Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
X
NORMA din 9 iunie 2000 privind evidenta, gestionarea si inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice
CAP. 1 Principii generale ART. 1 (1) Ca parte integrantã a sistemului informaţional naţional, bibliotecile publice produc, inmagazineaza, organizeazã, pun în valoare şi difuzeazã informaţii de interes public, local, naţional şi internaţional. De asemenea, bibliotecile publice deţin colecţii de documente formate în timp şi dezvoltate permanent prin achiziţii, schimb interbibliotecar, donaţii, transfer şi, dupã caz, depozit legal naţional sau local. (2) Prin biblioteca se înţelege şi serviciile ori structurile specializate deţinãtoare de colecţii de documente specifice (cãrţi, periodice şi materiale purtãtoare de informaţii) care insumeaza peste 3.000 de unitãţi de evidenta şi care funcţioneazã în unele instituţii sub denumirea generica de biblioteci. ART. 2 Colectiile bibliotecilor sunt formate din urmãtoarele categorii de documente: 1. documente specifice: a) tiparituri (cãrţi, periodice şi extrase din cãrţi sau din periodice, almanahuri, calendare, partituri, atlase, harti, foi volante, afişe, anunţuri, programe, proclamatii, descrieri de invenţii, norme tehnice, cataloage de produse sau de reclama, reproduceri de arta în serie, albume, stampe, gravuri, portrete, tablouri, ilustrate, produse filatelice etc.); b) înregistrãri multimedia: discuri, casete, microfise, microfilme, filme, diapozitive, compact discuri şi altele asemenea; c) documente multiplicate în serie prin proceduri fizico-chimice diferite (litografiere, xerografiere, fotografiere etc.); d) manuscrise; e) alte documente (de exemplu: filme, acte de stare civilã şi de evidenta a populaţiei, cu valoare documentara, care fac parte din colectiile speciale sau din studii locale); f) documente electronice, informatice, software; g) materiale purtãtoare de informaţii pentru nevãzãtori şi alte categorii de persoane defavorizate; 2. documente nespecifice bibliotecilor, altele decât cele prevãzute la pct. 1. ART. 3 Nu fac parte din colectiile de documente ale bibliotecilor: a) documentele publicate în serie, care au un alt regim de pãstrare: filme de orice fel, în afarã celor necesare în activitatea de biblioteca; acte de stare civilã şi de evidenta a populaţiei, bancnote şi alte documente cu valoare: bilete de banca, mãrci poştale, documente de plata şi speciale, altele decât cele menţionate la art. 2 pct. 1 lit. e); b) documente fãrã valoare informationala în sine: formulare tipizate, registre, chitantiere, boniere şi alte documente care se constituie în suport pentru înscrisuri. ART. 4 Documentele cuprinse la art. 2 fac parte din categoriile tezaur sau fond al patrimoniului cultural naţional mobil ori sunt bunuri culturale comune, dupã caz ART. 5 (1) Documentele care sunt bunuri culturale comune nu sunt considerate mijloace fixe, cu excepţia celor care se constituie în colecţii speciale şi în depozit legal local. (2) Cotele de uzura fizica sau morala se aplica numai în cazul unor documente de biblioteca, din categoria bunurilor culturale comune, în funcţie de frecventa de circulaţie, valoarea informationala şi durata de utilizare stabilitã prin prezentele norme metodologice. ART. 6 Celelalte bunuri din dotarea bibliotecilor fac parte din categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar, dupã caz, şi sunt evidentiate, gestionate şi inventariate în conformitate cu prevederile legale.
