Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X
GHIDUL FACILITATORULUI PUBLIC din 7 aprilie 2009 pentru activitatile de inchidere si ecologizare a minelor in Romania
Glosar Executant Executant este un termen generic folosit în acest ghid. Se referã la compania de proiectare care elaboreazã proiectul de închidere a minei, la contractorul care executã lucrãrile de închidere sau la dirigintele/asistenţa tehnicã care supervizeazã lucrãrile, în funcţie de faza în care se aflã procesul de închidere a minei. Autoritatea contractantã Autoritatea contractantã se referã la acele entitãţi care prin lege sunt desemnate sã efectueze lucrãri de închidere a minelor în numele titularului/operatorului minier. Pãrţile interesate Pãrţile interesate se referã la persoanele, grupurile de persoane sau alte entitãţi care au un interes în şi/sau sunt afectate de procesul închiderii minelor. Comunitatea localã Comunitatea localã se referã la cetãţenii oraşului sau satului afectat de procesul închiderii minei, dar şi la cetãţenii comunitãţilor învecinate, în cazul în care şi acestea sunt afectate de închiderea minei respective. Introducere Acest document furnizeazã îndrumãri privind informarea, consultarea şi facilitarea publicã pentru închiderea minelor în România. Îndrumãrile au la bazã anii de experienţã din România în activitãţile de închidere a minelor şi, de asemenea, experienţa internaţionalã şi standardele Bãncii Mondiale, ale IFC şi ale altor organizaţii. Informarea, consultarea şi facilitarea publicã sunt necesare nu numai ca parte a unui sistem de guvernare responsabil, dar şi pentru cã aduc o contribuţie la îmbunãtãţirea calitãţii proiectului de închidere a minelor, previn eventualele pierderi sau întârzieri ale proiectului şi aduc alte beneficii, cum ar fi: ● Informarea pãrţilor interesate relevante şi furnizarea unei platforme pentru discuţii deschise asupra aspectelor locale legate de proiect. ● Oferirea posibilitãţilor de a face comentarii la opţiunile proiectului şi garanţia cã niciun aspect major legat de proiect nu va fi trecut cu vederea de cãtre proiectant. ● Reducerea eventualelor conflicte printr-un proces de comunicare/consultare deschis şi transparent. ● Facilitarea abordeazã problemele ridicate de comunitate şi ajutã la includerea particularitãţilor locale în elaborarea proiectului. ● Sprijinirea procesului de luare a deciziilor pentru identificarea unei opţiuni sustenabile şi eficiente din punctul de vedere al costurilor. Scopul acestui ghid este de a asigura cã informarea, consultarea şi facilitarea publicã devin parte integrantã a procesului de planificare şi implementare a proiectelor de închidere a minelor şi cã responsabilitatea va fi alocatã încã din stadiul incipient al proiectãrii. Ghidul se aplicã aspectelor tehnice şi de infrastructurã ale procesului de închidere a minelor cu capital de stat aflate în portofoliul ministerului de resort. Acest ghid ia în considerare Cadrul general de management al mediului pentru închiderea minelor al Guvernului României, în care facilitarea publicã este consideratã esenţialã. Se mai iau de asemenea în considerare obligaţiile stipulate în legislaţia româneascã de a organiza consultãri publice în cadrul evaluãrii de mediu. Definim termenii "informare", "consultare" şi "facilitare publicã", generic utilizaţi în acest document, dupã cum urmeazã: Informarea publicã reprezintã activitatea de a furniza oamenilor informaţii obiective şi echilibrate despre procesul închiderii minelor sau de a permite membrilor publicului general accesul la informaţii, atunci când sunt interesaţi. Scopul este de a mãri gradul de conştientizare şi înţelegere a procesului de închidere a minelor printre membrii comunitãţii locale, precum şi în mediul mai larg al pãrţilor interesate. Prin furnizarea de informaţii echilibrate şi obiective, neînţelegerile, motivele de îngrijorare şi de opoziţie ar putea fi evitate. Consultarea publicã reprezintã activitatea de a obţine reacţiile şi comentariile pãrţilor interesate în legãturã cu procesul de închidere a minelor. Implicã identificarea şi luarea la cunoştinţã a problemelor ridicate, încorporarea acestora în procesul de proiectare a închiderii minelor şi furnizarea unui rãspuns. Facilitarea publicã reprezintã activitatea de înlesnire a dialogului dintre comunitatea localã şi alte pãrţi interesate, executant şi autoritatea contractantã în cazul apariţiei unor probleme sau motive de îngrijorare şi are ca scop gãsirea unei soluţii comune. Procesul de închidere a minelor Ghidul facilitatorului public pentru activitãţile de închiderea şi ecologizarea minelor în România este un element esenţial în procesul de închidere a minelor şi de refacere a mediului, fiind parte integrantã a acestuia. Închiderea minelor are loc în urmãtoarele etape: - Etapa de pregãtire - Etapa de proiectare - Etapa de execuţie a lucrãrilor - Etapa postexecuţie Etapa de pregãtire este etapa în timpul cãreia sunt pregãtite închiderea minei şi refacerea mediului înconjurãtor. Unele mine şi-au încetat deja activitatea, dar altele e posibil sã fi fost oprite doar recent. Problemele care ar putea sã aparã în timpul urmãtoarelor etape vor fi influenţate de acest factor. În mod normal, o minã care şi-a încetat activitatea de curând va avea mai multe probleme pentru facilitare decât o minã care nu a funcţionat timp îndelungat. Proiectul închiderii minei va fi realizat de o companie specializatã de proiectare, iar implementarea lucrãrilor va fi executatã de un contractor. În afarã de faptul cã reprezintã o cerinţã legalã în cadrul procedurii de autorizare şi de evaluare a impactului de mediu, scopul informãrii, consultãrii şi facilitãrii publice în timpul fazei de proiectare este de a asigura cã toate impacturile operaţiilor asociate cu închiderea minei au fost incluse în proiect şi cã punctele de vedere ale pãrţilor interesate au fost anticipate într-o mãsurã cât mai mare încã din faza de proiectare. Odatã acceptat proiectul, lucrãrile vor fi atribuite prin licitaţie unui contractor. Lucrãrile pot dura de la câteva luni pânã la mai mulţi ani. Scopul informãrii şi facilitãrii publice în timpul implementãrii lucrãrilor este de a asigura cã pãrţile interesate şi comunitatea sunt informate în legãturã cu evoluţia lucrãrilor şi cã orice problemã apãrutã în timpul lucrãrilor va fi comunicatã şi vor fi gãsite soluţii pentru rezolvarea ei. Odatã ce lucrãrile au fost terminate, ele vor fi predate în mod oficial fostului titular sau, dupã caz, administraţiei locale. Problemele apãrute ulterior vor trebui în continuare abordate de contractor pe o perioadã postexecuţie de 2 ani. Pãrţile interesate trebuie sã ştie cã problemele şi preocupãrile legate de calitatea (sau deficienţele) lucrãrilor recepţionate pot fi ridicate în perioada de rãspundere pentru defecte şi procedura de depunere a plângerilor şi sesizãrilor trebuie sã fie bine înţeleasã. Informarea, consultarea şi facilitarea publicã joacã un rol diferit în aceste etape. Deoarece publicul nu face întotdeauna distincţie între aceste etape, este recomandabil ca facilitarea publicã sã fie elaboratã sub forma unui plan coerent, care sã fie dezvoltat înainte de a începe proiectul şi sã fie actualizat ori de câte ori este necesar.
Figura 1. Închiderea minei pas cu pas
-------------- NOTĂ(CTCE) Figura 1 se gãseşte în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 290 din 4 mai 2009, la pagina 5 (a se vedea imaginea asociatã).
