────────── Aprobate prin ORDINUL nr. M.100 din 13 mai 2019, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 456 din 6 iunie 2019.────────── CAP. I Dispoziţii generale ART. 1 Prezentele norme metodologice privind sistemul de control intern managerial, denumite în continuare norme metodologice, asigură condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în Ministerul Apărării Naţionale, denumit în continuare minister. ART. 2 Sintagma „control intern managerial“ este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. ART. 3 (1) În minister se urmăreşte atingerea obiectivelor şi a cerinţelor controlului intern managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. (2) La implementarea şi dezvoltarea sistemelor de control intern managerial în cadrul structurilor ministerului se au în vedere următoarele principii: a) principiul legalităţii - respectarea prevederilor Constituţiei, ale actelor normative în vigoare, precum şi a cerinţelor generale minimale de management cuprinse în standardele de control intern managerial; b) principiul adaptabilităţii - adaptarea sistemului de control intern managerial la dimensiunea, complexitatea, mediul specific şi misiunile structurilor Armatei României; c) principiul integralităţii - aplicarea la toate nivelurile de conducere şi cuprinderea tuturor activităţilor/acţiunilor acestora; d) principiul uniformităţii - utilizarea aceloraşi instrumente de control intern managerial în toate structurile Armatei României; e) principiul finalităţii - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite structurilor ministerului; f) principiul eficienţei - costurile aplicării instrumentelor de control intern managerial stabilite să fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta şi să nu determine o birocratizare excesivă a activităţilor; g) principiul eficacităţii - instrumentele de control intern managerial stabilite să fie concrete, fezabile, utile şi să faciliteze îndeplinirea obiectivelor planificate; h) principiul economicităţii - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate. ART. 4 (1) În sensul prezentelor norme metodologice, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1. (2) Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2. CAP. II Organizarea sistemului de control intern managerial în cadrul Ministerului Apărării Naţionale ART. 5 În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, în minister se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, următoarele comisii: a) la nivelul ministerului, Comisia de monitorizare a Ministerului Apărării Naţionale în domeniul controlului intern managerial, denumită în continuare Comisia de monitorizare a ministerului; b) la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii de monitorizare în domeniul controlului intern managerial pentru implementarea şi dezvoltarea sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare comisii de monitorizare; c) la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite se desemnează, prin ordin de zi pe unitate, un responsabil cu monitorizarea implementării standardelor de control intern managerial, care colectează datele privind controlul intern managerial de la microstructurile organizatorice şi elaborează documentele prevăzute în prezentele norme metodologice. ART. 6 (1) Comisia de monitorizare a ministerului are următoarea componenţă: a) preşedinte - locţiitorul secretarului general al Ministerului Apărării Naţionale/secretarul general adjunct al Ministerului Apărării Naţionale; b) membri. (2) Membrii Comisiei de monitorizare a ministerului sunt următorii: a) directorul Statului Major al Apărării; b) locţiitorul şefului Departamentului pentru politica de apărare, planificare şi relaţii internaţionale; c) locţiitorul şefului Departamentului pentru relaţia cu Parlamentul şi calitatea vieţii personalului; d) locţiitorul şefului Departamentului pentru armamente; e) locţiitorul directorului general al Direcţiei generale de informaţii a apărării; f) locţiitorul şefului Direcţiei generale management resurse umane; g) locţiitorul şefului Corpului de control şi inspecţie; h) locţiitorul şefului Direcţiei generale financiar-contabile; i) locţiitorul şefului Direcţiei generale juridice; j) locţiitorul şefului Direcţiei medicale; k) locţiitorul şefului Direcţiei domenii şi infrastructuri; l) locţiitorul şefului Direcţiei informare şi relaţii publice; m) locţiitorul şefului Direcţiei de prevenire şi investigare a corupţiei şi fraudelor; n) directorul adjunct al Direcţiei instanţe militare. (3) Structura de specialitate în domeniul controlului intern managerial din cadrul Secretariatului general al Ministerului Apărării Naţionale asigură secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare a ministerului. ART. 7 (1) Comisiile de monitorizare prevăzute la art. 5 lit. b) au următoarea componenţă: a) preşedinte - locţiitorul şefului/comandantului structurii (similar) sau şeful de stat major al structurii/similar, după caz; b) membri - şefii microstructurilor organizaţionale incluse în primul nivel de conducere. (2) Pentru sprijinirea activităţii comisiei de monitorizare, şeful/comandantul unităţii militare desemnează un secretariat tehnic care poate fi asigurat, după caz, de o persoană, mai multe persoane sau o microstructură organizatorică. ART. 8 (1) Comisiile de monitorizare prevăzute la art. 5 îşi desfăşoară activitatea în baza regulamentelor de organizare şi funcţionare proprii, în care se stabileşte modul de organizare şi de lucru. (2) Regulamentul de organizare şi funcţionare prevăzut la alin. (1) se actualizează ori de câte ori este nevoie. (3) În baza regulamentului de organizare şi funcţionare prevăzut la alin. (1), preşedintele comisiei de monitorizare asigură conducerea şedinţelor pe baza unei ordini de zi aprobate, conform modelului din anexa nr. 3. (4) Preşedintele comisiei de monitorizare aprobă minutele şedinţelor şi, după caz, hotărârile adoptate de către comisie, potrivit modelului din anexa nr. 4. (5) În funcţie de tematica ordinii de zi a şedinţelor, la solicitarea preşedintelui comisiei de monitorizare pot participa şi alte persoane în calitate de invitaţi. (6) Un reprezentant al Direcţiei audit intern participă în calitate de invitat permanent la şedinţele Comisiei de monitorizare a ministerului. (7) După aprobarea regulamentului de organizare şi funcţionare a comisiei de monitorizare de către şeful/comandantul structurii în care funcţionează comisia, componenţa ei va fi consemnată în ordinul de zi pe unitate, pe funcţii. ART. 9 Principalele atribuţii ale Comisiei de monitorizare a ministerului sunt următoarele: a) monitorizează, coordonează şi îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern managerial pentru atingerea obiectivelor, menţinerea riscurilor/ vulnerabilităţilor în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităţilor şi îmbunătăţirea globală a performanţelor; b) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Ministerului Apărării Naţionale şi îl supune spre aprobare ministrului apărării naţionale; c) coordonează procesul de actualizare a obiectivelor generale şi specifice de către structurile ministerului; d) analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor ministerului, prin stabilirea profilului de risc şi a limitei de toleranţă la risc; e) analizează şi supune anual spre aprobare ministrului apărării naţionale Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative identificate la nivelul ministerului; f) analizează şi supune spre aprobare ministrului apărării naţionale Raportul anual privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor şi monitorizarea performanţelor la nivelul ministerului; g) coordonează procesul de management al riscului în cadrul ministerului; h) coordonează procesul de elaborare a procedurilor documentate pentru activităţile desfăşurate în cadrul ministerului; i) analizează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu; j) monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern managerial. ART. 10 Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare a ministerului are următoarele atribuţii: a) centralizează riscurile semnificative care pot afecta atingerea obiectivelor ministerului şi propune Comisiei de monitorizare a ministerului profilul de risc şi limita de toleranţă la risc; b) elaborează, actualizează şi supune anual avizării Comisiei de monitorizare a ministerului şi aprobării ministrului apărării naţionale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naţionale, potrivit procedurii de sistem adoptate de către Secretariatul general; c) elaborează Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative identificate la nivelul ministerului, pe care, după aprobare de către ministrul apărării naţionale, îl transmite structurilor responsabile în vederea implementării; d) elaborează, pe baza raportărilor anuale ale structurilor ministerului, Raportul anual privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor şi monitorizarea performanţelor la nivelul ministerului; e) analizează procedurile de sistem elaborate la nivelul ministerului din punctul de vedere al respectării structurii minimale; f) elaborează anual Programul de activitate al Comisiei de monitorizare; g) elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu. ART. 11 (1) Principalele atribuţii ale comisiilor de monitorizare prevăzute la art. 5 lit. b) sunt următoarele: a) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial şi îl supune spre aprobare şefului/comandantului unităţii militare; b) coordonează procesul de stabilire a obiectivelor generale şi specifice din cadrul unităţii militare; c) coordonează procesul de stabilire a indicatorilor de performanţă asociaţi obiectivelor şi activităţilor desfăşurate în cadrul unităţii militare; d) analizează şi supun anual spre aprobare şefului/comandantului unităţii militare Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile identificate; e) analizează şi supun anual spre aprobare şefului/comandantului unităţii militare Inventarul privind funcţiile sensibile şi al măsurilor pentru gestionarea acestora; f) analizează şi supun spre aprobare şefului/comandantului unităţii militare Raportul anual privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor şi monitorizarea performanţelor la nivelul unităţii militare; g) coordonează inventarierea activităţilor din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum şi elaborarea/actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale; h) analizează, avizează şi supun spre aprobare şefului/comandantului structurii Registrul de riscuri; i) monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor; j) propun şefului/comandantului structurii noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor; k) analizează, avizează şi supun spre aprobare şefului/comandantului structurii raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu. (2) Secretariatul tehnic al comisiei de monitorizare are următoarele atribuţii: a) centralizează, ţine evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale în Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic, şi le pune la dispoziţia personalului prin intermediul reţelelor informatice locale existente; b) elaborează Inventarul activităţilor structurii pe baza propunerilor şefilor de microstructuri; c) elaborează, pe baza propunerilor şefilor de microstructuri, Inventarul privind funcţiile sensibile şi al măsurilor pentru gestionarea acestora; d) elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor şefilor de microstructuri; e) elaborează Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative şi îl transmite şefilor de microstructuri pentru punerea în aplicare; f) elaborează Raportul anual privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor şi monitorizarea performanţelor la nivelul unităţii militare; g) elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute în Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde şi de la structurile subordonate/aflate în coordonare; h) pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei de monitorizare. ART. 12 (1) Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, comandanţii/şefii structurilor ministerului au următoarele atribuţii: a) aplică principiile controlului intern managerial în actul de conducere; b) asigură cadrul organizaţional şi procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern managerial; c) decid măsurile adecvate de management al riscurilor; d) aprobă Registrul de riscuri şi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial; e) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei de monitorizare în vederea realizării activităţii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern managerial; f) aprobă rapoartele şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu şi dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite; g) analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial; h) stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial în conformitate cu atribuţiile ce le revin; i) aprobă Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative; j) nominalizează, după caz, un responsabil cu riscurile în cazul unităţilor militare fără personalitate juridică, respectiv responsabili cu riscurile la nivelul microstructurilor organizaţionale de la primul nivel de conducere pentru unităţile militare care au personalitate juridică; k) dispun implementarea recomandărilor formulate în raportul de audit public şi aplicarea măsurilor necesare la nivelul unităţii. (2) Şefii microstructurilor au următoarele atribuţii: a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului de control intern managerial; b) stabilesc obiectivele şi indicatorii de performanţă ai microstructurii şi activităţile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităţilor; c) identifică, analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii şi formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor; d) transmit secretariatului tehnic al comisiei de monitorizare propuneri pentru Registrul de riscuri; e) transmit secretariatului tehnic al comisiei de monitorizare propuneri pentru elaborarea/actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale; f) reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia unor noi riscuri şi fac propuneri în sensul diminuării acestora sau al exploatării oportunităţilor. (3) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial. CAP. III Implementarea standardelor de control intern managerial SECŢIUNEA 1 Direcţii generale de acţiune privind implementarea standardelor de control intern managerial ART. 13 (1) Standardele de control intern managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia. (2) Implementarea standardelor de control intern managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018. ART. 14 (1) Structurile ministerului ai căror şefi/comandanţi au calitatea de ordonatori de credite elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 5, şi îl transmit la eşalonul ierarhic imediat superior, pentru informare şi armonizare, la datele stabilite de acesta, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an. (2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit programele elaborate şi actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an. (3) În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al structurii se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum şi în instituţii de specialitate din afara ministerului. ART. 15 La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern managerial, conform anexei nr. 6. ART. 16 (1) Structurile ministerului au obligaţia implementării sistemului de control intern managerial în conformitate cu prezentele norme metodologice. (2) Structurile ministerului care au implementat un sistem de management al calităţii sau orice alt sistem de management specific domeniului de activitate trebuie să evite dublarea documentelor în stabilirea obiectivelor, indicatorilor de performanţă, managementul riscurilor, continuitatea activităţilor, elaborarea procedurilor sau în alte activităţi specifice actului managerial şi controlului intern managerial. SECŢIUNEA a 2-a Reguli privind implementarea standardelor de control intern managerial 1. Standardul 1 - Etica şi integritatea ART. 17 (1) Şefii/Comandanţii structurilor militare sprijină şi promovează, prin deciziile luate şi prin puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personală şi profesională a personalului militar şi civil aflat în subordine. (2) Şefii/Comandanţii structurilor ministerului desemnează un ofiţer responsabil cu consilierea etică pentru personalul militar şi personalul civil contractual, în vederea promovării valorilor etice şi a valorilor specifice Armatei României, pentru acordarea de asistenţă personalului militar şi civil din cadrul structurii cu privire la aspectele de etică, precum şi pentru monitorizarea respectării normelor de conduită. ART. 18 (1) În cazul semnalării unor nereguli, şefii/comandanţii structurilor ministerului au obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate în scopul elucidării celor semnalate şi de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun. (2) Şefii/Comandanţii structurilor ministerului dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul în interes public. 2. Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini ART. 19 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne şi fişele posturilor, precum şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal, în părţile ce îi privesc. ART. 20 Şefii microstructurilor organizaţionale din cadrul unităţilor militare trebuie să identifice sarcinile noi şi/sau cu un grad de complexitate ridicat ce revin personalului din subordine şi să dispună elaborarea şi aplicarea de proceduri operaţionale/de sistem sau a unor instrucţiuni de lucru. ART. 21 (1) Şefii/Comandanţii structurilor ministerului dispun identificarea funcţiilor sensibile, centralizarea acestora şi stabilirea unor măsuri adecvate, astfel încât efectele negative asupra activităţilor desfăşurate în cadrul entităţii publice să fie minime. (2) Pentru identificarea şi gestionarea funcţiilor sensibile, structurile ministerului întocmesc Inventarul privind funcţiile sensibile şi al măsurilor pentru gestionarea acestora prin parcurgerea metodologiei prezentate în anexa nr. 7. 3. Standardul 3 - Competenţa, performanţa ART. 22 Şefii/Comandanţii structurilor ministerului dispun măsuri pentru: a) definirea/actualizarea cunoştinţelor şi aptitudinilor/ deprinderilor necesare pentru fiecare post de lucru; b) recrutarea personalului pe baza prevederilor specifice privind recrutarea şi selecţia în Armata României; c) perfecţionarea pregătirii personalului nou venit în unitate; d) evaluarea, cel puţin anual, a performanţelor personalului aflat în subordine în raport cu obiectivele anuale individuale; e) stabilirea nevoilor de pregătire profesională în concordanţă cu rezultatele obţinute în urma evaluării anuale a personalului şi cu obiectivele ce trebuie îndeplinite. 4. Standardul 4 - Structura organizatorică ART. 23 Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape: a) analiza obiectivelor structurii; b) definirea activităţilor necesare, stabilirea conţinutului acestora şi gruparea lor după criteriul funcţional sau după alt criteriu; c) identificarea sarcinilor şi fundamentarea numărului de posturi şi alocarea pe posturi; d) gruparea posturilor şi crearea microstructurilor; e) stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice. ART. 24 Persoana delegată răspunde integral de realizarea sarcinii, iar şeful/comandantul care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. 5. Standardul 5 - Obiective ART. 25 Structurile ministerului definesc obiective generale care să vizeze îndeplinirea misiunii şi scopurilor acestora, cu respectarea principiilor de legalitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate. ART. 26 (1) Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile ministerului şi structurilor acestuia în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate. (2) Pentru definirea obiectivelor generale şi specifice, structurile ministerului au în vedere următoarele categorii posibile de obiective: a) obiective operaţionale - stabilirea de obiective care vizează îndeplinirea scopurilor/misiunii ministerului/structurii, derularea cu economicitate, eficienţă şi eficacitate a activităţilor, inclusiv privind protejarea resurselor entităţii publice, de utilizare inadecvată sau cu pierderi; b) obiective de raportare - definirea de obiective care vizează elaborarea, de către structurile ministerului, a unor documente sau raportări corecte, la termen sau care să îndeplinească alte cerinţe stabilite prin legislaţie, politici sau proceduri. Aceste obiective au în vedere ţinerea unei contabilităţi adecvate, calitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi, precum şi protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor; c) obiective de conformitate - stabilirea de obiective care vizează asigurarea conformităţii structurilor ministerului cu legile, regulamentele şi politicile interne, respectiv legate de asigurarea că activităţile entităţii se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de legi şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne. (3) Structurile ministerului formulează obiectivele clar, de o manieră care să permită monitorizarea îndeplinirii lor şi le actualizează ori de câte ori este necesar. ART. 27 (1) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/premise. (2) Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se constată modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora sau pentru a ţine cont de schimbările semnificative în activitate, bugetul alocat şi priorităţi. (3) Obiectivele şi ipotezele/premisele sunt formulate respectând metodologia prevăzută în anexa nr. 8. 6. Standardul 6 - Planificarea ART. 28 (1) Structurile ministerului întocmesc planuri sau alte documente de planificare, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea tuturor obiectivelor stabilite cu un consum minim de resurse, se stabilesc termene de realizare şi persoane responsabile, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor structurilor ministerului să fie minime. (2) Structurile ministerului elaborează o strategie/plan strategic în cadrul căreia stabilesc obiectivele generale ale entităţii, priorităţile şi activităţile ce trebuie îndeplinite pe un orizont de timp de 3 ani. (3) Structurile ministerului întocmesc planul cu principalele activităţi, respectiv planurile instrucţiei, după caz, în care stabilesc obiectivele generale, obiectivele specifice, activităţile necesare îndeplinirii lor, persoanele responsabile şi resursele necesare. (4) Pentru îndeplinirea obiectivelor, comandanţii/şefii structurilor ministerului asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor microstructurilor în cadrul şedinţelor de lucru organizate. 7. Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor ART. 29 În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor şi/sau activităţilor planificate/realizate, structurile ministerului stabilesc indicatori de performanţă utilizând indicatori cantitativi şi/sau calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate, potrivit metodologiei prevăzute în anexa nr. 8. 8. Standardul 8 - Managementul riscului ART. 30 Structurile ministerului analizează anual sau ori de câte ori este nevoie riscurile legate de desfăşurarea activităţilor lor, elaborează un plan de măsuri în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planului respectiv. ART. 31 În managementul riscului, structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape: a) identificarea riscurilor semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor generale, obiectivele specifice şi activităţile stabilite; b) evaluarea riscurilor identificate; c) stabilirea măsurilor de control al riscurilor (răspunsului la risc) şi punerea lor în aplicare; d) monitorizarea stadiului implementării măsurilor de control al riscurilor; e) raportarea periodică a situaţiei riscurilor. ART. 32 (1) În cadrul structurilor ministerului care au personalitate juridică, şefii microstructurilor organizaţionale cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică nominalizează câte un responsabil cu riscurile. (2) Cu excepţia structurilor de la alin. (1), celelalte structuri ale ministerului nominalizează un responsabil cu riscurile la nivelul unităţii. (3) Responsabilii cu riscurile prevăzuţi la alin. (1) facilitează identificarea, evaluarea şi stabilirea răspunsului la riscuri, colectează riscurile identificate la nivelul microstructurilor organizaţionale, elaborează Registrul de riscuri la nivelul microstructurilor organizaţionale cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică - cei de la alin. (1), elaborează Registrul de riscuri la nivelul structurii - cei de la alin. (2) şi monitorizează implementarea măsurilor de control aprobate. ART. 33 Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 9, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea şi stabilirea răspunsului la risc, prevăzută în anexa nr. 10. ART. 34 Registrul de riscuri al structurii şi Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative se elaborează potrivit modelelor prevăzute în anexa nr. 11 şi se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situaţia o impune. ART. 35 (1) În cadrul structurilor ministerului care au personalitate juridică, şefii microstructurilor organizaţionale cuprinse în primul nivel de conducere din structura organizatorică raportează anual cu privire la desfăşurarea procesului de management al riscurilor, potrivit machetei din anexa nr. 12. (2) Secretariatul comisiei de monitorizare din cadrul tuturor structurilor ministerului elaborează o informare privind desfăşurarea procesului de management al riscurilor la nivelul structurii, conform modelului prevăzut la anexa nr. 12 care este analizată şi aprobată în comisia de monitorizare, ulterior aceasta fiind prezentată pentru aprobare şefului/comandantului structurii. 9. Standardul 9 - Proceduri ART. 36 Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activităţile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale. ART. 37 Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape: a) stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora; b) studierea prevederilor legislaţiei naţionale şi UE, precum şi a reglementărilor NATO, în baza cărora se exercită atribuţiile structurii potrivit domeniilor de activitate; c) întocmirea Inventarului activităţilor structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13; d) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale; e) analizarea, în cadrul comisiei de monitorizare, a proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora; f) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaţionale; g) aprobarea procedurilor de sistem/operaţionale; h) centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic; i) executarea actualizării procedurilor de sistem/operaţionale, de regulă anual, în trimestrul I şi ori de câte ori situaţia o impune. ART. 38 La elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale se ţine cont de următoarele: a) procedurile de sistem/operaţionale se întocmesc după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/tipuri de activităţi; b) procedurile de sistem/operaţionale se analizează pentru evitarea suprapunerii acestora; c) procedurile se semnează de către responsabilii de activităţile procedurale, se verifică de către conducătorul compartimentului, se avizează de către preşedintele comisiei de monitorizare şi se aprobă de către şeful/comandantul structurii. ART. 39 Conducerea structurii din minister ţine cont de următoarele aspecte în luarea deciziei privind elaborarea unei proceduri operaţionale/de sistem: a) activitatea este complexă sau nouă; b) personal cu experienţă redusă; c) fluctuaţie ridicată a personalului; d) sancţiuni prevăzute în legislaţie; e) o singură persoană execută o activitate importantă, iar absenţa acesteia poate determina un blocaj; f) executarea activităţii cu întârziere ca urmare a unei stări conflictuale între angajaţi; g) modificări semnificative ale legislaţiei; h) două sau mai multe persoane execută aceeaşi activitate în mod diferit. ART. 40 (1) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 14. (2) Procedura de sistem/operaţională se elaborează potrivit modelului minimal prevăzut în anexa nr. 15. (3) La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaţionale se realizează potrivit „Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaţionale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naţionale“, aprobată de secretarul general. ART. 41 (1) Procedura de sistem/operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate, se păstrează la structura/microstructura emitentă şi se transmite, în format electronic, secretariatului tehnic al comisiei de monitorizare şi structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate. (2) La nivelul ministerului se elaborează şi se actualizează proceduri de sistem de către structura care, potrivit reglementărilor, este liderul domeniului de activitate. (3) Procedurile de sistem se aprobă de către şeful/comandantul structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea şi avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influenţate şi avizarea de către preşedintele comisiei de monitorizare. (4) Structurile ministerului pot elabora, după caz, proceduri de sistem care sunt aplicabile atât lor, cât şi structurilor subordonate. (5) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al structurilor se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 16. (6) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al structurilor se tipăreşte şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic, precum şi la solicitarea comisiilor de control. ART. 42 (1) Structurile ministerului elaborează o procedură operaţională privind abaterile de la proceduri, respectiv pentru a reglementa modul de acţiune în cazul apariţiei unor circumstanţe deosebite, care fac imposibilă aplicarea procedurii aprobate. (2) Procedurile de sistem/operaţionale elaborate rămân în vigoare în forma aprobată şi se vor înlocui conform modelului din prezentele norme metodologice, pe măsura actualizării acestora. 