CAP. 2 Evidenta, gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice ART. 7 Bibliotecile evidenţiazã, gestioneazã şi inventariaza documentele specifice pe care le deţin, în sistem manual sau automatizat, în conformitate cu prevederile prezentelor norme metodologice. ART. 8 (1) Evidenta manualã a documentelor de biblioteca (cãrţi, publicaţii periodice şi alte documente grafice şi audiovizuale) se tine pe formulare tipizate, astfel: a) evidenta globalã - pe registre de mişcare a fondurilor (R.M.F.) - structuratã pe trei pãrţi (1 - intrari; 2 - iesiri; 3 - recapitulare); b) evidenta individualã - pe registre de inventar (R.I.) - cu numerotare de la 1 la infinit; c) evidenta preliminarã pentru periodice - pe fise tipizate, pana la constituirea lor în unitãţi de evidenta; d) evidenta analitica - pe fise analitice de evidenta însoţite de imagini foto - pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural naţional mobil. (2) Fiecãrui document de biblioteca, înscris în registrul de evidenta individualã, îi revine un numãr de identificare unic. Acelaşi numãr este înscris şi pe documentul în cauza, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, în funcţie de natura suportului pe care este imprimata informaţia. Documentele se marcheaza cu ştampila bibliotecii în gestiunea cãreia se afla. (3) Fiecare document de biblioteca, purtãtor al unui numãr de identificare, constituie o unitate de evidenta sau un volum. (4) Constituirea unitãţii de evidenta, în cazul publicaţiilor periodice, seturilor de diapozitive, documentelor foto şi al altor materiale se face potrivit prezentelor norme metodologice. (5) În actele de evidenta nu sunt admise ştersãturi sau modificãri decât în cazuri justificate, prin procese-verbale de constatare ale cãror numere se înscriu la rubrica "Observaţii". (6) Evidenta globalã şi individualã realizatã în sistem automatizat va cuprinde toate elementele de identificare a unitãţilor de evidenta, respectiv a loturilor din care acestea fac parte, cu respectarea conţinutului de informaţii prevãzut de R.M.F. şi R.I. Aceasta evidenta poate fi la nevoie transpusa pe discheta şi/sau liste pe hârtie. (7) Modificãrile intervenite în evidenta individualã realizatã în sistem automatizat (scoateri şi intrari din şi în evidenta) se notifica dupã acelaşi procedeu ca şi în cazul evidentei manuale, iar documentele de motivare (procese-verbale) se pãstreazã în dosar separat. ART. 9 (1) Documentele specifice care aparţin bibliotecilor se constituie în gestiuni. (2) Gestiunea bibliotecilor, în sensul prezentelor norme metodologice, reprezita totalitatea colectiilor de documente deţinute de aceste instituţii în spaţii adecvate şi ordonate metodologic. (3) Bibliotecarii nu sunt obligaţi sa constituie garanţii bãneşti, dar rãspund material, potrivit legii, pentru eventualele pagube produse în gestiune din culpa lor. ART. 10 (1) Intrarea în gestiune a documentelor se poate produce în urmãtoarele situaţii: prin achiziţii, schimb interbibliotecar, donaţii, constituirea depozitului legal naţional sau local, transfer, sub forma de rezultat al unor cercetãri şi activitãţi proprii etc. (2) Intrarea în gestiune a colectiilor de documente impune efectuarea urmãtoarelor operaţiuni: a) dacã documentele intra cu acte insotitoare de provenienta (facturi, procese-verbale de donaţie, acte de transfer etc.), se confrunta datele înscrise în acte cu existentul, se verifica/se stabileşte preţul pentru fiecare bun, precum şi aditionarea corecta a actului; orice nepotrivire între actele insotitoare şi situaţia existenta a bunurilor se specifica într-un proces-verbal. b) dacã documentele intra fãrã acte insotitoare, se întocmesc acte de intrare, stabilindu-se numãrul lor, preţul/exemplar şi totalul, starea fizica, potrivit hotãrârii comisiei de evaluare care funcţioneazã în cadrul bibliotecii; c) dacã documentele provin din cercetãri şi activitãţi proprii ale bibliotecilor (cercetãri bibliografice şi documentare, culegeri tematice, editari etc.), se întocmesc acte de intrare ca şi în cazul prevãzut la lit. b). (3) Operaţiunile efectuate pe perioada de la primirea din partea furnizorului pana la predarea în grija bibliotecarilor din sectorul de relaţii