Implementarea procesului de informare, consultare şi facilitare publicã: 8 paşi cãtre facilitarea eficientã Informaţii generale În continuare sunt descrişi cei 8 paşi pentru o facilitare publicã eficientã în domeniul închiderii minelor din România. Aceşti paşi reprezintã elementele-cheie ale metodologiei prezentate în acest ghid, care se bazeazã pe diferitele etape ale unui proiect de închidere a minelor: pregãtire, proiectare, execuţie şi postexecuţie. Aceastã abordare este ilustratã în figura 1, reprezentând schematic etapizarea unui proces de închidere a minelor. Activitãţile şi instrumentele facilitãrii publice într-o abordare etapizatã vor fi descrise pe larg în continuare şi în anexa nr. 1. Anexa nr. 2 cuprinde o trecere în revistã a abilitãţilor şi atitudinii profesionale necesare pentru un facilitator public. Pasul 1 - Stabilirea rolului facilitãrii publice şi elaborarea unui plan de informare şi facilitare publicã specific pentru fiecare amplasament - etapa de pregãtire Pasul 2 - Organizarea unei prime sesiuni de întâlniri de informare şi consultare - etapa de preproiectare Pasul 3 - Raportarea cãtre comunitatea localã a primelor discuţii cu autoritatea contractantã şi cu executantul - etapa de proiectare Pasul 4 - Organizarea celei de-a doua sesiuni de întâlniri de informare şi consultare, pe baza proiectului preliminar al închiderii minei - etapa de proiectare Pasul 5 - Organizarea celei de-a treia sesiuni de întâlniri de informare şi consultare, pe baza proiectului final al închiderii minei, şi anunţarea începerii lucrãrilor - finalizarea etapei de proiectare sau începutul etapei de execuţie Pasul 6 - Facilitarea problemelor şi a preocupãrilor apãrute în timpul fazei de execuţie a proiectului - etapa de execuţie a proiectului Pasul 7 - Organizarea întâlnirilor finale de informare şi consultare, pe baza finalizãrii execuţiei lucrãrilor de închidere a minei - finalizarea etapei de execuţie Pasul 8 - Facilitarea postexecuţie - etapa postexecuţie.
Pasul 1 - Stabilirea rolului facilitãrii publice şi pregãtirea unui plan de informare şi facilitare publicã specific pentru fiecare amplasament - etapa de pregãtire Scop Scopul pasului 1 este de a pregãti temeinic procesul de facilitare publicã, pentru ca acesta sã poatã începe bine documentat şi fãrã întârzieri. Elemente-cheie în pregãtire sunt: - stabilirea rolului facilitatorului public în proiectarea închiderii minei; - înţelegerea şi acordul între membrii Comitetului de închidere implicaţi direct în procesul de proiectare a închiderii minei, cum ar fi: contractorul, primarul, inginerul de supervizare etc., în legãturã cu rolul şi funcţia facilitãrii publice; şi - evaluarea şi analiza completã a pãrţilor interesate de amplasament. Mai mult, acest pas ar trebui folosit pentru a pregãti şi a elabora toate instrumentele de informare şi consultare de care este nevoie pentru a informa toate pãrţile interesate cu privire la procesul de închidere a minei. Activitãţi ● Numirea facilitatorului public şi organizarea unei întâlniri cu inginerul de supervizare, contractorul şi primarul pentru a prezenta şi a discuta funcţia facilitatorului public în proiect. ● Pregãtirea unei evidenţe a pãrţilor interesate, pe baza ariei de întindere şi a impactului operaţiilor fostei mine. ● Analiza pãrţilor interesate - caracteristicile demografice, culturale şi sociale; - identificarea potenţialelor probleme legate de închiderea minei pe grupuri de pãrţi interesate (impactul poate fi fizic, economic, social, emoţional etc.). ● Planificarea şi pregãtirea unor instrumente de informare preliminare pentru anunţarea planului de închidere a minei - fişã de prezentare sau broşurã; - comunicatul de presã; - ziarul local (publicarea unui editorial şi/sau a unui anunţ); - poster. Acesta ar trebui sã includã o hartã a amplasamentului, descrierea procesului de închidere a minei şi posibilitãţile de a lua legãtura cu facilitatorul; - paginã de internet (opţional). ● Identificarea preliminarã a membrilor grupului consultativ - identificarea acestora pe baza analizei pãrţilor interesate şi a analizei potenţialilor membri ai grupului consultativ; - consultarea acestor potenţiali membri cu privire la interesul lor de a participa în grupul consultativ şi programarea unei prime întâlniri a grupului consultativ. ● Înfiinţarea unei cãsuţe poştale pentru plângeri sau sesizãri (vezi anexa nr. 1). ● Organizarea unei linii telefonice publice (opţional, vezi anexa nr. 1). Documente elaborate ● Harta pãrţilor interesate: identificarea şi analiza pãrţilor interesate ● Fişã de prezentare sau broşurã ● Comunicat de presã şi/sau anunţ în ziar ● Poster ● Lista membrilor grupului consultativ Rolul facilitatorului Ca punct de plecare pentru un proces de facilitare publicã ar trebui desemnatã o persoanã independentã sau o entitate care faciliteazã dialogul dintre comunitatea localã şi alte pãrţi interesate afectate de închiderea minelor, pe de o parte, şi executantul, respectiv autoritatea contractantã, pe de altã parte. Acestei entitãţi sau persoane trebuie sã îi fie atribuite roluri şi responsabilitãţi distincte pentru a clarifica rolul facilitatorului faţã de toate pãrţile implicate în procesul de consultare publicã. În anexa nr. 2 este inclusã o explicaţie detaliatã asupra aptitudinilor şi atitudinii necesare pentru un facilitator. Recomandãri ● Este recomandat ca facilitatorul public sã fie o persoanã sau o entitate independentã desemnatã şi plãtitã de autoritatea contractantã. ● Este recomandat ca autoritatea contractantã sã numeascã facilitatori publici regionali, care sã acopere principalele regiuni cu locaţiile unde are loc închiderea minelor. Facilitatorul regional se va ocupa cu facilitarea publicã a tuturor închiderilor de mine din regiune. Când este necesar, facilitatorul regional va angaja mai mulţi facilitatori locali în funcţie de complexitatea şi de numãrul diferitelor proiecte de închidere a minelor. ● Facilitatorii regionali ar trebui sã fie entitãţi sau persoane care cunosc caracteristicile culturale, economice şi sociale ale regiunii. ● Facilitatorul public trebuie sã aibã puternice abilitãţi diplomatice, de comunicare şi de relaţii umane. ● Facilitatorul nu trebuie neapãrat sã aibã o pregãtire tehnicã (deşi o afinitate cu problemele tehnice legate de închiderea minelor ar fi recomandatã), însã este recomandat ca el/ea sã fie întotdeauna prezent/ã la discuţiile tehnice dintre executant şi autoritatea contractantã, pentru a fi informat/ã în permanenţã cu privire la procesul de închidere a minelor. ● Facilitatorul public funcţioneazã ca interlocutor între diferitele comunitãţi locale şi pãrţile externe interesate, autoritatea contractantã şi executanţi. ● Este de o importanţã deosebitã pentru procesul de facilitare publicã ca facilitatorul public sã rãmânã independent şi, încã mai important, sã fie considerat independent de comunitatea localã şi alte pãrţi interesate de închiderea minelor. ● Facilitatorul public va îndeplini diferite roluri în facilitarea publicã a procesului de închidere a minelor. Pe de o parte, facilitatorul va informa şi va consulta comunitatea localã şi alte pãrţi interesate în procesul de închidere a minelor. Pe de altã parte, el/ea va facilita dialogul în cazul apariţiei problemelor în comunitate cu privire la proiectul de închidere a minelor. ● Nu toate problemele ridicate de comunitatea localã vor avea o relaţie directã cu proiectul de închidere a minelor şi nu toate pot fi soluţionate de executant sau de autoritatea contractantã. În aceste cazuri facilitatorul mai are rolul de a ghida pãrţile interesate din comunitate cãtre alte soluţii ale problemelor ridicate. Totuşi, facilitatorul este