Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
Email RSS Trimite prin Yahoo Messenger pagina:   GHID DE ACHIZITII din 17 septembrie 2004 (*republicata*)  pentru proiecte finantate de FRDS    Twitter Facebook
Cautare document

GHID DE ACHIZITII din 17 septembrie 2004 (*republicata*) pentru proiecte finantate de FRDS

EMITENT: FONDUL ROMAN DE DEZVOLTARE SOCIALA
PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 1.019 din 21 decembrie 2006
Partea 1 - Proceduri de achiziţii*)

*) Republicat în temeiul art. 2 din <>Hotãrârea Consiliului director al Fondului Român de Dezvoltare Socialã nr. 6.a/III/2006 .
Ghidul de achiziţii pentru proiecte finanţate de FRDS - Partea 1 - Proceduri de achiziţii a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.065 din 17 noiembrie 2004 prin Hotãrârea Consiliului director al Fondului Român de Dezvoltare Socialã nr. 10/V/2004 şi a mai fost modificat prin <>Hotãrârea Consiliului director al Fondului Român de Dezvoltare Socialã nr. 6.a/III/2006 , reprodusã la pag. 1-6.

CAP. 1
Introducere

1.1. Generalitãţi
1.1.1. Acest "Ghid de achiziţii" este un îndrumãtor pentru aplicarea diverselor metode de achiziţii, fiind conform cu procedurile în materie ale Bãncii Mondiale, obligatorii pentru beneficiarii împrumuturilor BIRD, şi anume: "GUIDELINES-PROCUREMENT" (May 2004) şi "GUIDELINES-SELECTION AND EMPLOYMENT OF CONSULTANTS" (May 2004) ce pot fi consultate pe pagina de web - http//www.worldbank.org. aplicabile proiectelor cu finanţare BIRD (Banca), şi cu urmãtoarele documente:
- <>Legea nr. 129/1998 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Fondului Român de Dezvoltare Socialã, republicatã, cu modificãrile ulterioare;
- Acordurile de împrumut semnate între România şi BIRD, prin care Fondul Român de Dezvoltare Socialã a fost desemnat ca agenţie de implementare;
- Manualele de operare utilizate de cãtre Fond pentru implementarea programelor în care a fost desemnat ca agenţie de implementare.
1.1.2. Procedurile de achiziţii ale Fondului Român de Dezvoltare Socialã (Fond) sunt obligatorii pentru beneficiarii de granturi. Toate celelalte prevederi ale legilor în vigoare în România sunt aplicabile, dacã prevederile acestora nu contravin prevederilor din acordurile internaţionale în baza cãrora este implementat un Proiect.

CAP. 2
Ghidul de achiziţii

2.1. Ghidul de achiziţii al Fondului
2.1.1. Scopul principal al acestui îndrumãtor este de a informa toţi beneficiarii de granturi interesaţi şi partenerii de lucru ai acestora sau ai Fondului asupra modului de organizare a achiziţiilor de bunuri şi de lucrãri, precum şi de selecţie şi angajare a consultanţilor pentru aceste proiecte. Acest îndrumãtor este, de asemenea, şi un instrument de instruire şi pregãtire a personalului angajat şi a colaboratorilor, pentru Proiectul FRDS.
2.1.2. Rolul Fondului este sã se asigure, prin rapoartele cu privire la stadiul unui Proiect, prin supervizarea fizicã pe teren şi prin avizãrile prealabile şi cele ulterioare, asupra modului în care s-au efectuat achiziţiile de cãtre beneficiarii Proiectului şi cã fondurile au fost utilizate cu încadrarea în angajamentele iniţiale, cu economicitate şi eficienţã, iar contractele au fost încredinţate într-o manierã transparentã şi corectã. Pentru aceasta, Fondul organizeazã programe de instruire cu reprezentanţii beneficiarilor şi cu oricare alte persoane interesate sã asiste (reprezentanţi ai autoritãţilor locale, contractori, parteneri).
2.1.3. Principalele materiale utilizate ca suport pentru elaborarea acestui îndrumãtor sunt:
- Liniile directoare ale Bãncii Mondiale, "WB Guidelines" menţionate mai sus, şi documentele standardizate corespondente;
- "Manualul privind achiziţiile de valori foarte mici derulate în cadrul granturilor mici finanţate de Banca Mondialã" (Final draft: N. Khan, 16 octombrie 2001, revizuit septembrie 2005);
- "Achiziţii de lucrãri simple, de valoare micã, cu duratã scurtã şi risc redus" (Documente standardizate de ofertare, Ediţie pilot, septembrie 2000) recomandat de Jean Jack Raoul.
2.1.4. Autorul a încercat sã ţinã seama de toate aspectele legale privind prevederile în materie de achiziţii ale finanţatorului (BIRD) şi normele de achiziţii publice ale cofinanţatorului (Guvernul României), sã le ajusteze şi sã le facã mai simple pentru beneficiarii Fondului, luând în considerare capacitatea lor de a coordona astfel de activitãţi, experienţa şi practica Fondului, precum şi lecţiile învãţate în timpul implementãrii. FRDS mulţumeşte, pentru sprijinul acordat la elaborarea acestui ghid, dlui Vlad Krasikov, coordonatorul specialist în achiziţii al Bãncii Mondiale pentru zona Europei şi Asiei Centrale, dnei Benedicta Oliveros Miranda, specialist în achiziţii al Bãncii Mondiale, şi tuturor colaboratorilor care au fãcut propuneri de îmbunãtãţire.
2.2. Utilizarea Ghidului de achiziţii
2.2.1. Ghidul cuprinde 2 (douã) pãrţi:
Partea 1. - Proceduri de achiziţii - cuprinde prevederi legale, modul de identificare a necesarului de bunuri, lucrãri şi servicii în cadrul granturilor, roluri şi responsabilitãţi ale beneficiarilor de granturi, precum şi metodele de achiziţii aplicabile, descrise pas cu pas.
Partea a 2-a. - Modele şi formulare FRDS - cuprinde modele de "Invitaţie la cotaţie", pentru bunuri; formulare FRDS de "Documente de ofertare", pentru lucrãri; formulare FRDS de "Cerere de propuneri", pentru servicii de consultanţã, şi formulare de evaluare.
2.2.2. Banca a acceptat aplicarea acestor proceduri simplificate cu condiţia ca obiectivele Proiectului sã fie atinse. Pentru aceste proceduri, atât Banca cât şi Fondul au stabilit cerinţe procedurale minimale în scopul asigurãrii economicitãţii şi eficienţei, cu condiţia supervizãrii periodice şi prin verificarea ulterioarã a fazelor relevante ale proceselor de achiziţii.
2.2.3. A doua parte a Ghidului a fost elaboratã în conformitate cu prevederile Liniilor directoare şi documentelor standardizate ale Bãncii Mondiale, fiind luate în considerare urmãtoarele metode: "Achiziţii cu participare comunitarã" pentru bunuri şi lucrãri, "Selecţie la preţul cel mai mic" pentru servicii de consultanţã (firme) şi "Selecţia consultanţilor individuali" pentru servicii prestate de specialişti (persoane fizice), adaptate subproiectelor finanţate de Fond şi capacitãţii beneficiarilor de a conduce astfel de activitãţi.
2.3. Rãspunderile Beneficiarului
2.3.1. Activitatea de achiziţii este una dintre cele mai importante în cadrul implementãrii proiectului. Beneficiarii de granturi FRDS (grupuri comunitare, ONG-uri sau grupuri productive) trebuie sã se conformeze acestor proceduri, fiind singurii responsabili pentru achiziţiile fãcute în cadrul unui subproiect. Prevederile descrise sunt aplicabile atât pentru beneficiari, cât şi pentru oricare alte persoane aflate în relaţii contractuale sau de colaborare cu beneficiarii. Beneficiarii Fondului vor utiliza modelele şi formularele FRDS aplicabile, cu modificãri minime, acceptate de FRDS, dupã caz. Orice modificare la formularele obligatorii se face numai sub formã de anexã.
2.3.2. Succesul implementãrii unui subproiect (proiect) depinde, în principal, de:
- Implicarea membrilor comunitãţii/grupului în toate fazele de implementare;
- Capacitatea de organizare şi conducere a proiectului de cãtre comunitate;
- Încrederea oamenilor în ei înşişi şi în ceea ce vor sã realizeze;
- O definire precisã a proiectului finanţat şi a componentelor acestuia;
- Finalizarea activitãţilor în termenul prevãzut în Acordul de grant;
- Folosirea fondurilor primite numai pentru proiect;
- Respectarea angajamentelor privind contribuţia comunitãţii la implementarea proiectului;
- Folosirea materialelor locale (cu respectarea cerinţelor de calitate);
- Utilizarea cunoştinţelor şi a forţei de muncã locale, corespunzãtor standardelor tehnologice;
- Verificarea stadiului contractelor, a cantitãţilor cerute şi a nivelului calitativ;
- Îndeplinirea standardelor de calitate pentru toate activitãţile desfãşurate.
2.3.3. De aceea, beneficiarii vor avea grijã:
- Sã estimeze costurile pentru toate achiziţiile necesare în cadrul fiecãrui contract, prin utilizarea Bazei de date a Fondului, asigurându-se cã aceste costuri nu depãşesc Bugetul aprobat;
- Sã întocmeascã Planul de achiziţii;
- Sã utilizeze pentru fiecare achiziţie metoda aplicabilã;
- Sã pregãteascã Specificaţiile tehnice, Lista cantitãţilor de lucrãri, precum şi Lista furnizorilor/contractorilor/ consultanţilor, utilizând informaţii din Baza de date a Fondului;
- Sã trimitã invitaţiile, documentele de ofertare şi sã primeascã cotaţiile/propunerile;
- Sã evalueze cotaţiile/preţurile/propunerile primite, alegând cea mai bunã din ele, în conformitate cu metoda aplicabilã;
- Sã încredinţeze şi sã semneze contractul sau sã transmitã comanda;
- Sã verifice documentele referitoare la cantitãţile şi calitatea bunurilor furnizate sau a lucrãrilor executate de contractori ori a rapoartelor/serviciilor prestate de consultanţi;
- Sã facã plãţile şi sã pregãteascã rapoartele periodice cãtre Fond;
- Sã pãstreze (în original) toate documentele proiectului la dispoziţia reprezentanţilor Bãncii, ai Guvernului şi/sau a auditorilor şi coordonatorilor Fondului.

