Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
NORME din 22 ianuarie 2020 de aplicare a prevederilor Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, pentru entităţile raportoare supravegheate şi controlate de Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor
EMITENT: Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 75 din 3 februarie 2020
──────────
Aprobate prin ORDINUL nr. 102 din 22 ianuarie 2020, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 75 din 3 februarie 2020.
──────────
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
Prezentele norme se aplică tuturor entităţilor raportoare supravegheate şi controlate de către Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, denumit în continuare Oficiul, conform prevederilor art. 26 alin. (1) din Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative, cu modificările ulterioare, denumită în continuare Lege.
ART. 2
În sensul prezentelor norme, prin sintagma entităţi reglementate se înţelege entităţile raportoare supravegheate şi controlate de către Oficiu conform prevederilor art. 26 alin. (1) lit. d), respectiv cele prevăzute la art. 5 din Lege care nu sunt supuse supravegherii Băncii Naţionale a României şi Autorităţii de Supraveghere Financiară conform prevederilor art. 27 alin. (1) şi art. 28 alin. (1) din Lege, indiferent de forma de organizare a acestora.
CAP. II
Entităţile raportoare supravegheate şi controlate de Oficiu
ART. 3
Entităţile reglementate includ cel puţin următoarele:
a) instituţiile financiare nebancare înscrise exclusiv în Registrul general al Băncii Naţionale Române şi care nu au şi statut de instituţie de plată sau instituţie emitentă de monedă electronică; instituţiile financiare nebancare înscrise în Registrul de evidenţă al Băncii Naţionale Române, respectiv casele de amanet, casele de ajutor reciproc şi entităţi fără scop patrimonial; furnizori specializaţi în servicii de informare cu privire la conturi; casele de schimb valutar autorizate de Ministerul Finanţelor Publice; furnizorii de servicii poştale autorizaţi de Autoritatea Naţională pentru Administrare şi Reglementare în Comunicaţii, care prestează servicii de plată, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. b) din Lege;
b) furnizorii de servicii de jocuri de noroc autorizaţi de Oficiul Naţional pentru Jocuri de Noroc, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. d) din Lege;
c) auditorii financiari, experţii contabili şi contabilii autorizaţi, cenzorii, consultanţii fiscali, precum şi alte entităţi ce desfăşoară efectiv activităţi conform codurilor CAEN 7022, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. e) din Lege;
d) notarii publici, avocaţii, executorii judecătoreşti, practicienii în insolvenţă, precum şi alte persoane care exercită profesii juridice liberale, conform codului CAEN 6910, în cazul în care acordă asistenţă pentru întocmirea sau perfectarea de operaţiuni pentru clienţii lor privind cumpărarea ori vânzarea de bunuri imobile, acţiuni sau părţi sociale ori elemente ale fondului de comerţ, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clienţilor, operaţiuni sau tranzacţii care implică o sumă de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, funcţionării sau administrării unei societăţi; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societăţi, organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare sau a altor structuri similare, precum şi în cazul în care participă în numele sau pentru clienţii lor în orice operaţiune cu caracter financiar ori vizând bunuri imobile, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. f) din Lege;
e) furnizorii de servicii pentru societăţi sau fiducii aşa cum sunt definiţi la art. 2 lit. l) din Lege, precum şi entităţi ce desfăşoară activităţi conform codurilor CAEN 6420, 6820, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. g) din Lege;
f) agenţii imobiliari, inclusiv persoanele juridice în cadrul cărora îşi desfăşoară activitatea agenţii imobiliari, conform codurilor CAEN 6831, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. h) din Lege;
g) entităţi care comercializează, în calitate de profesionişti, bunuri sau prestează servicii, în măsura în care efectuează tranzacţii în numerar a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care au o legătură între ele, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege.
ART. 4
Conform prevederilor art. 26 alin. (1) lit. e) din Lege, organismele de autoreglementare supraveghează entităţile reglementate pe care le reprezintă şi coordonează, conform atribuţiilor specifice, cel puţin, prin:
a) organizarea, coordonarea, înregistrarea şi/sau autorizarea desfăşurării activităţilor profesionale specifice cu respectarea prevederilor art. 31 alin. (2) şi (3) din Lege;
b) dezvoltarea de cerinţe şi mecanisme aplicabile referitoare la informarea entităţilor reglementate pe care le reprezintă şi coordonează, cu privire la vulnerabilităţile sistemelor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului din alte ţări, conform prevederilor art. 17 alin. (5) din Lege;
c) cooperarea cu Oficiul cu privire la modul de implementare a obligaţiilor ce le revin membrilor săi în baza Legii şi a legislaţiei secundare în domeniu, conform prevederilor art. 39 alin. (3) lit. i) din Lege;
d) emiterea de reglementări sectoriale ale activităţii specifice desfăşurate de membrii săi în vederea aplicării dispoziţiilor Legii, conform prevederilor art. 59 alin. (1) şi (2) din Lege;
e) realizarea de evaluări ale riscului de producere a fenomenelor de spălare a banilor sau finanţare a terorismului la nivelul sectorial specific activităţii desfăşurate de membrii săi şi, după caz, emiterea de reglementări sau instrucţiuni cu privire la factorii de risc şi măsurile de contracarare şi diminuare a riscurilor identificate, conform prevederilor art. 1 alin. (4) din Lege;
f) informarea, de îndată, a Oficiului conform prevederilor art. 26 alin. (2) din Lege.