conştient de limitele mandatului sãu, care constã în principal în facilitarea proiectului de închidere a minei. ● Facilitatorul va fi responsabil pentru organizarea întâlnirilor dintre pãrţile interesate şi executant şi va raporta rezultatele acestor întâlniri autoritãţii contractante. ● Facilitatorul se va întâlni de asemenea cu comunitatea localã şi cu pãrţile externe interesate separat, pentru a discuta problemele şi preocupãrile pe care aceste pãrţi nu doresc sã le discute direct cu executantul. ● Facilitatorul va anticipa posibilele conflicte dintre pãrţile interesate din cadrul comunitãţii şi executant şi va informa autoritatea contractantã despre aceste conflicte. ● Facilitatorul va fi responsabil pentru conducerea şi urmãrirea procesului de facilitare folosind instrumentele de informare şi consultare descrise mai jos. Organizarea documentaţiei şi a raportãrii Pentru transparenţã şi pentru evidenţã este important ca discuţiile din timpul întâlnirilor şi problemele, sesizãrile şi nemulţumirile ridicate în timpul acestor întâlniri sã fie documentate întocmai. Mai mult, este important ca rãspunsurile sã fie încorporate în lucrarea facilitatorului public. Comunicãrile vor trebui sa fie corect documentate şi înregistrate. Toate acestea trebuie organizate şi planificate înaintea începerii procesului de informare, consultare şi facilitare. Raportarea este un element-cheie pentru a asigura o dublã comunicare între autoritatea contractantã şi executant, pe de o parte, şi comunitatea localã şi alte pãrţi interesate, pe de altã parte. Mai mult, raportarea este cheia în asigurarea credibilitãţii continue a facilitatorului public pentru toate pãrţile implicate în proiectul de închidere a minelor. Recomandãri ● Documentaţie. Notele întâlnirilor (întâlniri la primãrie, întâlniri ale grupului consultativ etc.), problemele, sesizãrile şi nemulţumirile, e-mailurile şi telefoanele din partea membrilor izolaţi ai comunitãţii şi a celorlalte pãrţi interesate trebuie sã fie sistematic pãstrate într-o bazã de date a facilitatorului public şi, preferabil, şi în baza de date a unitãţii de facilitare publicã din cadrul autoritãţii contractante. Toatã documentaţia colectatã de facilitatorul public trebuie sã fie uşor accesibilã şi reproductibilã. ● Tratarea problemelor, sesizãrilor şi nemulţumirilor din partea membrilor individuali ai comunitãţii. Facilitatorul public are responsabilitatea sã evalueze dacã o problemã ridicatã şi transmisã prin cãsuţa poştalã pentru sesizãri, prin telefon sau prin e-mail are relevanţã pentru întreaga comunitate şi dacã aceasta trebuie discutatã în grupul consultativ. Criterii pentru a determina dacã problemele ar trebui incluse în discuţiile grupului consultativ sunt: - relevanţa pentru comunitate; - relevanţa socialã; - relevanţa pentru mediu; - relevanţa legalã. ● Rezultatul întâlnirilor grupului consultativ. Este responsabilitatea membrilor grupului consultativ sã raporteze rezultatul întâlnirilor mai departe cãtre cei pe care îi reprezintã. Cu toate acestea, este recomandat ca facilitatorul public sã verifice, eventual prin sondaj, dacã grupurile pãrţilor interesate au fost informate corect şi complet. ● Raportarea problemelor ridicate de membrii individuali ai comunitãţii sau de alte pãrţi interesate. Este recomandat ca facilitatorul public sã stabileascã în mod public un timp-limitã cu privire la raportarea problemelor ridicate prin instrumentele de comunicare descrise pe larg mai sus. Este recomandat, în funcţie de problemã, ca reacţiile şi comentariile sã fie furnizate într-un interval de timp de douã luni, în funcţie de planificarea şi de rezultatele întâlnirilor grupului consultativ. Chiar dacã facilitatorul public decide cã problemele sau nemulţumirile ridicate nu vor fi discutate în grupul consultativ din cauza relevanţei scãzute pentru comunitate sau alte pãrţi interesate, este recomandat ca el/ea sã raporteze acest lucru. Evaluarea şi analiza pãrţilor interesate Facilitatorul public va trebui sã cunoascã amãnunţit pãrţile interesate în procesul de facilitare publicã pentru a-şi îndeplini sarcina corespunzãtor. Un inventar cuprinzãtor al pãrţilor interesate ar trebui sã fie bazat pe o evaluare a comunitãţii locale din zona minierã. Exemple de întrebãri care ar trebui puse sunt: - care sunt potenţialele pãrţi interesate? - asupra cui ar putea proiectul sã aibã un impact negativ? - care sunt grupurile vulnerabile? - care sunt suporterii şi opozanţii proiectului? Alte aspecte care ar trebui luate în considerare în cadrul unei evaluãri şi analize a pãrţilor interesate sunt: ● situaţia socio-demograficã a comunitãţii - numãrul populaţiei, localizarea, densitatea, vârsta etc.; ● contextul socio-politic - organizarea şi capacitatea la nivel de gospodãrie şi comunitate, care influenţeazã procesul de participare în instituţiile locale, precum şi accesul la servicii şi la informaţii; ● capacitatea instituţionalã - capacitatea managerilor de proiect şi a altor factori de decizie de a participa în mod eficient la realizarea proiectului. Recomandãri ● Identificarea pãrţilor interesate. Este recomandat ca înainte de începerea procesului de facilitare publicã sã fie fãcut un exerciţiu de identificare amãnunţitã a pãrţilor interesate. Un asemenea exerciţiu asigurã faptul cã facilitatorul public cunoaşte dinainte mediul pãrţilor interesate. Astfel, structureazã procesul de facilitare şi reduce riscul de excludere (neintenţionatã) a unor anumite pãrţi-cheie. Va fi necesarã definirea ariei şi activitãţii fostei mine şi concentrarea pe impacturile specifice asupra oamenilor (grupurilor de oameni). ● Ar trebui luate în considerare întotdeauna urmãtoarele pãrţi interesate: - primãria: primarii oraşelor, viceprimarii şi consilierii importanţi; - organizaţiile neguvernamentale sociale şi de mediu locale; - agenţiile de stat locale sau regionale stabilite în comunitate, în special cele care au de-a face cu probleme sociale şi de mediu; - cetãţenii ● proprietarii adiacenţi; ● angajaţii; ● vecinii apropiaţi; ● alţii. - mass-media localã; - liderii religioşi. ● Definirea pe larg a pãrţilor interesate. Lista pãrţilor interesate nu se limiteazã neapãrat la cei menţionaţi mai sus. Acestea pot fi diferite în fiecare comunitate. Este important ca pãrţile interesate sã fie definite cât mai pe larg posibil. De exemplu, cetãţenii dintr-o comunitate învecinatã pot de asemenea ridica probleme privitoare la închiderea minei. ● Analiza amãnunţitã a pãrţilor interesate. Pentru a înţelege mai bine mediul pãrţilor locale interesate şi comunitatea în general, se recomandã sã se facã de asemenea o analizã amãnunţitã a acestora. Aceastã analizã poate cuprinde: - aspectele sociale, de sãnãtate, educaţionale şi demografice ale comunitãţii locale şi, dacã este cazul, şi ale comunitãţilor învecinate; - o repartizare a principalelor pãrţi interesate dupã un criteriu al dorinţelor, preocupãrilor şi al problemelor. Aceasta va include o cuantificare a potenţialilor susţinãtori ai comunitãţii şi a "oponenţilor" cu privire la atitudinile, dorinţele, preocupãrile şi problemele lor legate de proiect. ● Liderii grupului pãrţilor interesate. Pentru a îmbunãtãţi şi simplifica procesul de facilitare publicã este important sã se identifice liderii grupurilor pãrţilor interesate, care în procesul de facilitare publicã vor avea rol de reprezentare pentru grupul din care provin. Este foarte important sã se asigure cã aceşti lideri de opinie oferã o bunã reprezentare pentru comunitatea localã. ● Reevaluarea pãrţilor interesate. Grupurile interesate, liderii lor şi relevanţa poziţiei lor în comunitatea localã şi în relaţie cu proiectul trebuie sã fie evaluate în mod continuu.