CAP. 3
Planul de achiziţii. Metode aplicabile

3.1. Întocmirea Planului de achiziţii
3.1.1. Acesta este rezultatul planificãrii tuturor activitãţilor necesare pentru implementarea proiectului. Fondul sprijinã Beneficiarul sã schiţeze şi sã elaboreze un Plan de activitãţi şi Planul de achiziţii, în timpul instruirii iniţiale, la negocierea Acordului de grant. Acest plan determinã la rândul sãu Graficul de implementare a proiectului. Planul de achiziţii conţine, pentru un tip obişnuit de proiect, o scurtã descriere a paşilor necesari (din punct de vedere legal, tehnic, financiar şi al costurilor estimate) şi etapele achiziţiilor (datele estimative pentru invitare, primire cotaţii/propuneri, evaluare şi contractare).
3.1.2. Costurile pentru deplasãri, comunicaţii, anunţuri, consumabile de birou, multiplicare documente, taxe, autorizaţii, formulare tipizate pentru contabilitate, organizare de seminarii de lucru etc. pot fi plãtite direct, cu condiţia respectãrii principiilor economicitãţii şi eficienţei.
3.1.3. Planul de achiziţii se bazeazã pe Bugetul aprobat şi pe:
CE trebuie achiziţionat/contractat în vederea atingerii obiectivului, CÂND ar trebui fãcutã achiziţia, CARE sunt principalii paşi pentru fiecare achiziţie şi CÂT va costa fiecare achiziţie.
3.1.4. Pentru pregãtirea Planului de achiziţii trebuie fãcuţi urmãtorii paşi:
- Se întocmeşte lista bunurilor, lucrãrilor şi serviciilor necesare pentru realizarea proiectului;
- Se grupeazã aceste bunuri în liste şi în grupe de contracte, în mod logic;
- Se estimeazã costurile lor pe baza preţurilor din magazine, din cataloage sau din Baza de date pentru preţuri unitare a Fondului. Determinarea acestor preţuri trebuie fãcutã cu maximã grijã;
- Se citeşte cu atenţie acest Ghid de achiziţii pentru a şti care este metoda de achiziţie aplicabilã;
- Se apreciazã durata fiecãrui proces de achiziţie, respectiv data de începere şi de finalizare.
Formatul pentru planul de achiziţii este detaliat la sfârşitul pãrţii 1 a Ghidului.
3.1.5. O achiziţie poate fi iniţiatã numai dacã sunt îndeplinite urmãtoarele condiţii:
- Planul de achiziţii a fost pregãtit conform Bugetului aprobat din Acordul de grant;
- Finanţarea este asiguratã (Acordul de grant a fost semnat de cele douã pãrţi);
- Toate aprobãrile, avizele şi autorizaţiile legale prealabile au fost obţinute; şi
- A fost publicat anunţul privind achiziţiile necesare din cadrul Grantului (proiectului).
3.2. Metode aplicabile de achiziţii
3.2.1. Principiile de bazã în aplicarea procedurilor de achiziţii cu Participare Comunitarã sunt:
- Economicitate şi eficienţã;
- Transparenţã şi competiţie liberã;
- Tratament egal pentru toţi candidaţii;
- Confidenţialitate şi corectitudine în procesul de evaluare;
- Încurajarea contractorilor locali.
3.2.2. Metoda de achiziţie aplicabilã reprezintã suma tuturor regulilor care trebuie respectate pentru a alege furnizorul/contractorul/consultantul şi pentru a-i încredinţa comanda/ contractul. Pentru achiziţiile efectuate de Beneficiarii Fondului este obligatoriu sã:
- Se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri obţinute de la 3 (trei) furnizori - pentru bunuri;
- Se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri obţinute de la 3 (trei) contractori calificaţi - pentru lucrãri;
- Se compare cel puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate - pentru consultanţã individualã;
şi este recomandat sã:
Se evalueze cel puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate - pentru servicii.
3.2.3. Metodele aplicabile detaliate în acest Ghid sunt urmãtoarele:
- Pentru achiziţii de bunuri - metoda aplicabilã este "Achiziţie Localã" (AL)*i);
- Pentru achiziţii de lucrãri - metoda aplicabilã este "Lucrãri Mici" (LM)*ii);
- Pentru servicii de consultanţã prestate de o firmã - metoda aplicabilã este "Selecţie la Preţul cel mai Mic" (SPM);
-----------
*) AL*i) şi LM*ii) nu mai sunt metode prevãzute în Liniile directoare ale Bãncii, dar sunt prezentate aici în scopul specific al Manualului de Operare.

- Pentru angajarea consultanţilor individuali, precum: inspector/contabil/expert/asistent instructor/îndrumãtor - metoda aplicabilã este "Selecţia Consultanţilor Individuali" (SCI).

Tabelul de mai jos conţine metodele aplicabile în funcţie de tipul de achiziţie.


────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Metoda achiziţie*1) AL LM SPM SCI
Tip achiziţie
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
BUNURI DA
LUCRĂRI DA
SERVICII - consultanţã DA DA
────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────