CAP. III
Obligaţiile entităţilor reglementate
SECŢIUNEA 1
Persoana desemnată/Ofiţer de conformitate - în aplicarea prevederilor art. 23 din Lege
ART. 5
(1) În aplicarea art. 23 alin. (1) din Lege, entităţile reglementate comunică datele de identificare ale persoanei/lor desemnate, cu responsabilităţi în aplicarea Legii, exclusiv electronic, prin accesarea site-ului Oficiului şi înregistrarea în Sistemul electronic de transmisie date.
(2) În aplicarea art. 23 alin. (2) din Lege, instituţiile financiare supravegheate şi controlate de Oficiu vor numi un ofiţer de conformitate dintre membrii conducerii de rang superior a entităţilor, care coordonează implementarea politicilor şi procedurilor interne pentru aplicarea Legii.
(3) Persoanele desemnate şi ofiţerii de conformitate menţionaţi la alin. (1) şi (2) se numesc de către reprezentanţii legali ai entităţii reglementate:
a) la data înfiinţării entităţii reglementate sau, după caz, la data intrării în vigoare a Legii, iar o noua numire/înlocuire poate fi făcută ori de câte ori situaţiile faptice obiective o impun;
b) în urma unei testări interne care să confirme că sunt potriviţi şi adecvaţi pentru a îndeplini atribuţiile respective, testare ce va fi reluată cel puţin o dată pe an.
(4) Entităţile reglementate vor preciza în mod distinct, pentru fiecare persoană desemnată şi ofiţer de conformitate, responsabilităţile încredinţate pentru aplicarea dispoziţiilor Legii, în cadrul intern.
(5) Datele privind desemnarea persoanelor cu responsabilităţi în aplicarea Legii nu vor fi înregistrate în sistemul informatic al Oficiului dacă nu respectă toate prevederile Legii şi ale prezentelor norme, considerându-se obligaţia de desemnare/numire neîndeplinită până la remedierea situaţiei.
(6) În procesul de selecţie a persoanelor desemnate şi a ofiţerilor de conformitate, entităţile reglementate au în vedere persoane potrivite şi competente, luând în considerare, cel puţin:
a) abilităţile şi cunoştinţele în domeniul prevenirii spălării banilor şi finanţării terorismului, atât înainte de a fi desemnate, cât şi ulterior, în mod continuu;
b) reputaţia profesională, care poate avea la bază inclusiv cazierul judiciar şi referinţe ale angajatorilor anteriori.
(7) Entităţile reglementate au obligaţia de a înregistra şi păstra în evidenţele proprii toate documentele în format letric cu semnăturile olografe ale reprezentanţilor acestora sau în format electronic, înregistrate în cadrul entităţii, prin care sunt selectate şi desemnate persoanele prevăzute la alin. (1) şi (2), pe care le pun la dispoziţia autorităţilor cu atribuţii de control, la cererea acestora.
ART. 6
(1) În aplicarea art. 23 alin. (5) şi (6) din Lege, persoanele desemnate, ofiţerii de conformitate menţionaţi la art. 5 alin. (1) şi (3), precum şi angajaţii sau persoanele aflate într-o poziţie similară, în cadrul entităţilor reglementate, au dreptul, în nume propriu, de a semnala încălcări de orice natură ale Legii în cadrul entităţii reglementate, caz în care identitatea acestor persoane va fi protejată corespunzător de către Oficiu.
(2) Aspectele semnalate conform alin. (1) nu constituie încălcări ale unei obligaţii de confidenţialitate sau secret profesional, inclusiv în cazul în care nu se confirmă, şi nu atrag răspunderea disciplinară în acest sens.
(3) Entităţile reglementate au obligaţia de a detalia prin norme clare modul în care persoanele prevăzute la alin. (1) din cadrul entităţilor reglementate sunt protejate corespunzător, privind raportarea încălcărilor, la nivel intern, conform prevederilor art. 37 alin. (2) şi (3) din Lege.
ART. 7
Entităţile raportoare prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege, precum şi persoanele fizice care au calitatea de entitate raportoare nu au obligaţia de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilităţi în aplicarea Legii.