cu publicul, operaţiunile de verificare/confruntare a actelor insotitoare cu existentul, întocmirea actelor de intrare, înscrierea în registrele de evidenta primara şi individualã, precum şi alte operaţiuni de prelucrare biblioteconomica revin bibliotecarilor desemnaţi sa le efectueze. (4) Dupã prelucrarea biblioteconomica (clasificare, cotare, catalogare, inventariere) documentele sunt predate, sub semnatura, pe baza actelor de dispecerizare, bibliotecarilor care le gestioneazã, în scopul depozitarii, conservãrii şi introducerii acestora în circuitul lecturii publice. ART. 11 (1) Scoaterea temporarã din gestiune, fapt ce nu atrage scoaterea din evidenta a documentelor specifice bibliotecilor, poate avea loc în urmãtoarele situaţii: a) transfer temporar între instituţii din ţara pentru organizarea unor expoziţii sau a altor activitãţi specifice, efectuat pe baza actului de transfer între biblioteca deţinãtoare şi instituţia primitoare. Bunurile care fac parte din patrimoniul cultural naţional se transfera temporar numai cu aprobarea oficiului judeţean pentru patrimoniul cultural naţional, compartiment funcţional în cadrul muzeelor judeţene sau naţionale, dupã caz; b) transfer temporar în strãinãtate, în vederea organizãrii unor manifestãri specifice. Între biblioteci româneşti şi instituţii culturale din strãinãtate se efectueazã astfel de transferuri temporare, pe baza unui document asiguratoriu emis de primitor, prin care acesta se obliga la plata despãgubirilor corespunzãtoare, în cazul pierderii, degradãrii sau distrugerii bunurilor respective. În cazul transferului care are ca obiect bunurile ce fac parte din patrimoniul cultural naţional, acesta se efectueazã numai cu aprobarea Ministerului Culturii; c) împrumutul cãtre utilizatori al unor cãrţi, periodice şi alte documente spre consultare în sãlile de lectura sau la domiciliul acestora, pe perioade limitate (pana la 30 de zile), efectuat pe baza documentelor de evidenta a cititorilor, conform Regulamentului de organizare şi funcţionare a bibliotecilor publice; d) împrumutul interbibliotecar la nivel naţional şi internaţional, care se efectueazã pe baza de documente specifice. Publicaţiile periodice şi cele care fac parte din patrimoniul cultural naţional nu fac parte din acest tip de împrumut. (2) Scoaterea definitiva din gestiune a unor documente determina scoaterea din evidenta globalã şi individualã şi se produce în urmãtoarele situaţii: a) transfer definitiv, sub forma de donaţie, de la o biblioteca la alta instituţie din ţara, conform legislaţiei în vigoare; transferul definitiv în acest caz se produce astfel: pentru bunurile culturale comune, dacã mai rãmâne cel puţin un exemplar în colectie sau dacã nu este necesar instituţiei donatoare, dar este absolut necesar instituţiei primitoare, şi numai cu acordul forurilor superioare care au în subordine unitatea donatoare; pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural naţional, cu aprobarea Ministerului Culturii. În mod excepţional, pentru întregirea unui titlu în mai multe volume, a unei serii, colecţii sau în alte cazuri asemãnãtoare, ordonatorul principal de credite poate aproba, cu acordul ambelor pãrţi, transferul definitiv al unui bun cultural de acest tip, care se afla într-un singur exemplar în colectiile instituţiei donatoare; b) transferul definitiv de la o biblioteca româneascã, sub forma de donaţie, pe baza de acord intervenit între pãrţi, la o instituţie similarã din strãinãtate; acest transfer se produce astfel: pentru bunurile culturale comune, dacã în colectiile bibliotecii donatoare mai rãmâne cel puţin un exemplar dupã efectuarea donatiei, cu acordul instituţiei sub autoritatea cãreia funcţioneazã biblioteca donatoare; pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural naţional, dacã în colectiile bibliotecii donatoare mai rãmâne cel puţin un exemplar dupã efectuarea donatiei, cu aprobarea Ministerului Culturii; c) restituirea unor bunuri culturale cãtre alte persoane juridice sau fizice din ţara, ca urmare a unor hotãrâri judecãtoreşti rãmase definitive; d) în cazul distrugerii din cauza forţei majore (incendii, inundatii, cutremure şi alte calamitati); e) în cazul distrugerii