Pasul 2 - Organizarea primei sesiuni de întâlniri de informare şi consultare - etapa de preproiectare Scop În pasul 2 comunitatea localã şi alte pãrţi interesate de proiect sunt informate şi consultate în legãturã cu procesul de închidere a minelor în general, fazele activitãţii, tipul de probleme şi preocupãrile care pot fi luate în considerare, pentru a fi incluse în proiect încã înainte ca etapa de proiectare sã înceapã. În aceastã fazã informarea şi consultarea au şi scopul de a asigura cã toate aspectele legate de funcţionarea fostei mine sunt incluse în proiect. În aceastã fazã comunitatea şi pãrţile externe interesate au posibilitatea sã îşi exprime dorinţele şi preocupãrile cu privire la procesul de închidere a minelor. Este obligaţia facilitatorului public, în cooperare cu autoritatea contractantã, sã organizeze acest proces de informare, sã se documenteze şi sã discute dorinţele şi preocupãrile comunitãţii şi ale altor pãrţi interesate. Activitãţi ● Pregãtirea unei fişe de prezentare despre proces în general şi cu detalii despre zona care urmeazã a fi închisã ● Emiterea unui comunicat de presã ● Afişarea posterelor în locuri strategice în comunitatea localã (municipalitate, centre de informare, zone din apropierea amplasamentului etc.) ● Publicarea unui anunţ în ziarul local ● Organizarea primei întâlniri la primãrie pentru a informa şi consulta comunitatea cu privire la procesul de închidere a minelor: paşi şi implicaţii ● Organizarea primei întâlniri a grupului consultativ - Întâlnire introductivã pentru a explica rolul grupului consultativ - Prima consultare a membrilor grupului consultativ legatã de procesul de închidere a minelor ● Reconsiderarea dupã prima întâlnire şi a altor pãrţi interesate pentru a fi invitate în grupul consultativ ● Trecerea în revistã a problemelor şi dorinţelor comunitãţii locale şi ale altor pãrţi interesate dupã primele întâlniri de la primãrie şi ale grupului consultativ ● Raportarea şi discutarea acestor probleme şi dorinţe cu executantul şi autoritatea contractantã Documentele elaborate ● Procesul-verbal al întâlnirii de la primãrie ● Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ ● Trecerea în revistã a problemelor şi dorinţelor relevante ale fiecãrui grup de pãrţi interesate ● Procesul-verbal al discuţiei cu autoritatea contractantã şi cu executantul Organizarea şi conducerea unei întâlniri la primãrie În continuare sunt descrişi paşii de urmat pentru a organiza o întâlnire productivã şi eficientã la primãrie. Rolul întâlnirii de la primãrie în procesul de facilitare publicã pentru închiderea minelor este descris şi în anexa nr. 1. Scopul unei întâlniri la primãrie Când se organizeazã o întâlnire la primãrie trebuie reţinute scopul şi obiectivele pentru care a fost organizatã. Aceastã întâlnire serveşte la informarea comunitãţii locale largi cu privire la procesul de închidere a minei şi oferã posibilitatea, sub o formã limitatã, de a consulta comunitatea cu privire la proiectul de închidere a minei. Având în vedere cã o întâlnire la primãrie este o adunare a oamenilor într-un cadru mai larg, organizarea ei implicã de obicei pregãtiri intense. Pentru a fi eficientã şi a aduce rezultate pentru procesul de facilitare publicã, întâlnirea de la primãrie trebuie sã fie bine pregãtitã în prealabil şi bine structuratã. Toate informaţiile relevante trebuie transmise participanţilor la întâlnire şi aceştia ar trebui sã aibã posibilitatea, dacã doresc, de a rãspunde la aceste informaţii. Activitãţi 1. Schiţarea agendei întâlnirii şi invitarea vorbitorilor a) Asiguraţi-vã cã toţi vorbitorii invitaţi îşi noteazã data şi ora întâlnirii în agenda lor. b) O propunere pentru agenda întâlnirii ● Introducerea fãcutã de facilitatorul public. Descrie procesul de facilitare publicã la închiderea minei, incluzând instrumentele de facilitare publicã care trebuie implementate în comunitate. ● Salutul de bun venit al primarului ● Prezentarea generalã a executantului de proiect (proiectantul sau contractorul, în funcţie de stadiul proiectului) ● Sesiune de întrebãri şi rãspunsuri cu auditoriul. Facilitatorul va conduce sesiunea şi întrebãrile vor fi preluate direct de cãtre executant sau facilitator. ● Cuvântul de încheiere al facilitatorului. Descrie paşii urmãtori în procesul de facilitare publicã pentru închiderea minei, incluzând raportarea înapoi cãtre comunitate. 2. Alegeţi şi rezervaţi locaţia întâlnirii a) Asiguraţi capacitatea suficientã de locuri. b) Rezervaţi o masã mare ca masã de prezidiu pentru toţi vorbitorii. c) Dacã este posibil şi necesar, organizaţi un sistem de sunet şi microfoane, video-proiector, laptop. 3. Invitaţi comunitatea la întâlnire a) Invitaţii prin posterele afişate în zone centrale şi strategice din comunitate b) Informaţi liderii comunitãţii: preoţi, oficiali ai primãriei etc. Rugaţi-i sã informeze comunitatea 4. Aranjarea sãlii a) Aranjaţi masa de prezidiu în faţa sãlii, cu vederea spre auditoriu. b) Plasaţi scaune în rânduri, cu faţa spre masa de prezidiu. c) În funcţie de numãrul persoanelor prezente, amplasaţi strategic microfoane prin salã. d) Amplasaţi un microfon pe masa de prezidiu. 5. Prezidarea întâlnirii a) Facilitatorul va conduce discuţia de-a lungul întâlnirii. b) Facilitatorul va explica scopul întâlnirii şi regulile de intervenţie. Doar facilitatorul alocã timpul de vorbire şi invitã la cuvânt doritorii. c) Recapitulaţi întrebãrile dacã nu au fost clar exprimate şi verificaţi cu persoana care a pus întrebarea pentru a evita confuziile. d) Menţineţi pe cât posibil planificarea timpului de întâlnire. e) Ţineţi discuţia sub control. Întrerupeţi discuţiile în contradictoriu dacã acestea scapã de sub control. f) La sfârşitul întâlnirii, facilitatorul trebuie sã clarifice în faţa audienţei urmãtorii paşi din proiectul de închidere a minei, inclusiv modul de raportare a problemelor ridicate. Obţinerea unor rezultate optime din întâlnirea la primãrie ● Stabilirea clarã a scopului discuţiei ● Selectarea participanţilor cu ajutorul liderilor locali şi a altor surse importante de informare din comunitate. În timpul selectãrii participanţilor se va ţine cont de particularitãţile lor sociale şi/sau profesionale, pentru a preveni monopolizarea discuţiei de cãtre unii participanţi. ● Asigurarea unei atmosfere confortabile şi plãcute în timpul discuţiilor ● Începerea discuţiei cu o scurtã introducere, în timpul cãreia va fi explicat scopul întâlnirii ● Facilitarea discuţiei cu suficientã autoritate pentru a o menţine pe fãgaşul iniţial, dar şi cu suficientã sensibilitate pentru a include în discuţie cât mai mulţi participanţi ● Evitarea întrebãrilor care solicitã rãspuns de tipul "da" sau "nu" ● Evitarea utilizãrii întrebãrilor care încep cu "de ce?" Aceste întrebãri par sã solicite un rãspuns evident, logic. Uneori participanţii la discuţie nu pot rãspunde la ele şi inventeazã rapid un rãspuns ce pare a fi rezonabil. Sau aceste întrebãri ar putea suna ca o interogare, ceea ce-i poate face pe participanţi defensivi şi ei vor oferi un rãspuns acceptabil din punct de vedere social ● Adresarea unor întrebãri clare, pe înţelesul participanţilor ● Formularea unor întrebãri scurte. Întrebãrile ar trebui sã fie simple, nu compuse din douã sau 3 pãrţi. ● Întrebãrile vor fi formulate astfel ca oamenii sã nu se simtã jenaţi sau vinovaţi. ● Nu se vor face aprecieri asupra subiectelor