Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
NORME METODOLOGICE din 12 septembrie 1997 pentru eliberarea de licente si autorizatii persoanelor fizice si juridice, romane sau straine, care efectueaza auditul privind operarea in siguranta a navelor si prevenirea poluarii sau verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale, pe baza de contract de reprezentare
EMITENT: GUVERNUL PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 263 din 3 octombrie 1997
1. Introducere
1.1. Prezentele norme metodologice stabilesc conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoanele fizice sau juridice, romane sau straine, pentru a putea fi autorizate de Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime sa efectueze auditul privind operarea in siguranta si prevenirea poluarii sau verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale, pe baza de contract de reprezentare.
1.2. Autorizarea se face pe baza cererii formulate de persoana fizica sau juridica, romana sau straina, catre Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime, insotita de documentele, certificatele si de alte materiale relevante in sustinerea cererii. In cerere se va mentiona clar tipul de activitate pentru care se solicita autorizatia. Obtinerea acestei autorizatii ii va conferi, totodata, dreptul de a actiona in perimetrul infrastructurilor portuare si a cailor navigabile romanesti.
1.3. Auditorii individuali si organizatiile recunoscute, autorizati pentru efectuarea auditurilor si eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale, sunt responsabili cu faptul ca procesul de auditare si certificare se deruleaza conform cerintelor Codului I.S.M., conventiilor internationale si normelor metodologice emise de Administratie. Aceasta responsabilitate va fi inscrisa in contractul de reprezentare care se incheie intre Administratie si acestia. Tot prin acest contract de reprezentare se va preciza dreptul de control al Administratiei asupra activitatii acestora.
1.4. In cazul in care, pentru efectuarea auditului, este necesara o echipa formata din mai multi auditori, acestia raspund solidar de faptul ca asigura derularea procesului de auditare si verificare tehnica in conformitate cu Codul I.S.M., cu conventiile internationale si cu normele metodologice emise de Administratie. La incheierea contractului de reprezentare dintre companie si echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane trebuie sa i se confere, prin contractul de reprezentare, autoritate in luarea hotararilor finale privind executarea auditului, formularea observatiilor, redactarea textului privind nonconformitatile constatate.
Conducatorul echipei de audit ii revin si responsabilitatile privind:
1. stabilirea planului auditului;
2. prezentarea raportului de audit;
3. semnarea certificatului de management al sigurantei interimar.
1.5. In cazul in care compania angajeaza o organizatie autorizata de Administratie pentru efectuarea auditului si pentru eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare, echipa de audit desemnata de aceasta va trebui sa aiba nominalizat conducatorul, precum si membrii acesteia.
1.6. Auditorii sunt raspunzatori pentru conformarea la cerintele care guverneaza auditul, pentru asigurarea secretului privind documentele referitoare la certificare si pentru tratarea cu discretie a informatiilor confidentiale.
1.7. In cazul in care o companie a apelat la o firma de consultanta, pentru proiectarea si realizarea sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), firma de consultanta trebuie sa obtina, in prealabil, o autorizatie din partea Ministerului Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime. In vederea obtinerii acestei autorizatii, firma de consultanta va formula o cerere insotita de documentatia necesara, care sa contina sau din care sa rezulte ca:
1. statutul societatii comerciale, din care sa rezulte ca este inclusa in obiectul ei de activitate activitatea de consultanta;
2. certificatul de inmatriculare la Camera de comert si industrie - Oficiul Registrului comertului;
3. certificatul de inregistrare fiscala;
4. documentul din care sa rezulte cine conduce activitatea respectiva;
5. dovada ca poseda spatiu adecvat desfasurarii activitatii de consultanta;
6. dovada ca dispune de posibilitati de stocare, tehnoredactare, multiplicare etc.;
7. dovada ca poseda atestate asupra cunostintelor profesionale in domeniul prevederilor Codului I.S.M.;
8. dovada ca poseda experienta in domeniul consultantei;
9. dovada ca a lucrat cu un sistem sau in interiorul unui sistem de management al sigurantei (S.M.S.);
10. cunoaste prevederile conventiilor internationale aplicabile navelor;
11. dovada ca poseda bonitate financiara;
12. reputatia personalului angajat este ireprosabila, prin prezentarea unui curriculum vitae, a cazierului judiciar si a altor acte doveditoare;
13. personalul cunoaste limba engleza, iar pentru firmele straine, limba romana si limba engleza;
14. are personal care sa se poata deplasa la bordul navelor;
15. referinte sau alte documente care sa demonstreze capacitatea firmei de a oferi servicii de consultanta competente.
Persoanele fizice sau juridice, romane si straine, care sunt angajate in activitatea de consultanta nu pot efectua auditul respectivei companii.
1.8. Auditorii independenti si organizatiile autorizate de Administratie pentru efectuarea auditurilor si eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare trebuie sa corespunda cerintelor specifice prezentate in aceste norme metodologice. Auditul va fi efectuat numai de auditorii independenti sau de organizatii de specialitate independente, care au fost autorizate in acest sens de catre Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime, pe baza cererii acestora si a indeplinirii conditiilor prezentelor norme metodologice.
