pentru controlul ex-post în cazul contractelor cu finanţare externă); - Unitatea de Coordonare şi Verificare a Achiziţiilor Publice (U.C.V.A.P.) din cadrul Ministerului Finanţelor Publice - copie ştampilată "conform cu originalul", în 3 zile lucrătoare de la semnare (conform Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 30/12.04.2006) - după caz. 2.9.6.2. Transmitere informare Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor transmite informaţiile relevante privind semnarea contractului, prin e-mail sau scrisoare, către: - serviciul de presă din cadrul C.N.A.D.N.R.; - Serviciul garanţii şi instrumente bancare din cadrul C.N.A.D.N.R.; - Serviciul responsabil cu gestionarea fondurilor; - Serviciile de implementare a contractelor, în conformitate cu O.U.G. nr. 66/2011; - A.N.R.M.A.P. - în termen de 48 de ore de la semnarea contractului, prin mijloace electronice, Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor transmite o notificare referitoare la semnarea contractului de achiziţie publică (conform art. 93 alin. (6) din H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare); - A.N.R.M.A.P., în cazul achiziţiilor directe a căror valoare depăşeşte echivalentul în lei al sumei de 5.000 Euro fără TVA (conform art. 191 din O.U.G. nr. 34/2006), Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor transmite o notificare în SEAP, în cel mult 10 zile de la semnarea contractului; - Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii elaborează documentele necesare pentru informarea A.N.A.F. în ceea ce priveşte semnarea contractelor de către persoanele juridice străine în conformitate cu prevederile Ordinului A.N.A.F./M.F.P. nr. 1400/2011 şi transmiterea acestora către Direcţiile Economice/Financiare din cadrul C.N.A.D.N.R. S.A. în vederea depunerii acestora la ANAF. 2.10. ANUNŢUL DE ATRIBUIRE Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii elaborează Anunţul de Atribuire a contractului şi îl supune spre aprobare Directorului General al C.N.A.D.N.R., în termen de 48 de zile calendaristice de la finalizarea procedurii de atribuire. După aprobarea Anunţului de Atribuire de către Directorul General, Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor transmite Anunţul de Atribuire în SEAP spre publicare (conform art. 56 alin. (1) din O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare). 2.10.1. Semnarea Listei de verificare a contractului În maxim 3 zile lucrătoare de la transmiterea Anunţului de Atribuire către Serviciul de Licitaţii, responsabilul de contract va înainta şefului Serviciului de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii Lista de verificare contract, completată, datată şi semnată corespunzător, în vederea iniţializării acesteia prin semnare pe fiecare pagină. 2.10.2. Finalizarea contractului La iniţiativa responsabilului de contract, Serviciile de contractare din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor informa, în timp util, Direcţia Proiecte din cadrul C.N.A.D.N.R. cu privire la expirarea contractului în cauză. 2.11. ÎNTOCMIREA DOSARULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ ● Se va asigura îndosarierea, în ordine cronologică, a documentelor aferente activităţii Direcţiei Achiziţii, separat pentru fiecare procedura de atribuire, precum şi pentru orice alt tip de corespondenţă primită/transmisă de serviciile funcţionale ale Direcţiei de Achiziţii; ● Arhivarea tuturor documentelor aferente procedurilor de atribuire derulate în cadrul Direcţiilor de Achiziţii, precum şi a celorlalte dosare de corespondenţă primită/transmisă de serviciile funcţionale ale Direcţiilor de Achiziţii, în conformitate cu normele de arhivare aplicabile la nivelul Companiei, prin asigurarea unui termen suficient de păstrare şi a unor locaţii adecvate, care să permită accesul facil şi rapid şi consultarea neîngrădită a documentelor la solicitarea organismelor de control. Procedura de arhivare a documentelor se regăseşte în anexa la prezentul manual de proceduri. Transmiterea către MT-AM POST (în cazul contractelor cu finanţare externă) a documentelor menţionate în instrucţiunile emise şi anume Dosarul achiziţiei publice, elaborat în conformitate cu art. 213 din O.U.G. nr. 34/2006 inclusiv Raportul procedurii de atribuire şi contractul semnat. 2.12. ELABORAREA ŞI PUBLICAREA ANUNŢULUI DE ATRIBUIRE Elaborarea anunţului de atribuire în conformitate cu prevederile legale în vigoare în materia achiziţiilor publice şi publicarea acestuia în SEAP. E. MODIFICAREA CLAUZELOR CONTRACTUALE PRIN ACTE ADIŢIONALE AFERENTE CONTRACTELOR DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ 3. ADIŢIONAREA/MODIFICAREA CONTRACTULUI Elaborarea şi semnarea actelor adiţionale fără suplimentarea valorii aferente contractelor de achiziţie publică - maxim 20 zile, cu posibilitatea prelungirii acestuia în funcţie de justificările/aprobările/clarificările primite/cerute de la terţi şi de complexitatea aspectelor incluse în actul adiţional. 3.1. Actele adiţionale pentru care nu este necesară utilizarea unei proceduri de atribuire - negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare 3.1.1. Iniţierea procedurii de semnare a actului adiţional: În vederea amendării unui contract, Departamentele/Unităţile/Direcţiile de Implementare din cadrul C.N.A.D.N.R. vor iniţia procedura de semnare a actului adiţional, prin întocmirea şi transmiterea către Direcţiile de Achiziţii - Serviciile Contractare a următoarelor documente: 1. Nota de fundamentare/explicativă aprobată de Directorul General al C.N.A.D.N.R. în care este prezentată situaţia existentă pe contract şi motivele care conduc la o amendare contractuală; 2. Corespondenţa relevantă (documente suport); 3. Minute de întâlnire/negociere etc. (dacă este cazul). 3.1.2. Demararea procedurii de semnare a actului adiţional: Direcţiile de Achiziţii prin Serviciile Contractare vor analiza documentele şi informaţiile primite de la Departamentele/Unităţile/Direcţiile de Implementare din cadrul C.N.A.D.N.R. care au iniţiat procedura. În situaţia în care aceste documente sunt complete, conforme şi conţin toate informaţiile solicitate, Serviciile Contractare vor întocmi Actul Adiţional şi îl vor trimite spre semnare/avizare în baza unor Note de Transmitere directorilor: ● Direcţiei/direcţiilor responsabilă/responsabile pentru derularea contractelor; ● Direcţiei Juridice; ● Serviciului Control Financiar Preventiv şi Avizare Contracte; ● Direcţiei Financiare/Economice; ● precum şi altor direcţii/servicii/compartimente care au atribuţii în acest sens (dacă este cazul). După avizarea/semnarea actului adiţional de către toate direcţiile mai sus menţionate, actul adiţional va fi înaintat Directorului General al C.N.A.D.N.R. S.A. în vederea semnării de către acesta. În urma semnării Actului Adiţional de către toţi reprezentanţii C.N.A.D.N.R., Serviciile Contractare vor întocmi şi transmite prin fax către Antreprenor/Consultant/Prestator/Furnizor invitaţia de semnare a actului adiţional. 3.1.3. Finalizarea procedurii de semnare a actului adiţional: După semnarea Actului Adiţional de către ambele părţi, Serviciile Contractare vor înmâna: - un exemplar original Antreprenorului/Consultantului/Prestatorului/Furnizorului, cu semnătura de primire; - un exemplar original Direcţiei responsabile de derularea/implementarea contractului, printr-o Notă de Transmitere; - o copie a Actului Adiţional către Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare, printr-o Notă de Transmitere; - în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi altor instituţii care solicită verificarea/analizarea actului adiţional (dacă este cazul). Procedura de semnare a actului adiţional se va finaliza prin întocmirea şi semnarea de către responsabilul de contract din cadrul Serviciilor Contractare a Listei de verificare a actului adiţional, care va fi avizată la final de către Şeful de Serviciu. 3.2. Actele adiţionale pentru care este necesară utilizarea unei proceduri de atribuire - negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare 3.2.1. Iniţierea procedurii de semnare a actului adiţional: În vederea amendării unui contract pentru care este necesară utilizarea unei proceduri de atribuire de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, Departamentele/Unităţile/Direcţiile de Implementare din cadrul C.N.A.D.N.R. vor iniţia procedura de semnare a unui act adiţional, prin întocmirea şi transmiterea către Direcţiile Achiziţii- Serviciile Licitaţii a următoarelor documente: 1. Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea unor lucrări suplimentare, aprobată de Directorul General al C.N.A.D.N.R. şi de Directorul General Adjunct Economic în care este prezentată situaţia existentă pe contract şi motivele care conduc la lucrări suplimentare; 2. Nota justificativă privind valoarea estimată; 3. Corespondenţa relevantă (documente suport); 4. Analiza caracterului de imprevizibilitate. 3.2.2. Demararea procedurii de semnare a actului adiţional: Serviciile responsabile pentru derularea procedurilor de atribuire din cadrul Direcţiilor de Achiziţii vor derula procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, iar în urma finalizării acesteia vor transmite către Serviciile Contractare următoarele documente necesare pentru semnarea actului adiţional: a) Raportul de evaluare; b) Oferta ofertantului câştigător; c) Dosarul achiziţie publice în conformitate cu prevederile legale în vigoare în materia achiziţiilor publice al procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare din care să rezulte elementele necesare semnării actului adiţional. În urma primirii documentelor menţionate mai sus, Serviciile Contractare vor întocmi Actul Adiţional şi îl vor trimite spre semnare/avizare în baza unor Note de Transmitere directorilor: ● Direcţiei/direcţiilor responsabilă/responsabile pentru derularea contractelor; ● Direcţiei Juridice; ● Director General Adjunct Proiecte; ● Serviciului Control Financiar Preventiv şi Avizare Contracte; ● Direcţiei Financiare/Economice; ● precum şi altor direcţii/servicii/compartimente care au atribuţii în acest sens (dacă este cazul). După avizarea/semnarea actului adiţional de către toate direcţiile mai sus menţionate, actul adiţional va fi înaintat Directorului General al C.N.A.D.N.R. S.A. în vederea semnării de către acesta. În urma semnării Actului Adiţional de către toţi reprezentanţii C.N.A.D.N.R., Serviciile Contractare vor întocmi şi transmite prin fax către Antreprenor/Consultant/Prestator/Furnizor invitaţia de semnare a actului adiţional. 3.2.3. Finalizarea procedurii de semnare a actului adiţional: După semnarea Actului Adiţional de către ambele părţi, Serviciile Contractare vor înmâna: - un exemplar original Antreprenorului/Consultantului/Prestatorului/Furnizorului, cu semnătură de primire; - un exemplar original Direcţiei responsabile de derularea/implementarea contractului, printr-o Notă de Transmitere; - o copie a Actului Adiţional către Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare, printr-o Notă de Transmitere; - o copie a Actului adiţional către Serviciul de Licitaţii, care a derulat procedura de negociere fără publicare, prin Proces Verbal; - în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi altor instituţii care solicită verificarea/analizarea actului adiţional (dacă este cazul). Procedura de semnare a actului adiţional se va finaliza prin întocmirea şi semnarea de către responsabilul de contract din cadrul Serviciilor Contractare a Listei de verificare a actului adiţional, care va fi avizată la final de către Şeful de Serviciu. În elaborarea şi semnarea actelor adiţionale, Direcţiile de Achiziţii vor respecta termenele impuse atât prin legislaţia în materia achiziţiilor publice şi anume O.U.G. nr. 34/2006 şi respectiv H.G. nr. 925/2006, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi termenele impuse de către instituţiile abilitate în reglementarea, monitorizarea, verificarea şi controlul achiziţiilor publice, respectiv: ● A.N.R.M.A.P. - în maxim 48 de ore de la semnarea actului adiţional (în cazul procedurii de atribuire de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare); ● U.C.V.A.P. - în maxim 3 zile calendaristice de la semnarea actului adiţional (doar în cazul în care procedura de atribuire de negociere fără publicarea prealabila a unui anunţ de participare a fost verificată de observatori desemnaţi U.C.V.A.P.); ● Autoritatea de Audit - Curtea de Conturi a României - în conformitate cu termenele solicitate; ● A.N.A.F. - în maxim 30 de zile de la semnarea actului adiţional - Declaraţia de înregistrare a contractelor/documentelor care justifică prestările efective de servicii pe teritoriul României, iniţiale/adiţionale (conexe), încheiate cu persoane juridice străine sau persoane fizice nerezidente; ● SEAP - 48 de zile de la semnarea actului adiţional - Anunţul de Atribuire (în cazul procedurii de atribuire de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare); ● AMPOST - în conformitate cu termenele solicitate, în cazul contractelor cu finanţare externă. ANEXA 2 REGULAMENT de organizare şi funcţionare privind monitorizarea şi execuţia contractelor de asistenţă tehnică, servicii de consultanţă şi contracte de lucrări în baza Condiţiilor generale de contract de construcţie de lucrări de inginerie şi clădiri proiectate de către beneficiar (FIDIC roşu - ed. 1999) 1. PREAMBUL: TERMENE INTERNE PREVĂZUTE ÎN REGULAMENT 1.1. CONTRACTE EXECUŢIE LUCRĂRI 1.1.1. Activităţi în perioada de pre-construcţie a) Data de Începere a Lucrărilor Termenul conform Condiţii Generale/Speciale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 42 de zile (notificarea se transmite "cu cel puţin 42 zile înainte" de Data de Începere) b) Posesia Şantierului Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - conform Anexei la Oferta din cadrul fiecărui Contract (în general 28 zile de la Data de Începere, sau în situaţia predării etapizate a amplasamentului nu se vor depăşi 365 zile); Termenul propus - depinde de data la care va fi emisă Decizia de expropriere c) Poliţe de Asigurare (medicală, securitatea muncii, şi responsabilitate, etc.) Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - conform Anexei la Oferta Această activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligaţia contractuală de a transmite spre verificare Inginerului (Consultantului). d) Programul de execuţie Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 28 de zile de la Data de Începere Această activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligaţia contractuală de a transmite spre verificare şi aprobare Inginerului (Consultantului) în termenul prevăzut în cadrul Contractului. e) Graficul de Plăţi (Fluxul de Numerar) Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 28 de zile de la Data de Începere. Antreprenorul şi Inginerul au obligaţia ca până la data de 5 a fiecărei luni să transmită fluxul de numerar actualizat către Beneficiar (CNADNR SA). 1.1.2. Activităţi în perioada de construcţie a) Întâlnirile de Progres Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu exista termen contractual Termenul conform Cerinţelor Beneficiarului - în fiecare luna pe perioada de Execuţie a Contractului b) Monitorizarea şi evaluarea progresului lucrărilor Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu există termen contractual În conformitate cu prevederile contractuale, monitorizarea progresului lucrărilor se efectuează prin Puncte de Referinţă (milestones) pentru care au fost stabilite termene de îndeplinire. Responsabilul de contract urmăreşte îndeplinirea acestora în termenele contractuale. c) Rapoarte. Rapoartele Inginerului în legătură cu Contractul de Execuţie Lucrări Termenul de verificare al CNADNR conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu există termen contractual Termenul de verificare al CNADNR conform prevederilor Contractului încheiat cu Inginerul - 45 de zile de la data transmiterii de către Inginer a Raportului Termenul propus de verificare de către CNADNR - 15 zile d) Modificări şi Variaţii - Elaborarea şi Verificarea Modificărilor (Ordinelor de Variaţie) Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu există termen contractual Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Raportului privind modificarea propusă. e) Personalul Antreprenorului şi Subantreprenori Înlocuire personal cheie Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu există termen contractual În cazul în care Inginerul solicită un punct de vedere al Beneficiarului, acesta va transmite un răspuns în maxim 15 zile. Subantreprenori Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu exista termen contractual Beneficiarul va transmite acceptul/refuzul în maxim 15 zile de la transmiterea de către Inginer a documentaţiei. f) Inspecţii şi verificări pe teren Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu exista termen contractual Beneficiarul va efectua inspecţii şi verificări pe teren ori de câte ori este necesar. g) Recepţia la terminarea lucrărilor Recepţia la terminarea lucrărilor se efectuează în conformitate cu prevederile legale şi contractuale. h) Recepţia Finală Recepţia finală este convocată de investitor în conformitate cu prevederile HG nr. 273/1994 - Regulament de recepţie a lucrărilor de construcţii şi instalaţii aferente acestora, în cel mult 15 zile după expirarea perioadei de garanţie. Perioada de garanţie este cea prevăzută în Contract. 1.1.3. Aspecte financiare şi plăţi - Garanţii a) Garanţia de Bună Execuţie Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 28 de zile de la data primirii Scrisorii de Acceptare, Antreprenorul trebuie să transmită Garanţia de Bună Execuţie Beneficiarului. b) Garanţia pentru acordarea Avansului Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării unui avans, Antreprenorul va transmite CNADNR Garanţia pentru acordarea Avansului, pentru toată suma solicitată ca avans; c) Garanţia pentru Sume reţinute În cazul în care Antreprenorul solicită constituirea unei Garanţii pentru cuantumul sumelor Reţinute din cadrul Certificatelor Interimare de Plata în conformitate cu Anexa la Oferta, va înainta către Beneficiar (CNADNR SA) Garanţia în vederea verificării şi aprobării acesteia. 1.1.4. Plăţi către antreprenor Beneficiarul trebuie să plătească Antreprenorului: a) Suma certificată de Inginer pentru plata în Avans, Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 28 de zile Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Certificatului b) Suma certificată de Inginer în fiecare Certificat Interimar de Plată Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 28 de zile Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Certificatului c) Suma certificată de Inginer în Certificatul Final de Plată Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - 28 de zile Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Certificatului 1.1.5. Modificarea şi prelungirea contractului Dacă pe parcursul implementării contractului apar circumstanţe de natură să afecteze implementarea contractului şi care conduc la necesitatea adoptării unor modificări faţă de prevederile Contractului iniţial, UIP va întocmi Nota Justificativă/Explicativa/Fundamentare în maxim 15 zile de la apariţia circumstanţei şi o va transmite împreună cu informaţiile şi documentele necesare către Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externă care prin intermediul Serviciului Contractare Fonduri Externe asigura elaborarea şi încheierea actului Adiţional. 1.1.6. Rezilierea contractului Rezilierea poate fi solicitată de către Beneficiar, Antreprenor, sau poate fi de comun acord cu respectarea prevederilor contractuale. 1.2. CONTRACTE DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ a) Întâlnirea de început - 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înţelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiţii optime de implementare; b) Asigurarea Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului - 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuţie şi Asigurări); c) Notificarea Datei de Începere a activităţilor - conform contract şi după intrarea în vigoare a acestuia; d) Mobilizare/organizare/program/aprobare personal - conform prevederilor contractuale: 20 zile; e) Verificări documentaţii tehnice - termen propus CNADNR: 21 zile, funcţie de complexitatea proiectului, primirea recomandărilor de la direcţiile de specialitate din cadrul CNADNR pe specificul activităţilor verificate de către acestea, etc.; acest termen poate fi depăşit în cazul proiectelor majore, a căror documentaţie este verificată şi de către experţii JASPERS; f) Avizare CTE-CNADNR, CTE-DPIIS, CI - g) Verificări/aprobări rapoarte - 15 zile; h) Verificări certificate de plata - 15 zile; i) Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate şi conformitate - 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013); j) Verificare facturi - 1 zi; k) Întocmirea solicitării de plata şi avizarea acesteia - 2 zile; l) Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv - 5 zile; m) Urmărirea circuitului de plata, conform regulamentului Direcţiei financiare din cadrul CNADNR 1.3. CONTRACTE DE SUPERVIZARE EXECUŢIE LUCRĂRI a) Întâlnirea de început - termen propus CNADNR: 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înţelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiţii optime de implementare; b) Asigurarea Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului - 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuţie şi Asigurări); c) Notificarea Datei de Începere a activităţilor - conform contract şi după intrarea în vigoare a acestuia; d) Mobilizare/organizare/program/aprobare personal - conform prevederilor contractuale: 20 zile; e) Urmărirea activităţilor prestate, conform prevederilor Caietului de Sarcini şi în termenele precizate în contract - pe toata perioada de derulare a contractului; f) Verificări/aprobări rapoarte - 15 zile; g) Verificări certificate de plată - 15 zile; h) Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate şi conformitate - 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013); i) Verificare facturi - 1 zi; j) Întocmirea solicitării de plată şi avizarea acesteia - 2 zile; k) Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv - 5 zile; l) Urmărirea circuitului de plată, conform regulamentului Direcţiei financiare din cadrul CNADNR. NOTA 1: Termenele menţionate mai sus se aplică în cazul în care documentele sunt complete şi corecte. În caz contrar, termenul va fi recalculat de la data transmiterii documentelor în forma completă şi corectă. NOTA 2: În cazul în care mai multe activităţi se vor suprapune pe aceeaşi perioadă de timp acestea vor fi decalate în funcţie de prioritizarea şi necesitatea acestora de la momentul respectiv. 2. ACTIVITĂŢI INTERNE DE IMPLEMENTARE A CONTRACTELOR 2.1. CONTRACTE DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ 1. Înregistrarea Contractului semnat şi înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP; 2. Se trece la verificarea Condiţiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanţiei de Bună Execuţie şi Asigurările prevăzute în cadrul contractului, şi se asigură că aceste Condiţii sunt îndeplinite în termenele precizate în contract; 3. Constituirea Scrisorii de Garanţie de Bună Execuţie - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 4. Constituirea Scrisorii de Garanţie pentru plata Avansului (după caz) - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 5. Constituirea Poliţelor de asigurări (20 zile) - verificarea şi aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia constatată - corespondenţa cu prevederile contractuale şi legale; 6. În situaţia îndeplinirii Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului se notifică Data de Începere a serviciilor; 7. Se urmăreşte înaintarea Programului propus pentru mobilizarea personalului, mobilizarea personalului în termenul prevăzut în contract, se analizează propunerile de mobilizare a personalului care trebuie să corespundă Condiţiilor din Documentaţia de Atribuire, respectiv Caietul de Sarcini/Contract. În situaţia în care apare imposibilitatea mobilizării unor experţi propuşi în cadrul ofertei, funcţie de situaţiile prevăzute în cadrul contractului, vor fi aplicate penalităţile aferente; 8. Se urmăreşte înaintarea Raportului de Început la termenul precizat în contract (în cadrul acestui raport va fi cuprins Sistemul de Management al Calităţii); acesta se verifica în conformitate cu cerinţele Caietului de Sarcini, şi cu obiectivele contractului, se solicită modificări/completări funcţie de caz, şi se aprobă (în cazul în care este specificat în contract); 9. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor de Progres lunare (în cazul în care este specificat în contract), în termenele precizate în contract; 10. Se urmăreşte înaintarea Raportului Preliminar şi a documentaţiei tehnice preliminare, conform H.G. nr. 28/2008 în termenul stabilit prin contract: - În cadrul UIP, se verifică componenţa şi conţinutul documentaţiei şi a Raportului Preliminar, în raport cu cerinţele caietului de sarcini, Condiţiilor de contract; - Se înaintează spre analiză serviciilor suport, în funcţie de specificul activităţii lor (Direcţia Tehnică, Direcţia Achiziţii Terenuri, Serviciul Contracte de Finanţare, Serviciul Avize şi Acorduri, Serviciul Protecţia Mediului, etc.); - Se urmăreşte ca serviciile suport să transmită observaţii/modificări/recomandări pentru capitolele specifice activităţii acestora, în termenul solicitat de către UIP; - UIP centralizează şi transmite întregul ansamblu de observaţii către Prestator, astfel încât documentaţia să fie revizuită şi să poată fi respectate termenele prevăzute în contract - În urma revizuirii documentaţiei de către Prestator şi predate Beneficiarului, volumele care înglobează observaţiile serviciilor suport vor fi transmise fiecărui compartiment în parte pentru a verifica corectitudinea răspunsului la observaţiile făcute; - După verificarea în cadrul UIP, a faptului ca s-a ţinut cont de observaţiile şi recomandările formulate pentru documentaţia preliminară, Studiul de Fezabilitate cu întreaga documentaţie tehnică revizuită şi nota tehnică de prezentare, vor fi înaintate către C.T.E.