sau argumentelor acceptabile sau inacceptabile. ● Încurajarea şi controlul discuţiei. Pe tot parcursul şedinţelor moderatorul va încuraja discuţia şi va verifica corelarea desfãşurãrii ei cu obiectivele propuse. Cea mai eficientã metodã de încurajare a participãrii este de a explica în mod adecvat scopul întrunirii chiar de la începutul întâlnirii şi de a accentua importanţa contribuţiei participanţilor. ● Crearea şi pãstrarea unei atmosfere calde în timpul şedinţelor, pentru ca participanţii sã se simtã confortabil. Moderatorul va fi lipsit de prejudecãţi şi deschis pentru discuţie. ● Pauzele şi provocãrile. Pauzele sunt efectuate de cãtre moderator pentru a permite participanţilor sã se gândeascã mai mult asupra subiectului discutat. Ele faciliteazã de asemenea implicarea unor vorbitori noi cu comentarii la subiectul dat. Pauza poate fi folositã şi pentru a stabili un contact vizual cu un participant mai timid, încurajându-l sã vorbeascã. ● Întrebãri-şablon. Utilizarea întrebãrilor-şablon de cãtre moderator poate încuraja participanţii sã ofere mai multe informaţii despre subiectele discutate. Exemple de întrebãrişablon: "Aţi putea sã explicaţi în continuare?", "Aţi putea sã daţi un exemplu referitor la aceasta?", "Eu nu înţeleg...". ● Parafrazarea. O întrebare poate fi parafrazatã, dacã membrii grupului întâmpinã dificultãţi în oferirea unui rãspuns. ● Întrebãri de reamintire. Aceastã tehnicã e menitã sã menţinã caracterul viu al discuţiei. Ea permite revenirea la întrebarea precedentã şi este uneori o punte de legãturã între opiniile diferiţilor subiecţi şi de atragere a noilor subiecţi în discuţie. Exemplu de întrebare: "Domnule X, dumneavoastrã aţi spus cã niciodatã nu aţi depus o plângere la Departamentul de revendicare a plângerilor, deoarece aceasta este o procedurã prea complicatã. Domnule Y, dumneavoastrã vedeţi vreo piedicã în depunerea unei plângeri?" ● Toate ideile participanţilor trebuie sã fie notate. Pentru aceasta, facilitatorul: - va nota într-un carnet toate rãspunsurile; - va ruga pe cineva dintre participanţi sã noteze rãspunsurile; - va utiliza notiţele pentru recapitulare pe parcursul discuţiei; - va utiliza notiţele la scrierea raportului. ● Facilitatorul va conduce discuţia spre concluzii concrete. În acest scop: - va recapitula ce a fost discutat; - va informa participanţii în ce mod vor fi utilizate rezultatele discuţiei; - în cazul în care discuţia nu are obiective practice, va menţiona cã unele discuţii au ca scop schimbul de pãreri şi nu presupun rezultate concrete. Modelul de structurare a comunicatului de presã Mai jos este descrisã structura generalã a comunicatului de presã ce poate fi utilizat de cãtre facilitatorul public. Un comunicat de presã trebuie sã fie întotdeauna concis şi la subiect, explicaţiile lungi trebuie evitate. 1. Localitatea şi data 2. Titlu scurt şi "cu prizã", care sã exprime foarte pe scurt anunţul sau conţinutul 3. Sumarul comunicatului de presã cu caractere aldine sau italice deasupra textului comunicatului 4. Textul comunicatului de presã: maximum 2 pagini 5. Structura textului: ● Introducere ● Informaţiile facilitatorului ● Explicaţii suplimentare, dacã este necesar ● Concluzii 6. Pentru mai multe informaţii: numele şi detaliile de contact ale facilitatorului public
Pasul 3 - Raportarea cãtre comunitate a primelor discuţii cu autoritatea contractantã şi executantul - etapa de proiectare Scop Dupã pasul 2 - primele şedinţe de informare-consultare, este esenţial ca facilitatorul public sã informeze comunitatea în legãturã cu discuţiile sale cu autoritatea contractantã şi cu executantul, în vederea menţinerii încrederii comunitãţii locale. De asemenea, facilitatorul trebuie sã informeze toate pãrţile interesate despre paşii din etapa de proiectare. Activitãţi ● Organizarea celei de-a doua întâlniri a grupului consultativ pentru a discuta rezultatul întâlnirii cu executantul şi cu autoritatea contractantã ● Organizarea unei întâlniri suplimentare la primãrie pentru a informa comunitatea localã asupra discuţiilor cu autoritatea contractantã şi cu executantul (opţional) ● Organizarea unor interviuri în mass-media localã (radio, ziar), pentru a explica primii paşi în procesul de facilitare şi pentru a informa despre discuţiile cu autoritatea contractantã şi cu executantul (opţional) Documentele elaborate ● Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ ● Procesul-verbal al întâlnirii de la primãrie ● Decupaje din ziar şi înregistrãri radio Conducerea unei întâlniri a grupului consultativ Mai jos este o descriere a activitãţilor referitoare la grupul consultativ, împãrţit în douã categorii: grupul consultativ pentru o anumitã problemã şi grupul consultativ general pentru proiect. În anexa nr. 1 este prezentatã o descriere suplimentarã a structurii grupului consultativ. Grupul consultativ pentru o anumitã problemã Activitãţi 1. Identificaţi problema: de obicei o problemã care afecteazã un grup larg din comunitatea localã. Exemplul 1: construirea unui drum de acces cãtre amplasamentul minier care genereazã poluare cu praf pentru locuitorii adiacenţi amplasamentului. Exemplul 2: În proiectele de închidere de mine nivelul pânzei freatice poate fi ridicat dacã scoaterea apei din minã este opritã, lucru care duce la inundaţii, afectând gospodãriile adiacente. 2. Identificaţi liderii comunitãţii afectate de problemã. Verificaţi împreunã cu pãrţile externe interesate şi aleator cu membrii individuali ai comunitãţii dacã aceşti lideri reprezintã bine comunitatea. 3. Organizaţi şedinţe cu toţi liderii comunitãţii sau cu toţi membrii comunitãţii, în funcţie de mãrimea comunitãţii afectate de problemã, şi executantul proiectului. 4. Stabiliţi şi comunicaţi agenda întâlnirii, preferabil în avans. 5. Prezidarea discuţiei: clarificaţi cã facilitatorul public conduce discuţia şi deţine procesul de facilitare publicã. 6. Facilitatorul public clarificã faptul cã persoanele individuale interesate sunt sfãtuite sã nu abordeze executantul sau autoritatea contractantã direct sau fãrã implicarea facilitatorului public. 7. Facilitatorul public subliniazã faptul cã transmiterea prin mass-media a informaţiilor de cãtre persoane individuale interesate, fãrã consultarea cu facilitatorul, poate avea efecte contraproductive. 8. La sfârşitul întâlnirii rezumaţi subiectele discutate şi stabiliţi date-limitã pentru urmãrire sau raportare. Grupul consultativ general pentru proiect Activitãţi 1. Alcãtuirea grupului consultativ ar trebui sã fie bazatã pe analiza pãrţilor interesate, incluzând identificarea liderilor comunitãţii şi ai altor pãrţi interesate. 2. Facilitatorul public trebuie sã urmãreascã sã menţinã în mare parte aceeaşi alcãtuire a grupului consultativ de-a lungul procesului de închidere a minei. 3. Organizaţi discuţii preliminare cu posibilii membri ai grupului consultativ. 4. Stabiliţi şi comunicaţi agenda întâlnirii pentru fiecare întâlnire, preferabil în avans. 5. Prezidaţi discuţia: clarificaţi faptul cã facilitatorul public conduce discuţia şi controleazã procesul de facilitare publicã. 6. Facilitatorul public clarificã faptul cã persoanele individuale interesate sunt sfãtuite sã nu abordeze executantul sau autoritatea contractantã direct ori fãrã implicarea facilitatorului public. 7. La sfârşitul întâlnirii rezumaţi subiectele discutate şi stabiliţi date-limitã pentru urmãrire sau raportare.