1.9. Administratia trebuie sa se asigure ca exista independenta intre auditorii desemnati si personalul care furnizeaza serviciile de consultanta pentru companie sau cei care sunt implicati in managementul companiei sau sunt actionari la aceasta, prin acte doveditoare.
2. Cerinte privind competenta de baza a auditorilor independenti care efectueaza audit pentru confirmarile anuale ale documentului de conformitate sau pentru confirmarile intermediare ale certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)
2.1. Personalul care urmeaza sa participe la verificarile anuale de confirmare la companii sau la verificarile intermediare la bordul navelor, conform cerintelor Codului I.S.M., trebuie sa aiba cel putin o calificare intr-un domeniu relevant de inginerie, stiinte exacte sau o calificare obtinuta de la o institutie maritima sau nautica si sa aiba experienta maritima ca ofiter de nava brevetat.
2.2. Acestia trebuie sa posede competenta adecvata si abilitatile pentru realizarea verificarii conformitatii cu cerintele Codului I.S.M., mai ales cu privire la:
1. cunoasterea si intelegerea Codului I.S.M.;
2. reguli si reglementari obligatorii;
3. termenii de referinta, ceruti de Codul I.S.M., pe care compania trebuie sa-i ia in considerare;
4. tehnici de evaluare, examinare, chestionare, analiza si raportare;
5. aspecte tehnice sau operationale ale managementului sigurantei;
6. cunostinte fundamentale privind transporturile maritime si operatiunile de la bordul navei;
7. calificarea si certificarea internationala de auditor, recunoscuta de Ministerul Transporturilor, precum si participarea la cel putin doua audituri, conform Codului I.S.M., in calitate de asistenti pe langa un auditor sau membri intr-o echipa de audit.
2.3. O astfel de competenta trebuie demonstrata prin certificate, examinari scrise sau orale si prin alte mijloace acceptabile.
2.4. Autorizatia se elibereaza de Directia porturilor si navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor, la cererea auditorului, si este valabila timp de 5 ani.
2.5. Autorizatia este valabila numai in baza contractului de reprezentare incheiat intre Ministerul Transporturilor si auditor. Continutul contractului de reprezentare este cel prevazut la pct. 5.2. Durata de valabilitate a autorizatiei este aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.
2.6. Autorizatia isi pierde valabilitatea, daca nu este reinnoita sau daca ulterior se constata abateri fata de conditiile contractuale sau fata de procedurile de auditare. Dreptul de suspendare a autorizatiei revine Directiei porturilor si navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor.
3. Cerinte privind competenta auditorilor care efectueaza auditul initial si auditul pentru reinnoirea certificatelor
3.1. Pentru a estima in intregime daca compania sau nava indeplineste cerintele Codului I.S.M., in plus fata de competenta de baza afirmata, personalul care urmeaza sa realizeze auditurile initiale sau auditurile pentru reinnoirea documentelor de conformitate sau a certificatelor de management al sigurantei (S.M.C.) trebuie sa aiba competenta:
1. de a determina daca elementele sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) se conformeaza sau nu cerintelor Codului I.S.M.;
2. de a determina eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) companiei sau a navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile si reglementarile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspectiilor statutare si de clasificare;
3. de a estima eficienta sistemului de management al sigurantei, in asigurarea conformitatii cu alte reguli si reglementari care nu sunt cuprinse in inspectiile statutare si de clasificare, si de a avea posibilitatea verificarii conformitatii cu aceste reguli si reglementari;
4. de a aprecia daca practicile recomandate de Organizatia Maritima Internationala (I.M.O.), Administratie, societatile de clasificare si de organizatiile industriei maritime au fost luate in considerare.
3.2. De asemenea, auditorii trebuie sa demonstreze participarea, in calitate de asistenti sau membri ai echipei de audit, la cel putin cinci audituri, conform cerintelor Codului I.S.M., dintre care doua trebuie sa fie audituri initiale sau pentru reinnoirea certificatelor complete atat la companie, cat si la bordul navelor. In cazul in care auditorul a efectuat trei sau mai multe audituri conform standardelor internationale de asigurare a calitatii I.S.O., acestea pot fi echivalate la stabilirea competentei, dar numai intr-un numar de maximum trei, urmand a efectua doua audituri conform Codului I.S.M., complete atat la companie, cat si la bordul navelor, in calitate de asistent sau de membru al unei echipe de audit.
4. Cerinte privind competenta auditorilor-sefi (lead auditor)
4.1. In cazul in care activitatea de audit nu poate fi realizata de un auditor impreuna cu asistentii sai, aceasta competenta poate fi realizata de echipe de auditori, care, impreuna, au competenta deplina necesara. In acest caz, echipele sunt conduse de un auditor-sef (lead auditor), care trebuie sa posede certificare corespunzatoare, recunoscuta international si agreata de Administratie. In afara conditiilor mentionate la pct. 2 si 3, auditorul-sef (lead auditor) trebuie sa aiba efectuate cel putin doua audituri initiale sau pentru reinnoirea certificatelor, complete, atat la companii cat si la bordul navelor, in conformitate cu Codul I.S.M.
