Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
NORME din 14 aprilie 2010 privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori,reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari
EMITENT: COMISIA DE SUPRAVEGHERE A ASIGURARILOR PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 264 din 22 aprilie 2010
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
În vederea pãstrãrii în mod corespunzãtor a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel încât acestea sã poatã fi prezentate la solicitarea Comisiei de Supraveghere a Asigurãrilor, precum şi în scopul protejãrii drepturilor asiguraţilor şi al promovãrii stabilitãţii activitãţii de asigurare în România, se emit prezentele norme, care au ca obiect organizarea activitãţii de arhivã la asigurãtori, reasigurãtori şi intermediari în asigurãri şi/sau în reasigurãri.
ART. 2
Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri rãspund prin intermediul conducerii executive de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, pãstrarea şi folosirea documentelor create şi deţinute, în condiţiile prevederilor <>Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, ale <>Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã şi ale prezentelor norme.
ART. 3
Termenii şi expresiile utilizate în prezentele norme au semnificaţiile prevãzute în <>Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurãrilor, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, în <>Legea nr. 136/1995 privind asigurãrile şi reasigurãrile în România, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, în <>Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiarã şi falimentul societãţilor de asigurare şi în normele emise în aplicarea acestora, precum şi în legislaţia specificã privind activitatea de arhivã.
CAP. II
Obligaţiile asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri
ART. 4
Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri au obligaţia de a crea şi de a deţine documente care sã ateste întreaga lor activitate.
ART. 5
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.
(2) Înregistrarea documentelor se va face într-un registru de evidenţã a intrãrilor-ieşirilor, în mod cronologic, în ordinea primirii şi ieşirii, fãrã ca numerele de înregistrare atribuite documentelor sã se repete.
(3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie ale fiecãrui an.
ART. 6
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri au obligaţia de a înfiinţa, conform prevederilor legale, compartimente de arhivã sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivã, în funcţie de complexitatea, valoarea şi cantitatea documentelor pe care le creeazã sau le deţin.
(2) Compartimentele de arhivã/Persoanele responsabile cu problemele de arhivã au urmãtoarele obligaţii:
a) sã coordoneze şi sã rãspundã de activitatea arhivisticã din cadrul asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri, în conformitate cu prevederile legislaţiei arhivistice în vigoare;
b) sã organizeze primirea şi arhivarea documentelor de la structurile asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri pe bazã de proces-verbal şi inventare, întocmite conform legislaţiei în vigoare;
c) sã propunã componenţa Comisiei de selecţionare a documentelor şi sã o convoace în vederea analizãrii documentelor cu termen de pãstrare expirat şi care pot fi propuse spre eliminare; sã întocmeascã formele prevãzute de lege pentru confirmarea lucrãrii de selecţionare de cãtre Arhivele Naţionale;
d) sã iniţieze şi sã organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri şi sã îl actualizeze periodic; sã asigure legãtura cu Arhivele Naţionale în vederea verificãrii şi confirmãrii nomenclatorului şi sã urmãreascã modul de aplicare a acestuia de cãtre structurile asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri;
e) sã întocmeascã inventare pentru documentele fãrã evidenţã aflate în depozit;
f) sã asigure evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivã, pe baza registrelor specifice;
g) sã cerceteze documentele din depozit în vederea eliberãrii documentelor solicitate de cetãţeni (asiguraţi, pãgubiţi, angajaţi etc.), în conformitate cu legislaţia arhivisticã în vigoare;
h) sã punã la dispoziţie pe bazã de semnãturã şi sã ţinã evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire sã verifice integritatea documentului împrumutat;
i) sã organizeze depozitul de arhivã dupã criterii prealabil stabilite, conform prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare; sã solicite conducerii asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri dotarea corespunzãtoare a depozitelor, potrivit prevederilor art. 11 alin. (2), sã informeze conducerea acestora şi sã propunã mãsuri în vederea asigurãrii condiţiilor corespunzãtoare de pãstrare şi conservare a arhivei;
j) sã punã la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuãrii acţiunilor de control privind situaţia arhivelor la creatori;
k) sã pregãteascã documentele cu valoare istoricã şi inventarele acestora, în vederea predãrii lor la Arhivele Naţionale, conform legislaţiei arhivistice în vigoare.
(3) Compartimentele de arhivã/Persoanele desemnate responsabile cu problemele de arhivã rãspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, pãstrarea şi folosirea documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societãţii.
ART. 7
Fiecare asigurãtor, reasigurãtor şi intermediar în asigurãri şi/sau în reasigurãri are obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societãţii, care va fi transmis spre avizare Comisiei de Supraveghere a Asigurãrilor şi supus aprobãrii Arhivelor Naţionale.
ART. 8
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri au obligaţia de a inventaria documentele şi de a le preda compartimentului de arhivã.