SECŢIUNEA a 2-a
Proceduri interne - în aplicarea prevederilor art. 24 alin. (1)-(3) din Lege
ART. 8
(1) În aplicarea art. 24 alin. (1) din Lege, entităţile reglementate emit următoarele documente pentru a atenua şi a gestiona cu eficacitate riscurile de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, aprobate la nivelul conducerii de rang superior, astfel:
a) norme interne ce conţin cel puţin: măsuri aplicabile în materie de cunoaştere a clientelei; măsuri aplicabile în materie de raportare şi furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităţilor competente; măsuri de păstrare a evidenţelor şi a tuturor documentelor, conform cerinţelor din Lege;
b) proceduri de administrare a riscurilor care conţin cel puţin măsuri de identificare, evaluare şi gestionare a riscurilor, precum şi criteriile, aspectele, scenariile şi intervalele de timp în funcţie de care se identifică tranzacţiile legate între ele;
c) proceduri care stabilesc mecanismele de control intern, de comunicare şi management de conformitate;
d) proceduri care stabilesc mecanisme ce cuprind măsuri aplicabile în materie de protecţie a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici împotriva oricăror ameninţări ori acţiuni ostile sau discriminatorii;
e) politici de instruire şi evaluare periodică a angajaţilor.
(2) Entităţile reglementate au obligaţia de a înregistra şi păstra în evidenţele proprii, în format letric sau în format electronic, documentele prevăzute la alin. (1) şi art. 24 alin. (1)-(3) din Lege, pe care le pun la dispoziţia autorităţilor cu atribuţii de control, la cererea acestora.
(3) Entităţile reglementate au obligaţia de a aproba şi monitoriza aplicarea normelor, procedurilor, mecanismelor şi politicilor prevăzute la alin. (1), la nivelul conducerii de rang superior, şi de a le revizui, cel puţin o dată pe an sau ori de câte ori se impune.
ART. 9
În aplicarea art. 24 alin. (2) din Lege, entităţile reglementate au obligaţia de a asigura o funcţie de audit independent în scopul testării normelor, procedurilor, mecanismelor şi politicilor prevăzute la art. 8 alin. (1), atunci când, în ultimul exerciţiu financiar încheiat, depăşesc cel puţin două dintre următoarele criterii:
a) total active: 5.000.000 lei;
b) total cifră de afaceri netă: 10.000.000 lei;
c) numărul mediu de salariaţi: 30.
ART. 10
Entităţile reglementate prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege aplică prevederile art. 24 alin. (1) din Lege în momentul efectuării tranzacţiilor în numerar, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 EUR, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau mai multe operaţiuni care au o legătură între ele.
SECŢIUNEA a 3-a
Instruirea angajaţilor - în aplicarea prevederilor art. 24 alin. (4)-(7) din Lege
ART. 11
(1) Normele, procedurile, mecanismele şi politicile prevăzute la art. 8 alin. (1) sunt aduse la cunoştinţa angajaţilor şi aplicate efectiv în activitatea desfăşurată de entitatea reglementată.
(2) Entităţile reglementate asigură, cel puţin o dată pe an sau ori de câte ori se impune, instruirea corespunzătoare a angajaţilor în baza politicilor interne emise în acest sens.
(3) Procesul de verificare şi instruire corespunzătoare a angajaţilor se realizează cel puţin prin:
a) impunerea de standarde adecvate la angajarea persoanelor cu responsabilităţi în aplicarea dispoziţiilor prevăzute de Lege;
b) includerea, după caz, în fişele de post ale angajaţilor a atribuţiilor specifice şi concrete ce le revin în ceea ce priveşte aplicarea dispoziţiilor prevăzute de Lege;
c) evaluarea periodică a cunoştinţelor legale în materia prevenirii spălării banilor şi finanţării terorismului şi a modului de aplicare concretă şi corespunzătoare, în cadrul intern, a obligaţiilor ce le revin conform atribuţiilor primite în baza dispoziţiilor Legii. Nivelul evaluării trebuie să fie proporţional cu rolul lor în cadrul entităţii reglementate şi cu riscurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului pe care le pot detecta în cadrul activităţii;
d) participarea la programe de instruire având ca scop recunoaşterea de către angajaţi a operaţiunilor care pot avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanţarea terorismului.
(4) Entităţile reglementate au obligaţia de a înregistra şi păstra în evidenţele proprii toate documentele în format letric sau electronic, prin care sunt îndeplinite prevederile alin. (1)-(3), precum şi prevederile art. 24 alin. (4)-(7) din Lege, pe care le pun la dispoziţia autorităţilor cu atribuţii de control, la cererea acestora.