10. Standardul 10 - Supravegherea ART. 43 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite. ART. 44 Supravegherea activităţilor presupune: a) personalului îi sunt comunicate atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite; b) este evaluată sistematic activitatea personalului. ART. 45 (1) Controlul este un proces continuu şi se desfăşoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea. (2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor. ART. 46 Controlul se desfăşoară potrivit prevederilor actelor normative specifice şi presupune: a) integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale ministerului; b) stabilirea unor obiective de control clare şi precise; c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul costuri/beneficii; d) pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii; e) stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului. 11. Standardul 11 - Continuitatea activităţii ART. 47 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/planuri care să gestioneze situaţiile de discontinuitate. 12. Standardul 12 - Informarea şi comunicarea ART. 48 Comandanţii/şefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă. 13. Standardul 13 - Gestionarea documentelor ART. 49 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor de sistem/operaţionale privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi. 14. Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară ART. 50 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control. ART. 51 Conducătorul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele. 15. Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial ART. 52 (1) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite transmit pe cale ierarhică la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, Situaţia centralizatoare privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie …, capitolul I, Informaţii generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Codul controlului intern managerial al entităţilor publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018. (2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit situaţia prevăzută la alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 25 ianuarie. ART. 53 Pentru autoevaluarea sistemului de control intern managerial structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape: a) convocarea comisiei de monitorizare în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern managerial; b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018; c) întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, şi aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1. subpct. 1.3. alin. 3 lit. e) din Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018; d) întocmirea Situaţiei centralizatoare privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, capitolul II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie ..., prevăzută în anexa nr. 3 la Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, şi a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie ..., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităţilor publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018; e) înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, pe cale ierarhică, la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d); f) înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, la Secretariatul general, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d), până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent. ART. 54 (1) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 53 lit. b) şi îl transmit eşaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora; (2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite şi funcţionează în subordinea nemijlocită a ministrului apărării naţionale transmit Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial la Secretariatul general, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent. 16. Standardul 16 - Auditul intern ART. 55 Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern managerial al structurilor ministerului. ART. 56 Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie ..., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Codul controlului intern managerial al entităţilor publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilităţi: a) structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern managerial transmit la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora; b) Direcţia audit intern transmite la Secretariatul general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern managerial, precum şi elemente considerate relevante în programul şi activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent. CAP. IV Dispoziţii tranzitorii şi finale ART. 57 (1) Structurile ministerului completează şi transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme metodologice, informaţiile din tabelul prevăzut în anexa nr. 17. (2) Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia. ART. 58 Documentele privind controlul intern managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu, dar nu mai puţin de 5 ani. ART. 59 Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general. ART. 60 Anexele nr. 1-17 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice. ANEXA 1 la normele metodologice GLOSAR Activitate - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; Activitate procedurală - proces major sau activitate semnificativă pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate a obiectivelor compartimentului şi/sau entităţii publice; Atribuţie - un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau a unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific; Autoevaluarea controlului intern - un proces în care eficacitatea controlului intern managerial este examinată şi evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate; Competenţa - totalitatea cunoştinţelor, abilităţilor şi aptitudinilor unei persoane de a-şi îndeplini la un standard cât mai ridicat sarcinile şi responsabilităţile postului; Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma „control intern managerial“ subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice; Corupţie - în sens larg reprezintă folosirea abuzivă a puterii încredinţate, în scopul satisfacerii unor interese personale sau de grup; orice act al unei instituţii sau autorităţi care are drept consecinţă provocarea unei daune interesului public, în scopul de a promova un interes/profit personal sau de grup poate fi calificat drept „corupt“; această definire largă a corupţiei este reflectată în legislaţia românească prin definirea infracţiunilor de corupţie, precum: luarea şi darea de mită, traficul şi cumpărarea de influenţă, abuzul de funcţie etc.; Delegare - procesul de atribuire de către conducător, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente; Diagrama de proces - schemă logică cu forme grafice care reprezintă etapele şi paşii realizării unui proces sau unei activităţi; Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate; Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective; Eficienţa - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate; Etica - un set de reguli, principii sau moduri de gândire care încearcă să ghideze activitatea unui anumit grup; etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi grave şi fraudă; Fişa postului - document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii, şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post; în general, fişa postului cuprinde: informaţii generale privind postul (denumirea postului, nivelul postului, scopul principal al postului), condiţiile specifice pentru ocuparea postului (studiile de specialitate, perfecţionări, cunoştinţe de operare/programare pe calculator, limbi străine, abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare, cerinţe specifice, competenţă managerială), sarcinile/atribuţiile postului, sfera relaţională; Fraudă - înşelare, inducere în eroare, delapidare, furt, fals, cu scop de profit, prin provocarea unei pagube; Funcţie sensibilă - este considerată acea funcţie care prezintă un risc semnificativ de afectare a obiectivelor entităţii prin utilizarea necorespunzătoare a resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale sau de corupţie sau fraudă; Impactul - consecinţa asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa; Integritate - caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate; Managementul riscului - procesul care vizează identificarea, evaluarea, gestionarea (inclusiv tratarea) şi constituirea unui plan de măsuri de atenuare a riscurilor, revizuirea periodică, monitorizarea şi stabilirea responsabilităţilor; Microstructura/Microstructura organizaţională - orice compartiment/birou/secţie/serviciu/oficiu/agenţie/direcţie, după caz, de la toate nivelurile ierarhice; Monitorizare - activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii; Obiective - efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite; Obiective generale - enunţ general asupra a ceea ce va fi realizat şi a îmbunătăţirilor ce vor fi întreprinse; un obiectiv descrie un rezultat aşteptat sau un impact şi rezumă motivele pentru care o serie de acţiuni au fost întreprinse; Obiective specifice - derivate din obiective generale şi care descriu, de regulă, rezultate sau efecte aşteptate ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit; acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice; obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe SMART (specifice, măsurabile, adecvate, realiste, cu termen de realizare); Planificare - ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale entităţii şi ale componentelor sale, resursele şi mijloacele necesare realizării obiectivelor; Primul nivel de conducere - reprezintă microstructurile organizaţionale aflate în subordinea directă a şefului/comandantului unităţii militare; Probabilitatea - posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului şi informaţiile disponibile permit o astfel de evaluare; Procedură documentată - modul specific de realizare a unei activităţi sau a unui proces, editat pe suport hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale; Proces - un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare; Risc - o situaţie, un eveniment care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninţată sau potenţată; astfel, riscul poate reprezenta fie o ameninţare, fie o oportunitate şi trebuie abordat ca fiind o combinaţie între probabilitate şi impact; Riscul inerent - expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui; Riscul rezidual - expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului; Risc semnificativ/strategic/ridicat - risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entităţii de a-şi atinge obiectivele; risc care ar putea avea un impact şi o probabilitate ridicată de manifestare şi care vizează entitatea în întregimea ei; Strategie - ansamblul obiectivelor majore ale entităţii publice pe termen lung, principalele modalităţi de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obţinerii avantajului competitiv potrivit misiunii entităţii. Strategia presupune stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale (pe baza previziunilor privind mediul extern şi capacităţile entităţii) şi desemnarea planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse; Structurile ministerului - structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naţionale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare şi indicativ numeric. ANEXA 2 la normele metodologice
PRINCIPALELE CERINŢE privind implementarea standardelor de control intern managerial
┌────┬──────────────┬────────────────────┬─────────────────────┐
│Nr. │Standarde │Principalele cerinţe│Documente │
│crt.│ │ │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │1. Asigurarea │ │
│ │ │condiţiilor necesare│ │
│ │ │cunoaşterii, │ │
│ │ │respectării şi │ │
│ │ │aplicării de către │ │
│ │ │întregul personal a │ │
│ │ │reglementărilor cu │ │
│ │ │privire la etică, │ │
│ │ │integritate, │ │
│ │ │evitarea │ │
│ │ │conflictelor de │ │
│ │ │interese, prevenirea│ │
│ │ │şi raportarea │ │
│ │ │fraudelor, actelor │ │
│ │ │de corupţie şi │ │
│ │ │semnalarea │ │
│ │ │neregularităţilor: │ │
│ │ │1.1. postarea pe │ │
│ │ │reţelele informatice│ │
│ │ │locale existente a │ │
│ │ │Codului de conduită │ │
│ │ │etică a personalului│ │
│ │ │militar şi civil │ │
│ │ │contractual din │ │
│ │ │Ministerul Apărării │ │
│ │ │Naţionale, aprobat │ │
│ │ │prin Ordinul │ │
│ │ │ministrului apărării│ │
│ │ │naţionale nr. M.94/ │ │
│ │ │2004*, precum şi a │ │
│ │ │altor coduri de │ │
│ │ │conduită aplicabile │ │
│ │ │în cadrul │ │
│ │ │structurii, în │ │
│ │ │funcţie de domeniul │ │
│ │ │de activitate şi/sau│ │
│ │ │de categoriile de │ │
│ │ │personal existente; │ │
│ │ │*) Ordinul │ │
│ │ │ministrului apărării│ │
│ │ │naţionale nr. M.94/ │ │
│ │ │2004 nu a fost │ │
│ │ │publicat în │ │
│ │ │Monitorul Oficial al│ │
│ │ │României, Partea I, │ │
│ │ │deoarece avea ca │ │
│ │ │obiect reglementări │ │
│ │ │din sectorul de │ │
│ │ │apărare a ţării şi │ │
│ │ │securitate │ │
│ │ │naţională. │ │
│ │ │1.2. aducerea la │ │
│ │ │cunoştinţă a │ │
│ │ │reglementărilor care│ │
│ │ │guvernează │ │
│ │ │comportamentul la │ │
│ │ │locul de muncă, │ │
│ │ │aplicabile în cadrul│ │
│ │ │structurii; │ │
│ │ │1.3. prelucrarea │ │
│ │ │actelor normative │ │
│ │ │specifice pentru │ │
│ │ │respectarea │ │
│ │ │disciplinei militare│ │
│ │ │în armată; │ │
│ │ │1.4. desemnarea, │ │
│ │ │potrivit Legii nr. 7│ │
│ │ │/2004 privind Codul │ │
│ │ │de conduită al │ │
│ │ │funcţionarilor │ │
│ │ │publici, │ │
│ │ │republicată, prin │ │
│ │ │ordin de zi pe │ │
│ │ │unitate a unui │ │
│ │ │consilier de etică │ │
│ │ │pentru funcţionarii │ │
│ │ │publici din cadrul │ │
│ │ │structurii, │ │
│ │ │responsabil pentru │ │
│ │ │consiliere etică şi │ │
│ │ │monitorizarea │ │
│ │ │respectării normelor│- Documentele prin │
│ │ │de conduită, precum │care au fost aduse la│
│ │ │şi desemnarea unui │cunoştinţa întregului│
│ │ │consilier de etică │personal │
│ │ │pentru personalul │reglementările care │
│ │ │militar şi │guvernează │
│ │ │personalul │comportamentul la │
│ │ │contractual civil; │locul de muncă │
│ │ │1.5. actualizarea │(notificare e-mail, │
│ │ │fişei postului │registrul privind │
│ │ │pentru consilierul/ │prelucrarea │
│ │ │consilierii de etică│ordinelor, tabel de │
│ │ │cu atribuţii în │luare la cunoştinţă │
│ │ │domeniul eticii; │etc.); │
│ │ │1.6. aducerea la │- Ordinul de zi pe │
│ │ │cunoştinţă a │unitate; │
│ │ │problemelor │- Declaraţiile de │
│ │ │disciplinare apărute│avere şi interese; │
│ │ │la nivelul armatei, │- Procedură privind │
│ │ │publicate în │semnalarea │
│ │ │Buletinul Informativ│neregulilor; │
│ │Standardul 1 │al Armatei; │- Procedură privind │
│1. │ETICA ŞI │1.7. nominalizarea │gestionarea │
│ │INTEGRITATEA │persoanelor │conflictelor de │
│ │ │responsabile care │interese şi │
│ │ │asigură │incompatibilităţilor;│
│ │ │implementarea │- Procedură privind │
│ │ │prevederilor legale │acordarea consilierii│
│ │ │privind declaraţiile│etice; │
│ │ │de avere şi │- Alte proceduri │
│ │ │declaraţiile de │operaţionale în │