-CNADNR pentru avizarea documentaţiei, respectiv varianta de traseu optimă din punct de vedere tehnico-economic; - Odată aprobată varianta de traseu optimă, se aprobă şi Raportul Preliminar, şi se urmăreşte obţinerea tuturor avizelor necesare (inclusiv obţinerea Acordului de Mediu, în baza Studiu de Evaluare Adecvată); - După avizarea CTE-CNADNR, documentaţia se transmite spre analiza JASPERS, în vederea Verificării îndeplinirii Condiţiilor de eligibilitate/rentabilitate ale proiectului propus, şi de asemenea, este transmisă spre avizare Consiliului Tehnico-Economic al Ordonatorului Principal de Credite, şi la Consiliul Interministerial; - Se întocmeşte nota de fundamentare pentru promovare H.G. indicatori tehnico-economici şi se înaintează pe circuitul de avizare; 11. Se urmăreşte înaintarea Raportului privind Proiectul tehnic pentru relocarea/protejarea de utilităţi la nivel de detalii de Execuţie însoţite de aprobările proprietarilor de utilităţi, în termenul stabilit prin contract: 12. Se urmăreşte şi se verifică îndeplinirea cerinţelor din avizele emise de proprietarii de utilităţi, zonele de influenţă cu risc asupra proiectului; 13. Se transmit observaţii la Proiectant, şi se urmăreşte revizuirea documentaţiei conform observaţiilor; 14. Se urmăreşte înaintarea Raportului Preliminar privind Proiectul Tehnic la nivel de DDE, în termenul stabilit prin contract: - În cadrul UIP, se verifică componenţa şi conţinutul documentaţiei şi a Raportului Preliminar, în raport cu cerinţele caietului de sarcini, Condiţiilor de contract; - Se verifică respectarea în elaborarea/verificarea PT-ului a cerinţelor şi specificaţiilor tehnice cuprinse în Acordul de Mediu; - Se verifica respectarea în elaborarea PT-ului a cerinţelor şi specificaţiilor tehnice cuprinse în avizele/acordurile emise; - Se urmăreşte verificarea PT-ului de către verificatori atestaţi; - Se urmăreşte elaborarea/verificarea DTAC în conformitate cu Legea nr. 50/1991; - Documentele tehnico-economice, sunt transmise spre verificare serviciilor suport, care completează lista de verificare conform specificului activităţii verificate, şi precizează eventuale observaţii/recomandări. - Observaţiile/recomandările sunt transmise Proiectantului în vederea revizuirii documentaţiei şi a Raportului Preliminar; - Se urmăreşte în cazul în care există observaţii, Prestatorul va trebui să răspundă în termenul prevăzut în contract; 15. Se urmăreşte înaintarea Raportului Final în termenul stabilit prin contract, însoţit de Documentaţia Tehnică revizuită conform observaţiilor/recomandărilor; 16. Se verifică dacă Raportul şi Documentaţia Tehnică sunt revizuite conform observaţiilor; 17. În cazul în care nu există observaţii Raportul Final este aprobat. 2.2. Contracte de Servicii 1. Înregistrarea Contractului semnat şi înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP; 2. Se trece la verificarea Condiţiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanţiei de Bună Execuţie şi Asigurările prevăzute în cadrul contractului, şi se asigură că aceste Condiţii sunt îndeplinite în termenele precizate în contract; 3. Constituirea Scrisorii de Garanţie de Buna Execuţie - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 4. Constituirea Scrisorii de Garanţie pentru plata Avansului (după caz) - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 5. Constituirea Poliţelor de asigurări (20 zile) - verificarea şi aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia constatată - corespondenţa cu prevederile contractuale şi legale; 6. În situaţia îndeplinirii Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului se notifică Data de Începere a serviciilor; 7. UIP organizează Întâlnirea de început, la care participă echipa de proiect şi reprezentanţii Consultantului; la aceasta întâlnire se trec în revistă obligaţiile şi termenele contractuale, se discută riscurile identificate asupra proiectului, se stabilesc măsuri astfel încât să fie evitate eventuale blocaje; 8. În baza notificării emise de către Beneficiar, se urmăreşte mobilizarea personalului şi a echipamentelor necesare implementării contractului, aprobarea şi mobilizarea personalului non-cheie, în termenul specificat în contract; 9. Se urmăreşte înaintarea Raportului Iniţial în termenul specificat în contract, care se verifică în conformitate cu cerinţele precizate în contract, se transmit Consultantului observaţiile şi se urmăreşte înaintarea Raportului în forma finală, astfel încât acesta să fie aprobat în termenul precizat în contract; 10. Se urmăreşte îndeplinirea activităţilor conform prevederilor contractuale: - Activităţi de pre-construcţie; - Activităţi de construcţie; - Activităţi de post-construcţie. 11. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor lunare de Progres în termenele precizate în contract, se verifică conţinutul şi completarea informaţiilor prezentate conform cerinţelor, se transmit observaţii, se urmăreşte înaintarea formei revizuite şi se aprobă conform procedura, în termenul precizat în contract; 12. Ori de câte ori se constată necesitatea unui Raport Special pentru diverse situaţii constatate în derularea contractului de lucrări, acesta se solicită Consultantului, într-un termen definit, şi se urmăreşte înaintarea acestuia conform solicitărilor; 13. Se urmăreşte raportarea evenimentelor din Şantier către Beneficiar; 14. Se urmăreşte asigurarea serviciilor de supervizare conform cerinţelor Caietului de Sarcini, în vederea realizării lucrărilor conform Proiectului Tehnic; 15. Se urmăreşte înregistrarea unui eveniment pentru care sunt stabilite Condiţii de aplicare a penalităţilor (înlocuire personal, nerespectarea termenelor pentru transmiterea rapoartelor, etc.), urmându-se procedura de aplicare a penalităţilor, conform prevederilor contractuale şi a legislaţiei în vigoare; 16. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor Financiare (trimestriale), care se verifica şi se aproba conform procedura, în termenul stabilit în contract; 17. Se urmăreşte înaintarea Raportului la Terminarea Lucrărilor, fiind necesar a fi prezentat în forma completa cu istoricul Execuţiei lucrărilor, la momentul Recepţiei la Terminarea Lucrărilor; 18. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor pe perioada de notificarea a defecţiunilor; în situaţia în care sunt constatate defecte, Inginerul va notifica Antreprenorul pentru a lua măsurile necesare de remediere; 19. Se urmăreşte înaintarea Raportului la sfârşitul perioadei de notificare, şi se verifica din punct de vedere al prezentării comportamentului lucrărilor executate în timpul perioadei de garanţie, intervenţiile realizate de către Antreprenor, recomandări pentru întreţinere, etc.; 20. Se urmăreşte propunerea de organizare sesiuni de instruire pentru personalul Beneficiarului, în conformitate cu cerinţele Caietului de Sarcini; 2.3. Contracte de Lucrări 1. Garanţia de bună Execuţie - Antreprenorul transmite Garanţia de Bună Execuţie Beneficiarului - în termenul specificat în Contract - de la Data semnării Acordului Contractual. Garanţia de Bună Execuţie va fi emisă de o entitate şi dintr-o ţară (sau altă jurisdicţie) aprobate de către Beneficiar, şi având conţinutul formularului anexat Condiţiilor Speciale sau un alt format acceptat de Beneficiar. Antreprenorul se va asigura că Garanţia de Bună Execuţie este valabilă şi în vigoare până la execuţia şi terminarea Lucrărilor de către Antreprenor şi remedierea oricăror defecţiuni. În cazul în care Antreprenorul nu prezintă, în termenul specificat în contract o Garanţie de Bună Execuţie valabilă, Beneficiarul este îndreptăţit să rezilieze contractul. 2. UIP organizează Întâlnirea de început, la care participa echipa de proiect a Beneficiarului, echipa de supervizare a Consultantului, reprezentanţii locali ai Beneficiarului (DRDP); la această întâlnire se trec în revista obligaţiile şi termenele contractuale, se discută riscurile identificate asupra proiectului, se stabilesc măsuri astfel încât să fie evitate eventuale blocaje; 3. În termenul specificat în contract, Inginerul va informa Antreprenorul, cu privire la data de Începere a lucrărilor; 4. Beneficiarul va preda Antreprenorului Posesia şantierului (predare borne, coordonate, drum - (în termenul specificat în Anexa la Ofertă)) de la Data de Începere a Lucrărilor; 5. După emiterea ordinului de Începere, Inginerul va organiza şedinţele lunare de management la care va participa şi Beneficiarul; 6. În termenul specificat în contract Antreprenorul va instala panourile pentru promovarea lucrărilor; 7. Antreprenorul va prezenta Inginerului programul de Execuţie în termenul menţionat în contract de la data ordinului de Începere; 8. După aprobarea programului de Execuţie, Inginerul împreună cu Antreprenorul vor defini complet indicatorii punctelor de referinţa, menţionate în contract şi vor stabili datele de îndeplinire ale acestora; 9. În cazul în care Antreprenorul nu îndeplineşte, unul sau mai mulţi indicatori ai unui punct de referinţa, la termenul stabilit anterior, Beneficiarul este îndreptăţit să dispună sistarea plăţilor până la îndeplinirea tuturor indicatorilor aferenţi punctului de referinţă sau notificarea aplicării penalităţilor, după cum este prevăzut în cadrul contractului. 10. Se vor urmări situaţiile aferente înlocuirii personalului cheie al Antreprenorului, neprezentarea programului de lucrări în termenul stabilit de Inginer, sau nerespectarea Planului de Management al Traficului, în vederea notificării, determinării şi aplicării penalităţilor precizate în contract - Anexa la Oferta, pentru fiecare eveniment de acest tip sesizat; 11. Antreprenorul va întocmi şi înainta, către Inginer raportul de progres lunar. 12. Antreprenorul va elabora şi transmite Inginerului, lunar, Situaţia Interimară de Lucrări, însoţita de documente justificative (procese verbale de recepţie calitativă şi cantitativă, măsurători, etc.) 13. Inginerul va verifica daca articolele furnizate sau lucrarea realizată de Antreprenor este conform contractului şi Proiectului Tehnic de Execuţie aprobat şi va determina suma datorată Contractorului. Verificările efectuate vizează: corelarea dintre cantităţile cuprinse în situaţiile de lucrări, proiectele tehnice de Execuţie aprobate, preturile cuprinse în situaţiile de lucrări prezentate spre decontare în concordanta cu listele de cantităţi; documentele de calitate prezentate de către Antreprenor, materialele în Şantier şi documentele suport aferente, etc.; De asemenea, se calculează şi certifica ajustarea preturilor, se verifica Rambursarea Plăţii în Avans, se verifica şi certifica Reţinerile şi efectuează eventualele corecturi sau modificări care în mod normal ar fi trebuit să fie aplicate unui Certificat de Plată anterior; În cazul în care valoarea Certificatului Interimare de Plata este mai mică decât valoarea menţionată în cadrul Anexei la Oferta, atunci Inginerul nu va emite certificatul Beneficiarului; 14. Beneficiarul, va analiza Certificatul Interimar de Plata şi documentele justificative aferente acestuia; În anumite, situaţii, atunci când Beneficiarul considera necesar, se vor efectua inspecţii şi vizite pe teren, pentru verificarea lucrărilor certificate. În cazul în care pe circuitul de verificare se constată neconformităţi, certificatul se respinge, procedura fiind reluată ulterior revizuirii şi remedierii neconformităţilor; 15. Dacă Certificatul Interimar de Plată este întocmit conform prevederilor contractuale, este iniţializat pentru verificare (Responsabilul de Contract), este vizat cu "Viza de legalitate, regularitate şi conformitate" (Şef Proiect) şi aprobat (Director); 16. Se notifică Antreprenorul/Inginerul cu privire la acceptarea totală sau parţială sau returnarea Certificatului Interimar de Plată conform Condiţii Generale de Contract şi Condiţii Speciale de Contract; 17. După aprobarea Certificatului Interimar de Plată, Beneficiarul informează în scris Părţile, solicitând Antreprenorului emiterea facturii corespunzătoare Certificatului Interimar de Plată. 18. Când lucrările sunt substanţial finalizate şi îndeplinite Condiţiile pentru Recepţia la Terminarea lucrărilor, Antreprenorul va notifica Beneficiarul cu privire la acest lucru; 19. Beneficiarul are obligaţia, conform legii, ca în termen de 15 zile de la data notificării să întocmească o comisie de recepţie la terminarea lucrărilor; 20. În urma unei inspecţii în şantier, comisia numită va propune admiterea/respingerea recepţiei la terminarea lucrărilor. 21. În cazul în care comisia va propune respingerea recepţiei la terminarea lucrărilor, i se va acorda Antreprenorului o perioadă rezonabilă de timp în vederea finalizării lucrărilor. 