CAP. 4
Metodele de achiziţii. Paşii

4.1. Pentru BUNURI
4.1.1. "Achiziţie Localã" (AL - valoare < 5.000 US$, echivalent)
Aceastã metodã va fi utilizatã pentru achiziţia "de pe raft" (din magazine) a unor bunuri sau produse standardizate, disponibile la câţiva furnizori din ţarã sau importate (numai din ţãri eligibile ale Bãncii Mondiale) şi livrate de cãtre furnizori locali. Este obligatoriu sã se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri, corespunzãtoare aceloraşi bunuri sau aceleiaşi liste de bunuri. Va fi selectat furnizorul având preţul total evaluat cel mai mic*2), dacã a rãspuns substanţial cerinţelor.
Metoda presupune urmãtorii paşi:
- Se stabilesc tipul şi unitatea de mãsurã pentru fiecare echipament cerut şi termenul de livrare;
- Se pregãteşte o Listã de furnizori disponibili, suficient de mare (conform punctului 5.6.1.) pentru a realiza o bunã competiţie şi pentru a asigura primirea a cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri;
- Se obţin şi se înregistreazã informaţii în legãturã cu posibilitatea achiziţionãrii acestor bunuri (studiind magazinele din zonã);
- Se obţin broşuri/cataloage şi liste de preţuri de la furnizori, fie personal, fie telefonic;
- Se iau în considerare calitatea bunurilor, dacã acestea sunt în stoc şi cât vor fi costurile finale;
- Se comparã preţurile;
- Preţurile pot fi chiar negociate, dacã se constatã cã acestea sunt mai mari decât preţurile unitare de referinţã din baza de date (FRDS) sau decât preţurile de pe piaţã;
- Se pregãteşte un scurt Raport de evaluare*3) arãtând numele furnizorilor şi preţurile obţinute de la ei şi justificând alegerea câştigãtorului;
- Comisia de evaluare predã reprezentantului Beneficiarului Raportul de evaluare recomandând cel mai bun furnizor;
- Reprezentantul Beneficiarului recepţioneazã bunurile de la furnizor, preia chitanţa şi factura;
- Toate documentele achiziţiei se pãstreazã în dosar.
4.1.2. "Achiziţie Localã"
(AL - bunuri sau pachete de bunuri cu valoare ≥ 5.000 US$, echivalent)
Aceastã metodã se aplicã în cazul unui bun sau al unui pachet de bunuri necesare a se achiziţiona de la diverşi furnizori, dacã valoarea totalã a acestora este egalã cu sau depãşeşte echivalentul a 5.000 US$. Este obligatoriu sã se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii corespunzãtoare. Furnizorul care are preţul total evaluat cel mai mic*4) şi asigurã livrarea bunului sau a întregului pachet de bunuri, rãspunzând substanţial termenelor şi condiţiilor cerute, va fi selectat.
Metoda "Achiziţie Localã" presupune urmãtorii paşi:
- Se pregãtesc "Specificaţiile Tehnice", sub îndrumarea unui specialist (dacã este cazul);
- Se pregãteşte o Listã de furnizori disponibili, suficient de mare (conform punctului 5.6.1.) pentru a realiza o bunã competiţie şi pentru a asigura primirea a cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri;
- Se stabileşte termenul limitã de livrare a bunurilor;
- Se pregãteşte "Invitaţia la cotaţie"*5);
- Se transmite furnizorilor "Invitaţia la cotaţie", cu confirmarea participãrii a cel puţin 3 (trei);
- Se primesc şi se înregistreazã cotaţiile primite, la un termen limitã;
- Se întocmeşte Raportul de evaluare*6) şi se face recomandarea de încredinţare a contractului care se predã Beneficiarului;
- Reprezentantul Beneficiarului finalizeazã formularul de Comandã, Termenele şi condiţiile de livrare şi le transmite furnizorului ales;
- Pânã la încredinţarea comenzii, procesul de evaluare rãmâne confidenţial;
- Bunurile primite se verificã şi se recepţioneazã*7), plata fãcându-se conform comenzii.
- Toate documentele achiziţiei se pãstreazã în dosar.
4.2. Pentru LUCRĂRI
4.2.1. "Lucrãri Mici"
(LM - lucrãri foarte simple cu valoare < 5.000 US$, echivalent)
Metoda se aplicã în cazul contractãrii unor lucrãri simple şi de volum redus*8), precum micile reparaţii/accesorii la construcţii sau instalaţii. Este obligatoriu a se evalua şi compara cel puţin 3 (trei) preţuri obţinute de la 3 (trei) ofertanţi calificaţi. Firma care solicitã preţul total*9) evaluat cel mai mic pentru întreaga Listã a cantitãţilor de lucrãri va fi selectatã.
Metoda presupune urmãtorii paşi:
- Se pregãteşte "Lista cantitãţilor de lucrãri" (precum şi desenele şi specificaţiile tehnice) şi un "Grafic de activitãţi*10" corespunzãtor, sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;
- Se stabileşte termenul de finalizare a lucrãrilor;
- Se pregãteşte o Listã de contractori calificaţi şi "Invitaţia la cotaţie"*11);
- Se transmite "Invitaţia la cotaţie" câtorva contractori, astfel încât sã existe confirmarea participãrii a cel puţin 3 (trei);
- Se viziteazã amplasamentul investiţiei împreunã cu contractorii;
- Se primesc şi se înregistreazã cotaţiile primite, la un termen limitã;
- Se poate utiliza Baza de date (preţuri unitare) a FRDS pentru compararea şi verificarea cotaţiilor primite;
- Se pregãteşte Raportul de Evaluare*12) arãtând numele contractorilor, clasamentul preţurilor, termenul de finalizare şi justificând alegerea câştigãtorului;
- Se predã Beneficiarului Raportul de evaluare;
- Reprezentanţii Beneficiarului semneazã "Contract de execuţie lucrãri - sumã fixã" (contract tip FRDS) cu câştigãtorul;
- Se plãtesc numai lucrãrile executate, certificate corespunzãtor, conform cu Graficul de activitãţi;
- Toate documentele achiziţiei se pãstreazã în dosar.
4.2.2. "Lucrãri Mici"
(LM - lucrãri foarte simple cu valoare ≥ 5.000 US$, echivalent)
Metoda se aplicã în cazul contractãrii unor lucrãri noi de construcţii sau de instalaţii sau pentru reabilitarea unora existente. Este obligatoriu a se compara cel puţin 3 (trei) preţuri obţinute de la 3 (trei) ofertanţi calificaţi. Firma care are preţul total evaluat*13) cel mai mic va fi selectatã.
Metoda presupune urmãtorii paşi:
- Se pregãteşte "Lista cantitãţilor de lucrãri" (precum şi specificaţiile tehnice şi desenele*14), sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;
- Se pregãteşte o Listã de contractori calificaţi, cel puţin 7 (şapte), din Baza de date FRDS (Lista contractorilor*15);
- Se pregãteşte "Invitaţia la cotaţie" şi "Documentele de ofertare"*16);
- Se transmite "Invitaţia la cotaţie" contractorilor din listã, cu confirmare de participare, asigurând depunerea a cel puţin 3 (trei) oferte;
- Se viziteazã amplasamentul lucrãrii împreunã cu contractorii;
- Se înregistreazã ofertele, la un termen limitã (datã şi orã), şi se face deschiderea publicã a acestora la data, ora şi adresa indicate în invitaţie;
- Se completeazã şi se înregistreazã "Minuta la deschidere";
- Se pregãteşte Raportul de Evaluare*17), fãcând recomandarea de încredinţare a contractului;
- Comisia de evaluare predã Beneficiarului Raportul de evaluare;
- Pânã la încredinţarea contractului procesul de evaluare rãmâne confidenţial;
- Reprezentanţii Beneficiarului semneazã "Contract de execuţie lucrãri cu preţuri unitare fixe" numai dupã obţinerea avizului prealabil de la FRDS;
- Contractorul va fi sprijinit sã demareze lucrãrile;
- Pata contractorului se face pe baza situaţiilor de platã certificate*18), dupã primirea facturii;
- Toate documentele achiziţiei se pãstreazã în dosar.
4.3. Pentru SERVICII de CONSULTANŢĂ:
4.3.1. "Selecţie la preţul cel mai mic" (SPM)
Metoda se aplicã pentru angajarea unor servicii de consultanţã care pot fi prestate de cãtre o firmã sau de cãtre o asociere dintre consultanţi individuali cu o firmã privatã, servicii care nu pot fi realizate de un singur specialist. Este recomandat sã se evalueze cel puţin 3 (trei) propuneri. Firma/Asocierea care are preţul total evaluat*19) cel mai mic şi care a obţinut cel puţin scorul tehnic minim va fi selectatã.