│ │ │interese şi │legătură cu cerinţele│
│ │ │înscrierea acestora │standardului; │
│ │ │în ordinul de zi pe │- Registrul privind │
│ │ │unitate; │declararea │
│ │ │1.8. organizarea, │cadourilor; │
│ │ │înainte de termenul │- Fişa de post a │
│ │ │de depunere a │consilierului de │
│ │ │declaraţiilor de │etică actualizată; │
│ │ │avere şi de │- Registru privind │
│ │ │interese, a cel │acordarea consilierii│
│ │ │puţin unei │etice; │
│ │ │activităţi de │- Documentele │
│ │ │formare profesională│cercetării (când este│
│ │ │cu privire la │cazul). │
│ │ │completarea │ │
│ │ │declaraţiilor │ │
│ │ │menţionate; │ │
│ │ │1.9. depunerea, │ │
│ │ │publicarea, │ │
│ │ │monitorizarea şi │ │
│ │ │actualizarea │ │
│ │ │declaraţiilor de │ │
│ │ │avere şi de interese│ │
│ │ │a personalului ce se│ │
│ │ │încadrează în │ │
│ │ │prevederile Legii │ │
│ │ │nr. 176/2010 privind│ │
│ │ │integritatea în │ │
│ │ │exercitarea │ │
│ │ │funcţiilor şi │ │
│ │ │demnităţilor │ │
│ │ │publice, pentru │ │
│ │ │modificarea şi │ │
│ │ │completarea Legii │ │
│ │ │nr. 144/2007 privind│ │
│ │ │înfiinţarea, │ │
│ │ │organizarea şi │ │
│ │ │funcţionarea │ │
│ │ │Agenţiei Naţionale │ │
│ │ │de Integritate, │ │
│ │ │precum şi pentru │ │
│ │ │modificarea şi │ │
│ │ │completarea altor │ │
│ │ │acte normative, cu │ │
│ │ │modificările şi │ │
│ │ │completările │ │
│ │ │ulterioare; │ │
│ │ │1.10. constituirea │ │
│ │ │comisiei prevăzute │ │
│ │ │de Legea nr. 251/ │ │
│ │ │2004 privind unele │ │
│ │ │măsuri referitoare │ │
│ │ │la bunurile primite │ │
│ │ │cu titlu gratuit cu │ │
│ │ │prilejul unor │ │
│ │ │acţiuni de protocol │ │
│ │ │în exercitarea │ │
│ │ │mandatului sau a │ │
│ │ │funcţiei şi │ │
│ │ │elaborarea unui │ │
│ │ │registru privind │ │
│ │ │declararea │ │
│ │ │cadourilor; │ │
│ │ │1.11. aducerea la │ │
│ │ │cunoştinţă a │ │
│ │ │obligaţiilor │ │
│ │ │prevăzute de Legea │ │
│ │ │nr. 251/2004, precum│ │
│ │ │şi modul de │ │
│ │ │completare a │ │
│ │ │registrului de │ │
│ │ │declarare a │ │
│ │ │cadourilor; │ │
│ │ │1.12. asigurarea │ │
│ │ │condiţiilor necesare│ │
│ │ │personalului de a │ │
│ │ │semnala │ │
│ │ │neregularităţile │ │
│ │ │apărute, astfel │ │
│ │ │încât aceste │ │
│ │ │semnalări să nu │ │
│ │ │determine un │ │
│ │ │tratament │ │
│ │ │inechitabil şi │ │
│ │ │discriminatoriu faţă│ │
│ │ │de persoana în │ │
│ │ │cauză; │ │
│ │ │1.13. efectuarea de │ │
│ │ │cercetări pentru │ │
│ │ │elucidarea │ │
│ │ │neregularităţilor │ │
│ │ │semnalate, │ │
│ │ │stabilirea şi │ │
│ │ │aplicarea măsurilor │ │
│ │ │care se impun (când │ │
│ │ │este cazul). │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │2.1. Elaborarea/ │ │
│ │ │Actualizarea │ │
│ │ │documentelor privind│ │
│ │ │misiunea, │ │
│ │ │atribuţiile şi │ │
│ │ │activităţile │ │
│ │ │structurii; │ │
│ │ │2.2. Aducerea la │ │
│ │ │cunoştinţa │ │
│ │ │întregului personal │ │
│ │ │a documentelor │ │
│ │ │actualizate privind │ │
│ │ │misiunea, │ │
│ │ │atribuţiile şi │ │
│ │ │activităţile │ │
│ │ │structurii, în │ │
│ │ │părţile ce îl │ │
│ │ │privesc; │ │
│ │ │2.3. Stabilirea │ │
│ │ │sarcinilor/ │- Atribuţiile │
│ │ │atribuţiilor │structurii; │
│ │ │asociate posturilor │- Fişele posturilor; │
│ │ │în concordanţă cu │- Inventarul privind │
│ │ │competenţele │funcţiile sensibile │
│ │ │decizionale necesare│şi al măsurilor │
│ │Standardul 2 │realizării acestora;│pentru gestionarea │
│2. │ATRIBUŢII, │2.4. Repartizarea │acestora; │
│ │FUNCŢII, │tuturor atribuţiilor│- Inventarul │
│ │SARCINI │structurii, │activităţilor │
│ │ │prevăzute de lege şi│structurii; │
│ │ │de normele interne, │- Regulamentul de │
│ │ │personalului din │organizare şi │
│ │ │compunerea │funcţionare al │
│ │ │structurii, prin │structurii (acolo │
│ │ │fişele posturilor; │unde este cazul). │
│ │ │2.5. Actualizarea │ │
│ │ │fişelor posturilor │ │
│ │ │în vederea │ │
│ │ │repartizării │ │
│ │ │raţionale şi │ │
│ │ │echilibrate a │ │
│ │ │activităţilor/ │ │
│ │ │sarcinilor │ │
│ │ │personalului; │ │
│ │ │2.6. Întocmirea │ │
│ │ │Inventarului privind│ │
│ │ │funcţiile sensibile │ │
│ │ │şi al măsurilor │ │
│ │ │pentru gestionarea │ │
│ │ │acestora şi luarea │ │
│ │ │măsurilor necesare │ │
│ │ │pentru reducerea │ │
│ │ │riscurilor asociate │ │
│ │ │acestora. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │3.1. Ocuparea │ │
│ │ │posturilor prin │ │
│ │ │concurs, în baza │ │
│ │ │hotărârilor │ │
│ │ │comisiilor de │ │
│ │ │selecţie sau prin │ │
│ │ │ordin al ministrului│ │
│ │ │apărării naţionale, │ │
│ │ │potrivit legii; │ │
│ │ │3.2. Completarea/ │ │
│ │ │Actualizarea fişelor│ │
│ │ │posturilor cu date │ │
│ │ │privind cunoştinţele│ │
│ │ │şi aptitudinile │ │
│ │ │necesar a fi │ │
│ │ │deţinute de titulari│ │
│ │ │în vederea │ │
│ │ │îndeplinirii │ │
│ │ │sarcinilor/ │ │
│ │ │atribuţiilor; │ │
│ │ │3.3. Întocmirea │- Planul de pregătire│
│ │ │tabelului │a noilor angajaţi; │
│ │ │centralizator cu │- Tabelul cu nevoile │
│ │ │nevoile de pregătire│de pregătire pe │
│ │ │pe categorii de │categorii de │
│ │Standardul 3 │personal (cursuri │personal; │
│3. │COMPETENŢA, │necesare pentru │- Documentaţia care │
│ │PERFORMANŢA │promovarea în │atestă ocuparea │
│ │ │carieră, cursuri de │posturilor prin │
│ │ │specialitate pentru │concurs, potrivit │
│ │ │îndeplinirea │legii; │
│ │ │atribuţiilor │- Procedurile │
│ │ │funcţionale), modul │operaţionale. │
│ │ │de aplicare a │ │
│ │ │nevoilor de │ │
│ │ │pregătire şi │ │
│ │ │corelarea cu │ │
│ │ │rezultatele înscrise│ │
│ │ │în aprecierile de │ │
│ │ │serviciu/ fişele de │ │
│ │ │evaluare, precum şi │ │
│ │ │cu obiectivele │ │
│ │ │postului; │ │
│ │ │3.4. Elaborarea şi │ │
│ │ │realizarea de │ │
│ │ │programe de │ │
│ │ │pregătire │ │
│ │ │profesională a │ │
│ │ │personalului, de │ │
│ │ │către structurile de│ │
│ │ │specialitate, │ │
│ │ │conform nevoilor de │ │
│ │ │perfecţionare │ │
│ │ │identificate. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │4.1. Actualizarea şi│ │
│ │ │păstrarea în │ │
│ │ │conformitate cu │ │
│ │ │normele specifice în│ │
│ │ │domeniu a statului │ │
│ │ │de organizare al │ │
│ │ │structurii; │ │
│ │ │4.2. Asigurarea │ │
│ │ │corespondenţei │ │
│ │ │dintre statul de │- Statul de │
│ │ │organizare al │organizare al │
│ │ │structurii şi fişele│structurii; │
│ │ │postului; │- Diagramele de │
│ │Standardul 4 │4.3. Stabilirea în │relaţii; │
│4. │STRUCTURA │scris a │- Ordinul de zi pe │
│ │ORGANIZATORICĂ│competenţelor şi a │unitate sau extrasul │
│ │ │responsabilităţilor │din acesta; │
│ │ │delegate, precum şi │- Actele de delegare;│
│ │ │a limitelor │- Fişele posturilor. │
│ │ │acestora; │ │
│ │ │4.4. Asumarea │ │
│ │ │responsabilităţii de│ │
│ │ │către personalul │ │
│ │ │delegat, confirmată │ │
│ │ │prin semnătură; │ │
│ │ │4.5. Înscrierea în │ │
│ │ │fişa postului a │ │
│ │ │activităţii │ │
│ │ │delegate. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │5.1. Stabilirea │ │
│ │ │obiectivelor │ │
│ │ │generale ale │ │
│ │ │structurilor │ │
│ │ │ministerului pe │ │
│ │ │următorii 3 ani în │ │
│ │ │cadrul strategiei/ │ │
│ │ │planului strategic a│ │
│ │ │/al structurii; │ │
│ │ │5.2. Stabilirea │ │
│ │ │obiectivelor │ │
│ │ │generale anuale ale │ │
│ │ │structurii, precum │ │
│ │ │şi a obiectivelor │ │
│ │ │specifice pe fiecare│ │
│ │ │microstructură │ │
│ │ │organizaţională în │ │
│ │ │planul cu │ │
│ │ │principalele │ │
│ │ │activităţi sau în │- Strategia/Planul │
│ │ │planul instrucţiei │strategic; │
│ │Standardul 5 │ori în alte │- Planul cu │
│5. │OBIECTIVE │documente de │principalele │
│ │ │planificare │activităţi/planul │
│ │ │specifice; │instrucţiei. │
│ │ │5.3. Elaborarea, ca │ │
│ │ │anexă la planul cu │ │
│ │ │principalele │ │
│ │ │activităţi, │ │
│ │ │respectiv planul │ │
│ │ │instrucţiei (după │ │
│ │ │caz), a tabelului │ │
│ │ │ipotezele/ │ │
│ │ │premisele, acceptate│ │
│ │ │prin consens, care │ │
│ │ │stau la baza │ │
│ │ │stabilirii │ │
│ │ │obiectivelor; │ │
│ │ │5.4. Reevaluarea │ │
│ │ │obiectivelor │ │
│ │ │specifice atunci │ │
│ │ │când se constată │ │
│ │ │modificări ale │ │
│ │ │ipotezelor/ │ │
│ │ │premiselor. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │6.1. Elaborarea │ │
│ │ │inventarului │ │
│ │ │activităţilor │ │
│ │ │structurii/ │ │
│ │ │microstructurilor │ │
│ │ │organizaţionale │ │
│ │ │raportat la │ │
│ │ │obiectivele │ │
│ │ │stabilite; │ │
│ │ │6.2. Fundamentarea │ │
│ │ │necesarului de │ │
│ │ │resurse care să │ │
│ │ │permită îndeplinirea│ │
│ │ │obiectivelor │ │
│ │ │generale, a │ │
│ │ │obiectivelor │ │
│ │ │specifice şi │ │
│ │ │activităţilor │ │
│ │ │asociate acestora; │ │
│ │ │6.3. Repartizarea │ │
│ │ │resurselor alocate │ │
│ │ │astfel încât să │ │
│ │ │asigure activităţile│- Strategia/Planul │
│ │ │necesare realizării │strategic; │
│ │ │obiectivelor │- Planul cu │
│ │ │specifice │principalele │
│ │ │microstructurilor │activităţi/planul │
│ │ │organizaţionale; │instrucţiei sau alte │
│ │ │6.4. Elaborarea şi │documente de │
│ │ │aprobarea │planificare │
│ │ │documentelor de │(directive, strategii│
│ │ │planificare şi │etc.); │
│ │Standardul 6 │conducere în funcţie│- Programul anual al │
│6. │PLANIFICAREA │de obiectivele │achiziţiilor publice;│
│ │ │structurii; │- Planul de │
│ │ │6.5. Actualizarea │mentenanţă; │
│ │ │planurilor/ │- Proiectul de buget;│
│ │ │programelor în │- Procesele-verbale/ │
│ │ │funcţie de │Minutele şedinţelor │
│ │ │schimbarea │de lucru ale │
│ │ │obiectivelor, │conducerii; │
│ │ │resurselor sau altor│- Diagramele de │
│ │ │elemente ale │relaţii; │
│ │ │procesului de │- Procedurile de │
│ │ │fundamentare; │sistem/operaţionale. │
│ │ │6.6. Adoptarea │ │
│ │ │măsurilor de │ │
│ │ │coordonare a │ │
│ │ │deciziilor şi │ │
│ │ │activităţilor │ │
│ │ │structurii cu cele │ │
│ │ │ale altor structuri,│ │
│ │ │în scopul asigurării│ │
│ │ │convergenţei şi │ │
│ │ │coerenţei acestora; │ │
│ │ │6.7. Realizarea de │ │
│ │ │consultări │ │
│ │ │permanente atât în │ │
│ │ │cadrul structurilor,│ │
│ │ │cât şi între │ │
│ │ │structuri, în │ │
│ │ │vederea coordonării │ │
│ │ │eficiente a │ │
│ │ │activităţilor │ │
│ │ │desfăşurate, pentru │ │
│ │ │îndeplinirea │ │
│ │ │obiectivelor. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │7.1. Stabilirea de │ │
│ │ │indicatori de │ │
│ │ │performanţă pentru │ │
│ │ │monitorizarea │ │
│ │ │gradului de │ │
│ │ │îndeplinire a │ │
│ │ │obiectivelor şi │ │
│ │ │activităţilor; │ │
│ │ │7.2. Evaluarea │- Planul cu │
│ │ │performanţelor de │principalele │
│ │ │către şeful/ │activităţi/Planul │
│ │Standardul 7 │comandantul │instrucţiei sau alte │
│7. │MONITORIZAREA │structurii; │documente de │
│ │PERFORMANŢELOR│7.3. Primirea, în │planificare; │
│ │ │mod sistematic, de │- Rapoartele de │
│ │ │raportări despre │activitate; │
│ │ │activitatea │- Autoevaluarea │
│ │ │structurii de către │stării structurii. │
│ │ │şeful/comandantul │ │
│ │ │acesteia; │ │
│ │ │7.4. Elaborarea şi │ │
│ │ │implementarea unui │ │
│ │ │plan de măsuri în │ │
│ │ │cazul constatării │ │
│ │ │unor abateri de la │ │
│ │ │obiective. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │8.1. Identificarea │ │
│ │ │şi evaluarea/ │ │
│ │ │reevaluarea │ │
│ │ │principalelor │ │
│ │ │riscuri asociate │ │
│ │ │obiectivelor şi │ │
│ │ │activităţilor │ │
│ │ │structurii care pot │ │
│ │ │afecta eficacitatea │ │
│ │ │şi eficienţa │- Registrul de │
│ │ │operaţiunilor, │riscuri; │
│ │ │respectarea │- Planul de │
│ │ │regulilor, │implementare a │
│ │ │regulamentelor, │măsurilor de control │
│ │ │încrederea în │pentru riscurile │
│ │ │informaţiile │semnificative; │
│ │Standardul 8 │financiare şi de │- Raportul anual │
│8. │MANAGEMENTUL │management intern şi│privind desfăşurarea │
│ │RISCULUI │extern, protejarea │procesului de │
│ │ │bunurilor, │management al │
│ │ │prevenirea şi │riscului; │
│ │ │descoperirea │- Informarea privind │
│ │ │fraudelor; │desfăşurarea │
│ │ │8.2. Stabilirea │procesului de │
│ │ │măsurilor de │management al │
│ │ │gestionare a │riscului la nivelul │
│ │ │riscurilor; │structurii. │
│ │ │8.3. Întocmirea şi │ │
│ │ │actualizarea │ │
│ │ │Registrului de │ │
│ │ │riscuri la nivelul │ │
│ │ │structurii şi a │ │
│ │ │planului de │ │
│ │ │implementare a │ │
│ │ │măsurilor de │ │
│ │ │control. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │9.1. Stabilirea │ │
│ │ │activităţilor care │ │
│ │ │pot fi transpuse în │ │
│ │ │proceduri de sistem/│ │
│ │ │operaţionale; │ │
│ │ │9.2. Elaborarea │ │
│ │ │procedurilor de │ │
│ │ │sistem/operaţionale │ │
│ │ │şi aducerea lor la │ │
│ │ │cunoştinţă │ │
│ │ │persoanelor cu │ │
│ │ │atribuţii în │ │
│ │ │domeniu; │ │
│ │ │9.3. Respectarea │ │
│ │ │codurilor de │ │
│ │ │identificare │ │
│ │ │stabilite la nivelul│ │
│ │ │ministerului; │ │
│ │ │9.4. Identificarea │ │
│ │ │activităţilor/ │ │
│ │ │acţiunilor/ │ │
│ │ │proceselor care │ │
│ │ │necesită reevaluări │ │
│ │ │sau noi proceduri; │ │
│ │ │9.5. Actualizarea │ │
│ │ │procedurilor/ │ │
│ │ │Elaborarea de noi │ │
│ │ │proceduri potrivit │ │
│ │ │analizei de la pct. │ │
│ │ │9.4; │- Inventarul │
│ │ │9.6. Centralizarea │activităţilor │
│ │ │procedurilor de │structurii; │
│ │ │sistem/operaţionale │- Procedurile de │
│ │ │în format electronic│sistem/ operaţionale;│
│ │ │de către │- Registrul pentru │
│ │ │secretariatul tehnic│evidenţa procedurilor│
│ │Standardul 9 │al comisiei de │de sistem/ │
│9. │PROCEDURI │monitorizare; │operaţionale; │
│ │ │9.7. Modificarea şi │- Atribuţiile │
│ │ │actualizarea │structurii; │
│ │ │procedurilor de │- Fişele posturilor; │
│ │ │sistem/operaţionale,│- Diagramele de │
│ │ │ca urmare a │relaţii; │
│ │ │disfuncţiilor │- Documente │
│ │ │constatate pe │justificative. │
│ │ │parcursul derulării │ │
│ │ │activităţilor; │ │
│ │ │9.8. Stabilirea │ │
│ │ │măsurilor necesare │ │
│ │ │pentru separarea │ │
│ │ │atribuţiilor şi │ │
│ │ │responsabilităţilor,│ │
│ │ │potrivit legii; │ │
│ │ │9.9. Exercitarea de │ │
│ │ │persoane diferite a │ │
│ │ │funcţiilor de │ │
│ │ │iniţiere, verificare│ │
│ │ │şi aprobare a │ │
│ │ │operaţiunilor; │ │
│ │ │9.10. Întocmirea de │ │
│ │ │documente potrivit │ │
│ │ │procedurii de │ │
│ │ │gestionare a │ │
│ │ │abaterilor de la │ │
│ │ │proceduri, înainte │ │
│ │ │de efectuarea │ │
│ │ │operaţiunilor, în │ │
│ │ │situaţia apariţiei │ │
│ │ │unor circumstanţe │ │
│ │ │deosebite, care nu │ │
│ │ │au putut fi │ │
│ │ │anticipate şi care │ │
│ │ │nu permit aplicarea │ │
│ │ │procedurilor │ │
│ │ │existente. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │10.1. Implementarea │ │
│ │ │şi evaluarea │ │
│ │ │eficacităţii │ │
│ │ │mijloacelor de │ │
│ │ │control şi │ │
│ │ │supraveghere impuse │ │
│ │ │pentru realizarea │ │
│ │ │obiectivelor │ │
│ │ │stabilite; │ │
│ │ │10.2. Comunicarea │ │
│ │ │atribuţiilor, a │ │
│ │ │responsabilităţilor │ │
│ │ │şi a limitelor de │ │
│ │ │competenţă atribuite│ │
│ │ │fiecărui salariat; │- Procedurile de │
│ │ │10.3. Efectuarea │sistem/operaţionale; │
│ │ │evaluării periodice │- Fişele de apreciere│
│ │Standardul 10 │a activităţii │de serviciu anuale; │
│10. │SUPRAVEGHEREA │întregului personal;│- Planul de control; │
│ │ │10.4. Verificarea şi│- Documente rezultate│
│ │ │aprobarea │în urma executării │
│ │ │rezultatelor muncii │controlului. │
│ │ │obţinute în diverse │ │
│ │ │etape de realizare a│ │
│ │ │operaţiunii; │ │
│ │ │10.5. Elaborarea │ │