5. Standarde minime pentru organizatiile autorizate de Administratie pentru efectuarea auditurilor si eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau pentru verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale.
O organizatie poate fi autorizata de Administratie pentru efectuarea auditului extern si eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau pentru verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale, daca intruneste un numar de conditii minime, pentru care organizatia trebuie sa prezinte informatii complete si fundamentate.
Pentru autorizarea de catre Administratie, organizatia trebuie sa demonstreze dimensiunea, structura, experienta si capacitatea sa.
5.1. In scopul delegarii autoritatii, prin contract de reprezentare, de a realiza servicii de auditare sau verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale, organizatia trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
1. sa aiba un corp de auditori cu certificare si recunoastere internationala pentru efectuarea auditului sau pentru verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale;
2. sa permita participarea reprezentantilor Administratiei la verificari de confirmare si de atestare;
3. sa functioneze cu:
- un important suport tehnic, de conducere si de personal, avand capacitatea dezvoltarii si intretinerii activitatii de audit si de verificare tehnica si certificare conform conventiilor internationale;
- un personal calificat, care sa satisfaca corespunzator cerintele de serviciu in teritoriu si locale;
4. sa fie guvernata de principii de comportare etica, principii care sa fie continute intr-un cod de etica, in scopul asigurarii celor mai bune realizari in serviciu, prin recunoasterea responsabilitatilor datorate delegarii autoritatii si prin pastrarea confidentialitatii informatiilor primite;
5. sa demonstreze competenta tehnica, administrativa si manageriala si capacitatea de a asigura furnizarea de servicii de calitate si de actualitate;
6. sa fie pregatita sa furnizeze informatii relevante Administratiei;
7. conducerea organizatiei trebuie sa defineasca politica si obiectivele ei, angajamentul sau pentru asigurarea calitatii si sa garanteze ca aceasta politica este inteleasa, implementata si mentinuta la toate nivelurile organizatiei;
8. sa dezvolte, sa implementeze si sa mentina un sistem intern propriu, efectiv, de asigurare a calitatii, bazat pe partile adecvate ale standardelor internationale de calitate recunoscute, cum ar fi Standardul ISO seria 9000, care sa indeplineasca urmatoarele cerinte:
- responsabilitatile, autoritatea si interelatiile personalului a carui munca influenteaza calitatea serviciilor organizatiei sa fie definite si documente;
- toate activitatile trebuie sa fie aduse la indeplinire in conditii de control;
- sistemul de supervizare, care monitorizeaza actiunile, sa fie pus in aplicare si aceasta activitate sa fie continuu indeplinita de catre organizatie;
- sa fie implementat sistemul de calificare si actualizare continua a cunostintelor si/sau ale auditorilor;
- inregistrarile facute in timpul auditurilor si inspectiilor trebuie sa fie pastrate, pentru demonstrarea realizarii cerintelor articolelor din standarde si a serviciilor specializate privind exploatarea corespunzatoare a sistemului calitatii;
- sa fie implementat si sa functioneze un cuprinzator sistem de planificare si documentare a auditurilor interne, legate de calitatea activitatii in toate sectoarele;
9. sa fi fost supusa unei certificari a sistemului sau de asigurare a calitatii de catre un organ independent de auditori, recunoscut de Administratie.
5.2. Organizatia recunoscuta va primi autorizatia numai dupa ce va incheia cu Ministerul Transporturilor un contract de reprezentare, in care se vor stipula urmatoarele:
1. tipurile de activitati pentru care este valabila autorizatia, audit conform Codului ISM, eliberarea certificatului de management al sigurantei interimar, verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale;
2. angajamentul organizatiei recunoscute de a nu se implica in managementul sau in administrarea companiilor de navigatie sau a navelor;
3. respectarea de catre organizatia recunoscuta a conditiilor mentionate la pct. 5.1.
Continutul contractului de reprezentare va urmari respectarea legislatiei romanesti in vigoare, precum si prevederile inscrise in Rezolutia A 739 a Organizatiei Maritime Internationale (I.M.O.).
5.3. Autorizatia se elibereaza pentru o perioada de maximum 5 ani, urmand a fi prelungita la cerere. Durata de valabilitate a autorizatiei va fi aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.
5.4. Autorizatia poate fi anulata numai de catre Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime si isi pierde valabilitatea, daca nu este reinnoita la timp sau daca se constata nerespectarea conditiilor contractuale.
5.5. Pentru efectuarea auditurilor, organizatiile recunoscute vor putea utiliza personal propriu sau auditori independenti, in functie de fiecare situatie concreta. Pentru efectuarea auditului initial al companiilor si al navelor vor fi folositi numai auditori proprii avand statut de angajat permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi si auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea intotdeauna in vedere respectarea cerintelor inscrise la pct. 2, 3 si 4 din prezentele norme metodologice.
-------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