Metoda se utilizeazã pentru selectarea unei echipe de specialişti care sã presteze servicii de consultanţã de rutinã pentru care existã norme şi standarde în vigoare şi practici curente (proiectare interdisciplinarã pentru lucrãri inginereşti fãrã grad mare de complexitate), cu valoare micã de contract.
De regulã, aceste servicii sunt executate de mai mulţi specialişti, şi anume:
- Pentru elaborarea unui "Proiect tehnic" cu caracter agroindustrial, inclusiv tehnologia de fabricaţie pentru produse simple, specificaţiile tehnice corespunzãtoare utilajelor necesare, a construcţiilor şi instalaţiilor aferente tehnologiei etc. (specific subproiectelor AGV), echipa poate fi formatã din: Tehnolog de specialitate; Inginer proiectant construcţii agroindustriale; Inginer proiectant instalaţii; Arhitect.
- Pentru elaborarea unui "Proiect tehnic" cu caracter civil, respectiv pentru construirea unei clãdiri, a unui drum, a unui pod, a unui mic sistem de alimentare cu apã sau reabilitarea unor astfel de construcţii, echipa poate fi formatã din: Arhitect, Inginer proiectant construcţii civile, Inginer proiectant instalaţii (specific unor subproiecte SSC sau MIR); Inginer proiectant de specialitate (construcţii civile; drumuri şi poduri; instalaţii sau construcţii edilitar gospodãreşti sau hidrotehnice etc.), topometrist sau/şi alţi specialişti necesari pentru elaborarea unor studii de bazã obligatorii (geotehnician; hidrogeolog; expert tehnic; expert de mediu ş.a.) în funcţie de tipul şi complexitatea Proiectului.
Metoda presupune urmãtorii paşi:
- Se pregãtesc "Termenii de referinţã şi Scopul serviciilor" şi "Cerere de propuneri"*20);
- Se pregãteşte o Listã scurtã cuprinzând între 3 (trei) şi 6 (şase) firme, din Baza de date*21) a Fondului (Lista proiectanţilor) care se supune aprobãrii Fondului;
- Se transmite "Scrisoarea de invitaţie" şi "Cererea de Propuneri" consultanţilor din Lista scurtã, cu confirmare de participare, asigurând cerinţa ca cel puţin 3 (trei) propuneri sã fie primite;
- Se primesc şi se înregistreazã propunerile tehnice şi financiare, la un termen limitã, şi se deschid propunerile tehnice, pãstrând propunerile financiare nedeschise;
- Se evalueazã*22) propunerile tehnice, stabilindu-se firmele calificate tehnic (care au obţinut cel puţin scorul tehnic minim);
- Se pregãteşte Raportul de evaluare tehnicã, fãcându-se recomandarea de invitare a firmelor calificate pentru deschiderea publicã a propunerilor lor financiare;
- Se predã Raportul de evaluare tehnicã atât Beneficiarului, cât şi reprezentantului Fondului pentru avizare prealabilã;
- Se invitã firmele calificate pentru a participa la deschiderea publicã a propunerilor lor financiare, indicându-le data, ora şi locul de desfãşurare, numai dupã avizul prealabil al Fondului;
- Se deschid public propunerile financiare şi se înregistreazã "Minuta la deschidere";
- Se evalueazã propunerile financiare şi se predã Beneficiarului Raportul de evaluare finalã cu recomandarea de încredinţare a contractului;
- Pânã la încredinţarea contractului, procesul de evaluare este confidenţial;
- Reprezentanţii Beneficiarului semneazã contractul (formular FRDS) numai dupã avizul prealabil al Fondului;
- Consultantul va fi sprijinit sã înceapã activitãţile;
- Plata se va face dupã acceptarea documentelor şi rapoartelor şi dupã primirea facturii;
- Toate documentele achiziţiei se pãstreazã în dosar.
4.3.2. "Selecţia Consultanţilor Individuali" (SCI)
Metoda se aplicã pentru a angaja un consultant individual. Este obligatoriu sã se evalueze cel puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate. Consultantul cel mai bine calificat pentru îndeplinirea sarcinilor va fi selectat şi invitat la negociere.
Metoda presupune urmãtorii paşi:
- Se pregãteşte o fişã a postului ("Termenii de referinţã şi Scopul Serviciilor"), solicitând avizul prealabil al Fondului;
- Se pregãteşte o listã a potenţialilor specialişti, cel puţin 3 (trei);
- Aceştia sunt invitaţi*23) sã îşi exprime interesul şi sã prezinte informaţii în legãturã cu specializarea/calificarea profesionalã şi experienţa anterioarã;
- Se selecteazã consultantul cel mai bine calificat pentru sarcinile de serviciu necesare;
- Se negocieazã termenele şi condiţiile, se înregistreazã "Minuta de negociere";
- Se semneazã contractul;
- Consultantul este sprijinit sã înceapã activitãţile;
- Plata consultantului se face pe baza rapoartelor acceptate şi numai dupã primirea facturii;
- Toate documentele selecţiei se pãstreazã în dosar.
4.4. Achiziţie Contractare/Angajare directã
4.4.1. Metoda cumpãrãrii, contractãrii sau angajãrii directe, fãrã parcurgerea unui proces de selecţie, poate fi aplicatã numai în situaţii excepţionale.
4.4.2. Dacã existã deja un contract pentru bunuri sau lucrãri, încredinţat în conformitate cu procedurile aplicabile ale Fondului, acesta poate fi extins pentru bunuri sau lucrãri de naturã similarã, numai dacã valoarea adãugatã nu depãşeşte 15% din valoarea iniţialã. Fondul (şi Banca) vor accepta aceste situaţii dacã se dovedeşte cã prin organizarea unei noi competiţii nu s-ar putea obţine nici un avantaj şi cã preţurile sunt rezonabile.
4.4.3. Serviciile oferite de un singur consultant pot fi angajate numai dacã se dovedeşte clar cã angajarea acestuia este mai avantajoasã decât organizarea unei competiţii, de exemplu:
(a) Pentru activitãţi care reprezintã o continuare a unor servicii angajate şi prestate anterior de consultant (Beneficiarul trebuie sã solicite firmei pregãtirea unei propuneri tehnice şi financiare pe baza Termenilor de referinţã noi, care vor fi negociaţi);
(b) Atunci cînd este esenţialã o selecţie rapidã (în cazuri de urgenţã);
(c) Pentru contracte de valori foarte mici;
(d) Când numai o singurã entitate (firmã sau consultant individual) este calificat sau are experienţã deosebit de relevantã pentru îndeplinirea angajamentului respectiv.
Justificarea pentru selecţia de la o singurã sursã va fi examinatã de Fond (şi de Bancã) în contextul urmãririi tuturor intereselor Proiectului.
4.4.4. Când, se asemenea:
(a) Existã doar un singur furnizor/contractor/consultant în zona proiectului finanţat şi în zonele vecine şi s-a constatat cã obţinerea unor cotaţii din alte localitãţi ar adãuga sume care ar conduce la costuri mai mari; sau
(b) Cu toate cã Beneficiarul a parcurs toţi paşii ceruţi, fãcând publicitate şi/sau transmiţând multe invitaţii, nu s-au obţinut cel puţin 3 (trei) cotaţii/propuneri.
4.4.5. Solicitarea de contractare directã va fi expediatã la Fond pentru analiza prealabilã. Fondul va analiza toate documentele şi justificãrile şi va solicita analiza prealabilã a Bãncii în conformitate cu condiţiile Acordului de împrumut.
Urmãtorii paşi trebuie urmaţi:
- Se întocmesc documentele şi justificãrile care determinã utilizarea acestei metode;
- Preţul cerut de furnizor/contractor/consultant trebuie sã fie certificat de acesta;
- Beneficiarul de grant transmite Fondului Cererea pentru aprobare.
4.4.6. Dacã argumentele sunt bine fundamentate (dovedind cã Beneficiarul a întreprins toate demersurile posibile), iar costurile sunt comparabile cu preţurile/tarifele medii corespondente din Baza de date a Fondului, aplicarea acestei metode poate fi acceptatã.
4.4.7. Nici un contract de angajare directã nu se va semna fãrã avizul prealabil al Fondului (şi al Bãncii).