│ │ │planurilor de │ │
│ │ │control care să │ │
│ │ │furnizeze asigurări │ │
│ │ │pentru atingerea │ │
│ │ │obiectivelor; │ │
│ │ │10.6. Definirea │ │
│ │ │modalităţilor de │ │
│ │ │evaluare şi │ │
│ │ │valorificare a │ │
│ │ │rezultatelor │ │
│ │ │controalelor. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │11.1. Asigurarea │ │
│ │ │continuităţii │ │
│ │ │activităţilor la │ │
│ │ │nivelul fiecărei │ │
│ │ │microstructuri în │ │
│ │ │parte, prin │ │
│ │ │întocmirea unui │ │
│ │ │inventar al │ │
│ │ │situaţiilor care pot│- Inventarul │
│ │ │conduce la │situaţiilor care pot │
│ │ │discontinuităţi în │conduce la │
│ │ │activitate şi al │discontinuităţi în │
│ │ │măsurilor care să │activitate şi al │
│ │ │prevină apariţia │măsurilor care să │
│ │ │lor; │prevină apariţia lor;│
│ │ │11.2. Efectuarea │- Ordinul de zi pe │
│ │Standardul 11 │demersurilor de │unitate prin care se │
│11. │CONTINUITATEA │încadrare pe │numeşte înlocuitorul │
│ │ACTIVITĂŢII │funcţiile │la comandă al │
│ │ │disponibile la │persoanelor cu │
│ │ │plecarea │funcţii de conducere │
│ │ │personalului din │la plecarea acestora │
│ │ │structură; │în concedii, misiuni │
│ │ │11.3. Asigurarea │etc.; │
│ │ │existenţei de │- Procedurile de │
│ │ │contracte de service│sistem/operaţionale; │
│ │ │pentru întreţinerea │- Contractele de │
│ │ │echipamentelor din │achiziţii. │
│ │ │dotare; │ │
│ │ │11.4. Asigurarea │ │
│ │ │existenţei de │ │
│ │ │contracte de │ │
│ │ │achiziţii pentru │ │
│ │ │înlocuirea unor │ │
│ │ │echipamente din │ │
│ │ │dotare. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │12.1. Stabilirea │ │
│ │ │tipurilor de │ │
│ │ │informaţii şi a │ │
│ │ │nevoilor de │ │
│ │ │informare în cadrul │ │
│ │ │fiecărei structuri, │ │
│ │ │pe nivele ierarhice,│ │
│ │ │astfel încât, prin │ │
│ │ │primirea şi │ │
│ │ │transmiterea │ │
│ │ │informaţiilor, │ │
│ │ │sarcinile să poată │ │
│ │ │fi îndeplinite; │ │
│ │ │12.2. Stabilirea │ │
│ │ │unui flux │ │
│ │ │informaţional │ │
│ │ │(diagramă de │ │
│ │ │relaţii) fiabil, în │ │
│ │ │toate sensurile, │ │
│ │ │inclusiv în │- Diagrama de │
│ │ │relaţiile cu │relaţii; │
│ │ │exteriorul │- Procedurile de │
│ │Standardul 12 │structurii; │sistem/operaţionale │
│12. │INFORMAREA ŞI │12.3. Stabilirea │- Buletinul │
│ │COMUNICAREA │unui sistem eficient│Informativ al │
│ │ │de comunicare │Armatei; │
│ │ │internă şi externă │- Pagina de internet │
│ │ │care să asigure o │proprie. │
│ │ │difuzare rapidă, │ │
│ │ │fluentă şi precisă a│ │
│ │ │informaţiilor; │ │
│ │ │12.4. Adaptarea │ │
│ │ │procesului de │ │
│ │ │comunicare la │ │
│ │ │capacitatea │ │
│ │ │utilizatorilor, în │ │
│ │ │ceea ce priveşte │ │
│ │ │prelucrarea │ │
│ │ │informaţiilor şi │ │
│ │ │achitarea de │ │
│ │ │responsabilităţi în │ │
│ │ │materie de │ │
│ │ │comunicare; │ │
│ │ │12.5. Respectarea │ │
│ │ │principiului │ │
│ │ │„necesităţii de a │ │
│ │ │cunoaşte“. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │13.1. Organizarea │ │
│ │ │expedierii/primirii,│ │
│ │ │a depozitării şi a │ │
│ │ │lucrului cu │ │
│ │ │documente pentru │ │
│ │ │rezolvarea │ │
│ │ │sarcinilor de │- Procedurile de │
│ │ │serviciu şi │sistem/operaţionale; │
│ │ │transpunerea acestor│- Documentele prin │
│ │ │operaţiuni în │care au fost aduse la│
│ │ │proceduri │cunoştinţa întregului│
│ │ │operaţionale; │personal │
│ │Standardul 13 │13.2. Implementarea │reglementările cu │
│13. │GESTIONAREA │măsurilor de │privire la │
│ │DOCUMENTELOR │securitate pentru │corespondenţă şi │
│ │ │protejarea │arhivare (notificare │
│ │ │documentelor │e-mail, registrul │
│ │ │împotriva │privind prelucrarea │
│ │ │distrugerii, │ordinelor, tabel de │
│ │ │furtului, pierderii,│luare la cunoştinţă │
│ │ │incendiului etc.; │etc.). │
│ │ │13.3. Aducerea la │ │
│ │ │cunoştinţa │ │
│ │ │întregului personal │ │
│ │ │a legislaţiei cu │ │
│ │ │privire la │ │
│ │ │corespondenţă şi │ │
│ │ │arhivare. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │14.1. Elaborarea/ │ │
│ │ │Actualizarea │ │
│ │ │procedurilor │ │
│ │ │contabile în │ │
│ │ │concordanţă cu │ │
│ │ │prevederile │ │
│ │ │normative aplicabile│ │
│ │ │domeniului │- Planul de control │
│ │ │financiar-contabil; │intern în domeniul │
│ │Standardul 14 │14.2. Executarea │financiar-contabil; │
│ │RAPORTAREA │controalelor pentru │- Procedurile de │
│14. │CONTABILĂ ŞI │a asigura corecta │sistem/operaţionale; │
│ │FINANCIARĂ │aplicare a │- Rapoarte/Acte de │
│ │ │politicilor, │verificare; │
│ │ │normelor şi │- Situaţiile │
│ │ │procedurilor │financiare anuale. │
│ │ │contabile, precum şi│ │
│ │ │a prevederilor │ │
│ │ │normative aplicabile│ │
│ │ │domeniului │ │
│ │ │financiar-contabil │ │
│ │ │şi al controlului │ │
│ │ │intern. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │15.1. Realizarea, │ │
│ │ │anual, a operaţiunii│ │
│ │ │de autoevaluare a │ │
│ │ │subsistemului de │- Situaţiile │
│ │ │control intern │centralizatoare │
│ │ │managerial la │anuale privind │
│ │ │nivelul structurii │stadiul implementării│
│ │ │prin întocmirea de │şi dezvoltării │
│ │ │raportări şi │sistemului de control│
│ │ │informări/situaţii │intern managerial; │
│ │ │centralizatoare │- Chestionarul de │
│ │Standardul 15 │prevăzute de │autoevaluare a │
│ │EVALUAREA │legislaţia în │stadiului de │
│15. │SISTEMULUI DE │domeniu; │implementare a │
│ │CONTROL INTERN│15.2. Autoevaluarea │standardelor de │
│ │MANAGERIAL │anuală a stadiului │control intern │
│ │ │implementării şi │managerial; │
│ │ │dezvoltării │- Situaţia sintetică │
│ │ │sistemului propriu │a rezultatelor │
│ │ │de control intern │autoevaluării; │
│ │ │managerial, pentru a│- Raportul asupra │
│ │ │stabili gradul de │sistemului de control│
│ │ │conformitate a │intern managerial. │
│ │ │acestuia cu │ │
│ │ │standardele de │ │
│ │ │control intern │ │
│ │ │managerial. │ │
├────┼──────────────┼────────────────────┼─────────────────────┤
│ │ │16.1. Executarea de │ │
│ │ │misiuni de │ │
│ │ │consiliere privind │ │
│ │ │pregătirea │ │
│ │ │procesului de │ │
│ │ │autoevaluare a │ │
│ │ │sistemului de │ │
│ │ │control intern │ │
│ │ │managerial al │ │
│ │ │structurii; │ │
│ │ │16.2. Asigurarea │ │
│ │ │evaluării │ │
│ │ │independente şi │ │
│ │ │obiective a │ │
│ │ │sistemului de │ │
│ │ │control intern/ │ │
│ │ │managerial, de către│ │
│ │ │structura de audit │ │
│ │ │intern; │ │
│ │ │16.3. Finalizarea │ │
│ │ │acţiunilor │ │
│ │ │auditorului intern │ │
│ │ │prin rapoarte de │ │
│ │ │audit, în care se │ │
│ │ │enunţă punctele │ │
│ │ │slabe identificate │ │
│ │Standardul 16 │în sistem şi se │- Documentele │
│16. │AUDITUL INTERN│formulează │misiunii de audit. │
│ │ │recomandări pentru │ │
│ │ │eliminarea acestora;│ │
│ │ │16.4. Dispunerea, de│ │
│ │ │către şeful/ │ │
│ │ │comandantul │ │
│ │ │structurii, a │ │
│ │ │măsurilor necesare │ │
│ │ │eliminării punctelor│ │
│ │ │slabe constatate de │ │
│ │ │misiunile de audit, │ │
│ │ │având în vedere │ │
│ │ │recomandările din │ │
│ │ │rapoartele de audit │ │
│ │ │intern, elaborarea │ │
│ │ │unui plan de acţiune│ │
│ │ │pentru implementarea│ │
│ │ │recomandărilor şi │ │
│ │ │informarea Direcţiei│ │
│ │ │audit intern/Secţiei│ │
│ │ │audit intern │ │
│ │ │teritoriale asupra │ │
│ │ │modului de │ │
│ │ │implementare a │ │
│ │ │recomandărilor la │ │
│ │ │termenele prevăzute │ │
│ │ │în planul de │ │
│ │ │acţiune. │ │
└────┴──────────────┴────────────────────┴─────────────────────┘
ANEXA 3 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA MINISTERUL APĂRĂRII NAŢIONALE - denumirea structurii - Nr. ..... din ..... - localitatea - NECLASIFICAT Exemplar unic Aprob, Preşedintele Comisiei de monitorizare, ....................................................................... (gradul, numele, prenumele şi semnătura) Ordinea de zi a şedinţei Comisiei de monitorizare 1. Data: .................... 2. Ora de începere: .................. 3. Locul de desfăşurare: ........................
┌────┬───────────┬─────────────┬────────┬──────────┐
│Nr. │Timp alocat│Tematica │Prezintă│Observaţii│
│crt.│ │discuţiilor │ │ │
├────┼───────────┼─────────────┼────────┼──────────┤
│ │10,00-10,20│Analizarea şi│(grad, │ │
│1 │(20 de │prioritizarea│nume, │ │
│ │minute) │riscurilor │prenume,│ │
│ │ │semnificative│funcţie)│ │
├────┼───────────┼─────────────┼────────┼──────────┤
│ │..... │..... │..... │..... │
├────┼───────────┼─────────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
└────┴───────────┴─────────────┴────────┴──────────┘
4. Participanţi: .......................... Întocmit: ............................................................................ (funcţia, gradul, numele, prenumele şi semnătura) ANEXA 4 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA MINISTERUL APĂRĂRII NAŢIONALE - denumirea structurii - Nr. ..... din ..... - localitatea - NECLASIFICAT Exemplar unic Aprob, Preşedintele Comisiei de monitorizare, ....................................................................... (gradul, numele, prenumele şi semnătura) Minuta şedinţei Comisiei de monitorizare din data de .............. şi hotărârile A) Data: .................... B) Locul de desfăşurare: ........................ C) Bază: Ordinea de zi nr. .../....... D) Participanţi: .......................... E) Invitaţi: .................................... F) Tematica discuţiilor: 1. ...... 2. ...... G) Desfăşurarea şedinţei: Şedinţa a fost prezidată de ........................................................................................., (gradul, numele, prenumele şi semnătura) în calitate de preşedinte al comisiei de monitorizare. 1. La punctul 1 de pe ordinea de zi .............................................................................................................................................................................................. (Se precizează cine a prezentat, intervenţiile, precum şi principalele aspecte dezbătute.) 2. .............................................................................................................................................................................................. H) Hotărârile comisiei: 1. ..................................................................................; (inclusiv responsabil şi termen, dacă este cazul) 2. .................................................................................. I) Concluzii Semnături: ...................................................................................... (gradul, numele, prenumele şi semnătura) Întocmit, ...................................................................................... (funcţia, gradul, numele, prenumele şi semnătura) ANEXA 5 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. ............. din ................ - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... Aprob. Şeful/Comandantul ..................... - structura - ............................... - gradul - ............................... - prenumele şi numele - Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al .............................................. - denumirea structurii - A. Cadru legal: - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice; – Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.100 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Ministerul Apărării Naţionale. B. Obiective: (exemple de posibile obiective) 1. Asigurarea conformităţii activităţilor desfăşurate în ...................... cu cadrul normativ incident prin întocmirea procedurilor pentru procesele/activităţile semnificative; 2. Menţinerea capacităţii de reacţie a ................. în faţa incertitudinii şi riscurilor prin identificarea şi gestionarea adecvată a riscurilor semnificative; 3. Facilitarea îndeplinirii misiunii şi scopurilor ...................... prin stabilirea unor obiective clare şi monitorizarea lor prin intermediul unor indicatori relevanţi; 4. Perfecţionarea profesională a personalului din ..................... în domeniul controlului intern managerial. ..................................................................... C. Activităţi
┌────┬─────────────┬─────────────┬───────────────────────────┬───────────┬──────────┐
│Nr. │ │Rezultate/ │Responsabili │Termen │ │
│crt.│Activităţi │Documente ├─────────────┬─────────────┤(planificat│Observaţii│
│ │ │ │Participă │Răspunde │/realizat) │ │
├────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴───────────┴──────────┤
│Standardul 1 - Etica şi integritatea │
├────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬───────────┬──────────┤
│ │Prelucrarea │ │ │ │ │ │
│ │cu angajaţii │ │- Conducerea │ │ │ │
│ │a │Listă/Tabel │entităţii │Consilierul │15.01.2019 │ │
│1. │prevederilor │semnată/ │- Toţi │de etică │20.01.2019 │ │
│ │codului de │semnat │angajaţii │ │ │ │
│ │conduită │ │ │ │ │ │
│ │etică │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┼──────────┤
│ │Prelucrarea │Angajament de│ │ │ │ │
│ │cu persoanele│luare la │ │ │ │ │
│ │nou-angajate │cunoştinţă a │ │ │ │ │
│2. │în entitate a│prevederilor │Angajaţii noi│Consilierul │În ziua │ │
│ │prevederilor │codului de │ │de etică │angajării │ │
│ │codului de │conduită │ │ │ │ │
│ │conduită │etică │ │ │ │ │
│ │etică │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │- Spaţiu │ │ │ │ │
│ │ │pentru │ │ │ │ │
│ │Realizarea │realizarea │ │ │ │ │
│ │consilierii │consilierii │Beneficiarul │Consilierul │La momentul│ │
│3. │etice a │- Registru │consilierii │de etică │solicitării│ │
│ │angajaţilor │privind │ │ │ │ │
│ │entităţii │consemnarea │ │ │ │ │
│ │ │consilierilor│ │ │ │ │
│ │ │acordate │ │ │ │ │
├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼───────────┼──────────┤
│ │Depunerea, │ │ │ │ │ │
│ │publicarea, │ │ │ │ │ │
│ │monitorizarea│ │ │ │ │ │
│ │şi │ │Angajaţii │Responsabilul│ │ │
│ │actualizarea │Declaraţiile │care au │cu │ │ │
│4. │declaraţiilor│de avere şi │obligaţia │declaraţiile │30.03.2019 │ │
│ │de avere şi │de interese │depunerii │de avere şi │29.03.2019 │ │
│ │de interese │ │declaraţiilor│de interese │ │ │
│ │(acolo unde │ │menţionate │ │ │ │
│ │se prevede │ │ │ │ │ │
│ │prin │ │ │ │ │ │
│ │legislaţie) │ │ │ │ │ │
├────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴───────────┴──────────┤
│Standardul .............................. │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 6 la normele metodologice
Structurile centrale responsabile de standardele de control intern managerial
┌────┬──────────────┬────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┬──────────┬─────────┬───────────────────┬────────┬────────┬────────┬──────────────┬─────────┬───────────┐
│ │ │ │Departamentul │Departamentul │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │Direcţia de│
│ │ │ │pentru │pentru relaţia│ │ │Direcţia │Direcţia │Corpul de│ │ │ │ │ │Direcţia │prevenire │
│Nr. │Standardele de│Statul │politica de │cu Parlamentul│Departamentul│Secretariatul│generală │generală │control │Direcţia generală │Direcţia│Direcţia│Direcţia│Direcţia │informare│şi │
│crt.│control intern│Major al│apărare, │şi calitatea │pentru │general │de │management│şi │financiar-contabilă│generală│audit │medicală│domenii şi │şi │investigare│
│ │managerial │Apărării│planificare şi│vieţii │armamente │ │informaţii a│resurse │inspecţie│ │juridică│intern │ │infrastructuri│relaţii │a corupţiei│