22. Dacă se propune admiterea recepţiei la terminarea lucrărilor, va fi întocmit Procesul Verbal de Recepţie la Terminarea Lucrărilor şi înaintat spre aprobare reprezentantului legal al Beneficiarului; 23. În situaţia în care se propune respingerea Recepţiei la Terminarea Lucrărilor şi perioada de Execuţie contractuală este depăşită, Beneficiarul va emite o notificare de Revendicare cu privire la penalităţile de întârziere aferente prelungirii perioadei de Execuţie. Inginerul, după admiterea Recepţiei la Terminarea Lucrărilor, va emite o determinare cu valoarea penalităţilor de întârziere la care este îndreptăţit Beneficiarul, în conformitate cu prevederile contractule 24. În situaţia aprobării Procesului Verbal de Recepţie la Terminarea Lucrărilor, Inginerul va emite Certificatul de Recepţie la Terminarea Lucrărilor, având ataşate şi eventualele anexe care cuprind lucrările rămase de finalizat, respectiv lucrările ce vor fi ţinute sub observaţie pe perioada de Garanţie. 25. În baza Certificatului de Recepţie la Terminarea Lucrărilor, la solicitarea Antreprenorului, se va putea elibera jumătate din suma reţinută din Reţinerile Monetare (conform procentului specificat în cadrul Anexei la Ofertă), sau se va diminua la jumătate valoarea aferentă scrisorii de Garanţie bancară, după caz; 26. Antreprenorul va elabora şi transmite Inginerului, Situaţia de Plată la Terminarea Lucrărilor, însoţită de documente justificative (procese verbale de Recepţie calitativă şi cantitativă, măsurători, etc.) 27. Inginerul va verifica Situaţia de Plată la Terminarea Lucrărilor. Verificările efectuate vizează: corelarea dintre cantităţile cuprinse în situaţiile de lucrări, proiectele tehnice şi detaliile de Execuţie aprobate, preţurile cuprinse în situaţiile de lucrări prezentate spre decontare în concordanţă cu listele de cantităţi; documentele de calitate prezentate de către Antreprenor, materialele în Şantier şi documentele suport aferente, etc.; De asemenea, se calculează şi certifica ajustarea preţurilor, se verifica Rambursarea Plăţii în Avans, se verifica şi certifica Reţinerile şi efectuează eventualele corecturi sau modificări care în mod normal ar fi trebuit să fie aplicate unui Certificat de Plată anterior; 28. Beneficiarul, va analiza Certificatul de Plata la Terminarea Lucrărilor şi documentele justificative aferente acestuia, identic cu paşii prezentaţi la pct. 12-16; 29. În termen de 15 zile înainte de expirarea perioadei de Garanţie, Beneficiarul are obligaţia, conform legii, să întocmească o comisie de Recepţie finala; 30. În urma unei inspecţii în şantier, comisia numita va propune admiterea/respingerea Recepţiei finale a lucrărilor. 31. În cazul în care comisia va propune respingerea Recepţiei finale, i se va acorda Antreprenorului o perioadă rezonabilă de timp în vederea finalizării/remedierii lucrărilor. 32. Dacă se propune admiterea recepţiei finale a lucrărilor, Beneficiarul va aproba Procesul Verbal de Recepţie Finală; 33. După aprobarea Procesului Verbal de Recepţie Finală, Inginerul va emite Certificatul de Performanţă acesta fiind documentul care atestă finalizarea şi acceptarea lucrărilor în conformitate cu prevederile contractuale; 34. Antreprenorul va elabora şi transmite Inginerului, Situaţia Finală de Plata, însoţită de documente justificative (procese verbale de Recepţie calitativă şi cantitativă, măsurători, etc.) 35. Inginerul va verifica Situaţia Finală de Plată şi o va înainta spre analiză la Beneficiar, urmându-se paşii precizaţi la pct. 12-16; 36. În termenul precizat în contract, şi după emiterea Certificatului de Performanţă, Beneficiarul va elibera Garanţia de Bună Execuţie a Antreprenorului. 2.4. Plata şi Rambursarea Certificatul pentru avans/intermediar/final de lucrări/eliberarea reţinerilor, certificatul de supervizare este aprobat de către serviciile de implementare 1. Factura emisă de către Consultant/Antreprenor este verificată din punct de vedere financiar precum şi a existenţei Garanţiilor de avans, reţineri şi/sau buna Execuţie, atunci când este cazul 1.1. Dacă factura este incorectă, se returnează pentru modificare la Consultant/Constructor 1.2. Dacă factura este corect întocmită, se înaintează la serviciul de implementare pentru viza de realitate şi bun de plată 2. Factura este verificată de către Unitatea de Implementare pentru concordanţa cu certificatul de plată: 2.1. Dacă există neconcordanţe aceasta se returnează pentru modificare la Consultant/Constructor 2.2. Dacă factura este corect întocmită, aceasta este vizată, i se acordă bun de plată şi este înaintată cu documentele suport la serviciul gestionare fonduri 3. Serviciul Gestionare fonduri întocmeşte solicitarea de plată şi după semnarea acesteia de către toate persoanele factura este înaintată pentru viza CFP 4. După acordarea vizei CFP factura este înaintată pentru a fi luată în evidenţele contabile şi apoi transmisă la Direcţia Financiara pentru solicitarea deschiderilor de credite bugetare 5. După ce a fost efectuată plata către Consultant/Antreprenor, în baza extraselor de cont şi a documentelor justificative, Serviciul Gestionare Fonduri întocmeşte, lunar, cererea de rambursare aferentă proiectului 6. Cererea de rambursare este apoi supusă vizei CFP 7. Împreună cu documentele justificative (raportul de progres, extrasele de cont etc.) cererea de rambursare este transmisă către Ministerul Transporturilor 2.5. Asigurarea Fondurilor pentru contractele aflate în implementare 1. În vederea întocmirii proiectului de buget pentru anul n+1, în cursul anului n, la solicitarea MFP este întocmit necesarul de fonduri în bază: - Stadiului actual al proiectului; - Termenul de finalizare al proiectului; - Plăţilor efectuate pana la aceea data; - Cash-flow-ului actualizat primit de la Consultant; - Alte documente/situaţii relevante. 2. În cursul anului bugetar n+1, conform legii bugetului de stat, serviciul gestionare fonduri va monitoriza existenţa creditelor bugetare pentru acoperirea plăţilor contractuale 3. În cazul în care creditul bugetar devine insuficient pentru efectuarea plăţilor, serviciul gestionare fonduri va lua toate măsurile pentru găsirea resurselor necesare, astfel: a) Prin realocări între proiecte pe parcursul întregului an bugetar b) Prin realocări între proiecte sau suplimentari de la MFP cu ocazia rectificărilor bugetare. ANEXA 3 REGULAMENT de organizare şi funcţionare privind monitorizarea şi execuţia contractelor de asistenţă tehnică, servicii de consultanţă şi contracte de lucrări în baza Condiţiilor generale de contract de construcţie-proiectare şi echipamente (FIDIC galben - ed. 1999) 1. PREAMBUL: TERMENE INTERNE PREVĂZUTE ÎN REGULAMENT 1.1. CONTRACTE EXECUTIE LUCRĂRI 1.1.1. Activităţi în perioada de pre-construcţie a) Data de Începere a Lucrărilor Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 42 de zile (cu menţiunea că acesta poate fi mai scurt în funcţie de decizia Beneficiarului (CNADNR SA) în Condiţiile în care Antreprenorul a prezentat toate documentele necesare; b) Posesia Şantierului Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - conform Anexei la Ofertă din cadrul fiecărui Contract; Termenul propus - depinde de data la care va fi emisă Decizia de expropriere c) Poliţe de Asigurare (medicală, securitatea muncii, şi responsabilitate, etc.) Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - conform Anexei la Ofertă Această activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligaţia contractuală de a transmite spre verificare Inginerului (Consultantului). d) Programul de execuţie Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 28 de zile de la Data de Începere Această activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligaţia contractuală de a transmite spre verificare şi aprobare Inginerului (Consultantului) în termenul prevăzut în cadrul Contractului. e) Graficul de Plăţi (Fluxul de Numerar) Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 42 de zile de la Data de Începere, în cazul în care în Contract nu este inclus un Grafic de Plăţi. Antreprenorul şi Inginerul au obligaţia ca până la data de 5 a fiecărei luni să transmită fluxul de numerar actualizat către Beneficiar (CNADNR SA). f) Proiectarea realizata de Antreprenor - Realizarea proiectării de către Antreprenor Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - conform Anexei la Ofertă; Termenul propus - poate varia între 120 şi 180 de zile în funcţie de prevederile fiecărui Contract. Antreprenorul va finaliza activitatea privind proiectarea în perioada specificată. 1.1.2. Activităţi în perioada de construcţie a) Întâlnirile de Progres Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - nu exista termen contractual Termenul conform Cerinţelor CNADNR SA - în fiecare lună pe perioada de execuţie a Contractului b) Monitorizarea şi evaluarea progresului lucrărilor Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - nu există termen contractual În conformitate cu prevederile contractuale, monitorizarea progresului lucrărilor se efectuează prin Puncte de Referinţă (milestones) pentru care au fost stabilite termene de îndeplinire. Responsabilul de contract urmăreşte îndeplinirea acestora în termenele contractuale. c) Rapoarte - Rapoartele Inginerului în legătură cu Contractul de Proiectare şi Execuţie Lucrări Termenul de verificare al CNADNR conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 nu există termen contractual Termenul de verificare al CNADNR conform prevederilor Contractului încheiat cu Inginerul 45 de zile de la data transmiterii de către Inginer a Raportului Termenul propus de verificare de către CNADNR - 15 zile d) Modificări şi Variaţii - Elaborarea şi Verificarea Modificărilor (Ordinelor de Variaţie) Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Roşie 1999 - nu există termen contractual Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Raportului privind modificarea propusă. e) Personalul Antreprenorului şi Subantreprenori Înlocuire personal cheie Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - nu există termen contractual În cazul în care Inginerul solicită un punct de vedere al Beneficiarului, acesta va transmite un răspuns în maxim 15 zile. Subantreprenori Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - nu există termen contractual Beneficiarul va transmite acceptul/refuzul în maxim 15 zile de la transmiterea de către Inginer a documentaţiei. f) Inspecţii şi verificări pe teren Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - nu există termen contractual Beneficiarul va efectua inspecţii şi verificări pe teren ori de câte ori este necesar. g) Recepţia la terminarea lucrărilor Recepţia la terminarea lucrărilor se efectuează în conformitate cu prevederile legale şi contractuale. h) Recepţia Finală Recepţia finală este convocată de investitor în conformitate cu prevederile HG nr. 273/1994 - Regulament de recepţie a lucrărilor de construcţii şi instalaţii aferente acestora, în cel mult 15 zile după expirarea perioadei de garanţie. Perioada de garanţie este cea prevăzută în Contract. 1.1.3. Aspecte financiare şi plăţi Garanţii a) Garanţia de Bună Execuţie Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 28 de zile de la data primirii Scrisorii de Acceptare, Antreprenorul trebuie să transmită Garanţia de Bună Execuţie Beneficiarului. b) Garanţia pentru acordarea Avansului Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării unui avans, Antreprenorul va transmite CNADNR Garanţia pentru acordarea Avansului, pentru toată suma solicitată ca avans; c) Garanţia pentru Sume reţinute În cazul în care Antreprenorul solicita constituirea unei Garanţii pentru cuantumul sumelor Reţinute din cadrul Certificatelor Interimare de Plată în conformitate cu Anexa la Oferta, va înainta către Beneficiar (CNADNR SA) Garanţia în vederea verificării şi aprobării acesteia. 1.1.4. Plăţi către Antreprenor Beneficiarul trebuie sa plătească Antreprenorului: a) Suma certificată de Inginer pentru plata în Avans, Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 28 de zile Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Certificatului b) Suma certificată de Inginer în fiecare Certificat Interimar de Plată Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 28 de zile Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Certificatului c) Suma certificată de Inginer în Certificatul Final de Plată Termenul conform Condiţii Generale FIDIC Cartea Galbenă 1999 - 28 de zile Termenul propus - 15 zile de la transmiterea de către Inginer a Certificatului 1.1.5. Modificarea şi prelungirea contractului Dacă pe parcursul implementării contractului apar circumstanţe de natură să afecteze implementarea contractului şi care conduc la necesitatea adoptării unor modificări fată de prevederile Contractului iniţial, UIP va întocmi Nota Justificativă/Explicativă/Fundamentare în maxim 15 zile de la apariţia circumstanţei şi o va transmite împreună cu informaţiile şi documentele necesare către Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externa care prin intermediul Serviciului Contractare Fonduri Externe asigură elaborarea şi încheierea actului Adiţional. 