CAP. 5
Despre achiziţii - pas cu pas

5.1. Stabilirea Tipului de achiziţie
Un proiect finanţat de Fond presupune achiziţia uneia dintre urmãtoarele categorii:
a. Bunuri
b. Lucrãri
c. Servicii de Consultanţã (Servicii)
a. Bunuri - sunt definite astfel materialele, produsele, bunurile standard, echipamentele de scurtã sau îndelungatã folosinţã, consumabilele etc., care pot fi aprovizionate direct de la producãtori sau de la comercianţi.
b. Lucrãri - sunt definite astfel toate operaţiunile tehnologice necesare pentru edificarea unei construcţii noi sau a unui sistem de instalaţii nou ori pentru repararea unei construcţii existente, pentru consolidarea unui teren, regularizarea unui curs de apã, reabilitarea unui drum sau a unui pod, fiind incluse şi consumurile de materiale, necesarul de forţã de muncã, transporturile şi utilajele aferente şi care, datoritã complexitãţii lor, nu pot fi executate decât de cãtre o firmã calificatã.
c. Servicii de Consultanţã (Servicii) - sunt definite astfel asistenţa şi instruirea acordatã de specialişti şi/sau prestaţiile complexe efectuate de echipe mixte de specialişti, fiecare cu experienţã într-un domeniu specific, cu studii şi cunoştinţe profesionale corespunzãtoare.
5.2. Stabilirea Metodei aplicabile
5.2.1. Ghidul descrie toate metodele şi procedurile de achiziţii pentru toate tipurile de proiecte. Pentru un anume proiect sunt aplicabile numai acele metode şi proceduri adecvate acestuia. Metoda aplicabilã este precizatã în Planul de achiziţii al fiecãrui proiect.
5.2.2. Beneficiarii competiţiilor de granturi vor utiliza, pentru fiecare achiziţie, numai una dintre metode, în funcţie de:
- Tipul achiziţiei (Bunuri/Lucrãri/Servicii)
- Valoarea contractului (cost estimat)
5.3. Stabilirea Comisiei de evaluare
5.3.1. Pentru derularea corectã a procesului de achiziţie, Beneficiarul va numi, prin Decizie, membrii Comisiei de evaluare (de regulã 3 sau 5 persoane).
5.3.2. 3 (trei) persoane vor fi numite pentru evaluarea cotaţiilor de bunuri şi lucrãri a cãror valoare de contract nu depãşeşte 5.000 USD, echivalent. Se recomandã ca specialistul care a pregãtit specificaţiile tehnice sã participe la procesul de evaluare.
5.3.3. 3 (trei) persoane vor fi numite pentru selecţia consultanţilor individuali, dintre acestea cel puţin 2 (douã) fiind foarte bine informate în domeniu.
5.3.4. 5 (cinci) persoane vor fi numite pentru selecţia serviciilor de consultanţã prestate de firme, dintre acestea cel puţin 2 (douã) persoane având un nivel de pregãtire adecvat (în zonele rurale este foarte greu de îndeplinit aceastã cerinţã, de aceea beneficiarul va apela la specialiştii din cadrul autoritãţilor locale sau la "fii" ai satului).
5.3.5. 5 (cinci) persoane vor fi numite în cazul evaluãrii cotaţiilor de bunuri şi lucrãri a cãror valoare este de 5.000 USD, echivalent, sau mai mult. Se recomandã ca specialiştii care au pregãtit specificaţiile tehnice şi inspectorul de şantier sã participe la procesul de evaluare.
5.3.6. Pentru valori foarte mari sau pentru servicii importante, beneficiarul poate solicita asistenţã din partea Fondului în timpul procesului de evaluare.
5.3.7. Principalele responsabilitãţi ale membrilor Comisiei de evaluare, în timpul procesului de evaluare, aşa cum sunt precizate şi în regulamentele româneşti, sunt:
- Sã-şi organizeze propriile întâlniri;
- Sã primeascã toate cotaţiile/propunerile de la persoana însãrcinatã cu organizarea achiziţiilor;
- Sã returneze ofertanţilor, nedeschise, cotaţiile primite dupã termenul limitã;
- Sã deschidã ofertele primite la termen şi sã le înregistreze în "Minuta la deschidere", în prezenţa ofertanţilor care doresc sã asiste (dacã este prevãzutã deschidere publicã). Un membru al Comisiei va completa Minuta cu toate datele prezentate şi cu orice alte informaţii considerate importante;
- Sã efectueze evaluarea în conformitate cu condiţiile referitoare la confidenţialitate, obiectivitate şi imparţialitate şi cu respectarea restricţiilor privind "conflictul de interese"*24);
- Sã verifice conţinutul ofertelor (dacã acestea sunt complete sau nu);
- Sã determine dacã fiecare cotaţie rãspunde substanţial cerinţelor şi sã stabileascã ce clarificãri (informaţii sau documente adiţionale) sunt necesare în legãturã cu cotaţiile;
- Sã examineze mai întâi documentele privind eligibilitatea ofertanţilor;
- Sã examineze apoi documentele referitoare la cerinţele de calificare;
- Sã examineze toate preţurile unitare, preţurile totale (verificând calculele şi stabilind eventualele corecţii aritmetice) stabilind preţul total evaluat al fiecãrei cotaţii şi solicitând ofertanţilor acceptarea corecţiilor;
- Sã stabileascã clasamentul final, alegând câştigãtorul în conformitate cu metoda aplicabilã;
- Sã se asigure cã valoarea contractului nu depãşeşte costul estimat;
- Sã recomande Beneficiarului ofertantul cel mai bine clasat cãruia i se poate încredinţa contractul.
Toţi membrii Comisiei de evaluare îşi vor însuşi şi vor respecta procedurile din acest Ghid, precum şi pe acelea din Documentele transmise ofertanţilor.
5.4. Pregãtirea Anunţului publicitar
5.4.1. Beneficiarul va publica, într-un ziar de largã circulaţie din regiune (sau din ţarã), un Anunţ privind achiziţiile pe care urmeazã sã le facã dacã valoarea acestora este mai mare decât echivalentul a 20.000 USD. Scrisorile de intenţie*25) primite la Beneficiar vor fi comparate cu Listele furnizorilor/contractorilor din Baza de date a Fondului.
5.4.2. Fondul anunţã periodic, într-o gazetã cu circulaţie la nivel naţional*26), proiectele aprobate spre finanţare, beneficiarii de granturi, locaţia şi tipul proiectului.
5.4.3. Fondul va publica pe site-ul FRDS (www.frds.ro), trimestrial, lista contractelor atribuite de cãtre beneficiarii de granturi (pentru valori mai mari de 20.000 dolari SUA, echivalent).
5.5. Pregãtirea Invitaţiei la cotaţie/Documentelor de ofertare/Cererii de propuneri
5.5.1. Pentru pregãtirea acestor documente, în Partea a 2-a a Ghidului de achiziţii se gãsesc câteva modele şi formulare ale Fondului care trebuie utilizate:
- Modele*27) de Invitaţie la cotaţie, Comandã/Contract, Termene şi condiţii de livrare, Notã de recepţie a bunurilor primite, precum şi formular de Raport de evaluare, pentru achiziţia de bunuri prin metoda "Achiziţie Localã";
- Formulare*28) pentru Invitaţie la cotaţie, Documente de ofertare, Contract şi Raport de evaluare, pentru achiziţia de lucrãri prin metoda "Lucrãri Mici";
- Formulare pentru Scrisoare de invitaţie, Cerere de propuneri, Contract şi Rapoarte de evaluare, pentru angajarea consultanţilor prin metoda "Selecţie la preţul cel mai mic", precum şi Termeni de referinţã pentru servicii de proiectare;
- Termeni de referinţã pentru douã tipuri frecvente de consultanţã (contabil, inspector de şantier); Termeni de referinţã - model general pentru alte tipuri de consultanţã.
5.5.2. Beneficiarul va încuraja candidaţii sã viziteze amplasamentul proiectului (zona şantierului/condiţiile de lucru la sediu), înainte ca aceştia sã depunã oferta/propunerea.
5.5.3. Beneficiarul va face toate demersurile pentru a se convinge cã firmele invitate la cotaţie/propunere au o bunã reputaţie şi sunt autorizate legal pentru livrarea de bunuri, execuţia de lucrãri sau prestarea de servicii, acestea fiind obiect curent de activitate al lor. În cazul în care Beneficiarul primeşte o cotaţie/propunere de la o firmã neinvitatã, aceasta poate fi acceptatã numai dupã efectuarea unor demersuri similare de verificare a activitãţii curente şi reputaţiei firmei.
5.6. Trimiterea Invitaţiilor. Primirea Cotaţiilor/ Propunerilor