Pasul 4 - Organizarea celei de-a doua sesiuni de întâlniri de informare şi consultare pe baza proiectului preliminar de închidere a minei - etapa de proiectare Scop Odatã ce executantul depune prima variantã a proiectului de închidere a minei, pãrţile interesate au ocazia sã îşi exprime preocupãrile privitoare la proiect. Este obligaţia facilitatorului sã înlesneascã procesul de informare şi consultare a comunitãţii locale şi a celorlalte pãrţi interesate şi sã discute problemele ridicate de autoritatea contractantã şi de executant. Activitãţi ● Realizaţi şi distribuiţi fişe de prezentare/broşuri care sã explice proiectul de închidere a minei. ● Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre proiectul de închidere a minei (opţional). ● Organizaţi o întâlnire la primãrie pentru a informa şi a consulta comunitatea localã despre proiectul de închidere a minei. ● Organizaţi o întâlnire a grupului consultativ pentru a se consulta cu privire la proiectul de închidere a minei. ● Raportaţi şi discutaţi cu executantul şi cu autoritatea contractantã problemele apãrute. Documentele elaborate ● Procesul-verbal de la a doua întâlnire la primãrie ● Procesul-verbal de la a doua întâlnire a grupului consultativ ● Trecerea în revistã a problemelor apãrute cu privire la proiectul de închidere a minei ● Procesul-verbal al discuţiilor cu executantul şi autoritatea contractantã
Pasul 5 - Organizarea celei de-a treia sesiuni de întâlniri de informare şi consultare pe baza proiectului final de închidere a minei şi anunţarea începerii lucrãrilor - finalizarea etapei de proiectare sau faza de început a etapei de execuţie Scop În acest stadiu al închiderii minelor comunitatea localã şi celelalte pãrţi interesate vor fi informate cu privire la proiectul final. Simultan facilitatorul va raporta încorporarea problemelor ridicate anterior în relaţie cu proiectul final. De asemenea, cei interesaţi vor fi informaţi despre modul în care va avea loc implementarea proiectului. Activitãţi ● Realizaţi şi distribuiţi broşuri care sã explice proiectul final de închidere a minei, includeţi şi explicaţi concesiile fãcute comunitãţii locale şi altor pãrţi interesate în proiect. ● Emiteţi un comunicat de presã despre proiectul final de închidere a minei (opţional). ● Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre proiectul de închidere a minei (opţional). ● Organizaţi o întâlnire la primãrie pentru a informa comunitatea localã despre proiectul final de închidere a minei şi modul cum vor fi desfãşurate lucrãrile. ● Organizaţi o întâlnire a grupului consultativ pentru a discuta proiectul final de închidere a minei. ● Raportaţi şi discutaţi orice probleme nou-apãrute cu autoritatea contractantã. ● Organizaţi interviuri la radio şi ziar pentru a explica proiectul final de închidere a minei. Documentele elaborate ● Comunicatul de presã ● Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ ● Procesul-verbal al întâlnirii de la primãrie ● Procesul-verbal al întâlnirii cu autoritatea contractantã ● Decupaje din ziar sau înregistrãri radio
Pasul 6 - Facilitarea problemelor şi a preocupãrilor apãrute în timpul fazei de execuţie a proiectului - etapa de execuţie a proiectului Scop În acest stadiu al proiectului de închidere a minei activitãţile facilitatorului vor avea mai mult un caracter ad-hoc. Rolul facilitatorului public va fi sã înlesneascã dialogul privitor la problemele apãrute în faza de execuţie a proiectului. Problemele care ar putea sa aparã în aceastã fazã nu pot fi planificate dinainte, deşi unele probleme ar putea fi prevãzute dacã analiza iniţialã şi consultarea pãrţilor interesate sunt fãcute în amãnunt. Sprijinul facilitatorului va fi iniţiat ca o reacţie la problemele apãrute în comunitate sau la cererea expresã a autoritãţii contractante. Activitãţi ● Organizaţi întâlniri regulate ale grupului consultativ pentru a discuta problemele apãrute în comunitatea localã. ● Organizaţi întâlniri ad-hoc cu anumite pãrţi interesate pentru a discuta probleme foarte specifice, dacã este necesar. ● Organizaţi întâlniri ad-hoc la primãrie în cazul apariţiei unor modificãri majore ale proiectului. ● Facilitaţi dialogul dintre pãrţile interesate în proiectul de închidere a minei când apar probleme ad-hoc legate de comunitate sau individuale. Documentele elaborate ● Procese-verbale ale întâlnirilor organizate Facilitarea dialogului Facilitarea dialogului în cazul apariţiei problemelor sau a conflictelor nu este întotdeauna uşoarã. În timpul discuţiilor despre închiderea minelor pot rãbufni emoţii, fãcând înţelegerea reciprocã mai greu de atins. Un rol important al facilitatorului este sã rãmânã întotdeauna calm şi sã fie vãzut ca independent faţã de orice parte interesatã. În cadrul unui dialog facilitatorul trebuie sã ia în considerare urmãtoarele: ● Facilitatorul stabileşte scopul, parametrii şi obiectivele dialogului. ● Facilitatorul permite fiecãrei pãrţi interesate sã ia cuvântul şi sã îşi explice poziţia. ● Persoanele intervievate pot pune în discuţie sau accentua problemele importante pentru ei personal. ● Facilitatorul este neutru: el trateazã toţi participanţii la întâlnire cu respect egal. ● Facilitatorul permite discutarea atât a soluţiilor, cât şi a problemelor. ● De obicei, interviul decurge într-o atmosferã relaxatã şi deschisã, permiţând stabilirea încrederii reciproce între intervievat şi intervievator şi asigurând un schimb deschis de informaţie. ● Facilitatorul urmãreşte pe parcursul întâlnirii atingerea unui consens sau gãsirea unui compromis. ● Facilitatorul întotdeauna încheie şedinţa şi stabileşte în mod realist o continuare sau prefigureazã orizontul unei posibile soluţii. ● În cazul în care o soluţie nu va fi la îndemânã din cauza unor cereri extreme sau de nesatisfãcut, facilitatorul nu va ezita sã exprime acest lucru în mod clar, pentru a evita orice neînţelegeri sau aşteptãri nerealiste.