1.1.6. Rezilierea contractului Rezilierea poate fi solicitată de către Beneficiar, Antreprenor, sau poate fi de comun acord cu respectarea prevederilor contractuale. 1.2. CONTRACTE DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ a) Întâlnirea de început - 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înţelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiţii optime de implementare; b) Asigurarea Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului - 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuţie şi Asigurări); c) Notificarea Datei de Începere a Activităţilor - conform contract şi după intrarea în vigoare a acestuia; d) Mobilizare/organizare/program/aprobare personal - conform prevederilor contractuale: 20 zile; e) Verificări documentaţii tehnice - termen propus CNADNR: 21 zile, funcţie de complexitatea proiectului, primirea recomandărilor de la direcţiile de specialitate din cadrul CNADNR pe specificul Activităţilor verificate de către acestea, etc.; acest termen poate fi depăşit în cazul proiectelor majore, a căror documentaţie este verificată şi de către experţii JASPERS; f) Avizare CTE-CNADNR, CTE-DPIIS, CI - g) Verificări/aprobări rapoarte - 15 zile; h) Verificări certificate de plată - 15 zile; i) Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate şi conformitate - 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013); j) Verificare facturi - 1 zi; k) Întocmirea solicitării de plata şi avizarea acesteia - 2 zile; l) Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv - 5 zile; m) Urmărirea circuitului de plată, conform regulamentului Direcţiei financiare din cadrul CNADNR 1.3. CONTRACTE DE SUPERVIZARE EXECUTIE LUCRARI a) Întâlnirea de început - termen propus CNADNR: 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înţelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiţii optime de implementare; b) Asigurarea Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului - 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuţie şi Asigurări); c) Notificarea Datei de Începere a Activităţilor - conform contract şi după intrarea în vigoare a acestuia; d) Mobilizare/organizare/program/aprobare personal - conform prevederilor contractuale: 20 zile; e) Urmărirea Activităţilor prestate, conform prevederilor Caietului de Sarcini şi în termenele precizate în contract - pe toată perioada de derulare a contractului; f) Verificări/aprobări rapoarte - 15 zile; g) Verificări certificate de plată - 15 zile; h) Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate şi conformitate - 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013); i) Verificare facturi - 1 zi; j) Întocmirea solicitării de plata şi avizarea acesteia - 2 zile; k) Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv - 5 zile; l) Urmărirea circuitului de plată, conform regulamentului Direcţiei financiare din cadrul CNADNR NOTA 1: Termenele menţionate mai sus se aplică în cazul în care documentele sunt complete şi corecte. În caz contrar, termenul va fi recalculat de la data transmiterii documentelor în forma completă şi corectă. NOTA 2: În cazul în care mai multe Activităţi se vor suprapune pe aceeaşi perioadă de timp acestea vor fi decalate în funcţie de prioritizarea şi necesitatea acestora de la momentul respectiv. 2. ACTIVITĂŢI INTERNE DE IMPLEMENTARE A CONTRACTELOR 2.1. CONTRACTE DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ 1. Înregistrarea Contractului semnat şi înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP; 2. Se trece la verificarea Condiţiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanţiei de Bună Execuţie şi Asigurările prevăzute în cadrul contractului, şi se asigură ca aceste Condiţii sunt îndeplinite în termenele precizate în contract; 3. Constituirea Scrisorii de Garanţie de Bună Execuţie - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 4. Constituirea Scrisorii de Garanţie pentru plata Avansului (după caz) - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 5. Constituirea Poliţelor de asigurări (20 zile) - verificarea şi aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia constatată - corespondenţa cu prevederile contractuale şi legale; 6. În situaţia îndeplinirii Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului se notifică Data de începere a serviciilor; 7. Se urmăreşte înaintarea Programului propus pentru mobilizarea personalului, mobilizarea personalului în termenul prevăzut în contract, se analizează propunerile de mobilizare a personalului care trebuie să corespundă Condiţiilor din Documentaţia de Atribuire, respectiv Caietul de Sarcini/Contract. În situaţia în care apare imposibilitatea mobilizării unor experţi propuşi în cadrul ofertei, funcţie de situaţiile prevăzute în cadrul contractului, vor fi aplicate penalităţile aferente; 8. Se urmăreşte înaintarea Raportului de Început la termenul precizat în contract (in cadrul acestui raport va fi cuprins Sistemul de Management al Calităţii); acesta se verifica în conformitate cu cerinţele Caietului de Sarcini, şi cu obiectivele contractului, se solicită modificări/completări funcţie de caz, şi se aprobă (în cazul în care este specificat în contract); 9. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor de Progres lunare (în cazul în care este specificat în contract), în termenele precizate în contract; 10. Se urmăreşte înaintarea Raportului Preliminar şi a documentaţiei tehnice preliminare, conform H.G. nr. 28/2008 în termenul stabilit prin contract: - În cadrul UIP, se verifica componenta şi conţinutul documentaţiei şi a Raportului Preliminar, în raport cu cerinţele caietului de sarcini, Condiţiilor de contract; - Se înaintează spre analiza serviciilor suport, în funcţie de specificul Activităţii lor (Direcţia Tehnică, Direcţia Achiziţii Terenuri, Serviciul Contracte de Finanţare, Serviciul Avize şi Acorduri, Serviciul Protecţia Mediului, etc.); - Se urmăreşte ca serviciile suport să transmită observaţii/modificări/recomandări pentru capitolele specifice Activităţii acestora, în termenul solicitat de către UIP; - UIP centralizează şi transmite întregul ansamblu de observaţii către Prestator, astfel încât documentaţia să fie revizuită şi să poată fi respectate termenele prevăzute în contract - În urma revizuirii documentaţiei de către Prestator şi predate Beneficiarului, volumele care înglobează observaţiile serviciilor suport vor fi transmise fiecărui compartiment în parte pentru a verifica corectitudinea răspunsului la observaţiile făcute; - După verificarea în cadrul UIP, a faptului ca s-a ţinut cont de observaţiile şi recomandările formulate pentru documentaţia preliminară, Studiul de Fezabilitate cu întreaga documentaţie tehnică revizuită şi nota tehnică de prezentare, vor fi înaintate către C.T.E.-CNADNR pentru avizarea documentaţiei, respectiv varianta de traseu optimă din punct de vedere tehnico-economic; - Odată aprobată varianta de traseu optimă, se aprobă şi Raportul Preliminar, şi se urmăreşte obţinerea tuturor avizelor necesare (inclusiv obţinerea Acordului de Mediu, în baza Studiu de Evaluare Adecvată); - După avizarea CTE-CNADNR, documentaţia se transmite spre analiza JASPERS, în vederea Verificării îndeplinirii Condiţiilor de eligibilitate/rentabilitate ale proiectului propus, şi de asemenea, este transmisă spre avizare Consiliului Tehnico-Economic al Ordonatorului Principal de Credite, şi la Consiliul Interministerial; - Se întocmeşte nota de fundamentare pentru promovare H.G. indicatori tehnico-economici şi se înaintează pe circuitul de avizare; 11. Se urmăreşte înaintarea Raportului privind Proiectul tehnic pentru relocarea/protejarea de utilităţi la nivel de detalii de execuţie însoţite de aprobările proprietarilor de utilităţi, în termenul stabilit prin contract: 12. Se urmăreşte şi se verifica îndeplinirea cerinţelor din avizele emise de proprietarii de utilităţi, zonele de influenţă cu risc asupra proiectului; 13. Se transmit observaţii la Proiectant, şi se urmăreşte revizuirea documentaţiei conform observaţiilor; 14. Se urmăreşte înaintarea Raportului Preliminar privind Proiectul Tehnic la nivel de DDE, în termenul stabilit prin contract: - În cadrul UIP, se verifică componenta şi conţinutul documentaţiei şi a Raportului Preliminar, în raport cu cerinţele caietului de sarcini, Condiţiilor de contract; - Se verifică respectarea în elaborarea/verificarea PT-ului a cerinţelor şi specificaţiilor tehnice cuprinse în Acordul de Mediu; - Se verifică respectarea în elaborarea PT-ului a cerinţelor şi specificaţiilor tehnice cuprinse în avizele/acordurile emise; - Se urmăreşte verificarea PT-ului de către verificatori atestaţi; - Se urmăreşte elaborarea/verificarea DTAC în conformitate cu Legea nr. 50/1991; - Documentele tehnico-economice, sunt transmise spre verificare serviciilor suport, care completează lista de verificare conform specificului Activităţii verificate, şi precizează eventuale observaţii/recomandări. - Observaţiile/recomandările sunt transmise Proiectantului în vederea revizuirii documentaţiei şi a Raportului Preliminar; - Se urmăreşte in cazul în care exista observaţii, Prestatorul va trebui să răspundă în termenul prevăzut în contract; 15. Se urmăreşte înaintarea Raportului Final în termenul stabilit prin contract, însoţit de Documentaţia Tehnica revizuită conform observaţiilor/recomandărilor; 16. Se verifică dacă Raportul şi Documentaţia Tehnica sunt revizuite conform observaţiilor; 17. În cazul în care nu există observaţii Raportul Final este aprobat. 2.2. Contracte de Servicii 1. Înregistrarea Contractului semnat şi înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP; 2. Se trece la verificarea Condiţiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanţiei de Bună Execuţie şi Asigurările prevăzute în cadrul contractului, şi se asigură că aceste Condiţii sunt îndeplinite în termenele precizate în contract; 3. Constituirea Scrisorii de Garanţie de Bună Execuţie - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 4. Constituirea Scrisorii de Garanţie pentru plata Avansului (după caz) - verificarea şi aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia aprobării; 5. Constituirea Poliţelor de asigurări (20 zile) - verificarea şi aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanţii Bancare, care informează UIP, despre situaţia constatată - corespondenţa cu prevederile contractuale şi legale; 6. În situaţia îndeplinirii Condiţiilor de intrare în vigoare a contractului se notifica Data de începere a serviciilor; 7. UIP organizează Întâlnirea de început, la care participa echipa de proiect şi reprezentanţii Consultantului; la aceasta întâlnire se trec în revista obligaţiile şi termenele contractuale, se discuta riscurile identificate asupra proiectului, se stabilesc măsuri astfel încât sa fie evitate eventuale blocaje; 8. În baza notificării emise de către Beneficiar, se urmăreşte mobilizarea personalului şi a echipamentelor necesare implementării contractului, aprobarea şi mobilizarea personalului non-cheie, în termenul specificat în contract; 9. Se urmăreşte înaintarea Raportului Iniţial în termenul specificat în contract, care se verifica în conformitate cu cerinţele precizate în contract, se transmit Consultantului observaţiile şi se urmăreşte înaintarea Raportului în forma finală, astfel încât aceasta să fie aprobat în termenul precizat în contract; 10. Se urmăreşte îndeplinirea Activităţilor conform prevederilor contractuale: - Activităţi de pre-construcţie; - Activităţi de construcţie; - Activităţi de post-construcţie. 11. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor lunare de Progres în termenele precizate în contract, se verifica conţinutul şi completarea informaţiilor prezentate conform cerinţelor, se transmit observaţii, se urmăreşte înaintarea formei revizuite şi se aprobă conform procedura, în termenul precizat în contract; 12. Ori de câte ori se constată necesitatea unui Raport Special pentru diverse situaţii constatate în derularea contractului de lucrări, acesta se solicită Consultantului, într-un termen definit, şi se urmăreşte înaintarea acestuia conform solicitărilor; 13. Se urmăreşte raportarea evenimentelor din Şantier către Beneficiar; 14. Se urmăreşte asigurarea serviciilor de supervizare conform cerinţelor Caietului de Sarcini, în vederea realizării lucrărilor conform Proiectului Tehnic; 15. Se urmăreşte Înregistrarea unui eveniment pentru care sunt stabilite Condiţii de aplicare a penalităţilor (înlocuire personal, nerespectarea termenelor pentru transmiterea rapoartelor, etc.), urmându-se procedura de aplicare a penalităţilor, conform prevederilor contractuale şi a legislaţiei în vigoare; 16. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor Financiare (trimestriale), care se verifica şi se aproba conform procedura, în termenul stabilit în contract; 17. Se urmăreşte înaintarea Raportului la Terminarea Lucrărilor, fiind necesar a fi prezentat în forma completă cu istoricul execuţiei lucrărilor, la momentul Recepţiei la Terminarea Lucrărilor; 18. Se urmăreşte înaintarea Rapoartelor pe perioada de notificarea a defecţiunilor; în situaţia în care sunt constatate defecte, Inginerul va notifica Antreprenorul pentru a lua măsurile necesare de remediere; 19. Se urmăreşte înaintarea Raportului la sfârşitul perioadei de notificare, şi se verifică din punct de vedere al prezentării comportamentului lucrărilor executate în timpul perioadei de garanţie, intervenţiile realizate de către Antreprenor, recomandări pentru întreţinere, etc.; 20. Se urmăreşte propunerea de organizare sesiuni de instruire pentru personalul Beneficiarului, în conformitate cu cerinţele Caietului de Sarcini; 2.3. CONTRACTE DE LUCRĂRI 2.3.1. Semnarea Contractului După semnarea contractului de proiectare şi execuţie lucrări, o copie a contractului este transmisă de către Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externă (DAFE) către Direcţia Proiecte Autostrăzi Fonduri Externe (DPAFE). În conformitate cu prevederile contractuale, Unitatea de Implementare (UIP) din cadrul DPAF în cadrul căreia se derulează respectivul contract va desemna un Responsabil de Contract care va asigura cunoaşterea prevederilor contractuale si implementarea corespunzătoare a acestuia; Corespondenţa şi documentele interne vor fi elaborate de UIP, semnate, avizate şi aprobate conform prevederilor contractuale şi circuitului CNADNR. 2.3.2. Activităţi în perioada de pre-construcţie După primirea contractului de execuţie lucrări semnat, UIP comunică în scris Antreprenorului detaliile cu privire la numele reprezentanţilor CNADNR desemnaţi pentru administrarea contractului, datele de contact, adresa şi alte coordonate în scopul realizării comunicării şi transmiterii corespondenţei legate de contract şi va solicita aceleaşi informaţii din partea Antreprenorului. De asemenea, UIP comunică în scris Antreprenorului detaliile cu privire la numele, adresa şi datele de contact ale Inginerului, în situaţia în care acestea nu sunt specificate în Anexa la Ofertă. Inginerul va notifica de asemenea în scris CNADNR şi Antreprenorul asupra numelui şi datelor de contact ale persoanei desemnată ca Reprezentant al Inginerului în scopul contractului şi de asemenea, asupra responsabilităţilor şi atribuţiilor delegate de acesta asistenţilor săi (în conformitate cu prevederile Condiţiilor contractuale). 2.3.2.1. Întâlniri de Început După primirea contractului de execuţie lucrări semnat, UIP, în colaborare cu Inginerul organizează la sediul CNADNR o Întâlnire de Început. La întâlnirea de început vor fi invitaţi să participe reprezentanţi ai tuturor părţilor implicate în realizarea proiectului (CNADNR, Inginer, Proiectant, Antreprenor, reprezentanţi DPIIS, MT, MFP, etc.). 2.3.2.2. Data de Începere a Lucrărilor Data de Începere a Lucrărilor va fi stabilită de către UIP prin consultare cu Inginerul în termenul specificat în contract şi va fi notificată de către Inginer, Antreprenorului, potrivit prevederilor contractului (ex. după constituirea Garanţiei de buna execuţie, prezentarea Poliţelor de asigurare, etc.), Durata de Execuţie şi Perioada de Notificare a Defecţiunilor precum şi după caz alte termene prevăzute în contract vor fi calculate faţă de Data de Începere a Lucrărilor. După stabilirea datei de începere a Activităţilor, precum şi a termenelor contractuale, UIP, va informa Direcţiile tehnice din cadrul CNADNR, precum şi DRDP aferent zonei de execuţie a lucrărilor, cu privire la începerea Activităţilor şi va furniza acestora documentaţii referitoare la contract (ex: o copie a contractului şi o copie a proiectului de execuţie etc.). 2.3.2.3. Posesia Şantierului Posesia Şantierului va fi dată Antreprenorului de către CNADNR; Direcţia Achiziţii Terenuri va comunica UIP finalizarea procesului de obţinere a terenurilor afectate de construcţia obiectivului, sau va comunica informaţii privind suprafeţele obţinute precum şi cele care din diverse motive nu pot fi predate Antreprenorului. Pe baza informaţiilor furnizate, UIP va convoca prin notificare scrisă, o întâlnire în şantier împreună cu reprezentanţi ai CNADNR SA, DRDP, Inginerului Consultant, Antreprenorului şi ai Proiectantului, pentru predarea către Antreprenor a Şantierului în limitele definite prin proiect (borne, semnalizări, etc.). Predarea posesiei Şantierului se consemnează într-un Proces Verbal de Predare a Amplasamentului, în care se vor specifica detalii de identificare a suprafeţei predate, precum şi data predării acesteia; Atunci când datorita unor modificări ale proiectului sau alte situaţii care conduc la necesitatea achiziţionării de suprafeţe de teren, UIP va notifica în scris Direcţia Achiziţii Terenuri furnizând detaliile necesare puse la dispoziţie de Antreprenor pentru iniţierea procesului de achiziţionare (pentru contracte în care Antreprenorul este responsabil de achiziţia de teren). Direcţia Achiziţii Terenuri va realiza Activităţile specifice de obţinere a terenurilor, conform legislaţiei în vigoare; După obţinerea terenului necesar de către Direcţia Achiziţii Terenuri, UIP va organiza predarea suprafeţelor respective, către Antreprenor conform procedurii descrise mai sus. 2.3.2.4. Poliţe de Asigurare (medicală, securitatea muncii, şi responsabilitate, etc.) Prin intermediul contractului de servicii, CNADNR a delegat Inginerului autoritatea/responsabilitatea de a verifica şi aproba Poliţele de asigurare ale Antreprenorului; Antreprenorul va transmite către Inginer spre aprobare, poliţele de asigurare, potrivit prevederilor contractului; Inginerul verifică conformitatea poliţelor de asigurare cu prevederile contractului şi comunică Antreprenorului aprobarea pentru acestea sau eventuale comentarii în cazul în care acestea nu sunt corespunzătoare. Atunci când poliţele de asigurare sunt conforme Inginerul transmite o copie a acestora către Beneficiar. Inginerul monitorizează permanent situaţia poliţelor de asigurare şi solicită Antreprenorului prelungirea sau actualizarea condiţiilor din acestea atunci când devine necesar. 2.3.2.5. Programul de execuţie Programul de execuţie va fi furnizat de către Antreprenor la faza de licitaţie şi va fi parte integrantă a Contractului de execuţie Lucrări; În perioada specificată conform prevederilor contractuale, Antreprenorul va transmite către Inginer prima versiune actualizată a Programului de execuţie. Programul de execuţie iniţial şi cel actualizat transmis de către Antreprenor vor fi prezentate detaliat la nivel de activităţi şi sub-activităţi şi vor indica resursele alocate şi nivelul ratelor de productivitate estimate în mod rezonabil de către Antreprenor, arătând şi Condiţiile precedente pentru realizarea fiecărei obligaţii a Antreprenorului, inclusiv perioadele de timp anticipate pentru obţinerea de instrucţiuni, aprobări, permise şi alte asemenea. Inginerul va verifica programul de lucrări. Dacă în termenul menţionat în cadrul contractului Inginerul nu transmite nici o înştiinţare către Antreprenor, în care să menţioneze că programul nu corespunde prevederilor Contractului, programul de execuţie se consideră aprobat; Atunci când Inginerul are observaţii/comentarii la programul de execuţie, acestea vor fi comunicate Antreprenorului prin înştiinţarea transmisă şi Antreprenorul va trebui să revizuiască/retransmită programul; După aprobarea programului de lucrări, Inginerul îl va transmite CNADNR pentru informare; 2.3.2.6. Graficul de Plăţi (Flux de Numerar) Graficul de Plăti (Flux de Numerar) va fi prezentat în faza de Licitare şi va face parte integrantă din contract. Acesta va fi corelat cu Programul de execuţie propus în ofertă; După semnarea contractului, Antreprenorul va transmite Inginerului, spre informare, un grafic de plăţi (Flux de Numerar) actualizat corespunzător Programului de execuţie actualizat, funcţie de Condiţiile de contract; Ulterior semnării contractului Antreprenorul va furniza periodic, de regulă lunar, versiuni actualizate ale Graficului de Plăţi (Fluxului de Numerar) în funcţie de progresul Lucrărilor, funcţie de Condiţiile de contract; Inginerul verifica graficul de plăti (fluxului de numerar) împreună cu programul de lucrări; După primirea unei versiuni actualizate a Graficului de Plăţi (fluxului de numerar) UIP transmite o copie a acestuia către Serviciile de Gestionare Fonduri din cadrul direcţiei care implementează Contractul în vederea asigurării bugetului necesar; Serviciile de Gestionare Fonduri din cadrul direcţiei care implementează Contractul va face demersurile necesare pentru asigurarea sumelor respective, (solicitări fonduri, realocări intre proiecte etc.). 2.3.2.7. Proiectarea realizata de Antreprenor Pe baza Proiectului Ilustrativ şi a altor informaţii conţinute în Contract, Antreprenorul va elabora proiectul, în conformitate cu Cerinţele Beneficiarului şi a legislaţiei în vigoare. Înainte de demararea Activităţii de proiectare detaliata a oricărui element al Lucrării, Antreprenorul trebuie sa stabilească un set de criterii de proiectare care se fie adoptat şi convenit cu Inginerul. În acest sens, Antreprenorul va prezenta Inginerului o Declaraţie de proiectare spre analiza în perioada de timp stipulată în Contract şi va obţine avizul Inginerului pentru prezentarea acestuia în cadrul CTE al CNANDR. UIP primeşte Declaraţia de proiectare acceptata de Inginer şi o înaintează CTE al CNADNR. Antreprenorul va întocmi DTAC-ul conform legislaţiei în vigoare şi o va transmite către CNADNR însoţită de avizul Inginerului, iar Responsabilul de contract din cadrul UIP împreună cu Serviciul de specialitate cu obţinerea avizelor din cadrul CNANDR vor întreprinde demersurile necesare pentru emiterea autorizaţiei de construire. În conformitate cu prevederile contractului de proiectare şi execuţie lucrări, Inginerul şi CNADNR au la dispoziţie o perioadă de timp pentru verificarea documentaţiei/revizuirea acesteia atunci când este cazul. Inginerul va analiza documentele de proiectare şi si va exprima consimţământul prin aplicarea menţiunii "bun de execuţie" pe baza cărora Antreprenorul va începe execuţia lucrărilor. În conformitate cu prevederile contractuale, Antreprenorul va pregăti şi transmite către CNADNR, proiectul tehnic şi detaliile de execuţie în termenul prevăzut în contract prin aplicarea menţiunii "bun de execuţie". 2.3.3. Activităţi în perioada de construcţie 2.3.3.1. Întâlnirile de Progres Întâlnirile de Progres sunt organizate în scopul analizării progresului înregistrat în execuţia lucrărilor şi a respectării termenelor stabilite, astfel încât obiectivele contractului să fie îndeplinite. La Întâlnirile de Progres participă reprezentanţii ai CNADNR, Inginerului şi Antreprenorului, precum şi alţi factori implicaţi în implementarea proiectului. În urma Întâlnirilor de Progres Inginerul va elabora în timpul specificat de contract, minuta întâlnirii şi o va transmite tuturor participanţilor pentru comentarii/observaţii; 2.3.3.2. Monitorizarea şi evaluarea progresului lucrărilor În conformitate cu prevederile contractuale, monitorizarea progresului lucrărilor se efectuează prin Puncte de Referinţă (milestones) pentru care au fost stabilite termene de îndeplinire. Responsabilul de contract urmăreşte îndeplinirea acestora în termenele contractuale. 2.3.3.3. Rapoarte - Rapoartele Inginerului în legătură cu Contractul de Proiectare şi Execuţie Lucrări Consultantul supervizor care îndeplineşte şi rolul de Inginer, întocmeşte o serie de rapoarte în legătură cu contractul de proiectare şi execuţie lucrări, potrivit sarcinilor atribuite prin contractul de servicii de supervizare, după cum este evidenţiat în secţiunea corespunzătoare. Inginerul este responsabil pentru corectitudinea informaţiilor cuprinse în cadrul rapoartelor. Pe lângă verificările cu caracter formal efectuate de către UIP în vederea aprobării rapoartelor conform procedurii definite în secţiunea corespunzătoare serviciilor de supervizare, informaţiile şi recomandările cuprinse în cadrul rapoartelor sunt analizate de către UIP în scopul monitorizării activităţii Antreprenorului şi a Inginerului în raport cu obligaţiile contractuale ale contractorilor, şi a adoptării măsurilor ce se impun atunci când performanţa acestora este necorespunzătoare sau atunci când sunt necesare acţiuni din partea CNADNR. 2.3.3.4. Aspecte privind Proiectarea Standarde şi reglementări tehnice Proiectul, Documentele Antreprenorului, execuţia şi Lucrările finalizate vor îndeplini standardele tehnice, legislaţia în domeniul clădirilor, construcţiilor şi mediului, legea aplicabilă produsului ce rezultă din execuţia Lucrărilor, şi alte standarde specificate în Specificaţii, aplicabile Lucrărilor, şi în conformitate cu legislaţia în vigoare. Dacă, după Data de Bază, au intrat în vigoare standarde modificate sau noi, Antreprenorul va înştiinţa Inginerul şi (dacă este cazul) va înainta propuneri pentru conformitate. În cazul în care: a) Inginerul stabileşte că este necesară conformitatea, şi b) Propunerile pentru conformitate constituie o modificare, atunci Inginerul va iniţia o Modificare potrivit prevederilor Clauzei 13 [Modificări şi Actualizări]. 