│ │ │ │relaţii │personalului │ │ │apărării │umane │ │ │ │ │ │ │publice │şi a │
│ │ │ │internaţionale│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │fraudelor │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 │8 │9 │10 │11 │12 │13 │14 │15 │16 │17 │
├────┴──────────────┴────────┴──────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴──────────┴─────────┴───────────────────┴────────┴────────┴────────┴──────────────┴─────────┴───────────┤
│MEDIUL DE CONTROL │
├────┬──────────────┬────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┬──────────┬─────────┬───────────────────┬────────┬────────┬────────┬──────────────┬─────────┬───────────┤
│1. │Etica şi │- │- │C │- │C │- │R │- │- │- │- │- │- │- │C │
│ │integritatea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│ │Atribuţii, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2. │funcţii, │C │- │- │- │- │- │R │- │- │- │- │- │- │- │- │
│ │sarcini │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│3. │Competenţa, │C │- │- │- │- │- │R │- │- │- │- │- │- │- │- │
│ │performanţa │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│4. │Structura │R │- │- │- │- │- │C │- │- │- │- │- │- │- │- │
│ │organizatorică│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴──────────────┴────────┴──────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴──────────┴─────────┴───────────────────┴────────┴────────┴────────┴──────────────┴─────────┴───────────┤
│PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI │
├────┬──────────────┬────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┬──────────┬─────────┬───────────────────┬────────┬────────┬────────┬──────────────┬─────────┬───────────┤
│5. │Obiective │C │R │- │- │C │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│6. │Planificarea │C │R │- │- │C │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│7. │Monitorizarea │C │R │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │
│ │performanţelor│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────────────┼────────┼──────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼─────────┼───────────────────┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│8. │Managementul │C │C │C │C │R │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │
│ │riscului │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴──────────────┴────────┴──────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴──────────┴─────────┴───────────────────┴────────┴────────┴────────┴──────────────┴─────────┴───────────┤
│ACTIVITĂŢI DE CONTROL │
├────┬─────────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────────┬────────┬─────────┬───────────────┬────────────┬─────────────┬─────────────┬───────┬─────┬────────┬──────────────┬─────────┬───────────┤
│9. │Proceduri │C │C │C │C │R │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │
├────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┼────────┼─────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼─────────────┼───────┼─────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│10. │Supravegherea │R │- │- │C │- │C │- │- │- │- │- │- │- │- │- │
├────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┼────────┼─────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼─────────────┼───────┼─────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│11. │Continuitatea │R │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │
│ │activităţii │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴─────────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────────┴────────┴─────────┴───────────────┴────────────┴─────────────┴─────────────┴───────┴─────┴────────┴──────────────┴─────────┴───────────┤
│INFORMAREA ŞI COMUNICAREA │
├────┬─────────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────────┬────────┬─────────┬───────────────┬────────────┬─────────────┬─────────────┬───────┬─────┬────────┬──────────────┬─────────┬───────────┤
│12. │Informarea şi │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │R │C │
│ │comunicarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┼────────┼─────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼─────────────┼───────┼─────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│13. │Gestionarea │C │C │C │C │C │R │C │C │C │C │C │C │C │C │C │
│ │documentelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┼────────┼─────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼─────────────┼───────┼─────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│ │Raportarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│14. │contabilă şi │C │C │C │C │C │C │C │C │R │C │C │C │C │C │C │
│ │financiară │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴─────────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────────┴────────┴─────────┴───────────────┴────────────┴─────────────┴─────────────┴───────┴─────┴────────┴──────────────┴─────────┴───────────┤
│EVALUARE ŞI AUDIT │
├────┬─────────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────────┬────────┬─────────┬───────────────┬────────────┬─────────────┬─────────────┬───────┬─────┬────────┬──────────────┬─────────┬───────────┤
│ │Evaluarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│15. │sistemului de │C │C │C │C │R │C │C │C │C │C │C │C │C │C │C │
│ │control intern │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │managerial │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┼────────┼─────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼─────────────┼───────┼─────┼────────┼──────────────┼─────────┼───────────┤
│16. │Auditul intern │- │- │- │- │- │- │- │- │- │- │R │- │- │- │- │
└────┴─────────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────────┴────────┴─────────┴───────────────┴────────────┴─────────────┴─────────────┴───────┴─────┴────────┴──────────────┴─────────┴───────────┘
LEGENDĂ: - R - structură responsabilă cu implementarea şi dezvoltarea standardului – C - structură colaboratoare la implementarea şi dezvoltarea standardului ANEXA 7 la normele metodologice
METODOLOGIE de identificare şi gestionare a funcţiilor sensibile O funcţie este considerată ca fiind funcţie sensibilă dacă prezintă, cel puţin, unul din următoarele riscuri: - risc de fraudă sau de corupţie; – risc semnificativ de afectare a misiunii şi obiectivelor unităţii militare prin utilizarea necorespunzătoare a resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale. Pentru identificarea şi gestionarea funcţiilor sensibile se elaborează Inventarul privind funcţiile sensibile şi al măsurilor pentru gestionarea acestora (prezentat mai jos) prin parcurgerea următoarelor etape: 1. Se stabilesc factorii de risc pe baza cărora se stabilesc funcţiile sensibile. Factorii de risc reprezintă acele criterii care pot determina ca o funcţie să fie considerată funcţie sensibilă. Aceştia se stabilesc în funcţie de misiunea şi specificul activităţilor unităţii militare, ţinând cont de posibilitatea manifestării riscului de imagine, de fraudă sau corupţie. Exemple de factori de risc: - activităţi ce se exercită în condiţii de monopol, drepturi exclusive sau speciale; – lucrul în relaţie directă cu cetăţenii, politicienii sau terţe persoane juridice; – achiziţia publică de bunuri, servicii, lucrări, preferenţial sau prin eludarea reglementărilor legale în materie; – gestionarea de materiale sau echipamente care pot fi utilizate şi în interesul propriu sau al unor terţi; – gestionarea de substanţe/materiale cu acces restricţionat; – accesul la informaţiile clasificate sau informaţiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetăţenilor; – accesul la numerar sau la resurse care pot fi transformate uşor în numerar; – lipsa separării atribuţiilor; – capacitatea de a angaja cheltuieli semnificative în relaţiile cu terţii; – funcţiile cu competenţă decizională exclusivă etc. 2. Se inventariază funcţiile sensibile pe baza factorilor de risc stabiliţi. Pentru a stabili funcţiile sensibile, în cadrul fiecărei microstructuri se analizează, pentru fiecare funcţie, posibilitatea existenţei factorului de risc, precum şi a producerii unui risc de fraudă şi corupţie sau a unui risc semnificativ de imagine ori de afectare a misiunii şi obiectivelor unităţii militare. 3. Se identifică riscurile asociate funcţiilor sensibile inventariate. Pentru funcţiile sensibile inventariate se identifică riscurile asociate, respectiv acele evenimente care pot avea drept consecinţă, în caz de manifestare, producerea unei fraude, unui act de corupţie, afectarea semnificativă a imaginii structurii ori a misiunii şi obiectivelor unităţii militare. 4. Se stabilesc măsuri pentru gestionarea riscurilor asociate funcţiilor sensibile inventariate. În funcţie de riscurile identificate la pct. 3 se stabilesc măsuri de control intern pentru reducerea probabilităţii de manifestare a riscului sau pentru creşterea probabilităţii de identificare a producerii riscului asociat funcţiei sensibile. - Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. ............. din .................. - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ........... Aprob Şeful/Comandantul .................... - structura - ................... - gradul - ........................... - prenumele şi numele - Inventarul privind funcţiile sensibile şi al măsurilor pentru gestionarea acestora 1. Factorii de risc pe baza cărora se stabilesc funcţiile sensibile: a) activităţi ce se exercită în condiţii de monopol, drepturi exclusive sau speciale; ............................................................................. 2. Lista funcţiilor sensibile şi a măsurilor pentru gestionarea acestora
┌────┬────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬──────────┐
│ │Funcţie │Persoana │ │ │ │ │ │ │
│ │sensibilă │care o │Data │ │Măsuri de │ │Termen │ │
│Nr. │compartiment│încadrează│identificării│Riscuri │control │Responsabil│(planificat│Observaţii│
│crt.│/birou/ │/ │funcţiei │ │intern │ │/realizat) │ │
│ │secţie/ │vechimea │ │ │managerial │ │ │ │
│ │serviciu │pe funcţie│ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │Elaborarea │ │ │ │
│ │ │ │ │ │şi │ │ │ │
│ │ │ │ │ │aprobarea │ │ │ │
│ │ │ │ │Încheierea de │unui model │ │ │ │
│ │ │ │ │contracte │de contract│ │ │ │
│ │Specialist │Ionescu │ │dezavantajoase│care să │Mr. Popescu│31.07.2016 │ │
│1. │în achiziţii│Dan/10 ani│29.01.2016 │pentru │includă │Dorin │29.07.2016 │ │
│ │ │ │ │autoritatea │clauze │ │ │ │
│ │ │ │ │contractantă │standard şi│ │ │ │
│ │ │ │ │ │instituirea│ │ │ │
│ │ │ │ │ │regulii │ │ │ │
│ │ │ │ │ │„aplică sau│ │ │ │
│ │ │ │ │ │explică“ │ │ │ │
├────┼────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼──────────┤
│2. │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼──────────┤
│... │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┼───────────┼───────────┼───────────┼──────────┤
│n. │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴────────────┴──────────┴─────────────┴──────────────┴───────────┴───────────┴───────────┴──────────┘
ANEXA 8 la normele metodologice
METODOLOGIE de formulare a obiectivelor, ipotezelor/premiselor şi a indicatorilor de performanţă Obiectivul reprezintă un rezultat/eveniment/efect (impact) pozitiv pe care conducerea structurii îşi propune să îl realizeze sau un rezultat/eveniment/efect (impact) negativ pe care încearcă să îl evite. Obiectivele generale reprezintă obiectivele fixate pe termen scurt, mediu sau lung la nivelul global al structurii ministerului sau care vizează o anume funcţiune a acesteia (de exemplu, poate fi stabilit un obiectiv care vizează atingerea unui anumit grad de operativitate al tehnicii) şi care vizează îndeplinirea misiunilor şi scopurilor structurii în cauză. În fapt, obiectivele generale sunt acele enunţuri formulate care permit punerea în practică/îndeplinirea/asigurarea capacităţii de îndeplinire a misiunii şi scopurilor structurii în cauză. Obiectivele generale pe termen mediu şi lung se formulează în cadrul strategiei/planului strategic a/al structurii ministerului. Obiectivele generale anuale sunt obţinute prin transpunerea/derivarea obiectivelor generale multianuale prin raportarea la un orizont de timp de 1 an. Îndeplinirea obiectivelor generale anuale trebuie să determine realizarea obiectivului general multianual la care se referă. Obiectivele specifice reprezintă obiective care se stabilesc, de regulă, la nivelul unei microstructuri organizaţionale a structurii ministerului. Se obţin prin descompunerea obiectivelor generale anuale raportat la funcţiunea microstructurii organizaţionale, respectiv exprimă ce îşi propune microstructura să realizeze pentru îndeplinirea obiectivului strategic anual. Îndeplinirea tuturor obiectivelor specifice aferente unui anumit obiectiv general anual trebuie să determine realizarea acestuia. Obiectivele generale anuale şi obiectivele specifice se includ în planul cu principalele activităţi ale structurii, în planul instrucţiei (după caz) sau în alte documente de planificare. Pentru elaborarea obiectivelor trebuie avute în vedere următoarele aspecte: a) enunţul obiectivului trebuie să indice o acţiune (creşterea, scăderea, asigurarea, păstrarea, menţinerea etc.); b) fiecărui obiectiv trebuie să îi ataşăm ţinte (rezultate aşteptate). Ţintele pot fi definite în cadrul obiectivului (de exemplu, creşterea cu 5% a gradului de operativitate a tehnicii) sau distinct; c) asigurarea concordanţei/corelaţiei/legăturii între obiectivele generale şi obiectivele specifice; d) să fie formulate clar pentru a fi înţelese de personalul care trebuie să le îndeplinească; e) să exprime o finalitate, respectiv un rezultat/eveniment/ efect (impact) aşteptat; f) modul de formulare să permită monitorizarea îndeplinirii lor; g) să fie actualizate ori de câte ori este necesar. Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii: a) specific - obiectivele trebuie să fie precise şi concrete; b) măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanţă; c) adecvat - obiectivele stabilite trebuie să fie corelate cu misiunea şi scopurile structurii; d) realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambiţioase, însă, în acelaşi timp, trebuie să fie posibil de îndeplinit, urmărindu-se în special corelarea cu resursele posibil a fi alocate sau cu bugetul alocat; e) termen de realizare - obiectivele presupun alocarea unui orizont de timp/termen pentru îndeplinire. Se vor evita, pe cât posibil, termene gen „Permanent“, „Anual“, „Anul 20XX“, care sunt dificil de verificat sau care nu creează o responsabilitate delimitată în timp pentru persoanele responsabile. Ipotezele/Premisele care stau la baza stabilirii obiectivelor reprezintă condiţii actuale sau care trebuie să existe în viitor şi care sunt necesare pentru ca obiectivul să poată fi îndeplinit. Prin urmare, un obiectiv poate fi îndeplinit atât timp cât este valabilă o anumită ipoteză. Modificarea ipotezei (condiţiei) determină necesitatea reanalizării posibilităţii îndeplinirii obiectivului şi, dacă este cazul, reformularea acestuia. Pentru identificarea ipotezelor/premiselor se elaborează următorul tabel, ca anexă la planul cu principalele activităţi, planul instrucţiei sau alt document de planificare specific (după caz). Tabelul ipotezelor/premiselor care stau la baza obiectivelor