5.6.1. Pentru ca Beneficiarii sã fie siguri cã vor primi cel puţin 3 (trei) cotaţii/propuneri astfel încât sã se asigure o competiţie corespunzãtoare, ei trebuie sã trimitã invitaţii*29), astfel:
- Cel puţin 3 (trei) Invitaţii la cotaţie, în cazul metodei "Achiziţie localã" (pentru valori < 5.000 dolari SUA, echivalent), transmise unor furnizori eligibili care au bunurile necesare, îndeplinind cerinţele de calitate şi performanţã;
- Cel puţin 7 (şapte) Invitaţii la cotaţie, în cazul metodei "Lucrãri mici", transmise contractorilor calificaţi din regiune, care au capabilitate tehnicã, financiarã şi profesionalã pentru a executa lucrãrile şi care au executat cel puţin un contract similar, selectaţi de cãtre Beneficiar din Lista contractorilor (Baza de date a Fondului);
- De la 3 (trei) pânã la 6 (şase) Cereri de propuneri, în cazul metodei "Selecţie la preţul cel mai mic", transmise firmelor din Lista scurtã, selectate de cãtre Beneficiar din Lista proiectanţilor (Baza de date a Fondului);
- Cel puţin 3 (trei) Cereri de exprimare a interesului, în cazul metodei "Selecţia Consultanţilor Individuali", transmise persoanelor care au profesiunea, calificarea şi experienţa necesare;
- Cel puţin 5 (cinci) Invitaţii la cotaţie, în cazul metodei "Achiziţie localã" (pentru valori ≥ 5.000 dolari SUA, echivalent), transmise unor furnizori eligibili care au bunurile necesare, îndeplinind cerinţele de calitate şi performanţã.
5.6.2. Toate ofertele primite, la timp sau cu întârziere, se pãstreazã în condiţii de siguranţã pânã la momentul "deschiderii" sau începerii evaluãrii.
5.7. Deschiderea ofertelor
5.7.1. Comisia de evaluare va deschide ofertele (dacã acestea s-au primit în plic închis), va citi şi va verifica cu mare atenţie: invitaţia la cotaţie/documentele de ofertare/cererea de propuneri; termenele de ofertare; perioada de valabilitate; costul estimat; toate documentele fiecãrei cotaţii/propuneri primite; înregistrarea lor; modificãri (dupã caz); cotaţiile/preţurile şi orice alte documente în legãturã cu acestea.
5.7.2. Dacã este prevãzutã deschidere publicã, Comisia de evaluare va invita ofertanţii/consultanţii care doresc sã asiste, în camera în care va avea loc "deschiderea". Plicurile primite dupã termenul limitã nu vor fi deschise, ci vor fi returnate în forma prezentatã. Plicurile primite la termen vor fi deschise. Se vor citi cu voce tare şi se vor consemna în Minuta la deschidere, numele ofertantului/consultantului şi preţul corespondent. Originalul Minutei va fi pãstrat în dosarul achiziţiei.
5.8. Evaluarea cotaţiilor
5.8.1. Toţi membrii Comisiei de evaluare sunt pe deplin responsabili pentru corectitudinea evaluãrii în cadrul procesului de evaluare. Acest proces va avea loc numai în prezenţa membrilor comisiei (sunt exceptaţi de la aceastã regulã reprezentanţii Fondului - supervizor/coordonator - care pot fi prezenţi în calitate de consultanţi, fãrã drept de participare la adoptarea deciziilor).
5.8.2. Evaluarea cotaţiilor/propunerilor trebuie sã se facã conform metodelor şi procedurilor de achiziţii descrise în acest Ghid. Membrii Comisiei de evaluare trebuie de asemenea sã întocmeascã, la sfârşitul activitãţii, Rapoartele de evaluare, conforme cu formularele din partea a 2-a a Ghidului, precum şi o scurtã descriere a modului în care s-a desfãşurat procesul de evaluare, justificând decizia adoptatã.
5.8.3. Beneficiarul trebuie sã verifice dacã membrii Comisiei de evaluare şi-au îndeplinit corect sarcina atribuitã. Încredinţarea contractului/comenzii numai pe baza recomandãrii fãcute de Comisia de evaluare nu absolvã Beneficiarul de responsabilitatea contractãrii. De aceea, se recomandã fiecãrui beneficiar de grant sã solicite, ori de câte ori apar probleme dificile, opinia reprezentantului Fondului (supervizorul) sau a specialiştilor în achiziţii ai Fondului.
5.9. Trimiterea notificãrilor. Contestaţii
5.9.1. Rezultatele selecţiei (numele câştigãtorului şi valoarea contractului/comenzii) vor fi notificate tuturor participanţilor*30). Câştigãtorului i se va transmite o Scrisoare de acceptare prin care i se vor comunica termenul limitã şi locul unde se va perfecta negocierea contractului.
5.9.2. Contestaţii (dacã este cazul). Dacã un ofertant solicitã în scris informaţii în legãturã cu motivele pentru care nu a fost ales, beneficiarul trebuie sã întocmeascã un rãspuns. În cazul în care se constatã cã motivele invocate în contestaţie nu sunt justificate, Beneficiarul poate respinge contestaţia, rãspunzând în consecinţã. Dacã, dimpotrivã, se descoperã cã procedura nu a fost respectatã sau motivele invocate sunt întemeiate, Comisia de evaluare îşi poate reconsidera decizia iniţialã. Rãspunsul se trimite în scris contestatarului, imediat dupã ce au fost trasate concluziile, iar dacã decizia Comisiei a fost modificatã vor fi înştiinţaţi toţi candidaţii.
5.9.3. În cazul în care un ofertant înainteazã contestaţia la Fond (sau la Bancã), Beneficiarul trebuie sã transmitã acestor finanţatori (în copie) toate documentele legate de procesul de evaluare. Fondul (sau Banca) va revizui şi va examina procesul de achiziţie, fãcând comentariile care se impun sau adoptând o decizie asupra sancţiunilor aplicabile.
5.9.4. Pânã când se transmite rãspuns contestatarului iar contestaţia va fi rezolvatã, semnarea contractului de cãtre beneficiar se amânã.
5.10. Negocierea şi semnarea Contractului/Comenzii
Reprezentanţii Beneficiarului pot semna Contractul/Comanda numai dupã ce acest document a fost semnat de cãtre ofertant şi numai dupã ce reprezentantul Fondului (supervizorul) a revizuit procedura, iar comunitatea a fost informatã asupra rezultatelor selecţiei. Dacã evaluarea şi selecţia au avut la bazã o metodã de achiziţie prin care câştigãtorul a fost determinat pe criteriul "preţ", valoarea totalã evaluatã nu poate fi negociatã. Pot fi negociate numai condiţiile şi termenele contractuale (în legãturã cu: data de începere, facilitãţi pe care beneficiarul le va face, posibilitatea acordãrii avansului şi garantarea acestuia, organizarea activitãţilor comune).
5.11. Registrul de corespondenţã. Registrul contractelor
Toate documentele, invitaţiile, notificãrile, cotaţiile/propunerile, solicitãrile de clarificare şi clarificãrile etc., referitoare la achiziţii, vor fi înregistrate în Registrul de corespondenţã. Pentru toate corespondenţele prin poştã se vor pãstra confirmãrile de primire. Toate contractele/comenzile vor fi înregistrate în Registrul de contracte, în ordinea în care au fost semnate, primul contract înregistrat fiind Acordul de grant.
5.12. Dosarul de achiziţie
Comitetul de Conducere a Proiectului (CCP) sau Preşedintele/Directorul executiv al Grupului productiv sau al ONG-ului, dupã caz, trebuie sã întocmeascã dosarul fiecãrei achiziţii. Urmãtoarele documente, în original, vor fi pãstrate în dosarul respectiv:
- Anunţul publicitar (ziarul)
- Decizia privind numirea Comisiei de evaluare
- Lista bunurilor/Lista cantitãţilor de lucrãri, Desenele şi specificaţiile tehnice/Cererea de propuneri, Termenii de referinţã
- Invitaţiile la cotaţie/Scrisorile de invitaţie şi Confirmãrile, Clarificãrile, Modificãrile
- Cotaţiile/Propunerile primite şi înregistrãrile acestora (se vor pãstra de asemenea şi plicurile în care au fost primite ofertele)
- Minuta la deschidere, unde este cazul
- Raportul de evaluare şi documentele adiţionale anexate
- Notificãrile, contestaţiile şi rãspunsurile (unde este cazul)
- Contractul semnat
- Facturile, documente de preluare şi acceptare, bonurile, ordinele de platã, statele de platã
Toate aceste documente vor fi pãstrate în Dosarul proiectului timp de 10 (zece) ani dupã data la care s-a finalizat Proiectul.