ART. 12
(1) Instituţiile financiare supravegheate şi controlate de Oficiu au obligaţia de a stabili standarde adecvate în procesul de recrutare a personalului cu responsabilităţi în aplicarea Legii şi să asigure participarea acestuia la programe speciale de formare profesională ori de câte ori este nevoie, însă nu mai târziu de un interval de un an.
(2) Pentru stabilirea standardelor adecvate în procesul de recrutare a personalului cu responsabilităţi în aplicarea Legii, entităţile reglementate vor aplica, cel puţin, dispoziţiile art. 5 alin. (6).
SECŢIUNEA a 4-a
Evaluarea riscurilor - în aplicarea prevederilor art. 11 alin. (6) şi (7), art. 14, art. 16 alin. (2), art. 17 alin. (14) şi art. 25 din Lege
ART. 13
(1) Evaluarea riscurilor se realizează de către toate entităţile reglementate pentru protejarea eficientă a acestora şi stă la baza elaborării şi aplicării procedurilor de administrare a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, prevăzute la art. 8 alin. (1).
(2) Scopul evaluării riscurilor este de a permite entităţii reglementate să determine, într-o manieră motivată, setul de măsuri obligatorii de cunoaştere a clientelei, prevăzute de Lege, care trebuie aplicate atât în timpul procedurii de identificare a unui client sau a unui beneficiar real, cât şi în timpul relaţiei de afaceri, atât pentru clienţii noi, cât şi pentru cei existenţi.
(3) Responsabilitatea configurării şi actualizării periodice a procedurilor de administrare a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului revine persoanei din conducerea de rang superior din cadrul entităţii reglementate, cu atribuţii de control intern, de comunicare şi management de conformitate.
ART. 14
Implementarea sistemului de evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului se realizează prin procedurile de administrare a acestora, ce conţin, cel puţin, următoarele:
a) alocarea de responsabilităţi personalului în cadrul procesului de evaluare pe bază de risc;
b) precizarea surselor de informaţii utilizate în realizarea evaluării;
c) identificarea şi evaluarea factorilor de risc relevanţi asociaţi clienţilor, produselor şi serviciilor oferite, precum şi canalelor de distribuţie, ţărilor şi zonelor geografice, la nivelul tranzacţiilor, precum şi la nivelul întregii activităţi desfăşurate;
d) modul de determinare a ponderilor asociate factorilor de risc identificaţi în funcţie de importanţa acestora, dacă entitatea reglementată decide să pondereze diferit factorii de risc identificaţi;
e) modul de luare în considerare a factorilor de risc identificaţi la determinarea gradului de risc asociat clienţilor, produselor şi serviciilor, canalelor de distribuţie a produselor şi serviciilor şi, după caz, activităţilor externalizate şi activităţilor derulate prin sucursalele şi filialele situate în alte state;
f) revizuirea riscurilor prin stabilirea şi reevaluarea, periodică, în situaţiile când intervin elemente de natură să modifice gradul de risc, a claselor de risc aferente clienţilor, produselor şi serviciilor oferite, precum şi a canalelor de distribuţie, a ţărilor şi zonelor geografice, la nivelul tranzacţiilor, în funcţie de gradul de risc asociat, precum şi la nivelul întregii activităţi desfăşurate;
g) monitorizarea evoluţiilor factorilor de risc de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului şi pentru a identifica necesitatea actualizării evaluării de risc;
h) gestionarea şi atenuarea riscurilor prin identificarea şi aplicarea de măsuri pentru diminuarea şi îndepărtarea efectivă şi eficientă a acestora.
ART. 15
(1) În cadrul procesului de analiză a riscurilor, entităţile reglementate iau în considerare toţi factorii de risc relevanţi prevăzuţi la art. 11 alin. (6), art. 16 alin. (2) şi art. 17 alin. (14) din Lege.
(2) Entităţile reglementate folosesc factori de risc obiectivi şi adecvaţi în funcţie de activitatea desfăşurată, a căror evaluare poate fi, spre exemplificare: „scăzut“, „mediu“, „mare“, înregistrată, în general, în documentul de acceptare a clientului entităţii reglementate.
(3) La cererea autorităţilor cu atribuţii de control, entităţile reglementate au obligaţia să demonstreze că tipul măsurilor de cunoaştere a clientelei aplicat acestora este adecvat riscului identificat.
(4) Entităţile reglementate au obligaţia de a înregistra şi păstra în evidenţele proprii, în format letric sau în format electronic, toate documentele prin care sunt îndeplinite prevederile art. 13, 14 şi ale prezentului articol şi ale art. 11 alin. (6), art. 16 alin. (2), art. 17 alin. (14) şi art. 25 din Lege, pe care le pun la dispoziţia autorităţilor cu atribuţii de control, la cererea acestora.