┌────┬──────────────┬───────────┬──────────────┬───────────────────────┐
│ │ │Obiectivele│ │ │
│ │ │generale │ │ │
│ │ │sau │Modificări │Actualizarea │
│Nr. │Ipoteză/ │specifice │constatate ale│obiectivelor (dacă a │
│crt.│Premisă │la care se │ipotezelor/ │fost cazul) │
│ │ │referă (nr.│premiselor │ │
│ │ │crt. al │ │ │
│ │ │acestora) │ │ │
├────┼──────────────┼───────────┼──────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │Începând cu │ │
│ │Gradul de │ │data de │ │
│ │încadrare cu │ │..........., │Obiectivul a fost │
│1 │personal la │1.1. şi │gradul de │reformulat astfel: │
│ │microstructura│1.2. │încadrare cu │…....................……│
│ │X să nu scadă │ │personal la │ │
│ │sub 50% │ │microstructura│ │
│ │ │ │X este de 30%.│ │
├────┼──────────────┼───────────┼──────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────────┼───────────┼──────────────┼───────────────────────┤
│ │ │ │ │ │
└────┴──────────────┴───────────┴──────────────┴───────────────────────┘
Obiectivele generale, obiectivele specifice şi activităţile trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanţă. Indicatorul de performanţă reprezintă un instrument de evaluare a gradului de îndeplinire a unui obiectiv sau unor activităţi stabilite. Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi utile cu privire la performanţa structurii, exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate şi este comparată cu o ţintă (rezultat aşteptat). Măsurarea performanţei este, în general, orientată fie către rezultatele activităţii (output), fie către impactul/efectele programului (outcome) pe termen lung. Tipuri de indicatori de performanţă: a) cantitatea (care este rezultatul direct al activităţii sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu, numărul militarilor instruiţi), fiind relevant pentru programele şi activităţile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri şi servicii de bază (de exemplu, numărul de paturi de spital furnizate, numărul de locuri în cadrul şcolilor de aplicaţie); b) calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (de exemplu, satisfacţia cadrelor militare faţă de cariera militară; numărul greşelilor făcute); c) durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcţie de natura rezultatului (de exemplu, lista de aşteptare medie pentru o operaţie medicală, durata medie de spitalizare), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfăşurării activităţii/programului; d) eficienţa (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităţilor contribuţiilor, de obicei costul (de exemplu, salarii, cheltuieli administrative şi alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate şi eficienţa operaţiunilor în furnizarea de servicii; e) eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu şi-a atins obiectivele. Monitorizarea performanţelor reprezintă un proces de stabilire a unor indicatori de performanţă relevanţi pentru obiectivele generale, obiectivele specifice şi activităţile stabilite structurii ministerului, de măsurare periodică a gradului lor de îndeplinire, de analiză şi comparare cu ţintele sau rezultatele aşteptate, iar în cazul identificării unor abateri de la acestea de luare a măsurilor corective care se impun. Pentru stabilirea indicatorilor de performanţă se analizează ce este relevant să se evalueze/măsoare periodic cu privire la obiectivele stabilite şi activităţile desfăşurate de structura ministerului sau de microstructura organizaţională componentă. Pentru fiecare indicator de performanţă stabilit se menţionează formula de calcul, periodicitatea de măsurare, responsabilul de monitorizare (dacă diferă de responsabilul de obiectiv/activitate) şi sursa de colectare a datelor (dacă este cazul). La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele: a) legătura între indicatori şi obiectivele/activităţile stabilite trebuie să fie clară; b) trebuie stabilite valorile de referinţă dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator; c) trebuie stabilite activităţi regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil şi când anume va fi furnizată informaţia; d) valorile-ţintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent. Monitorizarea performanţelor se analizează, periodic, în cadrul şedinţelor de lucru ale conducerii structurii ministerului. Dacă în urma măsurării, indicatorul arată neîndeplinirea obiectivului, ţintei sau a activităţii planificate, şefii/comandanţii structurii dispun măsuri de corecţie, aprobând şi implementând un plan de măsuri cu termene şi responsabili. Anual, pe baza raportărilor primite de la microstructurile organizaţionale, în cadrul documentului privind autoevaluarea structurii se vor analiza performanţele obţinute la nivelul structurii şi al componentelor organizaţionale ale acesteia în îndeplinirea obiectivelor şi activităţilor stabilite. ANEXA 9 *) Anexa nr. 9 este reprodusă în facsimil. la normele metodologice Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului (a se vedea imaginea asociată) (a se vedea imaginea asociată) ANEXA 1010 la normele metodologice
METODOLOGIE privind identificarea, evaluarea şi stabilirea răspunsului la risc Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea şi personalul structurilor ministerului şi constă în: 1. identificarea riscurilor semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor generale, obiectivelor specifice şi activităţilor stabilite; 2. evaluarea riscurilor identificate; 3. stabilirea măsurilor de control al riscurilor (răspunsului la risc) şi punerea lor în aplicare; 4. monitorizarea stadiului implementării măsurilor de control al riscurilor; 5. raportarea periodică a situaţiei riscurilor. 1. Identificarea riscurilor semnificative care pot afecta realizarea obiectivelor generale, obiectivelor specifice şi activităţilor stabilite Riscurile se identifică şi se definesc în raport cu obiectivele şi activităţile a căror realizare este afectată de materializarea lor. Existenţa unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esenţială pentru identificarea şi definirea riscurilor. Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: ce evenimente/întâmplări neprevăzute pot apărea, în viitor, de natură să determine afectarea obiectivului/activităţii? Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esenţa (de exemplu: „efectuarea de plăţi necuvenite“ sau „atribuirea nelegală a contractului de furnizare“). Pentru identificarea şi definirea riscurilor se respectă următoarele reguli: a) se ţine cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate şi nu un fapt împlinit; b) se analizează problemele dificile existente, iar riscurile reprezintă evenimentele generate de manifestarea acestor probleme în continuare; c) situaţiile sau evenimentele care nu pot să apară nu se consideră riscuri; d) se definesc atât cauzele, cât şi efectele riscului identificat asupra obiectivelor; e) se grupează şi se prioritizează riscurile identificate. 2. Evaluarea riscurilor identificate Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilităţii de materializare a riscurilor şi a impactului asupra obiectivelor/ activităţilor în cazul în care acestea se materializează. Combinaţia dintre nivelul estimat al probabilităţii şi nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor. Etapele evaluării riscurilor sunt: 2.1. evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat; 2.2. evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor; 2.3. evaluarea expunerii la risc. 2.1. Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat constă în aprecierea calitativă a şanselor de apariţie a unui rezultat specific şi se realizează prin: a) observarea materializării riscurilor similare în trecut (analiza istoricului riscului); b) analiza circumstanţelor (cauzelor) care favorizează apariţia riscurilor (angajaţi - experienţă, fluctuaţie şi pregătire profesională, complexitatea activităţii, schimbările produse în activitate/legislaţia incidentă etc.); c) utilizarea scalelor de evaluare calitativă a probabilităţii de materializare a riscului, în trei trepte de probabilitate, potrivit tabelului:
┌──────────────┬───────────────────────┐
│Nivelul │Explicaţie │
│probabilităţii│ │
├──────────────┼───────────────────────┤
│ │Probabilitatea de │
│ │apariţie > 25% │
│ │Istoricul manifestării │
│ │riscului (peste 10 │
│ │apariţii) │
│Mare (3) │Angajaţi cu experienţă │
│ │sub 1 an │
│ │Complexitate ridicată a│
│ │procesului/activităţii │
│ │Schimbări frecvente în │
│ │cadrul procesului/ │
│ │activităţii etc. │
├──────────────┼───────────────────────┤
│ │Probabilitatea de │
│ │apariţie [5 … 25]% │
│ │Istoricul manifestării │
│ │riscului (între 5 şi 10│
│ │apariţii) │
│Medie (2) │Angajaţi cu experienţă │
│ │între 1 şi 3 ani │
│ │Complexitate medie a │
│ │procesului/activităţii │
│ │Schimbări reduse în │
│ │cadrul procesului/ │
│ │activităţii etc. │
├──────────────┼───────────────────────┤
│ │Probabilitatea de │
│ │apariţie < 5% │
│ │Istoricul manifestării │
│ │riscului (sub 5 │
│ │apariţii) │
│Mică (1) │Angajaţi cu experienţă │
│ │de peste 3 ani │
│ │Complexitate redusă a │
│ │procesului/activităţii │
│ │Stabilitate ridicată a │
│ │procesului/activităţii │
│ │etc. │
└──────────────┴───────────────────────┘
2.2. Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor reprezintă consecinţa asupra obiectivelor (rezultatelor) aşteptate, care poate fi, în funcţie de natura riscului, negativă sau pozitivă şi se face potrivit tabelului:
┌──────────┬───────────────────────────┐
│Nivelul │Explicaţie │
│impactului│ │
├──────────┼───────────────────────────┤
│ │Impact financiar posibil > │
│ │X lei (de exemplu, 20.000 │
│ │lei) │
│ │Preocupare ridicată a │
│ │conducerii/consiliului de │
│Ridicat │administraţie │
│(3) │Pierderi de vieţi omeneşti │
│ │şi răniri grave │
│ │Creşterea costurilor cu mai│
│ │mult de 1% │
│ │Întreruperi ale │
│ │activităţilor esenţiale │
│ │peste X ore/ minute etc. │
├──────────┼───────────────────────────┤
│ │Impact financiar posibil: │
│ │[Y … X] lei (de exemplu, │
│ │1.000 … 20.000 lei) │
│ │Preocupare moderată a │
│ │conducerii/consiliului de │
│ │administraţie │
│Mediu (2) │Răniri care necesită │
│ │spitalizare de 1 ... 5 zile│
│ │Creşterea costurilor cu │
│ │valori între [0,5 … 1]% │
│ │Întreruperi ale │
│ │activităţilor esenţiale │
│ │cuprinse între [Y … X] ore/│
│ │minute etc. │
├──────────┼───────────────────────────┤
│ │Impact financiar posibil < │
│ │Y lei (de exemplu, < 1.000 │
│ │lei) │
│ │Preocupare scăzută a │
│ │conducerii/consiliului de │
│ │administraţie │
│Scăzut (1)│Răniri care necesită ajutor│
│ │medical la locul │
│ │accidentului │
│ │Creşterea costurilor cu │
│ │valori sub 0,5% │
│ │Întreruperi ale │
│ │activităţilor esenţiale sub│
│ │Y ore/ minute etc. │
└──────────┴───────────────────────────┘
2.3. Evaluarea expunerii la risc Expunerea la risc reprezintă consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o structură în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa. Evaluarea expunerii la risc se determină astfel: probabilitate x impact (X x Y). Scala evaluării expunerii la risc*) se reprezintă grafic astfel: *) Scala evaluării este reprodusă în facsimil. (a se vedea imaginea asociată) NOTĂ: Liniile matricei descriu variaţia probabilităţii, iar coloanele - variaţia impactului. Expunerea la risc apare la intersecţia liniilor cu coloanele. 3. Stabilirea măsurilor de control al riscurilor (răspunsului la risc) şi punerea lor în aplicare 3.1. Toleranţa la risc reprezintă „cantitatea“ de risc pe care o structură este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat şi presupune următoarele: a) pentru fiecare risc identificat este necesară efectuarea unei comparări a expunerii la risc cu nivelul toleranţei la risc; b) se analizează deviaţia expunerii la risc faţă de toleranţa la risc şi se stabileşte dacă riscul este tolerabil sau nu; c) dacă expunerea la riscul inerent este mai mică sau egală cu toleranţa la risc, atunci nu se impun măsuri de control al riscurilor, ceea ce înseamnă că riscurile sunt acceptate; d) toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranţă trebuie tratate prin măsuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale să fie adusă sub limita de toleranţă stabilită. 3.2. Stabilirea limitei de toleranţă la risc constă în punerea într-o relaţie de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa, şi se face potrivit tabelului:
┌─────────┬───────────┬────────────────┐
│Expunerea│Limita de │ │
│la riscul│toleranţă │Măsuri │
│inerent │la risc │ │
├─────────┼───────────┼────────────────┤
│ │ │Nu se stabilesc │
│1 sau 2 │Tolerare │măsuri de │
│ │ │gestionare a │
│ │ │riscului. │
├─────────┼───────────┼────────────────┤
│ │ │Se monitorizează│
│3 sau 4 │Tolerare │riscul şi/sau se│
│ │medie │stabilesc măsuri│
│ │ │de gestionare. │
├─────────┼───────────┼────────────────┤
│ │ │Se stabilesc │
│6 sau 9 │Intolerabil│măsuri de │
│ │ │gestionare. │
└─────────┴───────────┴────────────────┘
4. Monitorizarea stadiului implementării măsurilor de control al riscurilor 4.1. După ce riscurile au fost identificate şi evaluate şi după ce s-au definit limitele de toleranţă în cadrul cărora structura este dispusă, la un moment dat, să îşi asume riscuri, se stabileşte tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului:
┌─────────────┬────────────────────────┐
│Strategia │ │
│adoptată │Măsurile ce urmează a fi│
│pentru │luate │
│răspunsul la │ │
│risc │ │
├─────────────┼────────────────────────┤
│ │Acceptarea (tolerarea) │
│ │riscurilor, respectiv │
│ │neluarea unor măsuri de │
│ │control intervine atunci│
│ │când riscurile sunt │
│Acceptare │liber asumate şi │
│ │aplicarea unei strategii│
│ │de răspuns la risc nu │
│ │este posibilă (se │
│ │recomandă în cazul │
│ │riscurilor cu expunere │
│ │scăzută). │
├─────────────┼────────────────────────┤
│ │Acceptarea riscului - cu│
│ │condiţia menţinerii sale│
│ │sub supraveghere - │
│ │presupune o amânare a │
│ │luării unor măsuri de │
│ │control până la momentul│
│ │creşterii probabilităţii│
│Monitorizare │de apariţie a riscului │
│ │astfel tratat (se aplică│
│ │în cazul riscurilor cu │
│ │impact semnificativ, dar│
│ │cu probabilitate mică de│
│ │apariţie, │
│ │monitorizându-se cu │
│ │precădere probabilitatea│
│ │de apariţie a riscului).│
├─────────────┼────────────────────────┤
│ │Evitarea riscurilor, │
│ │renunţarea la │
│ │activităţile care │
│ │generează riscurile │
│Evitare │(Aplicarea acestei │
│ │strategii este limitată │
│ │în cazul activităţilor │
│ │care ţin de scopul │
│ │structurii.) │
├─────────────┼────────────────────────┤
│ │Încredinţarea │
│ │gestionării riscului │
│ │unei alte microstructuri│
│ │organizaţionale │
│ │(transferul pe │
│ │orizontală al riscului),│
│Transferarea │unei microstructuri/ │
│riscurilor │structuri superioare │
│ │(escaladarea riscului) │
│ │sau unui terţ │
│ │specializat │
│ │(externalizarea │
│ │riscului) în scopul │
│ │gestionării de către o │
│ │structură dedicată │
├─────────────┼────────────────────────┤
│ │Reprezintă cea mai │
│ │frecventă modalitate de │
│ │abordare pentru │
│ │majoritatea riscurilor │
│ │cu care se confruntă │
│ │structura şi presupune │
│Tratarea │acţionarea prin măsuri │
│(gestionarea)│de reducere a │
│riscurilor │probabilităţii, a │