2.3.3.5. Aspecte privind siguranţa circulaţiei Proiectantul prin UIP va transmite Documentaţia tehnică referitoare la modificările de soluţie ce vizează aspecte privind siguranţa circulaţiei, către compartimentelor de specialitate pentru analiza specifică (Direcţia Întreţinere şi Siguranţa Circulaţiei) şi respectiv obţinerea avizului CTE Restrâns; Procedura de avizare respectă regulamentul CTE Restrâns; 2.3.3.6. Modificări şi Variaţii - Elaborarea şi Verificarea Modificărilor (Ordinelor de Variaţie) Inginerul va întocmi un raport pentru justificarea necesităţii instrucţiei unei modificări, precum şi pentru analizarea tuturor implicaţiilor tehnice şi financiare a modificării propuse şi formularea de recomandări pentru Beneficiar în legătură cu modificarea. Modificarea (Ordinul de Variaţie) va fi prezentat Beneficiarului în varianta preliminară şi va fi fundamentat în funcţie de natura modificării cu documente justificative, calcule, planşe modificatoare, etc. UIP prin Responsabilul de contract analizează Documentaţia înaintată de către Inginer, în vederea aprobării; În urma Verificării Modificării (Ordinului de Variaţie) de către UIP şi a recomandărilor Inginerului, UIP va propune conducerii CNADNR aprobarea modificării propuse prin semnarea Ordinului de Variaţie; în acest sens se va elabora o Notă ce va fi aprobată de către Directorul General al CNADNR şi avizată de către Directorul General Adjunct Economic. Modificările (Ordinele de variaţie) pot fi elaborate şi aprobate până la emiterea Certificatului Final de Plată. 2.3.3.7. Personalul Antreprenorului şi Subantreprenori Personalul Antreprenorului - Înlocuire personal cheie Conform prevederilor contractului, Antreprenorul poate transmite Inginerului o solicitare de înlocuire a personalului cheie al Antreprenorului din motive întemeiate sau atunci când este necesară înlocuirea din alte motive care nu ţin de voinţa Antreprenorului (ex. boală, deces, etc.). Inginerul poate solicita Beneficiarului un punct de vedere pe personalul cheie înlocuit de către Antreprenor. Dacă în urma verificării se constată că cererea nu este suficient de justificată, sau expertul cheie propus nu corespunde cerinţelor se poate solicita Inginerului, instructarea Antreprenorului de transmitere de informaţii şi documente suplimentare, sau poate solicita propunerea unui alt expert cheie corespunzător; UIP va transmite punctul de vedere către Inginer/Consultant. Subcontractori Antreprenorul nu poate subcontracta în totalitate Lucrările, iar limitele de subcontractare (dacă există) sunt prevăzute în cadrul Contractului. Antreprenorul va fi responsabil pentru acţiunile sau erorile Subantreprenorilor, ca şi cum acestea ar fi acţiunile sau erorile Antreprenorului. Inginerul, potrivit prevederilor contractuale, nu poate confirma consimţământul sau privind aprobarea Subantreprenorilor fără acordul CNADNR. Antreprenorul transmite Inginerului propunerea sa pentru subcontractare, însoţită de o listă a activităţilor pe care intenţionează să le subcontracteze. Inginerul va analiza propunerea Antreprenorului şi documentele furnizate şi va înainta CNADNR punctul sau de vedere cu privire la propunerea Antreprenorului formulând recomandări pentru aprobarea/respingerea propunerii Antreprenorului. UIP va analiza documentele furnizate de către Inginer şi va transmite punctul sau de vedere către Inginer cu privire la propunerea de aprobare/respingere. 2.3.3.8. Inspecţii şi Verificări pe teren Beneficiarul efectuează prin reprezentanţii săi inspecţii regulate în şantier pentru verificarea activităţii Antreprenorului şi a Inginerului şi analizarea progresului înregistrat în execuţia lucrărilor în raport cu termenele stabilite, precum şi pentru verificarea nivelului calitativ al lucrărilor executate Inspecţiile sunt efectuate de regulă de către UIP prin Şeful de Proiect, Responsabilul de Contract sau adjunctul acestuia, şi după caz de către reprezentanţi ai departamentelor de specialitate din cadrul CNADNR (Direcţia Calitate şi Tehnic) dar şi de către conducerea CNADNR (Director General Adjunct Proiecte, Director General). Beneficiarul asigură de asemenea inspectarea Şantierului prin reprezentanţii săi locali desemnaţi la nivelul Direcţiilor Regionale de Drumuri şi Poduri. Caracterul inspecţiilor precum şi frecventa acestora sunt stabilite în funcţie de logistica şi resursele de personal disponibile. Inspecţii similare pot fi efectuate şi de către instituţiile coordonatoare DPIIS, MT şi MFP implicate în implementarea proiectelor finanţate din fonduri nerambursabile. 2.3.4. Activităţi în perioada de Garanţie 2.3.4.1. Recepţia la terminarea lucrărilor În conformitate cu prevederile HG nr. 273/94 - Regulament de recepţie a lucrărilor de construcţii şi instalaţii aferente acestora, executantul (Antreprenorul) trebuie sa comunice investitorului (CNADNR) data terminării tuturor lucrărilor prevăzute în contract, printr-un document scris confirmat de către Investitor. O copie a comunicării va fi transmisă de executant şi reprezentatului investitorului pe şantier (Inginerului). În cazul în care se constata ca lucrările în cauza nu pot fi recepţionate, Inginerul va respinge solicitarea, prezentând motivaţia şi specificând lucrările pe care să le realizeze Antreprenorul pentru a face posibilă admiterea recepţiei. Antreprenorul va finaliza lucrările, înainte de a transmite o nouă înştiinţare potrivit prevederilor contractuale În cazul în care se constată că lucrările în cauză pot fi recepţionate, Inginerul va solicita CNADNR nominalizarea unei comisii de recepţie a Lucrărilor care, la terminarea Lucrărilor, va întocmi şi semna Procesul Verbal de Recepţie la Terminarea Lucrărilor în conformitate cu Legile în vigoare. 2.3.4.2. Urmărirea lucrărilor pe perioada de Garanţie Pentru ca Lucrările şi Documentele Antreprenorului şi fiecare Sector de lucrări să corespundă prevederilor Contractului înainte de expirarea Perioadei de Notificare a Defecţiunilor sau cât mai curând posibil, Antreprenorul: - va finaliza orice lucrare rămasă neterminată la data emiterii Certificatului de Recepţie la Terminarea Lucrărilor, într-o perioadă rezonabilă menţionată de către Inginer şi Beneficiar, şi - va executa toate lucrările necesare pentru remedierea defectelor, fie ele aparente sau ascunse, sau degradărilor, conform solicitărilor CNADNR (sau în numele acestuia), până la sau înainte de data de expirare a Perioadei de Notificare a Defecţiunilor pentru Lucrări sau Sectoare de Lucrări (după caz). Dacă se produc defecţiuni sau degradări, Antreprenorul va fi instructat în consecinţă de către Inginer. În Perioada de Notificare a Defecţiunilor, Inginerul va emite trimestrial Rapoarte Interimare în Perioada de Notificare a Defecţiunilor cu privire la comportarea lucrărilor, soluţionarea neconformităţilor constatate, finalizarea lucrărilor rămase de finalizat şi remedierea defectelor. În cazul în care sunt raportate Defecţiuni sau comportarea necorespunzătoare a lucrărilor rapoartele vor fi transmise de către UP, spre analiză şi direcţiilor de profil din cadrul CNADNR (departamentele tehnic, calitate, protecţia mediului, siguranţa circulaţiei, întreţinere) în vederea emiterii unui punct de vedere cu privire la adoptarea măsurilor ce se impun, daca este cazul. 2.3.4.3. Recepţia Finală Recepţia finală este convocată de investitor în conformitate cu prevederile HG nr. 273/1994 - Regulament de recepţie a lucrărilor de construcţii şi instalaţii aferente acestora, în cel mult 15 zile după expirarea perioadei de Garanţie. Perioada de Garanţie este cea prevăzută în Contract. 2.3.5. Aspecte financiare şi Plaţi 2.3.5.1. Garanţii Garanţia de Bună Execuţie Antreprenorul va obţine Garanţia de Bună Execuţie aferenta contractului de supervizare, în termenul, cuantumul şi formatul prevăzut în contract; Garanţia se va preda în original Serviciului Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR care gestionează Garanţiile si/sau Instrumentele Bancare; Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va transmite UIP, copii ale Garanţiei de buna execuţie şi amendamentelor existente pe care UIP le va păstra în evidentele proprii; Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va realiza demersurile necesare pentru verificarea şi aprobarea Garanţiei şi va notifica în scris UIP privind aprobarea acesteia (copie adresa de aprobare); Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va urmări valabilitatea, validitatea şi conformitatea Garanţiei. Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va face demersuri în vederea modificării/prelungirii/executării/returnării acesteia conform prevederilor contractului şi va informa permanent UIP privind valabilitate, validitatea şi conformitatea Garanţiei. UIP va furniza Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR, la cerere, informaţiile necesare pentru aprobarea/modificarea/prelungirea/executarea/returnarea Garanţiei. Beneficiarul poate utiliza Garanţia de Bună Execuţie sau sumele rezultate din executarea acesteia pentru a recupera orice daună sau pierdere provocată de performanta necorespunzătoare a Inginerului. Garanţia pentru acordarea Avansului Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării unui avans, Antreprenorul va transmite CNADNR Garanţia pentru acordarea Avansului, pentru toată suma solicitată ca avans; Garanţia se va preda în original serviciului Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR care gestionează Garanţiile si/sau Instrumentele Bancare; Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va transmite UIP, copii ale Garanţiei de avans şi amendamentelor existente pe care UIP le va păstra în evidentele proprii; Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va realiza demersurile necesare pentru verificarea şi aprobarea Garanţiei şi va notifica în scris UIP privind aprobarea acesteia (copie adresa de aprobare); Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va urmări valabilitatea, validitatea şi conformitatea Garanţiei. Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va face demersuri în vederea modificării/prelungirii/executării/returnării acesteia conform prevederilor contractului şi va informa permanent UIP privind valabilitate, validitatea şi conformitatea Garanţiei. UIP va furniza la cererea Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR informaţiile necesare pentru aprobarea/modificarea/prelungirea/executarea/returnarea Garanţiei. UIP are obligaţia de a se informa permanent privind valabilitatea, validitatea şi conformitatea Garanţiei; Atunci când este necesară executarea Garanţiei pentru acordarea Avansului, Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR asigură întocmirea şi transmiterea către emitent a solicitării de executare şi va întreprinde toate demersurile pentru recuperarea avansului. Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare informează în scris UIP atunci când avansul a fost recuperat în urma executării Garanţiei. UIP va furniza Serviciului Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR informaţii privind recuperarea avansului acordat, prin plăţile intermediare efectuate către Antreprenor. În urma recuperării integrale a avansului acordat, prin plăţile intermediare efectuate către Inginer, UIP informează în scris Serviciul Garanţii şi Instrumente Bancare din cadrul CNADNR, în vederea eliberării Garanţiei pentru acordarea Avansului. Garanţia pentru Sume reţinute Antreprenorul va obţine Garanţia pentru sume reţinute, în termenul, cuantumul şi formatul prevăzut în contract; Garanţia se va preda în original serviciului de specialitate din cadrul CNADNR care gestionează Garanţiile si/sau Instrumentele Bancare; Serviciul de specialitate va transmite UIP, copii ale Garanţiei pentru sume reţinute şi amendamentelor existente pe care UIP le va păstra în evidentele proprii. Serviciul de specialitate va realiza demersurile necesare pentru verificarea şi aprobarea Garanţiei şi va notifica în scris UIP privind aprobarea acesteia (copie adresa de aprobare); Serviciul de specialitate va urmări valabilitatea, validitatea şi conformitatea Garanţiei. Serviciul de specialitate va face demersuri în vederea modificării/prelungirii/executării/returnării acesteia conform prevederilor contractului şi va informa permanent UIP privind valabilitate, validitatea şi conformitatea Garanţiei. UIP va furniza serviciului de specialitate informaţiile necesare pentru aprobarea/modificarea/prelungirea/executarea/returnarea Garanţiei. 