ART. 16
Entităţile reglementate prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege vor implementa sistemul de evaluare a riscurilor de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului numai pentru tranzacţiile efectuate în numerar, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 EUR, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau mai multe operaţiuni care au o legătură între ele.
SECŢIUNEA a 5-a
Măsuri de cunoaştere a clientelei - în aplicarea prevederilor art. 10-20 din Lege
ART. 17
(1) Entităţile reglementate aplică măsurile simplificate, standard şi suplimentare de cunoaştere a clientelei într-un mod adecvat riscului aferent, în baza sistemului propriu de evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, conform normelor interne de cunoaştere a clientelei.
(2) Entităţile reglementate verifică identitatea clientului şi a beneficiarului real înainte de stabilirea unei relaţii de afaceri sau de desfăşurarea tranzacţiei ocazionale.
(3) Entităţile reglementate prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Lege vor aplica măsurile de cunoaştere a clientelei conform Legii, numai pentru tranzacţiile efectuate în numerar, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 EUR, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau mai multe operaţiuni care au o legătură între ele.
ART. 18
(1) Măsurile standard de cunoaştere a clientelei, pe care entităţile reglementate au obligaţia să le aplice, constau cel puţin în măsurile prevăzute de art. 11 din Lege.
(2) Măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei, pe care entităţile reglementate le pot aplica, în funcţie de risc, constau, cu titlu exemplificativ, în:
a) limitarea extinderii, tipului sau timpului alocat măsurilor de cunoaştere a clientelei;
b) obţinerea unui volum mai redus de informaţii referitoare la identificarea clientului;
c) simplificarea verificărilor efectuate cu privire la identitatea clienţilor;
d) reducerea frecvenţei actualizărilor informaţiilor privind identificarea clienţilor pe parcursul relaţiei de afaceri;
e) reducerea intensităţii extinderii şi gradului de monitorizare şi verificare a tranzacţiilor.
(3) Măsurile suplimentare de cunoaştere a clientelei, pe care entităţile reglementate le pot aplica, în funcţie de risc, constau, cu titlu exemplificativ, în:
a) obţinerea de informaţii suplimentare cu privire la împuternicit, beneficiarul real, sediul, ocupaţia, sursa de venit, volumul activelor etc. şi alte informaţii disponibile din baze de date publice;
b) efectuarea de căutări suplimentare, cum ar fi căutări pe internet folosind surse independente şi deschise;
c) obţinerea de informaţii suplimentare şi, după caz, justificarea prin documente aferente cu privire la natura relaţiei de afaceri şi a sursei fondurilor/activelor clientului;
d) obţinerea de informaţii despre motivele care stau la baza efectuării tranzacţiilor;
e) scăderea pragului de 25% prevăzut la definiţia beneficiarului real de la art. 4 alin. (2) lit. a) şi d) din Lege;
f) efectuarea de monitorizări suplimentare a relaţiei de afaceri, prin creşterea numărului şi duratei verificărilor efectuate şi selectarea modelelor de tranzacţii care necesită verificări suplimentare;
g) creşterea gradului de conştientizare, în cazul tranzacţiilor şi clienţilor cu risc ridicat, în toate departamentele care au o relaţie de afaceri cu clientul, inclusiv posibilitatea de informare suplimentară a personalului care răspunde de respectivul client.
ART. 19
Entităţile reglementate adoptă norme interne de cunoaştere a clientelei, inclusiv a beneficiarului real, care stabilesc toate măsurile aplicabile în materie de cunoaştere a clientelei, conform art. 8 alin. (1) lit. a), care conţin cel puţin următoarele elemente:
a) identificarea criteriilor de acceptare a clienţilor şi nivelul ierarhic de aprobare a acestora;
b) tipurile de produse şi servicii care pot fi furnizate fiecărei categorii de clientelă;
c) încadrarea clienţilor în categoria de clientelă corespunzătoare şi modalitatea de trecere a acestora dintr-o categorie de clientelă în alta;
d) frecvenţa actualizării, pe bază de risc, a informaţiilor şi a documentaţiei despre clienţi;
e) conţinutul măsurilor de cunoaştere a clientelei pentru fiecare clasă de risc identificată conform art. 15 alin. (2), cu identificarea explicită a documentelor şi informaţiilor utilizate;
f) monitorizarea permanentă a operaţiunilor derulate de clienţi, indiferent de clasa de risc în care acestea sunt încadrate, în scopul detectării tranzacţiilor neobişnuite şi tranzacţiilor suspecte;
g) gestionarea situaţiilor de încetare a relaţiilor de afaceri şi a celor în care apar dificultăţi în procesul de cunoaştere a clientelei;
h) identificarea tranzacţiilor sau relaţiilor de afaceri cu persoanele expuse public sau cu clienţi ai căror beneficiari reali sunt persoane expuse public sau deţin calitatea de membru al familiei persoanei expuse public ori de persoană cunoscută ca asociat apropiat al unei persoane expuse public, inclusiv pentru o perioadă de cel puţin 12 luni începând cu data de la care respectiva persoană nu mai ocupă o funcţie publică importantă;
i) modul de punere în aplicare a sancţiunilor internaţionale, conform legislaţiei în vigoare, inclusiv prin verificări realizate pe site-ul Oficiului, www.onpcsb.ro, secţiunea „sancţiuni internaţionale“.