│ │impactului sau a │
│ │amândurora │
│ │(implementarea de │
│ │instrumente de control │
│ │intern managerial pentru│
│ │a menţine riscurile în │
│ │limite acceptabile). │
└─────────────┴────────────────────────┘
4.2. Măsurile de control pentru gestionarea riscurilor trebuie să fie clare, concrete, fezabile şi să se justifice din punctul de vedere al costurilor. 5. Raportarea periodică a situaţiei riscurilor Raportarea periodică a situaţiei riscurilor presupune: a) monitorizarea modificării riscurilor ca urmare a implementării măsurilor de control al riscurilor şi a modificării circumstanţelor care favorizează apariţia riscurilor (a se analiza dacă riscurile persistă, au apărut riscuri noi, impactul şi probabilitatea riscurilor au suferit modificări, măsurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate eşaloanelor superioare etc.); b) obţinerea de asigurări privind eficacitatea gestionării riscurilor şi identificarea nevoii de a lua măsuri viitoare. ANEXA 11 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. .............. din ................. - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... Aprob Şeful/Comandantul ..................... - structura - ...................... - gradul - ............................ - prenumele şi numele - Registrul de riscuri al ........................ - denumirea structurii -
┌────┬────────┬──────────┬──────────┬─────┬──────────┬───────┬─────────┬─────────┬─────────┬───────────┐
│ │ │ │ │ │ │Risc │Strategia│Data │Risc │ │
│Cod │Obiectiv│Activitate│Descrierea│Cauze│Consecinţe│inerent│adoptată │ultimei │rezidual │Observaţii:│
│risc│ │ │riscului │ │ ├─┬─┬───┤pentru │revizuiri├──┬──┬───┤ │
│ │ │ │ │ │ │P│I│E │risc │ │P │I │E │ │
├────┼────────┼──────────┼──────────┼─────┼──────────┼─┼─┼───┼─────────┼─────────┼──┼──┼───┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │9 │ │ │ │ │14 │ │
│1 │2 │3 │4 │5 │6 │7│8│(7 │10 │11 │12│13│(12│15 │
│ │ │ │ │ │ │ │ │x │ │ │ │ │x │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │8) │ │ │ │ │13)│ │
├────┼────────┼──────────┼──────────┼─────┼──────────┼─┼─┼───┼─────────┼─────────┼──┼──┼───┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────┼──────────┼──────────┼─────┼──────────┼─┼─┼───┼─────────┼─────────┼──┼──┼───┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴────────┴──────────┴──────────┴─────┴──────────┴─┴─┴───┴─────────┴─────────┴──┴──┴───┴───────────┘
LEGENDĂ: - P - probabilitate – I - impact – E - expunerea la risc - Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. .................. din ................ - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. .................... Aprob Şeful/Comandantul ……….........…… - structura - ...................... - gradul - .............................. - prenumele şi numele - Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative al ….................... - denumirea structurii -
┌────┬─────────┬───────────────┬────────────┬─────────────┬──────────┐
│ │ │ │ │Persoanele │ │
│Nr. │Denumirea│Măsurile de │Termenele de│responsabile │Observaţii│
│crt.│riscului │control │implementare│cu │ │
│ │ │ │ │implementarea│ │
├────┼─────────┼───────────────┼────────────┼─────────────┼──────────┤
│ │ │1. ... │ │ │ │
│1. │ │2. ... │ │ │ │
│ │ │...............│ │ │ │
├────┴─────────┴───────────────┴────────────┴─────────────┴──────────┤
│…. │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 12 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. .............. din ................ - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ................ Aprob Şeful/Comandantul .................. - structura - ...................... - gradul - ........................... - prenumele şi numele - RAPORT ANUAL/INFORMARE ANUALĂ privind desfăşurarea procesului de management al riscurilor în anul .......... la nivelul ................. [denumirea structurii] 1. Scopul raportului 2. Analiza procesului de management al riscurilor pe anul ....... 1. Sinteza Registrului de riscuri aferent anului raportării 2. Stadiul implementării măsurilor de control 3. Revizuirea riscurilor 1. Riscuri reziduale 2. Riscuri care persistă 3. Riscuri nou-identificate 4. Monitorizarea riscurilor de corupţie, după caz 5. Registrul de riscuri actualizat 6. Concluzii şi propuneri Întocmit, Responsabil cu riscurile/Secretarul Comisiei de monitorizare, .............................. ANEXA 13 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. ............. din .............. - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. .............. Aprob Şeful/Comandantul ...................... - structura - ................... - gradul - ........................ - prenumele şi numele - Inventarul activităţilor .................... - denumirea structurii -
┌────┬───────────┬──────────┬───────────┬────────────┬───────────┬──────┬──────────┐
│ │ │Activitate│ │Denumirea │ │ │ │
│Nr. │Denumirea │ │Denumirea │procedurii │ │ │ │
│crt.│activităţii├─┬────────┤activităţii│(pentru │Responsabil│Termen│Observaţii│
│ │/procesului│P│N │procedurale│activităţile│ │ │ │
│ │ │ │ │ │procedurale)│ │ │ │
├────┼───────────┼─┼────────┼───────────┼────────────┼───────────┼──────┼──────────┤
│0 │1 │2│3 │4 │5 │6 │7 │8 │
├────┴───────────┴─┴────────┴───────────┴────────────┴───────────┴──────┴──────────┤
│Serviciul ............................................. │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Secţia ................................ │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│TOTAL GENERAL ACTIVITĂŢI │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│TOTAL GENERAL ACTIVITĂŢI PROCEDURALE │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
LEGENDĂ: - P - procedurală – N - neprocedurală NOTE: - Atât la nivelul fiecărei microstructuri, cât şi la nivelul întregii structuri, numărul activităţilor procedurale (coloana 4) reprezintă doar o parte din cel al proceselor/activităţilor identificate (coloana 1). – Unei proceduri (coloana 5) îi corespunde o singură activitate procedurală (coloana 4). – Un proces (coloana 1) poate include mai multe activităţi procedurale (coloana 4) sau mai multe activităţi (coloana 1) pot determina o activitate procedurală (coloana 4) (după caz). – Stabilirea ulterioară a unei activităţi ca fiind procedurală se motivează la „Observaţii“ şi determină abrogarea procedurii. ANEXA 14 *) Anexa nr. 14 este reprodusă în facsimil. la normele metodologice Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale (a se vedea imaginea asociată) ANEXA 15 la normele metodologice
- Model orientativ - Structura minimală Procedura de sistem/operaţională
┌────────────────────┬─────────────────┐
│ │Clasa/Nivel de │
│ROMÂNIA │secretizare │
│Ministerul Apărării ├─────────────────┤
│Naţionale │Exemplar unic │
│- denumirea ├─────────────────┤
│structurii - │Ediţia │
│Nr. …………… din …………… │............ │
│- localitatea - ├─────────────────┤
│ │Revizia │
│ │.......... │
└────────────────────┴─────────────────┘
Aprob Şeful/Comandantul .................... - structura - ......................... - gradul - .......................... – prenumele şi numele - De acord Preşedintele comisiei de monitorizare .................... - gradul - ............................................. - prenumele şi numele -
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│- Denumirea procedurii de sistem/operaţionale - │
│Cod: PS/PO │
│..................................................│
└──────────────────────────────────────────────────┘
Verificat Şeful .................................... - microstructura - .................... - gradul - ............................................. - prenumele şi numele - Întocmit ..................... - gradul - .......................... - prenumele şi numele - Cuprins ........................... 1. Scop În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză. 2. Domeniul de aplicare Sunt precizate principalele activităţi de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/şi beneficiare de rezultate ale activităţii. Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii 3. Documente de referinţă Lista documentelor cu rol de reglementare aplicabile activităţii procedurale şi legislaţia internă şi internaţională care reglementează activitatea 4. Definiţii şi abrevieri Se înscriu şi se explică termenii/abrevierile specifice activităţii. 4.1. Definiţii 4.2. Abrevieri 5. Descrierea procedurii de sistem/operaţionale Se descriu etapele de lucru, respectiv derularea operaţiunilor şi a acţiunilor potrivit cronologiei prezentate în diagrama de proces. Se prezintă narativ înşiruirea logică şi cronologică a paşilor care trebuie urmaţi în vederea realizării atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor. 6. Responsabilităţi Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplică procedura, şi nu la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurii. 7. Formular de evidenţă a modificărilor
┌────┬──────┬───────┬───────┬────────┬──────────┬───────────┬───────────────┐
│Nr. │ │Data │ │Data │Nr. │Descrierea │Semnătura │
│crt.│Ediţie│ediţiei│Revizie│reviziei│paginii │modificării│conducătorului │
│ │ │ │ │ │modificate│ │microstructurii│
├────┼──────┼───────┼───────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────────┤
│0 │1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 │
├────┼──────┼───────┼───────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴──────┴───────┴───────┴────────┴──────────┴───────────┴───────────────┘
Revizia se schimbă atunci când au loc acţiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii de sistem/operaţionale. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise. 8. Formular de analiză a procedurii
┌────┬──────────────┬───────────────┬────────────┬──────────────┬─────────────────────────┐
│ │ │Numele şi │ │Aviz favorabil│Aviz nefavorabil │
│Nr. │ │prenumele │Înlocuitor │ │ │
│crt.│Microstructura│şefului │sau delegat/├─────────┬────┼──────────┬─────────┬────┤
│ │ │microstructurii│Împuternicit│Semnătură│Data│Observaţii│Semnătură│Data│
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────────────┼───────────────┼────────────┼─────────┼────┼──────────┼─────────┼────┤
│1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 │8 │9 │
├────┼──────────────┼───────────────┼────────────┼─────────┼────┼──────────┼─────────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴──────────────┴───────────────┴────────────┴─────────┴────┴──────────┴─────────┴────┘
9. Formularul de distribuire/difuzare Difuzarea procedurilor de sistem/operaţionale este realizată în format electronic.
┌────┬─────────┬──────────────┬─────────┐
│Nr. │Scopul │Microstructura│Data │
│crt.│difuzării│/Persoana │difuzării│
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│1 │2 │3 │4 │
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│1 │aplicare │ │ │
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│2 │..... │ │ │
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│3 │informare│ │ │
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│4 │...... │ │ │
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│5 │evidenţă │ │ │
├────┼─────────┼──────────────┼─────────┤
│6 │alte │ │ │
│ │scopuri │ │ │
└────┴─────────┴──────────────┴─────────┘
10. Anexe 10.1. Modele de documente 10.2. Diagrama de proces: a) tabelar, prin includerea elementelor procedurii [paşi, responsabil(i), termen etc.)] într-un tabel de forma:
┌────┬───────────┬───────────┬───────┬───────────┬──────────┐
│ │ │ │ │Documente │ │
│Nr. │Descrierea │ │Termen │(de │ │
│crt.│activităţii│Responsabil│(timp │intrare, de│Observaţii│
│ │ │ │alocat)│ieşire, │ │
│ │ │ │ │ajutătoare)│ │
├────┼───────────┼───────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└────┴───────────┴───────────┴───────┴───────────┴──────────┘
b) grafic*), prin prezentarea etapelor în ordine cronologică de forma: *) Prezentarea etapelor este reprodusă în facsimil. (a se vedea imaginea asociată) ANEXA 16 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. .............. din .............. - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. .............. Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al .................... - denumirea structurii -
┌────┬─────┬─────────┬────────┬───────────┬─────────┬────────────┬──────┬───────┬─────────┬──────────┐
│ │ │ │Data │Clasa sau │Structura│Nr. de │ │ │ │ │
│Nr. │Codul│Denumirea│intrării│nivelul de │care a │înregistrare│Ediţia│Revizia│Data │Observaţii│
│crt.│PS/PO│PS/PO │în │secretizare│elaborat │/ data │ │ │abrogării│ │
│ │ │ │vigoare │ │PS/PO │ │ │ │ │ │
├────┼─────┼─────────┼────────┼───────────┼─────────┼────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
│0 │1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 │8 │9 │10 │
├────┴─────┴─────────┴────────┴───────────┴─────────┴────────────┴──────┴───────┴─────────┴──────────┤
│CAP. I. - PROCEDURI DE SISTEM │
├────┬─────┬─────────┬────────┬───────────┬─────────┬────────────┬──────┬───────┬─────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────┼─────────┼────────┼───────────┼─────────┼────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴─────┴─────────┴────────┴───────────┴─────────┴────────────┴──────┴───────┴─────────┴──────────┤
│CAP. II. - PROCEDURI OPERAŢIONALE │
├────┬─────┬─────────┬────────┬───────────┬─────────┬────────────┬──────┬───────┬─────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────┼─────────┼────────┼───────────┼─────────┼────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴─────┴─────────┴────────┴───────────┴─────────┴────────────┴──────┴───────┴─────────┴──────────┤
│CAP. III. - PROCEDURI DE SISTEM PRIMITE DE LA ALTE STRUCTURI │
├────┬─────┬─────────┬────────┬───────────┬─────────┬────────────┬──────┬───────┬─────────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼─────┼─────────┼────────┼───────────┼─────────┼────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴─────┴─────────┴────────┴───────────┴─────────┴────────────┴──────┴───────┴─────────┴──────────┘
ANEXA 17 la normele metodologice
- Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale - denumirea structurii - Nr. .............. din .............. - localitatea - Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ................. TABEL cu datele de identificare ale preşedintelui şi ale persoanelor care asigură secretariatul tehnic al Comisiei cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial
┌────┬──────────┬───────┬──┬─────────────┬───────┬──────┬─────────┬───────┬──────────┐
│ │ │ │ │ │ │ │ │Punct │ │
│ │ │ │a)│Preşedintele │Funcţia│ │ │de │ │
│ │ │Ordinul│ │comisiei │ │ │ │contact│ │
│ │ │de zi │ │ │ │ │ │(STAR, │ │
│Nr. │Denumirea │pe ├──┼─────────────┼───────┤Gradul│Numele şi│telefon│Observaţii│
│crt.│structurii│unitate│ │ │ │ │prenumele│fix, │ │
│ │ │nr./ │ │Secretariatul│ │ │ │mobil, │ │
│ │ │data │b)│tehnic al │Funcţia│ │ │fax, │ │
│ │ │ │ │comisiei │ │ │ │e-mail)│ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──┼─────────────┼───────┼──────┼─────────┼───────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ ├──┼─────────────┼───────┼──────┼─────────┼───────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴──────────┴───────┴──┴─────────────┴───────┴──────┴─────────┴───────┴──────────┘
----- 