sau dispariţiei unor bunuri culturale din neglijenţa ori din culpa, gãsite lipsa la inventariere sau nerestituite de utilizatorii care le-au împrumutat; f) bunurile sunt uzate fizic sau moral. ART. 12 (1) Scoaterea din evidenta, respectiv din gestiune, a documentelor aflate în situaţiile prevãzute la art. 11 alin. (2) lit. c) poate fi efectuatã numai pe baza hotãrârilor rãmase definitive, emise de organele care au constatat/au judecat cauza, conform legislaţiei în vigoare. (2) Scoaterea din festiune, respectiv din evidenta, a documentelor aflate în situaţiile prevãzute la art. 11 alin. (2) lit. e) se face astfel: a) în cazul distrugerii din neglijenţa de cãtre bibliotecar, alţi salariaţi ai bibliotecii, utilizatori, participanţi la activitãţi culturale etc., pe baza unui proces-verbal de constatare a faptei şi a documentelor de recuperare a pagubei; b) în cazul distrugerii din culpa de cãtre gestionari, alţi salariaţi ai bibliotecii sau alte persoane (utilizatori, participanţi la activitãţi culturale etc.), pe baza documentelor emise de organele care, la sesizarea bibliotecii pagubite, au constatat/au judecat paguba produsã; c) în cazul dispariţiei prin efracţie a unor documente, pe baza actelor emise de organele abilitate care au constatat/au judecat paguba produsã; d) în situaţia documentelor gãsite lipsa la inventar, pe baza procesului-verbal de constatare şi a actelor de recuperare a pagubei, emise de comisia de inventariere; e) în cazul lucrãrilor nerestituite de cititori, pe baza actelor de recuperare valoricã şi a fisei-contract sau a documentelor care atesta insolvabilitatea restantierilor în cauza. (3) Documentele de constatare a pagubei produse, în situaţiile prevãzute la alin. (2) lit. a)-e), rãmase definitive, au calitatea de titlu de creanta, respectiv de titlu executoriu. (4) Scoaterea din gestiune şi din evidenta a documentelor de biblioteca aflate în situaţiile prevãzute la art. 11 alin. (2) lit. f) se face pe baza actelor întocmite de comisia care a propus scoaterea din funcţiune a lucrãrilor uzate fizic sau moral. (5) Documentele care fac parte din patrimoniul cultural comun, uzate fizic şi moral, pot fi scoase din gestiune, respectiv din evidenta, înainte de expirarea perioadei de utilizare numai dacã nu mai pot fi recuperate prin mijloace specifice (legatorie) sau dacã aceste operaţiuni depãşesc valoric preţul de inventar, în cazul celor uzate fizic, ori nu pot fi valorificate prin schimb interbibliotecar, în cazul celor depasite moral. În aceste cazuri aprobarea pentru scoaterea din funcţiune se da de cãtre conducerea bibliotecii, dacã nu au durata normalã de utilizare îndeplinitã. ART. 13 (1) Recuperarea pagubelor produse colectiilor de documente ale bibliotecilor se face astfel: a) înlocuirea documentului distrus/nerestituit/gãsit lipsa la inventar, cu excepţia celor care fac parte din colectiile speciale, cu unul identic (acelaşi titlu, aceeaşi editie, în stare fizica buna). În acest caz noul exemplar primeşte numãrul de identificare al documentului înlocuit; b) înlocuirea documentului distrus/nerestituit/gãsit lipsa la inventar cu unul similar (acelaşi titlu, editie noua, în stare fizica buna). În acest caz noul document primeşte un nou numãr de identificare, iar actul de intrare a acestuia va urma regimul stabilit conform art. 8; c) prin recuperarea valoricã, luându-se în calcul valoarea de utilitate şi preţul pieţei la data constatãrii pagubei. Nivelul valoric de recuperare poate fi redus pana la 90% în cazul în care valoarea de utilitate a documentului este scãzutã (exista mai multe exemplare în biblioteca, are o circulaţie redusã, prezintã un grad avansat de uzura, nu este de profilul bibliotecii) sau poate fi majorat cu pana la 100%, dacã valoarea de utilitate este deosebita (raritate, frecventa de circulaţie etc.); d) recuperarea pagubelor produse prin furt şi constatate la inventarierea colectiilor uzuale din secţiile cu acces liber la raft se face prin reducerea valorii de înlocuire, actualizatã cu un coeficient de risc cuprins între 20% şi 50% din valoarea pagubei, în funcţie de mãrimea fondului, de frecventa medie a utilizatorilor şi de condiţiile specifice ale spaţiului de organizare şi prezentare