ART. 20
Entităţile reglementate pentru aplicarea măsurilor de cunoaştere a clientelei vor retine de la fiecare client, inclusiv pentru beneficiarul real, datele prevăzute de următoarele documente:
a) pentru persoanele fizice se vor reţine datele de identificare prevăzute în cărţile/buletinele de identitate, paşapoarte sau permise de şedere;
b) pentru persoanele juridice, precum şi pentru beneficiarii reali ai acestora se vor reţine datele de identificare cuprinse în:
1. actele de constituire a entităţilor reglementate, certificatele de înregistrare sau extrase ale acestora;
2. documente din care să rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizică ce deţine sau controlează în cele din urmă clientul şi/sau persoana fizică în numele căreia se realizează o tranzacţie, o operaţiune sau o activitate;
3. certificate de atestare fiscală şi, după caz, certificate de rezidenţă fiscală emise de autorităţile fiscale naţionale/ internaţionale;
c) în cazul în care un client persoană juridică este reprezentat de un împuternicit, se vor reţine datele de identificare menţionate mai sus, inclusiv împuternicirea/ documentul acestuia emise de reprezentantul legal al entităţii reglementate în numele căreia acţionează;
d) în cazul în care un client este parte a unui contract fiduciar sau altor construcţii juridice similare, se vor reţine de la acesta copii ale declaraţiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat.
SECŢIUNEA a 6-a
Tipuri de raportări - în aplicarea prevederilor art. 6-7 din Lege
ART. 21
(1) Entităţile reglementate au obligaţia să transmită de îndată Oficiului un raport de tranzacţii suspecte, conform prevederilor art. 6 şi în condiţiile art. 8 şi 9 din Lege, atunci când, după aplicarea tuturor măsurilor de cunoaştere a clientelei şi de evaluare a riscurilor, au identificat suspiciuni de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului.
(2) Entităţile reglementate vor lua toate măsurile legale de identificare a tranzacţiilor suspecte, în desfăşurarea activităţii lor, indiferent de riscul identificat aferent clientelei, de pragul tranzacţiilor sau de modalitatea de realizare a acestora.
(3) Modul de identificare prevăzut la alin. (2) are în vedere inclusiv stabilirea unor parametri şi a unor tipare ce delimitează tranzacţiile obişnuite derulate, cum ar fi: limite valorice pe categorie de client, produs sau tranzacţie, categorii de tranzacţii derulate în relaţie cu diferitele categorii de clientelă şi, în cazul persoanelor juridice şi al altor entităţi, şi domeniul de activitate.
(4) Persoanele prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. e) şi f) din Lege au obligaţia de a transmite un raport de tranzacţii suspecte numai în măsura în care nu sunt avute în vedere informaţiile pe care acestea le primesc de la unul dintre clienţii lor sau le obţin în legătură cu aceştia în cursul evaluării situaţiei juridice a clientului în cadrul unor proceduri judiciare sau al îndeplinirii obligaţiei de apărare sau de reprezentare a clientului în proceduri judiciare sau în legătură cu aceste proceduri, inclusiv de consiliere juridică privind iniţierea sau evitarea procedurilor, indiferent dacă aceste informaţii sunt primite sau obţinute înaintea procedurilor, în timpul acestora sau după acestea.
(5) Prevederile alin. (4) nu se aplică în cazurile în care persoanele prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. e) şi f) din Lege cunosc faptul că activitatea de consiliere juridică este furnizată în scopul spălării banilor sau al finanţării terorismului sau atunci când ştiu că un client doreşte consiliere juridică în scopul spălării banilor sau al finanţării terorismului.
ART. 22
(1) Entităţile reglementate au obligaţia să transmită Oficiului un raport privind tranzacţiile cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, în termen de 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacţiilor.
(2) În cazul în care entităţile reglementate efectuează tranzacţii cu sume în numerar a căror valoare este fragmentată în tranşe mai mici, conform prevederilor Legii, acestea transmit Oficiului un raport, cu respectarea condiţiilor prevăzute de art. 7 alin. (4) din Lege, inclusiv a termenelor specificate în normele interne prevăzute la art. 24 alin. (1) din Lege, în termen de 3 zile lucrătoare de la efectuarea ultimei operaţiuni, prin care se atinge sau se depăşeşte limita minimă de raportare.