Pasul 7 - Organizarea întâlnirilor finale de informare şi consultare pe baza finalizãrii execuţiei lucrãrilor de închidere a minei - finalizarea etapei de execuţie Scop Finalizarea proiectului şi terminarea oficialã a lucrãrilor reprezintã un moment potrivit pentru a prezenta lucrãrile realizate, posibil chiar într-un cadru festiv. Cu toate acestea, în timpul întâlnirilor organizate de facilitatorul public încã mai pot fi ridicate probleme, care vor trebui luate în considerare şi discutate cu executantul şi cu autoritatea contractantã. Activitãţi ● Emiteţi comunicatul de presã privind finalizarea proiectului de închidere a minei (opţional). ● Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre finalizarea proiectului de închidere a minei (opţional). ● Organizaţi o întâlnire la primãrie pentru a informa comunitatea despre finalizarea proiectului de închidere a minei, posibil cu un caracter mai festiv (opţional). ● Sugeraţi un eveniment festiv pe amplasament, pentru a arãta ce a fost îndeplinit şi posibil pentru a demara activitãţile postînchidere, de exemplu, lansarea parcului industrial, a unui loc de agrement etc. ● Organizaţi o întâlnire cu grupul consultativ pentru a discuta despre finalizarea proiectului de închidere a minei. ● Raportaţi şi discutaţi orice problemã suplimentarã ridicatã în timpul întâlnirilor cu executantul şi autoritatea contractantã. Documentele elaborate ● Comunicatul de presã ● Procesul-verbal al întâlnirii finale de la primãrie ● Procesul-verbal al întâlnirii cu grupul consultativ ● Trecerea în revistã a problemelor ridicate cu privire la finalizarea proiectului de închidere a minei ● Procesul-verbal al întâlnirii avute cu executantul şi autoritatea contractantã
Pasul 8 - Facilitarea postexecuţie - etapa postexecuţie Scop Şi în timpul fazei de postexecuţie a proiectului mai pot sã aparã probleme legate de proiectul închiderii minei. Problemele pot sã aparã mult timp dupã ce lucrãrile au fost finalizate. Este obligaţia facilitatorului sã se asigure cã oamenii ştiu unde îşi pot face cunoscute problemele. Sprijinul sãu ar putea fi necesar în facilitarea, în rezolvarea sau în abordarea acestor probleme. Activitãţi ● Organizaţi întâlniri ocazionale ale grupului consultativ pentru a discuta problemele apãrute în timpul fazei de postexecuţie. ● Organizaţi întâlniri ad-hoc separate cu pãrţile interesate în cazul apariţiei unor probleme specifice. ● Raportaţi şi discutaţi problemele cu executantul şi autoritatea contractantã. Documentele elaborate ● Procesul-verbal al şedinţelor organizate
ANEXA 1 ------- la ghid -------
Instrumente şi activitãţi pentru informarea şi consultarea publicã
Setul instrumentelor şi activitãţilor suport în procesul de informare şi consultare poate fi împãrţit în cele focalizate pe informarea comunitãţilor locale şi, respectiv, cele care ajutã la stabilirea unui dialog consultativ. Instrumentele de facilitare publicã ajutã în structurarea şi eficientizarea procesului de facilitare publicã. Instrumentele trebuie definite în avans şi folosite în diferitele stadii ale procesului de facilitare a închiderii minelor. Mai jos sunt descrise instrumentele şi activitãţile recomandate în consultarea publicã şi în furnizarea de informaţii pentru facilitarea publicã în timpul activitãţilor de închidere a minelor. Informarea publicã este un efort mai mult sau mai puţin continuu de a informa publicul în legãturã cu evoluţia proiectului. Prin sporirea eficacitãţii acestei funcţii ne asigurãm cã mai mulţi oameni sunt conştienţi de faza de proiectare şi realizare şi cã niciun grup de pãrţi interesate nu este lãsat deoparte în activitãţile de consultare şi facilitare specifice. Majoritatea instrumentelor de informare publicã pot fi folosite şi în procesul de consultare şi facilitare publicã. Instrumente şi activitãţi de consultare ● Grupul consultativ. Grupul consultativ este un elementcheie în procesul de facilitare publicã din moment ce va fi principalul organism de discuţii dintre comunitatea localã, executant, autoritatea contractantã şi alte pãrţi interesate în timpul închiderii minelor. Grupul consultativ poate fi folosit pentru a informa şi consulta comunitatea localã în proiectul de închidere a minelor, precum şi pentru a facilita rezolvarea problemelor. Grupul consultativ va fi constituit din, dar nu va fi limitat la: ● diferite pãrţi interesate din cadrul comunitãţii sau reprezentanţi ai grupurilor de pãrţi interesate; ● primarul sau alţi reprezentanţi ai primãriei; ● reprezentanţii organizaţiilor neguvernamentale regionale; ● liderii religioşi; ● reprezentantul executantului. Grupul consultativ monitorizeazã de asemenea proiectul de închidere a minelor pe parcursul întregului proces de facilitare publicã. Grupul consultativ va fi prezidat de facilitatorul public, la întâlnire fiind prezent şi executantul. Cu toate acestea, în funcţie de sensibilitatea subiectelor ce urmeazã a fi discutate în timpul întâlnirilor grupului consultativ, facilitatorul poate decide sã ţinã întâlnirile grupului consultativ fãrã prezenţa executantului şi sã abordeze problemele discutate la şedinţele avute separat cu executantul. Dacã executantul nu este prezent la întâlnire şi facilitatorul abordeazã problemele discutate separat cu executantul, este important ca facilitatorul sã aibã grijã ca pãrţile afectate sã fie informate pe scurt cu privire la rezultatul discuţiilor dintre facilitator şi executant. Grupul consultativ funcţioneazã în principal ca un organism care discutã despre procesul de închidere a minelor ca un întreg. Totuşi, opţional, pot fi stabilite grupuri consultative pentru probleme separate care afecteazã un anumit grup de pãrţi interesate. ● Întâlnirile la primãrie. Acestea sunt adunãri extinse ale comunitãţii într-un loc central, care pot întruni un numãr mai mare de oameni. Întâlnirile de la primãrie servesc la informarea comunitãţii largi despre planurile şi evoluţia închiderii minei. Este recomandat ca o întâlnire organizatã la primãrie sã fie condusã de facilitatorul public şi sã aibã urmãtoarea structurã: ● introducere fãcutã de facilitatorul public; ● cuvânt de bun venit din partea primarului; ● prezentare generalã fãcutã de executant; ● sesiune de întrebãri şi rãspunsuri cu audienţa: facilitatorul va conduce sesiunea şi întrebãrile vor fi preluate direct de cãtre executant sau facilitator. În principiu, se recomandã ca o întâlnire la primãrie sã aibã loc de cel puţin 4 ori în timpul diferitelor etape ale procesului de închidere a minei. Totuşi ar trebui organizate mai multe întâlniri de acest gen atunci când au loc modificãri majore ale proiectului de închidere a minei. Întâlnirile de la primãrie nu trebuie neapãrat sã implice întreaga comunitate, ci pot cuprinde doar partea comunitãţii care este cea mai afectatã de închiderea minei sau de anumite modificãri din cadrul proiectului de închidere a minei. ● Întâlnirile cu anumite pãrţi interesate afectate de acţiuni specifice. În cazul în care un anumit grup al comunitãţii este afectat în mod special de proiectul închiderii minei, este recomandat sã se ţinã întâlniri separate cu acest grup, pentru a aborda problemele lor în afara scopului întâlnirilor de la primãrie şi ale grupului consultativ. Aceste întâlniri ar trebui organizate de facilitatorul public şi la ele ar trebui sã fie prezent şi executantul. În cazul în care acel grup specific al comunitãţii nu doreşte sã îşi discute problemele şi preocupãrile direct cu executantul, facilitatorul trebuie sã conducã şedinţa fãrã prezenţa executantului. ● Linia telefonicã pentru sesizãri/plângeri. Pentru a asigura cã membrii comunitãţii care nu se simt suficient de bine reprezentaţi de membrii grupului consultativ sunt incluşi în procesul de facilitare publicã, este important sã se înfiinţeze o linie telefonicã unde cetãţenii îşi pot exprima problemele şi preocupãrile cu privire la procesul de închidere a minei. În funcţie de mãrimea comunitãţii locale, aceastã linie telefonicã poate fi conectatã direct la facilitatorul public. Alternativ, în cazul în care facilitatorul public nu are capacitatea sã preia prea multe convorbiri telefonice, o linie telefonicã poate fi înfiinţatã în unitatea de coordonare a facilitãrii publice centrale din cadrul autoritãţii contractante. Problemele şi preocupãrile ridicate de membrii comunitãţii la telefon vor fi selectate de cãtre facilitatorul public local pe baza importanţei şi a relevanţei lor. Problemele selectate vor fi apoi discutate în grupul consultativ, conform celor descrise mai sus. ● Cãsuţa poştalã pentru sesizãri/plângeri. Cu un scop similar cu linia telefonicã este recomandat sã se plaseze o cãsuţã