a colectiilor; (2) La calcularea cuantumului de recuperare a pagubei, precum şi la casarea publicaţiilor uzate fizic se vor lua în considerare atât durata minima de utilizare a publicaţiilor-carte (3 ani la colectiile uzuale pentru copii şi 5 ani la colectiile uzuale pentru adulti), cat şi gradul de deteriorare înregistrat de fiecare publicaţie, în funcţie de circulaţia ei şi de calitatea suportului material. În acest sens se vor aplica coeficienţi de diminuare a valorii pagubei cu 10%-50%, conform unui algoritm de 10% pe an. (3) Cheltuielile efectuate de biblioteca pentru recuperarea pagubei produse (cheltuieli poştale, taxe de timbru, formulare tipizate etc.) se suporta de cel care a produs paguba. (4) Sumele încasate, reprezentând contravaloarea documentelor nerecuperate fizic, revin bibliotecii şi se folosesc pentru completarea fondului de unitãţi de biblioteca, dacã au fost recuperate în anul în care au fost constatate pagubele, iar cheltuielile au fost efectuate în acelaşi an. ART. 14 Conducerile bibliotecilor pot dispune, în cazuri de forta majorã (incendii, calamitati naturale), scoaterea din evidenta, respectiv din gestiune, a unor documente ce nu pot fi recuperate, conform legislaţiei în vigoare; propunerile de scoatere din evidenta, în asemenea situaţii, se aproba de ordonatorul de credite competent, potrivit legii. ART. 15 (1) Pentru documentele specifice bibliotecilor durata de utilizare se stabileşte în funcţie de valoarea, circulaţia şi gradul de uzura ale acestora, dupã cum urmeazã: a) documente care fac parte din patrimoniul cultural naţional şi din depozitul legal local - nelimitatã; b) documente care constituie colectiile de baza ale bibliotecilor şi care nu se imprumuta la domiciliul beneficiarilor - 15 ani (în funcţie de durata valorii informative a documentelor); c) documentele care constituie colectiile uzuale ale bibliotecilor şi care se imprumuta la domiciliul utilizatorilor, cu excepţia documentelor care fac parte din colectiile pentru copii - 5 ani; d) documentele care fac parte din colectiile pentru copii - 3 ani; e) publicaţii periodice de informare generalã, în cazul bibliotecilor care nu constituie colecţii de baza, în afarã celor achiziţionate pe profilul bibliotecilor şi a actelor normative 3 ani. (2) Durata de utilizare pentru bunurile specificate mai sus se stabileşte de la data intrãrii acestora în biblioteca. ART. 16 Rezolvarea curenta a problemelor de evidenta, gestionare şi inventariere a documentelor la nivelul fiecãrei biblioteci este de competenta comisiei de evaluare a gestiunii şi a compartimentelor specializate ale instituţiei. În cazul bibliotecilor fãrã personalitate juridicã aceste operaţiuni revin conducerii bibliotecii şi compartimentului financiar-contabil al instituţiei sau autoritãţii publice în subordinea cãreia se afla biblioteca. ART. 17 (1) Documentele specifice bibliotecilor se inventariaza la urmãtoarele intervale: a) o data la 2 ani - gestiunile bibliotecilor care deţin pana la 10.000 de unitãţi de biblioteca (U.B.); b) o data la 3 ani - gestiunile bibliotecilor care deţin între 10.001-50.000 de U.B.; c) o data la 5 ani - gestiunile bibliotecilor care deţin între 50.001-250.000 de U.B.; d) o data la 7 ani - gestiunile bibliotecilor care deţin între 250.001-600.000 de U.B.; e) o data la 10 ani - gestiunile bibliotecilor care deţin între 600.001-1.000.000 de U.B.; f) la bibliotecile care deţin peste 1.000.000 de unitãţi de biblioteca termenele de inventariere se stabilesc de consiliile de administraţie, cu acordul instituţiilor în subordonarea cãrora se afla, dar nu mai mult de 15 ani. (2) În afarã de perioadele prevãzute la alin. (1), inventarierea se efectueazã şi cu ocazia predãrii/primirii gestiunii, în cazuri de forta majorã sau ca urmare a unei hotãrâri judecãtoreşti rãmase definitive. (3) Documentele de biblioteca, dacã nu fac obiectul unei activitãţi bibliotecare, dar nu au nici caracter comercial, aflate în patrimoniul unor instituţii publice, agenţi economici şi al altor persoane juridice, se inventariaza la intervalele specificate pentru biblioteci, conform prezentelor norme metodologice. ---------------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