2.3.5.2. Plăţi către Antreprenor Antreprenorul trebuie să prezinte Garanţia de Bună Execuţie în termenul şi pentru valoarea specificată în contract, Garanţia pentru plata Avansului, Garanţia Bancara pentru Plata reţinerilor (unde este cazul). Nici o sumă nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca Garanţia de Bună Execuţie să fie verificată şi aprobată de către Beneficiar prin Serviciul GIB; Beneficiarul trebuie sa plătească Antreprenorului: ● Suma certificată de Inginer pentru plata în Avans, în termenul prevăzut în contract, cu condiţia furnizării de către Antreprenor şi aprobării de către Beneficiar a Garanţiei de Bună Execuţie şi a Garanţiei Bancare pentru plata Avansului. ● Suma certificată de Inginer în fiecare Certificat Interimar de Plată, în termenul prevăzut în contract. ● Suma certificată de Inginer în Certificatul Final de Plată, în termenul prevăzut în contract. Plăţile vor fi făcute în moneda specificată în contract şi în conturile bancare comunicate de către Antreprenor A) Plata Avansului Antreprenorul trebuie să prezinte Garanţia de Bună Execuţie în termenul şi pentru valoarea specificată în contract. Nici o sumă nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanţie să fie aprobată de către CNADNR. Antreprenorul trebuie să prezinte Garanţia pentru Plata Avansului în termenul şi pentru valoarea specificată în contract. Nici o sumă nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanţie să fie aprobată de către CNADNR. Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării avansului şi Garanţia pentru acordarea Avansului este aprobată de către CNADNR, Inginerul va emite Certificatul pentru plata Avansului; Responsabilul de Contract va verifica certificatul în vederea respectării prevederilor contractuale Dacă certificatul este conform prevederilor contractuale, Responsabilul de Contract înscrie pe acesta menţiunea Verificat, Numele, Prenumele, semnează că a efectuat verificările necesare, şi îl înaintează împreună cu lista de verificare completată cu propunerea de aprobare, către superiorul ierarhic pentru acordarea vizei de realitate, regularitate şi legalitate. Superiorul ierarhic, efectuează verificările necesare, acordă viza de realitate, regularitate şi legalitate, completează şi înaintează Certificatul către Directorul Direcţiei pentru aprobare sau după caz îl respinge în cazul constatării unor neconformităţi. După aprobare, UIP informează Inginerul solicitând emiterea facturilor corespunzătoare certificatului de avans (în moneda contractului). După emiterea facturilor, acestea sunt preluate de către Serviciile de gestionare din punct de vedere financiar a proiectelor şi verificate din punct de vedere contabil şi formal şi ulterior le transmite către UIP. Responsabilul de Contract verifică factura daca este întocmită conform certificatului pentru plata Avansului şi în acest caz, şi înscrie pe aceasta "Bun de Plată" pentru suma aprobată, semnează că a efectuat verificările necesare şi o înaintează către superiorul direct pentru acordarea vizei de realitate, regularitate şi legalitate. Atunci când unul din documentele amintite mai sus este respins în urma verificărilor efectuate, UIP informează în scris Inginerul asupra motivelor respingerii şi solicită refacerea documentului conform observaţiilor/comentariilor; UIP transmite factura şi certificatul aprobate către Serviciile de gestionare din punct de vedere financiar a proiectelor în vederea întocmirii Solicitării de Plată. Serviciile de gestionare din punct de vedere financiar a proiectelor înaintează solicitarea de plată UIP în vederea avizării; Responsabilul de Contract şi superiorul direct verifică din punct de vedere formal Solicitarea de Plată, o avizează şi o retransmite SGF pentru înaintarea pe circuitul de plată; Originalul facturilor va fi păstrat de către Direcţia Financiara iar UIP/Responsabilul de Contract păstrează o copie a facturilor şi a Listelor de Verificare. Recuperarea Avansului se face conform prevederilor contractuale sau a altor prevederi aplicabile, iar Inginerul va evidenţia distinct în cadrul fiecărui certificat interimar precum şi în cadrul facturilor valoarea recuperată din avansul acordat. B) Plata Certificatelor Interimare de Plată Antreprenorul trebuie să prezinte Garanţia de Bună Execuţie în termenul şi pentru valoarea specificată în contract. Nici o sumă nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanţie să fie verificată şi aprobată de către CNADNR; Antreprenorul trebuie să prezinte Garanţia pentru plata avansului în termenul şi pentru valoarea specificată în contract. Nici o sumă nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanţie să fie verificată şi aprobată de către CNADNR; Antreprenorul va transmite Situaţiile Interimare de Lucrări, în numărul corespunzător de exemplare, către Inginer la sfârşitul fiecărei perioada de plata stabilită în contract, într-un format aprobat de către Inginer. Situaţia de Lucrări va cuprinde, în detaliu, sumele la care Antreprenorul se consideră îndreptăţit sa le primească, împreună cu documentele justificative (procese verbale de recepţie calitativă şi cantitativă, măsurători, etc.), inclusiv raportul privind evoluţia Lucrărilor pentru perioada de referinţă. În termen de 28 de zile de la transmiterea de către Antreprenor a Situaţiei de Lucrări şi a documentelor justificative, Inginerul va emite Certificatul Interimar de Plata în care va include suma de plată stabilită în mod echitabil de către Inginer şi documentele justificative aferente. Aprobarea Certificatului presupune realizarea de Verificări de ordin tehnic, efectuate de către UIP. După primirea Certificatului Interimar de Plată, Responsabilul de Contract efectuează verificările necesare. Dacă certificatul este întocmit conform prevederilor contractuale, Responsabilul de Contract înscrie pe acesta menţiunea Verificat, Numele, Prenumele, semnează că a efectuat verificările necesare, şi îl înaintează cu propunerea de aprobare, către superiorul ierarhic. Superiorul ierarhic, efectuează verificările necesare, avizează certificatul (înscriind menţiunea Avizat Nume Prenume, sau acordă viza de realitate, regularitate şi legalitate după caz), şi îl înaintează către Directorul Direcţiei pentru aprobare sau după caz îl respinge în cazul constatării unor neconformităţi. După aprobarea Certificatului Interimar de Plată de către Directorul de Proiect, UIP informează în scris Inginerul solicitând acestuia notificarea Antreprenorului pentru emiterea facturii corespunzătoare Certificatului Interimar de Plată. Serviciile responsabile cu gestionarea din punct de vedere financiar a proiectelor întocmeşte Solicitarea de plată şi o înaintează împreună cu factura aferentă şi Lista de Verificare către UIP în vederea avizării. Responsabilul de Contract verifică factura conform şi dacă este conformă înscrie pe aceasta "Bun de Plată" pentru suma corespunzătoare, semnează că a efectuat verificările necesare şi le înaintează cu propunerea de aprobare, către superiorul direct pentru acordarea vizei de realitate, regularitate şi legalitate; Superiorul ierarhic, efectuează verificările necesare, acordă viza de realitate, regularitate şi legalitate, şi o înaintează către Directorul Direcţiei pentru aprobare sau după caz le respinge în cazul constatării unor neconformităţi; De asemenea, Responsabilul de Contract şi superiorul direct verifică din punct de vedere formal Solicitarea de Plată, o avizează şi o returnează Serviciului responsabil cu gestionarea din punct de vedere financiar a proiectelor pentru înaintarea pe circuitul de aprobare; Originalul facturii va fi păstrat de către Direcţia Contabilitate iar UIP păstrează o copie a facturii şi a listei de verificare proprie. C) Plata Certificatelor Finale de Plată Antreprenorul trebuie să prezinte Garanţia de Bună Execuţie în termenul şi pentru valoarea specificată în contract. Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanţie să fie verificată şi aprobată de către CNADNR; Procedura descrisă anterior pentru verificarea de către UIP/Responsabilul de Contract a Certificatelor Interimare de Plată şi a facturilor aferente se aplică şi în cazul Certificatelor Finale de Plată, cu excepţia posibilităţii de aprobare a Certificatului de Plată cu observaţii şi remedierea erorilor constatate în următorul Certificat. Antreprenorul va transmite către Inginer în termenul specificat în contract şi în numărul corespunzător de exemplare Situaţia Finală de Lucrări, însoţită de documentele justificative, într-un format aprobat de către Inginer. Situaţia Finală de Lucrări va cuprinde, în detaliu: Valoarea tuturor lucrărilor executate conform prevederilor contractului, si Orice alte sume la care Antreprenorul se consideră îndreptăţit conform prevederilor Contractului, sau în alt fel. În cazul în care pentru emiterea Certificatului Final de Plată Inginerul nu este de acord sau nu poate verifica o parte a Situaţiei Finale de Lucrări a Antreprenorului, Inginerul va emite un Certificat Interimar de Plată pentru părţile din situaţia finală asupra cărora s-a căzut de acord. În termen de 28 de zile de la transmiterea de către Antreprenor a Situaţiei Finale de Lucrări şi a scrisorii de descărcare, Inginerul va emite CNADNR Certificatul final de Plată. D) Plata Sumelor Reţinute "Sume Reţinute" înseamnă valoarea cumulată a sumelor reţinute de către Beneficiar din valoarea lucrărilor certificată în Certificatele Interimare de Plată, în limita menţionată în Anexa la Ofertă; Imediat după emiterea Procesului Verbal de Recepţie la Terminarea Lucrărilor, Inginerul va certifica plata către Antreprenor pentru jumătate din Sumele Reţinute, sau după caz pentru un procent din acestea potrivit prevederilor contractului. Imediat după expirarea ultimului termen al Perioadei de Notificare a Defecţiunilor Inginerul va certifica plata către Antreprenor pentru restul rămas de plătit din Sumele Reţinute, potrivit prevederilor contractului. Atunci când în urma verificărilor efectuate asupra documentelor pentru plata Sumelor Reţinute sunt De asemenea, în cazul în care Condiţiile contractuale prevăd acest lucru, sumele reţinute pot fi eliberate către Antreprenor pe toată perioada de valabilitate a contractului (urmând aceeaşi procedura descrisă mai sus) în schimbul unei Garanţii bancare. 2.3.6. Modificarea şi prelungirea contractului Dacă pe parcursul implementării contractului apar circumstanţe de natură să afecteze implementarea contractului şi care conduc la necesitatea adoptării unor modificări fată de prevederile Contractului iniţial. UIP va întocmi Nota Justificativă/Explicativă/Fundamentare şi o va transmite împreună cu informaţiile şi documentele necesare către Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externa care prin intermediul Serviciului Contractare Fonduri Externe asigura elaborarea şi încheierea actului Adiţional După semnarea Actului Adiţional, Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externa prin SCFE va transmite UIP un exemplar al Actului Adiţional. Perioada de valabilitate a Contractului, aşa cum este prevăzută în Contract, respectiv în Actele Adiţionale aferente Contractului, va fi urmărită de către UIP şi Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externa; În cazul în care este necesară extinderea Perioadei de Valabilitate a Contractului, UIP va furniza Nota Justificativă/Explicativă/Fundamentare precum şi documentele şi informaţiile necesare întocmirii Actului Adiţional. După semnarea Actului Adiţional, Direcţia Achiziţii cu Finanţare Externă prin SCFE va transmite UIP un exemplar al Actului Adiţional. 2.3.7. Rezilierea contractului Rezilierea poate fi solicitată de către Beneficiar, Antreprenor, sau poate fi de comun acord cu respectarea prevederilor contractuale. 2.3.8. Revendicări Iniţiate Antreprenorul/Beneficiarul înaintează notificarea de revendicare în conformitate cu Sub-Clauza 20.1, către Inginer şi în copie către CNADNR/Antreprenor. Inginerul analizează în conformitate cu prevederile contractuale şi înaintează punctul sau de vedere către Antreprenor/Beneficiar şi în copie către CNANDR/Antreprenor. Dacă Revendicarea Antreprenorului este respinsă de către Inginer, ca fiind nefondată - în aceasta situaţie, Beneficiarul nu are nevoie de implicare; Dacă Revendicarea Antreprenorului este acceptată de către Inginer şi se solicită documente suport - în această situaţie, documentele înaintate de către Antreprenor către Inginer şi în copie către Beneficiar. În urma analizării documentelor, Inginerul (Consultantul) emite, în conformitate cu prevederile contractuale, Determinarea Inginerului. Procedurile CAD şi eventualele proceduri ulterioare de natură litigioasă, vor fi gestionate de către Compartimentele Juridice de Specialitate, direct, sau prin consultanţă specializată angajată în acest sens. UIP va notifica Compartimentele Juridice de Specialitate privind iniţierea procedurilor respective de către consultanţi, şi va pune la dispoziţie documentele şi informaţiile necesare susţinerii cauzei CNADNR oferind expertiză tehnică pe perioada derulării procedurilor. -------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