(2) Documentele se grupeazã în dosare, potrivit problematicii şi termenelor de pãstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhivã se efectueazã pe bazã de inventare şi procese-verbale de predareprimire.
(4) În cadrul compartimentului de arhivã, asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri vor organiza depozitul de arhivã.
(5) Pânã la predarea la compartimentul de arhivã a documentelor, se va întocmi o evidenţã provizorie a acestora, pe suport electronic şi pe suport hârtie, cu obligativitatea actualizãrii acesteia periodic.
ART. 9
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri au obligaţia de a întocmi evidenţa dosarelor depuse la depozitul de arhivã, respectiv a documentelor scoase din depozit.
(2) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri sunt obligaţi sã pãstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzãtoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradãrii ori sustragerii.
(3) Evidenţa tuturor intrãrilor şi ieşirilor de unitãţi arhivistice din depozit se ţine pe baza Registrului de evidenţã a intrãrilor-ieşirilor unitãţilor arhivistice. În evidenţa informaticã a unitãţilor arhivistice urmeazã a fi pãstrate în mod obligatoriu urmãtoarele informaţii: codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritorialã emitentã a documentului, numãrul documentului.
(4) În cazul în care un asigurãtor, reasigurãtor şi intermediar în asigurãri şi/sau în reasigurãri intenţioneazã sã scoatã dosare din evidenţa arhivei, în vederea selecţionãrii, transferului cãtre un alt asigurãtor, reasigurãtor şi intermediar în asigurãri şi/sau în reasigurãri, transferului în alt depozit de arhivã sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitãţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlãturat, operaţiunea se va efectua cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurãrilor.
CAP. III
Pãstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivã
ART. 10
Sediile sociale şi sediile secundare ale asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri vor fi prevãzute cu spaţii special amenajate pentru pãstrarea arhivei.
ART. 11
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri au obligaţia de a organiza depozitul de arhivã, conform legii.
(2) Depozitul de arhivã va fi dotat, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pãstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparaturã specificã de urmãrire şi asigurare a microclimatului şi de control al accesului în depozit.
ART. 12
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri vor depune spre pãstrare permanentã la Arhivele Naţionale sau, dupã caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(2) Dosarele de daunã, împreunã cu evidenţa completã a acestora, precum şi evidenţele tehnico-operative şi contabile aferente acestor dosare se pãstreazã în arhiva asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri timp de 7 ani.
(3) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurãrilor de viaţã, precum şi orice alte rapoarte prevãzute de <>Legea nr. 32/2000 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, de <>Legea nr. 503/2004 , precum şi de normele emise în aplicarea acestora, registrul special al activelor admise sã acopere rezervele tehnice, raportãrile financiare transmise cãtre Comisia de Supraveghere a Asigurãrilor, precum şi situaţiile financiare anuale se pãstreazã în arhiva asigurãtorilor, reasigurãtorilor şi intermediarilor în asigurãri şi/sau în reasigurãri timp de 10 ani.
(4) Documentele cu valoare practicã în baza cãrora se elibereazã copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale asiguraţilor vor fi pãstrate de cãtre asigurãtori, reasigurãtori şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri.
(5) Asigurãtorii şi reasigurãtorii împotriva cãrora s-a deschis procedura falimentului sunt obligaţi sã predea Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale documentele în baza cãrora se elibereazã copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurãri sociale ale personalului.
ART. 13
(1) Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri pot pãstra arhiva la sediile sociale şi la sediile secundare sau o pot încredinţa spre pãstrare unei societãţi autorizate sã presteze servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor <>Legii nr. 16/1996 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi ale <>Legii nr. 135/2007 , cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurãrilor, indicând societatea respectivã şi datele sale de contact.
(2) Societatea autorizatã sã presteze servicii de arhivare menţionatã la alin. (1) trebuie sã respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum şi condiţiile prevãzute la art. 11 alin. (2).
CAP. IV
Dispoziţii finale
ART. 14
Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri care îşi înceteazã activitatea au obligaţia sã dispunã mãsuri pentru pãstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile prevãzute de prezentele norme, şi sã comunice Comisiei de Supraveghere a Asigurãrilor adresa unde se aflã arhiva societãţii, precum şi datele de identificare şi de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.
ART. 15
Asigurãtorii, reasigurãtorii şi intermediarii în asigurãri şi/sau în reasigurãri sunt obligaţi sã ia toate mãsurile în vederea organizãrii activitãţii de arhivã, în termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme.
ART. 16
Nerespectarea în orice mod a dispoziţiilor prezentelor norme se sancţioneazã de cãtre Comisia de Supraveghere a Asigurãrilor în condiţiile şi potrivit prevederilor <>art. 39 din Legea nr. 32/2000 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
___________
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