poştalã pentru sesizãri/plângeri într-o locaţie centralã, spre exemplu un birou public de informare la primãrie, pentru cetãţenii care nu se simt suficient de bine reprezentaţi în grupul consultativ sau care cred cã problemele ori preocupãrile lor nu au fost suficient adresate. Sesizãrile vor fi analizate şi se va evalua dacã vor fi discutate de cãtre facilitatorul public în cadrul grupului consultativ. Se recomandã ca facilitatorul public sã stabileascã un anumit interval de timp pentru rãspunsul la nemulţumiri, pentru a putea fi vãzut de comunitate ca un interlocutor credibil. ● Detectarea problemelor auxiliare. Se recomandã ca facilitatorul public sã ţinã evidenţa problemelor auxiliare ale proiectului de închidere a minei. Deseori, problemele şi preocupãrile sunt exprimate în afara canalelor de facilitare stabilite, de exemplu în mass-media localã şi centralã. În cazul în care apar aceste probleme auxiliare este responsabilitatea facilitatorului public sã evalueze dacã ele trebuie discutate în cadrul grupului consultativ. Instrumente informaţionale pentru îmbunãtãţirea facilitãrii publice ● Broşuri. Pentru a asigura transparenţa şi o mai bunã înţelegere a publicului în comunitatea localã se recomandã elaborarea unor broşuri care sã explice într-un limbaj uşor de înţeles procedura de închidere a minei, mãsurile şi planul aferent. Facilitatorul public pregãteşte textul broşurii, cu sprijinul unitãţii de coordonare pentru facilitarea publicã din cadrul autoritãţii contractante. Broşurile ar trebui sã fie puse la dispoziţie cu sprijinul primãriei şi trebuie sã conţinã informaţii detaliate cu privire la proiectul de închidere a minei. Broşura ar trebui sã fie un document de format A4, pe hârtie matã, care sã conţinã toate informaţiile. Trebuie distribuit cu sprijinul primãriei pe toatã raza comunitãţii locale. ● Poster. Pentru a anunţa întâlnirile de la primãrie şi pentru a furniza informaţiile de bazã despre proiectul închiderii de minã este recomandat sã se facã un poster simplu de format A3, pe hârtie matã. Posterul trebuie afişat în locuri strategice din cadrul comunitãţii, de exemplu în primãrie, în birourile de informare publicã sau în apropierea bisericii (lor) locale. ● Pagina de internet pentru informare publicã. Deşi este probabil ca mulţi dintre cei interesaţi din rândul comunitãţii locale sã nu aibã acces la internet, pentru motive de transparenţã se recomandã totuşi ca informaţiile cu privire la închiderea minei sã fie disponibile pe o paginã web. Pagina trebuie sã fie constituitã din urmãtoarele informaţii (dar nu trebuie în niciun caz limitatã la aceste informaţii): - explicaţii ale planului de închidere a minei într-un limbaj accesibil (de exemplu, prin postarea broşurii descrise mai sus pe pagina de internet); - explicaţii ale mãsurilor colaterale întreprinse pentru a atenua problemele sociale şi de mediu; - descrierea procesului de facilitare publicã prin postarea minutelor întâlnirilor şi a agendei de facilitare publicã; - alte informaţii relevante. ● Biroul de informare publicã. Multe (foste) oraşe miniere din România au birouri de informare publicã. Aceste birouri pot îndeplini şi un rol în procesul de facilitare publicã şi de aceea trebuie sã se lucreze într-o relaţie strânsã cu facilitatorul public. Biroul de informare publicã trebuie sã aibã informaţii disponibile despre proiectul de închidere a minei şi despre evoluţia proiectului. De asemenea, ar putea sã ia la cunoştinţã sau sã consemneze nemulţumirile, sesizãrile şi comentariile cetãţenilor cu privire la proiectul de închidere a minei şi sã le înmâneze facilitatorului public. ● Relaţiile cu mass-media. Mass-media localã poate fi un bun instrument pentru a transmite informaţii cãtre comunitatea localã şi pentru a explica diferite aspecte ale proiectului de închidere a minei. De aceea este important ca facilitatorul sã stabileascã relaţii cu media localã (ziare locale, staţii radio locale şi televiziuni locale). Urmãtoarele instrumente pot fi folosite pentru a comunica prin intermediul mass-mediei locale cu comunitatea localã: - Comunicate de presã. Un document de maximum douã pagini care sã descrie într-un limbaj accesibil şi într-un mod bine structurat diferite aspecte ale proiectului de închidere a minei. - Interviuri. Este important ca jurnalistul sã trimitã întrebãrile interviului anticipat pentru ca facilitatorul public sã poatã pregãti rãspunsurile la întrebãri înainte de interviu. ● Alte instrumente. Facilitatorul public poate avea un numãr de instrumente de comunicare disponibile pentru a-şi executa eficient şi corespunzãtor îndatoririle. În plus este recomandat ca facilitatorul public sã aibã un ajutor la întocmirea proceselor-verbale ale întâlnirilor şi la organizarea aspectelor de logisticã. - Prezentarea proiectului într-un limbaj accesibil. Pentru întâlniri cu diverse pãrţi interesate şi cu grupul consultativ, facilitatorul public trebuie sã pregãteascã o prezentare standard (de exemplu, Power Point), într-un limbaj clar, în care sã explice proiectul şi procedura pentru închiderea minei. - Document cu întrebãri frecvente. Pentru a putea anticipa şi a rãspunde corect şi complet la întrebãri standard, este recomandat ca facilitatorul public, cu sprijinul unitãţii de coordonare de facilitare publicã din cadrul autoritãţii contractante, sã pregãteascã un document cu întrebãrile frecvente şi rãspunsurile la acestea. - Asistenţã. În timpul întâlnirilor se recomandã ca facilitatorul public sã primeascã asistenţã (ajutor) în luarea notiţelor şi la pregãtirea proceselor-verbale ale întâlnirilor, deoarece el/ea nu va putea sã prezideze şi sã conducã întâlnirile şi în acelaşi timp sã ia şi notiţe.
ANEXA 2 ------- la ghid -------
Aptitudini şi atitudini recomandate pentru un facilitator
Aptitudini ● Abilitãţi de comunicare, de adaptare a limbajului la cel al auditoriului ● Abilitãţi de facilitare şi moderare a discuţiilor de grup, prin implicarea tuturor factorilor interesaţi ● Abilitãţi de conducere, planificare şi organizare a unor întâlniri la scarã mare ● Capacitatea de a înţelege şi de a lucra cu o diversitate de oameni ● Capacitatea de a înţelege şi a interpreta informaţiile în contextul comunitãţii ● Capacitatea de analizã şi sintezã ● Abilitatea de a recunoaşte şi a gestiona/media potenţiale conflicte ● Abilitaţi de gândire strategicã ● Capacitatea de a valorifica experienţele anterioare ale unui grup specific sau ale comunitãţii ● Capacitatea de a prioritiza, planifica şi organiza ● Capacitatea de conştientizare a rolului/misiunii sale în comunitate şi de explicare a lui ● Capacitatea de înţelegere a limitelor mandatului facilitatorului public pentru închiderea minelor ● Capacitatea de înţelegere a importanţei lucrului în colaborare şi în parteneriat ● Capacitate de înţelegere a dinamicii grupurilor - de recunoaştere a dinamicii socioeconomice şi sociopolitice ● Capacitate de a arãta empatie ● Capacitatea de a identifica sursele de informare despre o comunitate şi de a verifica acurateţea şi corectitudinea acestora ● Abilitatea de a intra în contact şi de a construi relaţii cu persoane, organizaţii, instituţii ● Capacitatea de a înţelege relaţiile în comunitate şi polurile de putere ● Experienţe relevante pe care le poate împãrtãşi grupului sau comunitãţii Atitudini ● Imparţial, neutru şi obiectiv ● Discret ● Pãstreazã confidenţialitatea informaţiei dacã este necesar. ● Flexibil şi tolerant ● Abordeazã pãrţile interesate de pe poziţii egale. ● Transparent ● Lucreazã cu profesionalism. ● Respectã obiceiurile şi tradiţiile locale. ● Respectã particularitãţile culturii locale. ● Încearcã întotdeauna sã foloseascã resurse locale pe cât este posibil. ● Este apolitic în relaţia cu comunitatea. ● Promoveazã şanse egale pentru toţi membrii comunitãţii. ● Nu trebuie sã se aştepte sã primeascã şi nu acceptã avantaje materiale sau de altã naturã de la comunitate. ● Nu promoveazã şi nu sprijinã interesele unor persoane sau grupuri în detrimentul interesului general al comunitãţii. ● Nu provoacã daune morale sau materiale membrilor comunitãţii. Atitudinea faţã de colegii facilitatori ● Împãrtãşeşte cu colegii experienţa dobânditã (în cadrul proiectului de închidere a minelor). ● Recunoaşte şi acceptã alte metode de facilitare în afarã de cele pe care le utilizeazã el însuşi/ea însãşi. ● Contribuie la creşterea eficienţei activitãţilor proiectului. ● Se delimiteazã de orice activitãţi care ar aduce prejudicii dezvoltãrii comunitãţii. ● Este informat şi respectã sfaturile altor colegi facilitatori (din cadrul proiectului de închidere a minelor).
-----------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