CAP. 6
Coordonarea contractelor. Plãţile

6.1. Coordonatorul de contract
6.1.1. Pentru fiecare contract în parte, Beneficiarul va desemna o persoanã care va fi coordonator de contract. Coordonatorul va urmãri:
- recepţionarea tuturor bunurilor/executarea lucrãrilor/prestarea serviciilor;
- respectarea termenelor contractuale şi a condiţiilor de platã;
- respectarea preţurilor şi tarifelor care au determinat valoarea Contractului.
6.1.2. Toate plãţile se fac în contul furnizorului/contractorului, înscris de acesta în Contract, numai dupã ce Beneficiarul a primit documentele justificative (bon fiscal, facturã fiscalã, chitanţã). Gestionarea banilor se face în conformitate cu "PROCEDURILE FINANCIAR-CONTABILE ale FRDS" din "Manualul Comunitãţii".
6.1.3. Beneficiarul va acorda o atenţie deosebitã depozitului bancar în care sunt primite fondurile. Se recomandã ca suma din acest depozit (de cont curent) sã fie permanent suficient de mare pentru acoperirea plãţilor datorate. Echipa de conducere a proiectului va verifica periodic suma din cont şi va solicita în timp util urmãtoarea tranşã. Dacã plata datoratã este mai mare decât soldul, Beneficiarul poate solicita furnizorului/contractorului sã întârzie execuţia sau sã amâne depunerea facturii pânã la primirea tranşei urmãtoare. Termenele contractuale şi condiţiile de platã vor fi de asemenea respectate.
6.2. Plata pentru bunuri
Dupã consemnarea primirii produsului (bunurilor) prin Notã de recepţie a bunurilor, însoţitã de un certificat de calitate şi/sau agrementul tehnic al acestuia, de Certificatul de origine a produsului (ţara de origine - de fabricaţie), precum şi de Certificatul de garanţie, furnizorul poate emite factura, care va fi certificatã de coordonatorul contractului şi plata poate fi fãcutã. Bunurile care nu corespund calitativ sau care nu trec probele şi testele de funcţionare nu vor fi acceptate. Plãţile se vor face în conformitate cu cotaţiile primite.
6.3. Plata lucrãrilor
Dupã consemnarea periodicã a lucrãrilor executate prin Notã de recepţie a lucrãrilor, însoţitã de toate documentele de certificare a calitãţii şi a rezultatelor testelor, contractorul poate emite factura, care va fi certificatã de coordonatorul contractului şi plata poate fi fãcutã. Plãţile se vor face în conformitate cu condiţiile contractului, astfel:
(a) Pentru contractele cu preţuri unitare fixe: plata se face conform cu preţurile unitare şi cu cantitãţile de lucrãri executate.
(b) Pentru contractele cu sumã fixã: plata se face conform cu suma fixã alocatã activitãţii finalizate din grafic.
Ultima platã va fi fãcutã numai dupã terminarea lucrãrilor, eveniment consemnat prin Proces-verbal de recepţie la terminare*31) şi dupã executarea remedierilor constatate cu aceastã ocazie.
6.4. Plata serviciilor
Pentru unele servicii de consultanţã care pot fi materializate (desene, specificaţii tehnice, autorizaţii şi avize) plata poate fi fãcutã dupã primirea şi acceptarea acestor documente în forma finalã. Se va întocmi Notã de recepţie a serviciilor, iar consultantul va putea emite factura. Pentru acele servicii care nu pot fi materializate (contabilitate, dirigenţie de şantier) plãţile pot fi fãcute, pentru luna precedentã, numai dacã consultantul şi-a îndeplinit corespunzãtor sarcinile în luna respectivã. Plata acestor servicii se face numai pe baza unui document justificativ (facturã sau stat de platã).
6.5. Plata avansului
Nicio platã nu se face în avans la contracte cu valori mici şi în niciun caz fãrã o scrisoare de garanţie bancarã în favoarea Beneficiarului. Avansul se poate acorda numai dacã este necesar, la contracte cu valori mari (peste 50.000 USD), în limita a 10% din valoarea contractului. Pentru a putea încasa avansul, Contractorul va prezenta Beneficiarului o Scrisoare de garanţie bancarã, cu valoare egalã cu avansul, Beneficiarul reţinând scrisoarea pânã în momentul în care se executã şi se recepţioneazã lucrãri de valoare echivalentã cu avansul.

CAP. 7
Rapoartele privind achiziţiile

7.1. Raport asupra stadiului achiziţiilor
Beneficiarul va raporta la Fond despre stadiul achiziţiilor înainte de solicitarea fiecãrei tranşe urmãtoare. Raportul se va prezenta în formatul cerut şi va fi certificat de cãtre supervizorul Fondului. În acest raport Beneficiarul va completa Planul de achiziţii cu achiziţiile efectuate, precizând tipul de achiziţie, stadiul procesului, valoarea contractelor semnate şi plãţile efectuate.
7.2. Raport final privind achiziţiile
Dupã ce proiectul se finalizeazã, Beneficiarul va face un raport asupra cheltuielilor finale. Înainte de închiderea proiectului, Beneficiarul va face o scurtã prezentare cu privire la rezultatele proiectului, metodele şi activitãţile derulate, problemele pe care le-a avut şi soluţiile adoptate, rezultatele privind obiectivele proiectului, cunoştinţele dobândite şi impactul proiectului asupra beneficiarilor şi va face sugestii pentru viitoarele proiecte. Formularele pentru Planul de achiziţii, Raportul privind stadiul achiziţiilor şi Raportul final privind achiziţiile sunt prezentate în continuare.



┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Planul de achizitii │
├────────────────┬───────────────┬──────────────────┬─────────┬─────────┬──────┤
│Pachete de │Cost Estimat │ Metoda de │Semnare │ Data │Data │
│Contracte ├───────┬───────┤ achizitie │Contract │Începere │Finala│
│ │ LEI │ US$ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│1. BUNURI: │ │ │ │ │ │ │
│............ │.......│...... │ │ │ │ │
│............ │.......│...... │Achizitie locala │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│Val. Totala │ │ │ │ │ │ │
│Bunuri │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│2. LUCRARI: │ │ │ │ │ │ │
│........... │.......│.......│Lucrari Mici │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│Val. Totala │ │ │ │ │ │ │
│Lucrari │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│3. SERVICII: │ │ │Selectie la pretul│ │ │ │
│............. │.......│ ..... │cel mai mic; │ │ │ │
│............. │.......│ ......│Selectie │ │ │ │
│............. │.......│ ......│consultanti │ │ │ │
│ │ │ │individuali │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│Val. Totala │ │ │ │ │ │ │
│Servicii │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│4. Alte costuri │ │ │ │ │ │ │
│.............. │...... │ │ │ │ │ │
│.............. │...... │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼──────────────────┼─────────┼─────────┼──────┤
│Total GRANT │ │ │ │ │ │ │
└────────────────┴───────┴───────┴──────────────────┴─────────┴─────────┴──────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Raport privind stadiul achizitiilor │
├────────────────┬───────────────┬────────┬──────┬─────────────────────────────┤
│Descrierea │Cost Estimat*i)│Metoda │Stadiu│Contracte(comenzi)semnate │
│Pachetelor de ├───────────────┤de achi-│(invi-├────────┬───────┬────────────┤
│Contracte │ Cheltuieli*ii)│zitie │tare/ │Valoare │ Data │ Data de │
│ ├───────┬───────┤aplicata│ofer- │Contract│ de │ terminare │
│ │ LEI │ US$ │ │tare/ │ (LEI) │inceput│ │
│ │ │ │ │evalu-│ │ │ │
│ │ │ │ │are) │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│1. BUNURI: ├───────┼───────┤ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│.............. │.......│ │........│......│........│.......│............│
│.............. │.......│ │........│......│........│.......│............│
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│Total │ │ │ │ │ │ │ │
│cheltuieli 1. │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│2. LUCRARI: ├───────┼───────┤ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│.............. │.......│ │........│......│........│.......│............│
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│Total │ │ │ │ │ │ │ │
│cheltuieli 2. │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│3. SERVICII ├───────┼───────┤ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ .............. │ ......│ │ .......│ .....│ .......│ ......│ ...........│
│ .............. │ ......│ │ .......│ .....│ .......│ ......│ ...........│
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│Total │ │ │ │ │ │ │ │
│cheltuieli 3. │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│4. ALTE │ │ │ │ │ │ │ │
│COSTURI ├───────┼───────┤ │ │ │ │ │
│........... │ │ │ │ │ │ │ │
│........... │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│Total │ │ │ │ │ │ │ │
│cheltuieli 4. │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼───────┼────────┼──────┼────────┼───────┼────────────┤
│Total │ │ │ │ │ │ │ │
│CHELTUIELI │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────────┴───────┴───────┴────────┴──────┴────────┴───────┴────────────┘