(3) Entităţile reglementate transmit Oficiului un raport privind operaţiunile cu numerar menţionate la alin. (1) şi (2) efectuate conform activităţii desfăşurate prin casieria proprie, indiferent de justificările economice, sau, după caz, când acestea rezultă din documentele întocmite în cazurile prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. f) din Lege.
ART. 23
Entităţile reglementate care desfăşoară activităţi de remitere de bani au obligaţia să transmită Oficiului un raport de transferuri de fonduri a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 2.000 euro, în termen de 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacţiei.
ART. 24
(1) Rapoartele prevăzute la art. 21-23 din prezentele norme se transmit Oficiului cu respectarea dispoziţiilor art. 8 alin. (12) din Lege.
(2) În aplicarea prevederilor Legii, sumele în lei la care se face referire atât în prevederile legale, cât şi în activitatea desfăşurată de către entitatea reglementată se calculează la cursul oficial al Băncii Naţionale a României al valutei aferente, din ziua în care s-a realizat tranzacţia.
(3) În cazul entităţilor raportoare prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. e) şi f) din Lege, raportările se fac către Oficiu şi se notifică structurile de conducere ale profesiilor liberale asupra transmiterii rapoartelor de tranzacţii suspecte.
SECŢIUNEA a 7-a
Păstrarea documentelor - în aplicarea prevederilor art. 21-22 din Lege
ART. 25
(1) Entităţile reglementate stabilesc prin normele interne măsuri de păstrare a evidentelor şi a tuturor documentelor, precum şi modul de acces la acestea.
(2) Documentele şi informaţiile obţinute de la clienţii entităţilor reglementate sunt păstrate în scopul prevenirii, depistării şi investigării cazurilor de spălare de bani sau de finanţare a terorismului pe toată perioada desfăşurării relaţiei de afaceri şi ulterior pentru o perioadă de 5 ani de la încetarea acestei relaţii sau de la data tranzacţiei ocazionale.
(3) La solicitarea scrisă a autorităţilor competente în domeniul prevenirii, depistării şi investigaţiilor în cazurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, entităţile reglementate au obligaţia să extindă perioada de păstrare a documentelor, fără ca această prelungire să depăşească 5 ani.
SECŢIUNEA a 8-a
Solicitările de informaţii, interzicerea divulgării şi alte obligaţii - în aplicarea prevederilor art. 26 alin. (4) şi (5), art. 33, art. 38 alin. (1) şi (2) din Lege
ART. 26
(1) Entităţile reglementate sunt obligate să comunice direct Oficiului datele şi informaţiile solicitate necesare îndeplinirii atribuţiilor Oficiului, în conformitate cu prevederile art. 33 din Lege.
(2) Entităţile reglementate au obligaţia de a pune la dispoziţia reprezentanţilor împuterniciţi anume desemnaţi ai Oficiului, în vederea realizării atribuţiilor specifice, datele şi informaţiile solicitate de către aceştia, în format letric sau electronic adecvat, inclusiv în fotocopie.
(3) Entităţile reglementate sunt obligate să se asigure că rezultatele controalelor realizate de Oficiu, inclusiv, după caz, deficienţele identificate şi recomandările pentru diminuarea acestora, sunt analizate la nivelul organului de conducere şi sunt implementate corespunzător, cu respectarea termenelor indicate în actul de control sau a altor documente emise în acest sens.
ART. 27
Constituie infracţiune conform art. 47 alin. (1) din Lege, încălcarea de către entităţile reglementate, directorii şi angajaţii, organele de conducere, de administrare şi de control ale acestor entităţi a obligaţiilor prevăzute la art. 38 alin (1) şi (2) din Lege.
CAP. IV
Activitatea de supraveghere şi control realizată de către Oficiu
SECŢIUNEA 1
Dispoziţii generale
ART. 28
Prezentul capitol stabileşte cadrul de desfăşurare a activităţilor de supraveghere şi control al entităţilor reglementate, privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi a modului de punere în aplicare a sancţiunilor internaţionale, realizate de către Oficiu.
SECŢIUNEA a 2-a
Activitatea de supraveghere
ART. 29
(1) Conform prevederilor art. 26 alin. (1) lit. d) din Lege, Oficiul supraveghează entităţile reglementate prevăzute la art. 3 din prezentele norme.
(2) Activitatea de supraveghere se realizează la sediul Oficiului prin analizarea, procesarea şi evaluarea informaţiilor furnizate de bazele de date gestionate în cadrul Oficiului sau la care instituţia are acces, precum şi a altor informaţii solicitate de Oficiu conform legii, având ca scop identificarea gradului de risc la care este expusă fiecare entitate supravegheată de a fi folosită/implicată în activităţi ilicite de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, precum şi cu privire la modul de punere în aplicare a sancţiunilor internaţionale.
(3) Supravegherea, intensitatea şi frecvenţa acţiunilor de control realizate de către Oficiu în ceea ce priveşte prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului sunt stabilite, în mod proporţional, pe baza identificării şi evaluării unor indicatori de risc.
(4) Activitatea de supraveghere se organizează şi se desfăşoară în baza unor programe anuale sau trimestriale de activitate, pe domenii de activitate, aprobate de preşedintele Oficiului.
SECŢIUNEA a 3-a
Activitatea de control
ART. 30
În conformitate cu prevederile art. 26 alin. (1) lit. d) şi alin. (3) din Lege, Oficiul desfăşoară activităţi de control periodic, cu notificarea prealabilă a entităţii, sau control inopinat, fără notificarea prealabilă a entităţii, în vederea îndeplinirii obiectului de activitate al Oficiului, astfel:
a) în vederea verificării modului de aplicare a prevederilor legale în domeniul prevenirii spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi a modului de punere în aplicare a sancţiunilor internaţionale de către entităţile reglementate;
b) în vederea verificării modului de aplicare a prevederilor art. 34^4 şi 34^5 din Ordonanţa Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005, cu modificările şi completările ulterioare;
c) cu privire la tranzacţiile efectuate de persoane juridice şi entităţi fără personalitate juridică, altele decât cele aflate sub supravegherea Băncii Naţionale a României şi Autorităţii de Supraveghere Financiară, atunci când din datele deţinute de Oficiu există suspiciuni de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului.
ART. 31
În cadrul Oficiului se organizează şi se execută următoarele tipuri de control: control de conformitate şi control tematic. Activitatea de control se realizează prin agenţii constatatori ai Oficiului, în baza planului de control sau a notelor cu propuneri punctuale aprobate de preşedintele Oficiului.
ART. 32
Activitatea de control se realizează la nivel naţional, în mod operativ, de către agenţii constatatori ai Oficiului, la sediul entităţii controlate, la sediul Oficiului sau la un sediu ales de comun acord de către agenţii constatatori cu reprezentanţii entităţii controlate.
ART. 33
În cadrul activităţii de control, agenţii constatatori ai Oficiului, în exercitarea atribuţiilor specifice, realizează cel puţin următoarele:
a) prezintă reprezentanţilor entităţilor controlate legitimaţia şi delegaţia de control în care sunt menţionate temeiul legal al efectuării controlului, perioada în care se desfăşoară controlul, datele de identificare ale entităţii controlate şi ale agentului/ agenţilor constatator/constatatori;
b) solicită documente, date şi informaţii pentru realizarea atribuţiilor specifice şi pot reţine copii ale documentelor verificate;
c) solicită, atunci când este cazul, reprezentanţilor legali şi/sau angajaţilor entităţii controlate note explicative pentru certificarea anumitor situaţii sau împrejurări întâlnite în cursul activităţii de control;
d) încheie note de constatare, constată contravenţii şi aplică sancţiuni conform Legii, întocmind, după caz, procese-verbale de constatare şi sancţionare a contravenţiilor.
ART. 34
(1) Nota de constatare şi, după caz, procesul-verbal de constatare şi sancţionare a contravenţiilor se semnează de către agenţii constatatori şi de către reprezentanţii legali ai entităţii reglementate controlate.
(2) În cazul în care contravenientul nu este prezent sau, deşi prezent, refuză să semneze procesul-verbal, comunicarea notei de constatare şi, după caz, a procesului-verbal de constatare şi sancţionare a contravenţiilor se face prin poştă, cu aviz de primire, sau prin afişare la domiciliul sau la sediul contravenientului. Operaţiunea de afişare se consemnează într-un proces-verbal, semnat de cel puţin un martor, conform prevederilor legale în vigoare.
SECŢIUNEA a 4-a
Instruirea entităţilor raportoare
ART. 35
În cadrul acţiunilor de control, agenţii constatatori ai Oficiului emit îndrumări şi realizează instruiri în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor, finanţării terorismului şi cu privire la punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, având ca scop cunoaşterea şi înţelegerea modului de aplicare efectivă a prevederilor legale, precum şi creşterea gradului de conştientizare a entităţilor reglementate cu privire la importanţa respectării prevederilor legale în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi a modului de aplicare a sancţiunilor internaţionale.
ART. 36
Oficiul realizează programe anuale dedicate instruirilor entităţilor raportoare, pe domenii de activitate, ale căror date concrete se regăsesc pe site-ul instituţiei www.onpcsb.ro, secţiunea „programe instruire“.
ART. 37
Dispoziţiile prezentelor norme reglementează modul de aplicare corespunzătoare a Legii de către entităţile reglementate, iar nerespectarea acestora se sancţionează conform Legii.
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