*i) Se completetaza cu valorile inscrise in Planul de achizitii
*ii) Se completeaza cu valorile platilor efectuate

Raport final privind achizitiile


┌────────────────┬────────────────┬────────────────────────────────────────────┐
│ │Costuri Estimate│ Cheltuieli la contracte(LEI) │
│Contracte ├───────┬────────┼────────────────┬─────────┬─────────┬───────┤
│ │ LEI │ US$ │Valori totale │Plati │Valori │Valori │
│ │ │ │ contractate │finale │economii │adau- │
│ │ │ │ │ │ (-) │gate(+)│
├────────────────┼───────┼────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼───────┤
│1. BUNURI: │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼───────┤
│2. LUCRARI: │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼───────┤
│3. SERVICII: │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼───────┤
│4. Alte │ │ │ │ │ │ │
│ COSTURI │ │ │ │ │ │ │
├────────────────┼───────┼────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼───────┤
│ Total Buget │ │ │ │ │ │ │
│ Cheltuieli │ │ │ │ │ │ │
└────────────────┴───────┴────────┴────────────────┴─────────┴─────────┴───────┘



Partea a 2-a a Ghidului de achizitii*) cuprinde:
-----------
*) Partea a 2-a a Ghidului de achizitii poate fi consultata la organizatorii achizitiilor.

SECTIUNEA I. ACHIZITIE DE BUNURI:
- Invitatie la cotatie si Termene si conditii de livrare - model
- Comanda / contract livrare bunuri - model
- Raport de evaluare / bunuri - formular FRDS

SECTIUNEA II. ACHIZITIE DE LUCRARI:
- Invitatie la cotatie si Instructiuni pentru ofertanti cu anexe (A, B, C, D, si E) - formulare FRDS
- Contract pentru executie lucrari cu preturi unitare fixe - formular FRDS
- Contract pentru executie lucrari cu suma fixa - formular FRDS
- Raport de evaluare / lucrari -formular FRDS

SECTIUNEA III. ACHIZITIE DE SERVICII:
- Cerere de propuneri si Informatii pentru consultanti cu anexe (A, B, C, D, E, F, G, si H) - formulare FRDS
- Contract de prestari servicii - formular FRDS
- Rapoarte de evaluare / servicii (tehnica/ financiara) - formulare FRDS

Explicatii si comentarii:
*1) Tipul de procedurã se va stabili de cãtre Beneficiarul de grant numai cu asistenţa specialiştilor Fondului.
*2) Compararea preţurilor se face exclusiv TVA.
*3) Comisia de evaluare numitã de Beneficiar analizeazã procedura parcursã, evalueazã şi comparã cotaţiile primite, verificã încadrarea substanţialã în cerinţe şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescãtoare.
*4) Compararea preţurilor se face exclusiv TVA.
*5) Setul de documente - modele FRDS - se regãseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea I.
*6) Comisia de evaluare numitã de Beneficiar analizeazã procedura parcursã, evalueazã şi comparã cotaţiile primite, verificã încadrarea substanţialã în cerinţele Invitaţiei la cotaţie şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescãtoare.
*7) Recepţia şi punerea în funcţiune pentru echipamente sau utilaje se vor face numai în prezenţa unui specialist.
*8) Se interzice împãrţirea unor lucrãri în contracte de valori mai mici cu scopul aplicãrii unei proceduri mai simple.
*9) Compararea preţurilor se face exclusiv TVA.
*10) Se grupeazã lucrãrile pe categorii mari (activitãţi), într-o ordine cronologicã, care pot fi executate şi recepţionate parţial.
*11) Setul de documente - modele FRDS - se regãseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea II.
*12) Comisia de evaluare numitã de Beneficiar analizeazã procedura parcursã, îndeplinirea condiţiilor de calificare ale ofertanţilor, evalueazã şi comparã cotaţiile primite, verificã încadrarea în cerinţele Invitaţiei şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescãtoare.
*13) Compararea preţurilor se face luându-se în considerare toate cantitãţile de lucrãri, costurile directe şi alte costuri (in)directe, exclusiv TVA.
*14) În conformitate cu conţinutul-cadru al Proiectului tehnic (Ordinul nr. 1.014/874 MFP/MLPTL din 2001).
*15) Lista firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativã, putând fi invitaţi şi contractori care şi-au exprimat interesul, numai dupã ce se verificã eligibilitatea, activitatea şi notorietatea acestora.
*16) Setul de documente - formulare FRDS - se regãseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea II.
*17) Comisia de evaluare numitã de Beneficiar analizeazã procedura parcursã, îndeplinirea condiţiilor de calificare ale ofertanţilor, evalueazã şi comparã cotaţiile primite, verificã încadrarea în cerinţele invitaţiei la cotaţie, evalueazã preţurile (utilizând pentru comparaţie preţurile unitare din Baza de date FRDS) şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescãtoare.
*18) Ataşamentele şi Situaţiile pentru lucrãrile executate corespunzãtor Proiectului tehnic şi conform condiţiilor de calitate se certificã cantitativ şi calitativ de cãtre un inspector de şantier angajat de cãtre Beneficiar.
*19) Compararea preţurilor se face exclusiv TVA, luându-se în considerare toate activitãţile (serviciile) cerute.
*20) Setul de documente - formulare FRDS - se regãseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea III.A.
*21) Lista firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativã, putând fi invitaţi şi alţi consultanţi care şi-au exprimat interesul, caz în care este necesarã verificarea calificãrii şi notorietãţii acestora.
*22) Comisia de evaluare numitã de Beneficiar analizeazã procedura parcursã, verificã îndeplinirea Termenilor de referinţã şi noteazã fiecare propunere, conform cu criteriile şi punctajul comunicat prin Cererea de propunere.
*23) Setul de documente - modele FRDS - se regãseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea III.B.
*24) Fiecare membru al Comisiei de evaluare va semna pe propria rãspundere o Declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate.
*25) Scrisorile de intenţie demonstreazã interesul firmelor, de aceea, dupã o atentã verificare a informaţiilor furnizate, acestea vor fi luate în considerare cu prioritate.
*26) De regulã, în "Tribuna Construcţiilor".
*27) Un model poate fi adaptat situaţiei şi caracteristicilor specifice achiziţiei.
*28) Un formular trebuie completat cu toate datele Proiectului, dar nu poate fi modificat decât cu avizul prealabil al Fondului.
*29) Beneficiarul va solicita de la invitaţi "confirmare de primire" a Invitaţiei (sub semnãtura reprezentantului firmei).
*30) Beneficiarul se va asigura cã toţi participanţii au primit notificãrile, solicitând "confirmare de primire" (sub semnãturã).
*31) Beneficiarul va numi o Comisie de recepţie şi va anunţa despre acest eveniment întreaga comunitate, Fondul, autoritatea localã, toate instituţiile locale interesate, pe alţi colaboratori ai sãi.
--------
Da, vreau sa primesc newsletterul zilnic cu stiri, noutati, articole, dezbateri pe teme juridice

Comentarii


Maximum 3000 caractere.
Da, doresc sa primesc informatii despre produsele, serviciile etc. oferite de Rentrop & Straton.

Cod de securitate


Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
Rentrop & Straton
Banner5

Atentie, Juristi!

5 modele de Contracte, Cereri si Notificari modificate conform GDPR

Legea GDPR a modificat Contractele, Cererile sau Notificarile obligatorii

Va oferim Modele de Documente conform GDPR + Clauze speciale

Descarcati GRATUIT Raportul Special "5 modele de Contracte, Cereri si Notificari modificate conform GDPR"


Da, vreau sa primesc newsletterul zilnic cu stiri, noutati, articole, dezbateri pe teme juridice